Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid (hierna: "het Comité");

Transcriptie

1 1/11 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr. 01 /2010 van januari Betreft: machtigingsaanvraag vanwege het Agentschap Vlaamse Belastingdienst (VLABEL) voor de verwerking van persoonsgegevens die bij de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie zijn opgeslagen en dit met het oog op de inning van planbatenheffingen (AF/MA/2009/016) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid (hierna: "het Comité"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna: "WVP"), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van het Agentschap Vlaamse Belastingdienst, ontvangen op 20/10/2009; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 05/01/2010; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 21/01/2010, na beraadslaging, als volgt:

2 Ber FO 01/ /11 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Op 21 oktober 2009 ontving het Comité een machtigingsaanvraag van het Agentschap Vlaamse Belastingdienst (hierna VLABEL ) om kadastrale gegevens te kunnen opvragen bij de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (hierna AAPD ) met het oog op de inning van planbatenheffingen. Dit zijn heffingen die worden opgelegd wanneer een perceel grond een bepaalde bestemmingswijziging ondergaat (bv. landbouwgrond wordt bouwgrond) De Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening bepaalt dat de berekening van deze planbatenheffing dient te gebeuren op basis van de oppervlaktegegevens die worden bijgehouden bij de authentieke bron van de AAPD 2. VLABEL zelf geeft er vanuit efficiëntieoverwegingen en kostenoverwegingen evenwel de voorkeur aan om de data uit haar eigen Referentiedatabank op te vragen in plaats van bij de AAPD. 3. De facto zal VLABEL deze gegevens dus niet rechtstreeks bij de authentieke bron van de AAPD opvragen, maar wel bij haar eigen Referentiedatabank. Om deze "Referentiedatabank" te voeden, vraagt VLABEL reeds lang kadastrale gegevens op bij de AAPD. In de beraadslaging 3 waarin het Comité VLABEL heeft gemachtigd voor laatstgenoemde gegevensuitwisseling, werd de finaliteit van deze verwerking evenwel strikt afgelijnd. De gegevens kunnen volgens deze machtiging met name enkel worden gebruikt voor de behandeling van dossiers inzake onroerende voorheffing. 4. Aangezien VLABEL deze data nu voor andere doeleinden met name de inning van de planbatenheffingen wenst te gebruiken, diende het hiertoe een nieuwe machtigingsaanvraag in dewelke het voorwerp vormt van onderhavige beraadslaging. 1 Een planbatenheffing is verschuldigd als, op basis van een in werking getreden ruimtelijk uitvoeringsplan, een perceel in aanmerking komt voor een bouw of verkavelingsvergunning, waarvoor het de dag voorafgaand aan de inwerkingtreding van dat plan niet in aanmerking kwam. (cf. machtigingsaanvraag VLABEL en artikel van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening) 2 Artikel van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening. 3 Beraadslaging FO nr. 10/2008 van 20 november 2008.

3 Ber FO 01/ /11 II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID VAN DE AANVRAAG 5. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 6. Het is de taak van dit Comité om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft. (Parl.Doc 50, , nr. 1940/004). 7. Het Comité stelt vast dat VLABEL de gevraagde persoonsgegevens reeds op elektronische wijze toegestuurd krijgt vanuit de AAPD en dit met het oog op de inning van de onroerende voorheffing. Met onderhavige machtigingsaanvraag wenst VLABEL deze data nu ook voor een andere finaliteit aan te wenden, met name de inning van de planbatenheffingen. Het Comité acht zich bevoegd om deze aanvraag die de facto een uitbreiding impliceert van de in haar beraadslaging nr. 10/2008 verleende machtiging ten gronde te beoordelen. 8. In de machtigingsaanvraag is ook sprake van elektronische mededeling van gegevens vanuit de Vlaamse administratie Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed aan VLABEL. Het Comité wijst er volledigheidshalve op dat het niet tot haar bevoegdheid behoort om zich over deze gegevensstroom uit te spreken 4. 4 De afwezigheid van enige machtigingsplicht impliceert evenwel niet dat de WVP op deze verwerking niet van toepassing zou zijn. Het Comité wijst VLABEL ter zake dan ook op haar verantwoordelijkheid.

