1/10 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr. 40/2013 van 12 december 2013 Betreft: Machtigingsaanvraag vanwege het Departement Financiën en Begroting van de Vlaamse overheid voor de verwerking van bepaalde gegevens van het kadaster die in gegevensbanken van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie zijn opgeslagen (AF/MA/2013/063) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid (hierna: "het Comité"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna: "WVP"), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Departement Financiën en Begroting van de Vlaamse overheid, ontvangen op 16/10/2013; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 28/11/2013; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 11/12/2013; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 12/12/2013, na beraadslaging, als volgt:
Ber FO 40/2013-2/10 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Dienst Vastgoedakten binnen de afdeling Financieel Management van het Departement Financiën en Begroting (hierna de aanvrager) werd opgericht bij artikel 94 van het Decreet van 18 december 2009 1. Zij is sinds 1 maart 2010 operationeel. Deze dienst kan een aantal deeltaken overnemen van de federale aankoopcomités, zoals de voorbereiding, de ondertekening en de nazorg van akten met betrekking tot vastgoed. 2. Volgens artikel 94 van voormeld Decreet kunnen de ambtenaren bij de aanvrager ( Vlaamse instrumenterende ambtenaren genoemd en aangewezen bij Ministerieel Besluit) overgaan tot het opstellen van: akten van aankoop in der minne (inclusief de minnelijke onteigeningen) en vervreemdingen uit de hand; akten houdende vestiging van zakelijke rechten zoals erfpacht, opstal, vruchtgebruik en erfdienstbaarheden; akten houdende huurovereenkomsten en opheffing van bestaande in- of overschrijvingen; akten met betrekking tot openbare verkopingen en de organisatie ervan. 3. In de uitoefening van hun bevoegdheden, zijn de Vlaamse instrumenterende ambtenaren gemachtigd om akten te verlijden, er de authenticiteit aan te verlenen en er uitgiften van af te leveren. De Vlaamse instrumenterende ambtenaren mogen hun diensten alleen verlenen als minstens één van de partijen in de akte de volgende entiteit is : de Vlaamse Gemeenschap; het Vlaamse Gewest; of een intern of extern verzelfstandigd agentschap, zoals bedoeld in het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003, met uitzondering van de privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen. 4. Om voormelde opdrachten en processen efficiënter te kunnen uitvoeren wenst de aanvrager online toegang te verkrijgen tot bepaalde gegevens van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (hierna AAPD). Het betreft onder andere de kadastrale omschrijving van 1 Decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2010, B.S., 30 december 2009.
Ber FO 40/2013-3/10 het onroerend goed, het adres van het onroerend goed, bijkomende kadastrale en fiscale informatie. 5. Eerder verleende het Comité ook reeds (onder meer) machtiging om toegang te krijgen tot gegevens van het kadaster aan de notarissen en hun medewerkers 2, aan het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 3, het beroepsinstituut voor vastgoedmakelaars (BIV) 4, II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID VAN DE AANVRAAG 6. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 7. Het is de taak van dit Comité om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft. (Parl.Doc 50, 2001-2002, nr. 1940/004). 8. De aanvrager wenst een elektronische toegang tot persoonsgegevens die bij een federale overheidsdienst zijn opgeslagen, met name bij de AAPD. Het Comité is derhalve bevoegd. B. BEVOEGDHEID 9. Het Comité stelt vast niet bevoegd te zijn voor de gegevens betreffende rechtspersonen die geen persoonsgegevens zijn. Aangezien in de definitie van persoonsgegevens slechts naar natuurlijke personen wordt verwezen 5, valt informatie betreffende rechtspersonen in beginsel niet 2 Beraadslaging FO 09/2011 van 12 mei 2011. 3 Beraadslaging FO 03/2013 van 10 januari 2013 (AF/MA/2012/075) 4 Beraadslaging FO 07/2010 van 25 maart 2010 (AF/MA/2008/003) 5 Zie in deze pagina 24 van de Opinie van de groep 29 van 20 juni 2007 over het begrip persoonsgegevens, gepubliceerd op http://ec.europa.eu/justice/policies/privacy/docs/wpdocs/2007/wp136_nl.pdf
