H-10 inkoopbureau Declaratieprotocol jeugdhulp Procesbeschrijving voor het indienen van declaraties voor jeugdhulp voor de H-10 gemeenten H-10 inkoopbureau 19-2-2015
Inhoudsopgave Context... 2 Toewijzing... 2 Toegewezen zorg... 2 Wijze van aanlevering... 3 Declaratie format... 3 Declaratie eisen... 3 DBC s declareren... 4 Controleproces... 4 Betaling... 4 1
Declaratieprotocol jeugdhulp H-10 gemeenten Doel van dit document Dit document beschrijft de wijze waarop zorgaanbieders declaraties voor geleverde zorg moeten indienen bij het Inkoopbureau H-10 voor alle H-10 gemeenten, inclusief Den Haag. Context Met u is een contract afgesloten voor het leveren van jeugdhulp voor kinderen in de 10 gemeenten in de Haagse regio. In dit contract wordt melding gemaakt van het declaratieprotocol waarin beschreven staat op welke wijze declaraties moeten worden ingediend. Het declaratieprotocol is er op gericht om voor alle partijen de afhandeling en betaling van declaraties zo efficiënt mogelijk af te handelen. Het is mogelijk dat gedurende 2015 de wijze van declareren iets wordt aangepast. Als dit het geval is wordt u hierover tijdig geïnformeerd. Toewijzing De controle van alle declaraties wordt uitgevoerd door het Inkoopbureau H-10 in opdracht van de 10 gemeenten. De controle maakt onderdeel uit van het totale proces rondom de jeugdhulp waarbij meerdere partijen betrokken zijn. Een belangrijk onderdeel van dit proces is de toewijzing. Cliënten kunnen op meerdere manieren bij een zorgaanbieder komen. Dit kan met een verwijzing van een arts of rechter zijn, het kan zijn dat de gemeente een jeugdige naar de zorgaanbieder heeft verwezen en het is mogelijk dat de cliënt op eigen initiatief bij u is gekomen. In de meeste gevallen heeft u, voor de acceptactie van de declaratie, een toewijzing van de gemeente nodig. Indien er al een geldige verwijzing is, of de zorg is vrij toegankelijk, is het slechts een administratieve handeling. U brengt het jeugdteam van de gemeente op de hoogte van het feit dat u de cliënt in behandeling neemt. Indien er nog géén geldige verwijzing is, zal u in overleg moeten treden met het jeugdteam. De gemeente zal na behandeling van uw melding of aanvraag een toewijzing verstrekken. Deze toewijzing wordt verstrekt in het JW301 format en kan u ontvangen via VeCoZo, of inzien in het jeugdportaal H10. Voor cliënten uit de gemeente Den Haag geldt hierop een uitzonding. U hoeft voor deze cliënten geen melding te doen bij de gemeente voor een toewijzing. Voor cliënten uit Den Haag met een geldige verwijzing is geen toewijzing benodigd. Dit is in een separaat document beschreven. Woonplaats jeugdige Verwijzing van arts of rechter Verwijzing via jeugdteam Gemeente Den Haag Geen toewijzing benodigd Geen toewijzing benodigd Overige H-10 gemeenten Toewijzing benodigd Toewijzing benodigd Toegewezen zorg In de toewijzing, verwijzing of toeleidingsbrief staat onder meer vermeld welk type zorg u mag declareren en voor welke periode de toewijzing geldig is. Aangezien het in veel gevallen niet mogelijk is om op voorhand exact aan te geven welk product ingezet moet worden, zal de toewijzing op een hoger niveau aangeven welke zorg het betreft. In het 2
bijgeleverde productoverzicht kunt u opzoeken welke gecontracteerde producten toegestaan zijn, en welke product bij de toewijzing van toepassing is. In een toewijzing is het mogelijk meerdere producten of product categorieën te vermelden. Het is aan de professional om de beste, meest effectieve zorg in te zetten. Waar nodig kan hierover worden overlegd met het jeugdteam van de gemeente. Producten die buiten de toegewezen zorg vallen kunnen niet vergoed worden. Mocht u het noodzakelijk vinden deze producten toch in te zetten, zal u hiervoor vooraf specifiek toestemming van het jeugdteam van de gemeente moeten krijgen. Wijze van aanlevering Alle declaraties moeten worden ingediend bij het Inkoopbureau H-10, niet bij de gemeente. Dit is uitsluitend mogelijk via het jeugdhulp portaal van het inkoopbureau. Dit portaal biedt u de mogelijkheid om via een beveiligde verbinding de declaratie in te dienen. Declaraties kunnen begin van het jaar nog niet via VeCoZo worden ingediend. Zodra dit mogelijk is zullen we u hierover informeren. U ontvangt separaat instructies om toegang te krijgen tot het portaal en instructies voor het gebruik hiervan. Declaratie format Declaraties dienen in Excel format opgemaakt te worden en via een upload aangeleverd te worden aan het jeugdhulp portaal van het inkoopbureau. Dit format is als bijlage toegevoegd. Voor AWBZ declaraties kan het JW303 format ook worden gebruikt. Ondersteuning van het JW321 format voor GGZ hulp komt binnenkort beschikbaar. Declaratie eisen U dient per kalendermaand één declaratie in per gemeente o u volgt hierbij zoveel mogelijk het woonplaatsbeginsel om de woonplaats van de cliënt vast te stellen o indien u cliënten uit meerdere gemeenten heeft, dient u per gemeente één declaratie in De declaratie dient u uiterlijk 30 dagen na het verstrijken van de maand in De declaratie bevat alle daadwerkelijk geleverde zorg Uitsluitend de gecontracteerde producten worden gedeclareerd tegen de gecontracteerde tarieven Per maand mag u alleen declaraties indienen voor zorg die in de voorliggende maand is geleverd. Het is niet mogelijk zorg uit eerdere maanden alsnog te declareren. Het is alleen toegestaan zorg uit eerdere maanden nogmaals te declareren als dit een correctie is op een eerdere, afgekeurde factuurregel. De declaratie bevat de verwijzer. Dit kan u aangeven in het JW303 of JW321 bericht, of in het veld toelichting leverancier van de Excel declaratie. 3
DBC s declareren Contractueel is vastgelegd op welke wijze gedeclareerd moet worden. Deze wijze dient u te volgen. Contract met een tarief per uur Indien u een contract heeft met een tarief per uur, declareert u maandelijks uw prestaties. Contract met een tarief per stuk per DBC Indien u een contract heeft met een tarief per stuk per DBC, declareert u bij afsluiten van de DBC uw prestatie. Mogelijk krijgt u tegen het einde van het jaar een verzoek over aanvullende informatie over lopende BDC s om beter inzicht te verkrijgen in het onderhanden werk. Controleproces Bij het indienen van de declaratie op het jeugdportaal wordt automatisch een aantal controles uitgevoerd voordat u de declaratie kan indienen. Dit voorkomt dat declaraties die niet aan de technische eisen voldoen ingediend kunnen worden en zorgt er voor dat het controle proces sneller kan verlopen en uw declaratie sneller betaald zal kunnen worden. Het inkoopbureau controleert de declaraties op de volgende aspecten: - Contract: is er een contract, zijn de producten gecontracteerd, zijn de prijzen correct, is er nog ruimte in het budgetplafond - Woonplaats: hoort de cliënt volgens het woonplaatsbeginsel bij de aangegeven gemeente (zie: www.voordejeugd.nl) - Toewijzing: past de gedeclareerde zorg binnen de afgegeven toewijzing. Zorgproduct, periode, hoeveelheid. Indien het inkoopbureau bij de controle constateert dat er een fout zit in de declaratie, ontvangt u een e-mail bericht. U kunt dan via het jeugdportaal zien welke regels het betreft en wat het probleem is. Alleen correcte declaraties worden betaald. Deelbetalingen op facturen vinden niet plaats. De Zorgaanbieders met bevoorschotting worden volgens het contract bevoorschot. Betaling Na goedkeuring van de declaratie geeft het Inkoopbureau H-10 de gemeente opdracht de factuur te betalen. In de contracten met instellingen zijn afspraken gemaakt over de tarieven. Hierbij is het uitgangspunt bestendiging van de huidige systematiek. Dit impliceert dat, op dezelfde code, de ene partij uren declareert, terwijl een andere partij een DBC declareert. 4