4 Ber FO 01/ /11 B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 9. Artikel 4, 1, 2, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. In voorliggend geval vraagt VLABEL toegang tot kadastrale gegevens bij de AAPD. 10. Een planbatenheffing is verschuldigd wanneer een in werking getreden ruimtelijk uitvoeringsplan of bijzonder plan van aanleg op een perceel een bepaalde bestemmingswijziging doorvoert 5. Diegene die op het ogenblik van de inwerkingtreding van een dergelijk plan het (bloot) eigendomsrecht op het perceel kan laten gelden, is heffingsplichtige. 11. De heffing wordt berekend uitgaande van de vermoede meerwaarde van een perceel ten gevolge van de bestemmingswijziging en op basis van de oppervlakte van de bestemmingswijziging op het perceel. De oppervlakte van het perceel betreft de bij het kadaster gekende oppervlakte 6, vandaar dat VLABEL toegang wenst tot bepaalde kadastrale gegevens. 12. VLABEL werd opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het agentschap Vlaamse Belastingdienst. Haar taken worden in artikel 3 van dit besluit als volgt omschreven: 1 de inning en invordering, met inbegrip van de inkohiering en de bezwaarafhandeling, van de Vlaamse belastingen, inbegrepen de belastingen, aangeduid als heffingen met uitzondering van de heffing op de waterverontreiniging, de heffing op de winning van grondwater, de milieuheffing op de verwijdering van afvalstoffen en de mestheffingen; 2 de uitoefening van de fiscale controle met betrekking tot deze belastingen met uitzondering van de in art. 3, 1 opgesomde heffingen; ( ). 5 Artikel van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening. 6 Artikel , 1 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening.

5 Ber FO 01/ / Gelet op deze bepalingen stelt het Comité vast dat VLABEL instaat voor het registreren van de belastingplichtigen, het berekenen, innen en opvolgen van de openstaande vorderingen, alsook voor het uitvoeren van controles op het terrein en dit voor wat de planbatenheffingen in het Vlaams Gewest betreft. Om deze taken te kunnen vervullen wenst het toegang tot gegevens die bij de AAPD worden opgeslagen. 14. In het licht van de in de vorige alinea omschreven taken van VLABEL, is het Comité van oordeel dat de geplande doorgifte van kadastrale gegevens met het oog op welbepaalde en uitdrukkelijk omschreven doeleinden zal plaatsvinden en het brengt in herinnering dat de gevraagde gegevens enkel met het oog op deze doeleinden mogen verwerkt worden. 15. Rekening houdend met de toepasselijke regelgeving 7 en gelet op artikel 5, c), WVP 8 zijn de doeleinden van de door de aanvrager beoogde verwerkingen van gegevens, ook toelaatbaar. 16. In deze context dient ook te worden geanalyseerd of de doeleinden van de door VLABEL geplande verwerkingen verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk door de AAPD zijn verwerkt. Conform artikel 4, 1, 2 WVP dient bij de beoordeling van deze verenigbaarheid rekening te worden gehouden met alle relevante factoren, waaronder de redelijke verwachtingen van de betrokkene en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 17. Het Comité stelt ter zake vast dat: VLABEL onder meer de volgende bevoegdheid heeft: 1 de inning en invordering, met inbegrip van de inkohiering en de bezwaarafhandeling, van de Vlaamse belastingen, inbegrepen de belastingen, aangeduid als heffingen ( )" 9 ; Artikel van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening het volgende vermeldt: De planbatenheffing wordt berekend uitgaande van de vermoede meerwaarde van een perceel ten gevolge van de bestemmingswijziging en op basis van de oppervlakte van de bestemmingswijziging op het perceel. De oppervlakte van het perceel is de bij het kadaster gekende oppervlakte. 7 Het Comité stelt ter zake vast dat de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening de planbatenheffing invoert en hierbij expliciet vermeldt dat voor de berekening van de heffing de bij het kadaster gekende oppervlakte bepalend is (artikel , 1). 8 Persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden in één van de volgende gevallen: ( ) c) wanneer de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie;( ) 9 Artikel 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het agentschap Vlaamse Belastingdienst.