Ber FO 40/2013-4/10 onder de machtigingsvereiste van artikel 36bis WVP. De sociale benaming en het adres betreffende rechtspersonen zullen niet altijd persoonsgegevens zijn in de zin van de artikelen 1 en 36bis van de WVP. Dit is enkel het geval als deze gegevens direct betrekking hebben op een specifieke natuurlijke persoon (bvb NV Jan peeters of éénpersoons-bvba s). C. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 10. Artikel 4, 1, 2, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 11. De aanvrager werd opgericht bij artikel 94 van het Decreet van 18 december 2009 6 12. Gelet op voormeld artikel 94 van voormeld Decreet, stelt het Comité vast dat de Vlaamse instrumenterende ambtenaren aangeduid bij de aanvrager gemachtigd werden om akten te verlijden, er authenticiteit aan te verlenen en er uitgiften van af te leveren. Om deze taken te kunnen vervullen wenst hij toegang tot gegevens die bij de AAPD worden opgeslagen. 13. In het licht van de in de vorige alinea omschreven taken van de aanvrager, is het Comité van oordeel dat de geplande gegevensverwerkingen met het oog op welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven doeleinden zullen plaatsvinden. Het brengt in herinnering dat de gevraagde gegevens ook enkel voor deze doeleinden mogen gebruikt worden. 14. Gelet op artikel 5, c), WVP en op het hierboven geciteerde artikel 94 van voormeld Decreet tot oprichting van de aanvrager zijn de doeleinden van de door de aanvrager beoogde verwerking van gegevens die bij de AAPD worden bewaard, ook toelaatbaar. 15. Tot slot dient in deze context te worden geanalyseerd of de doeleinden van de door de aanvrager geplande verwerkingen verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk door de AAPD (met name door de Registratie) zijn verwerkt. Conform artikel 4, 1, 2 WVP dient bij de beoordeling van deze verenigbaarheid rekening te worden gehouden met alle relevante factoren, waaronder de redelijke verwachtingen van de betrokkene en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 6 Decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2010, B.S., 30 december 2009.
Ber FO 40/2013-5/10 16. Het Comité stelt ter zake vast dat artikel 504 van het Wetboek van Inkomstenbelastingen het volgende bepaalt: "De administratie van het kadaster 7 staat in voor het bewaren en het bijhouden van de kadastrale bescheiden volgens de regelen die de Koning bepaalt. Enkel de administratie van het kadaster is ertoe gemachtigd, volgens de regels en de tarieven bepaald door de Koning, uittreksels of afschriften van de kadastrale bescheiden te vervaardigen en uit te reiken". 17. Gelet op artikel 94 van voormeld Decreet en het hierboven aangehaalde regelgevend kader, is het Comité van oordeel dat onderhavige verwerking door de aanvrager niet onverenigbaar is met de oorspronkelijke verwerking door de Registratie. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 18. Artikel 4, 1, 3, WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 19. De aanvrager verzoekt om gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot bepaalde informatie die door de AAPD wordt bijgehouden. Concreet betreft het de volgende gegevens: a. De kadastrale omschrijving van het onroerend goed, de kenmerken ervan (huis, industrieterrein, bouwjaar, etc), en de oppervlakte; b. Het adres van het onroerend goed dat het voorwerp uitmaken van de transactie; c. De bijkomende kadastrale en fiscale informatie (waaronder het fiscaal statuut van het perceel; de informatie inzake het kadastraal inkomen, polders en wateringen); d. Het kadastraal perceelplan. e. De identificatiegegevens van de titelhouder van de reële rechten (natuurlijke personen) op een onroerend goed : rijksregisternummer, naam, voorna(a)m(en), adres (verblijfplaats); f. De identificatiegegevens van de titelhouders van de reële rechten (rechtspersonen) op een onroerend goed : sociale benaming, ondernemingsnummer (indien van toepassing want buitenlandse maatschappijen hebben niet noodzakelijk een nummer in België) en het adres van de hoofdzetel; 7 Opmerking: de administratie van het kadaster maakt deel uit van de AAPD.
