Gelet op de aanvraag van de stad Herstal (hierna de aanvrager), ontvangen op 16/03/2015;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 17/2015 van 28 mei 2015 Betreft: Machtigingsaanvraag van de stad Herstal om vanwege de Directie Inschrijving Voertuigen (hierna de "DIV") de elektronische mededeling te bekomen van persoonsgegevens teneinde verdachten of getuigen van milieuovertredingen identificeren (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de stad Herstal (hierna de aanvrager), ontvangen op 16/03/2015; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 26/03/2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 16/04/2015; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 27/05/2015; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging FO 17 /2015-2/9 Beslist op 28 mei 2015, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De aanvrager wenst van de DIV elektronisch de mededeling te verkrijgen van persoonsgegevens teneinde overtreders van de gemeentelijke reglementen of ordonnanties te identificeren en te sanctioneren. Deze doorgifte van gegevens door de DIV zou plaatsvinden via het netwerk van de Kruispuntbank van de voertuigen (hierna "KBV") De gemeenteraden kunnen krachtens artikel D 140, 3 van het Waals Milieuwetboek, ambtenaren aanstellen die belast zijn met het toezicht op de naleving van de wetten en decreten bedoeld in artikel D.138, 1 ste en 3 de lid, en de beschikkingen die krachtens deze wetten en decreten weden genomen alsook met het vaststellen van overtredingen. Alleen beëdigde ambtenaren kunnen de bevoegdheden van gerechtelijke politie uitoefenen. 3. Op grond hiervan stelde de stad Herstal ambtenaren-vaststellers aan met de hoedanigheid van een agent van gerechtelijke politie. 4. De aanvrager wenst voor zijn ambtenaren-vaststellers toegang te verkrijgen tot bepaalde gegevens van de Kruispuntbank van de voertuigen om verdachten en mogelijke getuigen van milieuovertredingen te kunnen identificeren op basis van de nummerplaat van een voertuig dat aanwezig was bij een overtreding. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. B EVOEGDHEID VAN HET COMITE 5. De elektronische gegevensmededeling als bedoeld in de aanvraag zal afkomstig zijn van de DIV. Gelet op artikel 36bis WVP en artikel 18 van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van een Kruispuntbank van de Voertuigen, is het Comité derhalve bevoegd. 1 Ingevolge de uitwerking en de inwerkingtreding van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen gebeuren al deze gegevensuitwisselingen via de KBV conform artikel 8 van deze wet die expliciet bepaalt "De Kruispuntbank houdt het repertorium van de voertuigen bij zoals bepaald in de artikelen 6, 7, 8 en 9 van het koninklijk besluit van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen".

3 Beraadslaging FO 17 /2015-3/9 B. TEN GRONDE 1. Finaliteitsbeginsel 6. De in deze beraadslaging bedoelde gemeentelijke ambtenaren zijn belast met de opsporing en vaststelling van de inbreuken op de wetten en decreten bedoeld in artikel D. 138, 1 ste en 3 de lid van het Waals Milieuwetboek en de bepalingen die krachtens die beschikkingen werden genomen. Zij wensen toegang tot het repertorium van de Kruispuntbank van de voertuigen om gerechtelijke en administratieve onderzoeken te kunnen voeren in het kader van hun bevoegdheden inzake controle en opsporing van de hierboven genoemde overtredingen. Zij moeten immers, zoals omschreven onder randnummer 4 van deze beraadslaging, toegang kunnen hebben tot de Kruispuntban van de voertuigen om potentiële verdachten of getuigen van te kunnen identificeren op basis van de nummerplaat. 7. Artikel D. 141 van het Waals Milieuwetboek preciseert: De personeelsleden stellen de overtredingen vast bij proces-verbaal dat bewijskracht heeft, tenzij het tegendeel wordt bewezen. Dat proces-verbaal wordt bij ter post aangetekend schrijven aan de overtreder overgemaakt binnen vijftien dagen na de vaststelling van de overtreding of na afloop van de termijn bedoeld in artikel D.148, 1. Dat proces-verbaal en een bewijs van de verzending van het aangetekend schrijven naar de overtreder worden binnen dezelfde termijn aan de procureur des Konings overgemaakt. 8. Het Comité stelt vast: Dat aangaande de doeleinden waarvoor de DIV deze persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, de wet tot oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen van 19 mei 2010 in artikel 5 bepaalt: De Kruispuntbank heeft tot doel om enerzijds de opspoorbaarheid van voertuigen te 5 ( ) en anderzijds om op elk ogenblik de eigenaar ervan, de aanvrager en de titularis van hun inschrijving te identificeren, alsook de gegevens betreffende hun goedkeuring te achterhalen teneinde: ( ) 7 de opsporing, de strafrechtelijke vervolging en de strafuitvoering van de misdrijven mogelijk te maken, 11 het opleggen van administratieve sancties mogelijk te maken ; Artikel 146, 1 van het Waalse Milieuwetboek bepaalt: In de uitoefening van hun opdracht kunnen de personeelsleden: 1 alle onderzoeken, controles, enquêtes uitvoeren en alle gegevens inwinnen die nuttig geacht worden om zich ervan te vergewissen dat de bepalingen bedoeld in artikel D. 138, eerste en derde lid, nageleefd worden en o.a. :