6 Ber FO 01/ /11 artikel 504 van het Wetboek van Inkomstenbelastingen het volgende bepaalt: "De administratie van het kadaster 10 staat in voor het bewaren en het bijhouden van de kadastrale bescheiden volgens de regelen die de Koning bepaalt. Enkel de administratie van het kadaster is ertoe gemachtigd, volgens de regels en de tarieven bepaald door de Koning, uittreksels of afschriften van de kadastrale bescheiden te vervaardigen en uit te reiken"; 18. Gelet op het hierboven aangehaalde regelgevend kader, is het Comité van oordeel dat onderhavige verwerking door VLABEL als verenigbaar kan beschouwd worden met de oorspronkelijke verwerking door de AAPD. 19. Het Comité merkt evenwel ook op dat VLABEL de gegevens niet rechtstreeks bij de authentieke bron van de AAPD zal opvragen maar wel bij haar eigen Referentiedatabank, die wordt gevoed met gegevens uit de authentieke bron. Deze methode wordt overigens ook door VLABEL toegepast voor wat betreft de behandeling van haar dossiers inzake de onroerende voorheffing (cf. beraadslaging FO nr. 10/2008). 20. Het Comité stelt aldus vast dat deze werkwijze een uitzondering betreft op het principe dat gegevens steeds bij de authentieke bron moeten worden opgevraagd 11. Op een overleg tussen vertegenwoordigers van VLABEL en de Voorzitter van het Comité dd. 17 november 2009 werd daarom de vraag gesteld of het denkbaar was dat VLABEL voor haar dossiers inzake onroerende voorheffing en planbatenheffing op termijn uitsluitend via een rechtstreekse link met de AAPD zou kunnen werken, zonder dat een kopie van alle kadastrale gegevens in haar referentiedatabank noodzakelijk blijft. De vertegenwoordigers van VLABEL achtten deze piste niet haalbaar en dit om twee redenen: De huidige situatie is historisch zo gegroeid en intussen is in deze werkwijze ook zwaar geïnvesteerd. Ervoor opteren om op termijn via een dienstenintegrator zoals CORVE 12 de gegevens telkens bij de AAPD te ontsluiten, zou een volledige herziening impliceren van de bestaande architectuur. Hiermee zou evident een belangrijke kostprijs gepaard gaan, terwijl de meerwaarde van deze ingrijpende aanpassing uitermate beperkt zou zijn. 10 Opmerking: de administratie van het kadaster maakt deel uit van de AAPD. 11 Artikel 2, 2 en artikel 3, 1, (b), tweede lid, van het Samenwerkingsakkoord tussen de Federale Staat, de Vlaamse, de Franse en de Duitstalige Gemeenschap, het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Franse Gemeenschapscommissie en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie betreffende de principes voor een geïntegreerd e-government en de bouw, het gebruik en het beheer van ontwikkelingen en diensten van een geïntegreerd e- government (B.S. 19 oktober 2006); Artikel 3 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronisch bestuurlijk gegevensverkeer. 12 Coördinatiecel Vlaams egovernment.