Ber FO 40/2013-6/10 g. De reële rechten die rusten op het onroerend goed, de uitdovingsdatum en de quotiteiten van de reële rechten; 20. Gelet op de door de aanvrager beoogde doeleinden (cf. supra randnummer 11) en gelet op de motivatie in de aanvraag besluit het Comité dat de bij de AAPD opgevraagde gegevens, conform zijn aan artikel 4, 1, 3, WVP. 2.2. Bewaringstermijn van de gegevens 21. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld (artikel 4, 1, 5, WVP). 22. De aanvrager signaleert dat hij de gegevens wenst te bewaren voor een periode van 30 jaar op grond van de verjaringstermijn voor zakelijke rechtsvorderingen bepaald in artikel 262 van het Burgerlijk Wetboek. 23. Het Comité stelt vast dat deze bewaringstermijn voor onderhavig geval, die betrekking heeft op verrichtingen met betrekking tot onroerend goed, redelijk is. 24. Het Comité is van oordeel dat in de praktijk een onderscheid kan gemaakt worden tussen verschillende bewaringswijzen. De behandeling van een hangend dossier vereist een bewaring van gegevens opdat deze op normale wijze beschikbaar en toegankelijk zouden zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het beheer van het dossier. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd, met name eens de verjaringstermijn is verlopen, moet de gekozen bewaringswijze aan de gegevens slechts een beperkte beschikbaarheid en toegankelijkheid verlenen. Eens de bewaring niet langer nuttig is en ten laatste op het ogenblik dat de rechten van de begunstigden zijn uitgedoofd dienen de gegevens niet langer te worden bewaard. 2.3. Frequentie van de toegang en de duur van machtiging 25. De aanvrager verzoekt om de gevraagde gegevens permanent en rechtstreeks te kunnen consulteren in de databanken van de AAPD. Dit via webservices en/of rechtstreekse toegang van STIPAD (minimaal de huidige cadnetfuncties binnen STIPAD) of via CADNET als STIPAD nog niet operationeel is.
Ber FO 40/2013-7/10 26. Het Comité is van oordeel dat deze permanente toegang gepast is in het licht van artikel 4, 1, 3, WVP. Het onderstreept evenwel dat via deze permanente toegang enkel concrete gegevens kunnen worden opgevraagd wanneer dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de met de verwerking vooropgestelde finaliteiten (cf. supra randnummer 11). 27. De toegang wordt ook voor onbepaalde duur gevraagd. De bevoegdheid is niet in de tijd afgebakend en de toegang tot de gevraagde gegevens is aldus essentieel om in dit kader de uitoefening van de taken te kunnen verzekeren. 28. Het Comité constateert dat, met het oog op de realisatie van de opgegeven doeleinden, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP). 2.4. Bestemmelingen en/of derden waaraan gegevens worden meegedeeld 29. Volgens de informatie verstrekt in de aanvraag zullen de gegevens in de eerste plaats intern gebruikt worden, met name aan volgende ambtenaren van de aanvrager : Instrumenterende ambtenaren aangeduid bij ministerieel besluit van de Vlaamse minister van Financiën en begroting (thans drie) Dossierbehandelaars (thans drie) 30. De aanvrager geeft daarnaast ook aan dat de volgende mededelingen aan derden zullen gebeuren: OVAM, Belastingkantoor (inkomstenbelasting, in voorkomend geval BTW-kantoor, Vlaamse Gemeenschap voor de onroerende voorheffing, Provincie en Gemeente), Hypotheekbewaarder, begunstigde van het voorkooprecht; de partijen van de akte; de ontvanger van de registratierechten.