4 Beraadslaging FO 17 /2015-4/9 a) elke persoon ondervragen over elk feit waarvan de kennisneming nuttig is voor de uitoefening van het toezicht; b) zich ter plaatse elk document, stuk of bewijsstuk laten overleggen of opsporen dat nuttig is voor de uitoefening van hun opdracht, er een fotokopie of een ander afschrift van maken, of tegen ontvangbewijs meenemen; c) de identiteit van elke overtreder controleren. 9. Gelet op wat voorafgaat, stelt het Comité vast dat de door de aanvrager beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn als bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en dat de verwerking toelaatbaar is op grond van artikel 5 c) van de WVP. Het Comité herinnert eraan dat de gevraagde gegevens enkel voor deze doeleinden mogen worden verwerkt. 2. Proportionaliteitsbeginsel 2.1. Aard van de gegevens 10. De aanvrager vraagt toegang tot de volgende gegevens van het door de DIV gehouden repertorium van de voertuigen: de nominatieve gegevens van de houder, natuurlijke persoon, van het inschrijvingsbewijs opgesomd in artikel 8 van het KB van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen (naam, voornaam, adres en desgevallend het rijksregisternummer); de nominatieve gegevens aangaande de houder, rechtspersoon van het inschrijvingsbewijs opgesomd onder artikel 9 van het KB van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen (de benaming van zijn maatschappij; zijn rechtsvorm; het adres van de zetel van zijn maatschappij of het van de vestiging als de rechtspersoon geen zetel heeft in België maar er wel een vestiging heeft is en als het voertuig er beheerd of gebruikt wordt; in voorkomend geval, zijn ondernemingsnummer); de gegevens van de nummerplaat van het voertuig waarvan een natuurlijke of rechtspersoon die het voorwerp uitmaakt van een onderzoek, de houder is; De gegevens met betrekking tot de schrapping van de nummerplaat van het voertuig (laatste inschrijvingsdatum); De identificatiegegevens van de natuurlijke of rechtspersonen die een voertuig huren op lange of korter termijn, die het voorwerp uitmaakt van een huurcontract en de identificatiegegevens van de gewoonlijke bestuurder van het voertuig.

5 Beraadslaging FO 17 /2015-5/9 11. De aanvrager verduidelijkt voor elk gevraagd gegeven wat volgt: Met de gegevens betreffende de identificatie van de natuurlijke of rechtspersonen, houder van nummerplaat/inschrijvingsbewijs van een voertuig kunnen de ambtenaren-vaststellers de auteurs van de overtredingen identificeren en zich tot hen richten; Met de status van nummerplaat/inschrijvingsbewijs kunnen zij de gegrondheid van de verdediging nagaan en op die manier vermijden dat zij de vroegere houder van de nummerplaat verkeerdelijk bestraffen; In het geval van een huurwagen, moet eerder de huurder worden bevraagd dan de eigenaar. 12. Aangaande het rijksregisternummer, stelt het Comité vast dat de stad Herstal al gemachtigd is om dit te gebruiken voor het intern beheer van bestanden en voor de verwerkikngen die zij moet verrichten in uitvoering van de wettelijke verplichtingen en n voor de de uitwisseling van informatie met de openbare overheden en instanties die gemachtigd zijn het rijksregisternummer te gebruiken op grond van het koninklijk besluit van 30 augustus 1985 besluit waarbij de gemeentelijke administraties gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken. Zij is ook gemachtigd om de gegevensbank van het Rijksregister te raadplegen. De aanvrager verduidelijkt dat de ambtenaren-vaststellers met dit nummer de overtreders of getuigen van overtredingen zullen kunnen identificeren en zich tot hen zullen kunnen richten zonder gevaar op vergissingen bij homoniemen. Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager erop dat de toegang van de gemeentelijke ambtenaren tot de gegevensbank van het Rijksregister en de raadpleging van de informatie die deze bevat of van bepaalde informatie ervan, uitsluitend mag gebeuren binnen het strikte kader vastgesteld door of krachtens een wet, en indien deze noodzakelijk zijn met inbegrip van de machtigingen van het Sectoraal Comité van het Rijksregister die een dergelijke toegang regelt In het licht van de onder punt B.1 beschreven doeleinden, besluit het Comité dat de door de aanvrager gevraagde gegevens conform artikel 4, 1, 3 van de WVP zijn. 14. Bovendien vestigt het Comité er de aandacht op dat de ingezamelde gegevens dienen beschouwd te worden als gerechtelijke gegevens zoals bedoeld in de WVP (artikel 8), wanneer zij worden verzameld of verwerkt voor het inleiden van een rechtszaak, aanleiding kunnen geven tot administratieve sancties of betrekking hebben op de verdenking van inbreuken. 2 De aanvrager kan een verzoek richten aan het Sectoraal comité van het Rijksregister om zich aan te sluiten bij de algemene machtiging nr. 13/2013 van 13 februari 2013.

6 Beraadslaging FO 17 /2015-6/9 15. Er wordt bijgevolg aan herinnerd dat de begunstigden van onderhavige machtiging de bijzondere voorwaarden voor dergelijke verwerkingen dienen na te leven. Deze voorwaarden staan vermeld in artikel 25 van het KB van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP. 16. Wat die laatste voorwaarde betreft kan worden vermeld dat de gemeentelijke ambtenarenvaststellers van dergelijke overtredingen, het beroepsgeheim als bedoeld in artikel 28quinquies van het Wetboek van Strafvordering 3, moeten eerbiedigen Bewaringstermijn van de gegevens 17. De aanvrager wenst de gegevens te bewaren gedurende een periode van vijf jaar. Hij rechtvaardigt deze termijn met te verwijzen naar de verjaringstermijn voor strafbare feiten. 18. Het Comité oordeelt dat de bewaringstermijn passend is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. Het Comité merkt eveneens op dat in de praktijk een onderscheid dient gemaakt te worden tussen verschillende bewaringsmethoden in de tijd. De behandeling van een lopend dossier vereist een zodanige bewaringswijze dat de gegevens beschikbaar en toegankelijk zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het dossierbeheer. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd dient de gekozen bewaringswijze nog slechts een beperkte toegang en beschikbaarheid aan de gegevens te verlenen. Zodra de bewaring niet langer nuttig is mogen de gegevens niet langer bewaard worden in een vorm die identificatie van de betrokkenen toelaat Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 19. De aanvrager vraagt een permanente toegang tot de gevraagde gegevens. 20. Aangezien de aanvrager dagelijks in staat moet zijn om de auteurs van inbreuken te identificeren, hen te contacteren en een administratieve boete op te leggen, oordeelt het Comité dat een permanente elektronische doorgifte gerechtvaardigd is in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP. 21. De aanvrager wenst een elektronische doorgifte voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de doeleinden waarvoor de aanvrager de mededeling vraagt van deze gegevens, niet 3 Art. 28quinquies, 1: Behoudens de wettelijke uitzonderingen is het opsporingsonderzoek geheim. Eenieder die beroepshalve zijn medewerking dient te verlenen aan het opsporingsonderzoek, is tot geheimhouding verplicht. Hij die dit geheim schendt, wordt gestraft met de straffen bepaald in artikel 458 van het Strafwetboek.

7 Beraadslaging FO 17 /2015-7/9 beperkt zijn in de tijd en dat bijgevolg een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP) Bestemmelingen en/of derden aan wie de gegevens worden meegedeeld 22. Het Comité stelt vast dat naast de ambtenaren-vaststellers bij de aanvrager, desgevallend ook de procureur des Konings (artikel 298 van de Wetboek van Strafvordering) en de sanctionerende ambtenaren toegang zullen hebben tot de gevraagde gegevens. 23. Gelet op artikel 4, 1, 3 van de WVP, Het Comité dringt er evenwel op aan dat de sanctionerend ambtenaar er niets op tegen heeft dat de bovenvermelde personen toegang hebben tot deze persoonsgegevens op voorwaarde dat zij enkel gebruik maken van de toegang binnen de beperkingen van de bevoegdheden die hen krachtens de regelgeving werden toegekend. Het Comité verzoekt ook dat de nodige maatregelen worden getroffen zodat uitsluitend deze personen toegang kunnen hebben. 3. Transparantiebeginsel 24. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een verwerking is die op transparante wijze plaatsvindt. De verplichte kennisgeving in de zin van artikel 9, 2 van de WVP vormt een van de hoekstenen van een transparante verwerking. 25. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel uitgevoerd worden krachtens een bepaling voorgeschreven door of krachtens een wet. Overeenkomstig artikel 9, 2, tweede lid b) van de WVP is in dit geval een vrijstelling van toepassing. Deze vrijstelling belet evenwel niet dat het Comité zich kan vergewissen van het bestaan van passende waarborgen voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkenen. 26. Het Comité beveelt aan dat algemene informatie aan de betrokkenen zou verstrekt worden via bijvoorbeeld de website van de DIV 4, de website van de aanvrager en/of via het procesverbaal. 4

8 Beraadslaging FO 17 /2015-8/9 4. Veiligheid 4.1. Op het niveau van de aanvrager 27. Uit de verstrekte documenten blijkt dat de aanvrager beschikt over een consulent inzake informatiebeveiliging. Het Comité stelt vast dat de voorgestelde consulent inzake informatiebeveiliging ook is aangesteld voor het algemeen beheer van de informaticadienst. Die functie kan aks onverenigbaar worden beschouwd met deze van consulent inzake informatiebeveiliging. Onder die omstandigheden is hij niet volledig onafhankelijk wat noodzakelijk is om zijn functie normaal te kunnen uitoefenen, met name aangaande een element van de informatiebeveiliging, de informaticabeveiliging, waarvoor hij tegelijk rechter en partij is. 28. Het Comité verzoekt de aanvrager een andere consulent inzake informatiebeveiliging aan te stellen. 29. Het Comité neemt overigens akte van het feit dat de aanvrager een beveiligingsbeleid heeft Op het niveau van de DIV 30. Uit de documenten waarover het Comité beschikt blijkt dat de DIV over een consulent inzake informatiebeveiliging alsook over een veiligheidsbeleid beschikt. OM DEZE REDENEN Het Comité machtigt de aanvrager om onder de in onderhavige machtiging bepaalde voorwaarden en zo lang deze worden nageleefd, de elektronische mededeling te krijgen van de gevraagde gegevens, onder de opschortende voorwaarde van de ontvangst van de evaluatievragenlijst i.v.m. de consulent inzake informatiebeveiliging en een positieve beoordeling van het Comité aangaande deze elementen. bepaalt, zonder afbreuk te doen aan de voormelde opschortende voorwaarde, zich het recht voor te behouden in voorkomend geval en op geregelde tijdstippen in de toekomst de effectieve en duurzame uitvoering te controleren van de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen conform de stand van de techniek en van aard om de aanwezige risico's

9 Beraadslaging FO 17 /2015-9/9 adequaat te dekken gedurende de volledige duur van de machtiging. In dit verband beveelt het Comité de aanvrager/partijen iedere relevante wijziging in de beveiliging van de toegelaten verwerkingen ter kennis te brengen van het Comité. Voor de Wnd. Administrateur, afw. De Voorzitter, (get.) An Machtens Wnd. Afdelingshoofd ORM (get.) Stefan Verschuere