7 Ber FO 01/ /11 Het is vanuit informatica-technisch oogpunt moeilijk haalbaar om voor ieder dossier inzake onroerende voorheffing terug te koppelen naar de AAPD (al dan niet met tussenkomst van CORVE). De massale verwerking van brongegevens in functie van het verzenden van aanslagbiljetten betreft immers een bulkverwerking van miljoenen aanslagbiljetten. De gegevens moeten hierbij op de meest optimale manier worden geordend om zo de hoogste ICT-performantie te kunnen halen. Een online bevraging van alle authentieke bronnen bij de samenstelling van deze gegevens zou voor een zeer zware belasting zorgen van zowel authentieke bronnen, als de integrator, als het eigen systeem. Om die reden wordt gewerkt met kopies van de bronbestanden. Tijdens het ganse traject van opladen tot en met het verzenden van aanslagbiljetten en het verwerken van betalingen ontstaan geen belastingdossiers. Dit proces verloopt volledig geautomatiseerd. Enkel wanneer de burger de gevestigde aanslag betwist wordt een dossier aangemaakt. In functie van dit dossier moet ook de oorspronkelijke gegevenssituatie kunnen worden gereconstrueerd, en om die reden houdt Vlabel deze gegevens ook bij. Voor de dossiers inzake planbatenheffing zou het op termijn in theorie wel mogelijk zijn om voor ieder dossier de gegevens rechtstreeks bij de AAPD op te vragen (al dan niet met tussenkomst van CORVE), maar aangezien de benodigde data zich toch al in de Referentiedatabank van VLABEL bevinden met het oog op de inning van de onroerende voorheffing, zou het weinig efficiënt zijn om specifiek voor dit type dossiers een aparte, permanente verbinding met de authentieke bron van de AAPD te creëren Gelet op deze argumenten, verzet het Comité zich in onderhavig geval niet tegen de door VLABEL voorgestelde werkwijze via haar referentiedatabank. Het wijst in het licht van artikel 4, 1, 4, WVP, wel op de noodzaak om de referentiedatabank permanent up to date te houden, opdat de verwerkte gegevens voldoende nauwkeurig zouden zijn. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 22. Artikel 4, 1, 3, WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, terzake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 13 Cf. Verslag vergadering dd. 17/11/09.

8 Ber FO 01/ / VLABEL verzoekt om gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot kadastrale informatie die door de AAPD wordt bijgehouden. Concreet betreft het de volgende data: de ligging van het perceel (straatnaam en huisnummer); de naam van eigenaar(s) van een onroerend goed; de woonplaats van de eigenaar(s) van een onroerend goed (straatnaam, huisnummer, busnummer, postcode, gemeente en land); de omschrijving van het zakelijk recht (vruchtgebruik, volle eigendom, ). 24. Na analyse van deze gegevens, stelt het Comité vast dat deze noodzakelijk zijn teneinde de planbatenheffingen op een correcte manier te kunnen innen en de andere finaliteiten zoals omschreven in randnummer 13 te verwezenlijken. Het Comité besluit dan ook dat de bij de AAPD opgevraagde gegevens, conform zijn aan artikel 4, 1, 3, WVP Bewaringstermijn van de gegevens 25. In zijn mail dd. 21 december 2009 signaleert VLABEL dat hij de gegevens voor onbeperkte duur wenst te bewaren. Het Comité is er zich van bewust dat VLABEL de bewaartermijn van de gegevens moeilijk vooraf kan bepalen en dit omwille van de volgende redenen: de planbatenheffing moet maar betaald worden op het moment dat er zich een zogenaamd startfeit 14 voordoet; in geval van betwisting van een belasting of een heffing, is het moeilijk in te schatten hoelang het zal duren voordat de procedure is afgerond; er kan moeilijk voorspeld worden wanneer het verschuldigde bedrag volledig zal geïnd zijn. 14 Bijvoorbeeld: stel dat een stuk landbouwgrond bouwgrond wordt. De planbatenheffing zal maar moeten betaald worden wanneer het perceel bijvoorbeeld verkocht wordt of wanneer er op wordt gebouwd. Dit kan evident jaren duren.

9 Ber FO 01/ / Het Comité is van oordeel dat in de praktijk een onderscheid kan gemaakt worden tussen verschillende bewaringswijzen. De behandeling van een hangend dossier in het kader van de met onderhavige gegevensverwerking vooropgestelde doeleinden (cf. randnummer 13) vereist een bewaring van gegevens opdat deze op normale wijze beschikbaar en toegankelijk zouden zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het beheer van het dossier. Van zodra de noodzakelijke termijnen voor het administratief beheer van een dossier verstreken zijn, moet de gekozen bewaringswijze aan de gegevens slechts een beperkte beschikbaarheid en toegankelijkheid verlenen. Een dergelijke bewaringswijze moet toelaten om een antwoord te bieden op andere mogelijke doeleinden van deze bewaring, zoals de naleving van de wettelijke voorschriften inzake verjaring of de uitvoering van een administratieve controle. Eens de bewaring niet langer nuttig is dienen de gegevens te worden vernietigd Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 27. VLABEL verzoekt om over een permanente toegang te beschikken, aangezien het op ieder moment in staat moet zijn om te bepalen welke eigendomsrechten gelden op een perceel dat het voorwerp uitmaakt van een planbatenheffing. Het Comité is van oordeel dat een dergelijke permanente toegang gepast is in het licht van artikel 4, 1, 3, WVP. 28. De toegang wordt ook voor onbepaalde duur gevraagd. De bevoegdheid om de planbatenheffingen te innen is niet in de tijd afgebakend en de toegang tot de gevraagde gegevens is aldus essentieel om in dit kader de dossieropvolging te kunnen verzekeren. Het Comité constateert dat, met het oog op de realisatie van de opgegeven doeleinden, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP) Bestemmelingen en/of derden waaraan gegevens worden meegedeeld 29. Volgens de informatie verstrekt door VLABEL, zullen de gegevens enkel intern worden gebruikt. Het betreft met name de medewerkers 15 die betrokken zijn bij de operationele processen in het kader van de inning en invordering van de planbatenheffingen. Het Comité stemt hier mee in. 15 Het betreft zowel het management (administrateur-generaal, afdelingshoofden, ) als adjuncten van de directeur, deskundigen en andere medewerkers.

10 Ber FO 01/ /11 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 30. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. Eén van de hoekstenen van een transparante verwerking, betreft de informatieplicht in de zin van artikel 9, 2, WVP. 31. In voorliggend geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel verricht worden met het oog op de toepassing van bepalingen voorgeschreven door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie. Op grond van artikel 9, 2, 2de lid, b), WVP is in een dergelijke situatie een vrijstelling van de informatieplicht van kracht. Deze vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité er zich kan van vergewissen of er passende waarborgen bestaan voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkenen. 32. Het Comité stelt in voorliggend geval vast dat de heffingsplichtigen vanwege VLABEL een aanslagbiljet zullen ontvangen. Op de achterzijde van dit aanslagbiljet zal aldus VLABEL een privacyclausule worden opgenomen. Deze clausule werd evenwel nog niet opgesteld en kan aldus ook niet beoordeeld worden. 33. Het Comité onderstreept dat de door VLABEL verstrekte informatie, de betrokkene minstens moet toelaten om een overzicht te krijgen van de gebruikte gegevens, hun herkomst en de logica die aan de basis ligt van de door VLABEL genomen beslissing. Het staat er dan ook op dat de inlichtingen bij het aanslagbiljet in die zin zouden worden opgesteld. 34. Het Comité beveelt ook aan om langs de kant van de AAPD een maximale transparantie te verzekeren. De AAPD zou via gepaste kanalen algemene informatie kunnen verstrekken omtrent het feit dat het gegevens aan VLABEL doorgeeft en met het oog op welke doeleinden deze doorgifte plaats vindt. Het zou dit bijvoorbeeld kunnen door dit op zijn website te vermelden. 4. BEVEILIGING 35. Uit de door VLABEL meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsconsulent en een veiligheidsbeleid beschikt, evenals over een plan in toepassing ervan. Ook de AAPD legde reeds naar aanleiding van het dossier inzake de onroerende voorheffing (cf. beraadslaging FO nr. 10/2008) gelijkaardige informatie aan het Comité voor. 36. Het Comité neemt hiervan akte.

11 Ber FO 01/ /11 OM DEZE REDENEN, het Comité bereidt de machtiging die het verleende in beraadslaging FO nr. 10/2008 uit, in die zin dat VLABEL toegang krijgt tot de gevraagde gegevens die bij de AAPD worden bewaard, om de doelstellingen zoals omschreven in randnummer 13 te verwezenlijken, mits voldaan wordt aan de hierboven aangehaalde vereisten (zie randnummers 14, 21, 26 en 33). Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter m.v., (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem DebeuckelaereStefan Verschuere