Ber FO 40/2013-8/10 31. De aanvrager legitimeert deze mededelingen aan derden als volgt : De aanvrager verwijst naar de wettelijk verplichte opzoekingen voorafgaand aan de vastgoedakten; De partijen van de akte : De instrumenterend ambtenaar moet alle nodige opzoekingen uitvoeren om zijn cliënten te kunnen informeren over de exacte situatie van het goed waarop de verrichting betrekking heeft. Hij is verplicht om de partijen bij de akte met zekerheid te identificeren en te verifiëren of de houders van zakelijke en persoonlijke rechten wel degelijk de titularis van die rechten zijn; Aan de ontvanger van de registratierechten : De mededeling van kadastrale gegevens is verplicht om in aanmerking te komen voor de vermindering van registratierechten. 32. Het Comité neemt hier akte van en het wijst op de geheimhoudingsplicht die in artikel 236bis van het Wetboek der Registratie-, Hypotheek- en Griffierechten wordt opgelegd. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 33. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. Eén van de hoekstenen van een transparante verwerking, betreft de informatieplicht in de zin van artikel 9, 2, WVP. 34. In voorliggend geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel verricht worden met het oog op de toepassing van bepalingen voorgeschreven door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie. De aanvrager wijst wat dat betrfet op volgende wettelijke bepalingen : artikel 141 van de hypotheekwet; artikelen 1599, 1626, 1704 en 1705 van het burgerlijk wetboek; artikelen 46bis en 53 en volgende van het Wetboek der Registratie-, Hypotheek- en Griffierechten; artikel 12 van de wet van 24 december 1996 betreffende de vestiging en de invordering van de provincie- en gemeentebelastingen, artikels 412bis WIB 92 (art. 210 bis en ter van KB/WIB 92), 301 en 433 van het WIB 92 en artikel 93ter van het BTW Wetboek; artikel 41 quater van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders; artikel 11 van het decreet van 25 mei 2007 houdende de harmonisering van de procedures van voorkooprechten.
Ber FO 40/2013-9/10 35. Op grond van artikel 9, 2, 2 de lid, b), WVP is in een dergelijke situatie een vrijstelling van de informatieplicht van kracht. 36. Deze vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité er zich meer algemeen kan van vergewissen of er passende waarborgen bestaan voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkene. Dit gelet op het feit dat de transparantie ook niet uitsluitend gewaarborgd wordt door de informatieplicht (cf. artikelen 4, 1, 1 en 9 tot 15bis WVP), en de vereiste van voorzienbaarheid van reglementaire inmengingen in de persoonlijke levenssfeer (artikel 8 EVRM), die soms (bvb op complex, fiscaal-juridisch vlak) voor de betrokkenen vrij ontransparant kan overkomen. Het Comité onderzoekt dan ook of de betrokkene wordt geïnformeerd over de gebruikte gegevens. Actueel wordt niet geïnformeerd dat de gegevens met betrekking tot de onroerende goederen afkomstig zijn van de AAPD. 37. Het Comité beveelt, naar analogie met eerdere precedenten waar AAPD gegevens werden verstrekt aan aanvragers met een reglementaire basis, aan om de informatieverstrekking te voorzien. Dit bijvoorbeeld door een meer uitgebreide toelichting op te nemen op de websites van de aanvrager en van de AAPD (bv: adres waartoe de burger zich kan wenden wanneer hij zijn recht van toegang wenst uit te oefenen of wanneer hij vragen heeft bij de nauwkeurigheid van de gegevens). 4. BEVEILIGING 38. Uit de door de aanvrager en door de AAPD (FOD Financiën) meegedeelde stukken blijkt dat zij over een veiligheidsconsulent en een veiligheidsbeleid beschikken. Het Comité heeft er akte van genomen.
Ber FO 40/2013-10/10 OM DEZE REDENEN, het Comité Stelt vast niet bevoegd te zijn om toegang te verlenen tot de gegevens betreffende rechtspersonen die geen persoonsgegevens zijn. machtigt de aanvrager om toegang te krijgen tot de overige gevraagde gegevens die bij de AAPD worden bewaard, en dit om de doelstellingen zoals omschreven in randnummer 12 te verwezenlijken, mits voldaan wordt aan de hierboven aangehaalde vereisten; De Wnd Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere