Application profile voor Collection Management

Application profile voor Collection Management UKB transitie naar WorldShare Platform Page 1 of 17

Contents Document locatie... 3 Historie... 3 Referentie... 5 1 Introductie... 6 2 Gezamenlijk UKB Collection Management : Aandachtspunten... 7 2.1 Ketenautomatisering... 7 2.2 Collectie... 7 2.3 Verbindingen tussen de bestanden... 8 3 Samenwerking UKB op het WorldShare Platform... 10 3.1 Coöperatief Management... 10 3.2 Pilot SurfMarket Collecties... 11 3.3 Shared local collections... 12 3.4 Usergroup en kennisuitwisseling... 13 4 WorldCat Knowledge Base and Link Resolver configuration... 14 4.1 Configuration Knowledge Base... 14 4.2 Configuration Link Resolver... 14 5 Migratie... 15 5.1 Migratie en lokale implementatieprojecten... 15 5.2 Synchronisatie WorlCat à GGC na migratie en eventuele ontdubbeling... 15 6 Werken met een andere Knowledge Base en het WorldShare Platform... 17 Page 2 of 17

Document locatie Uiteindelijk op projectsite Historie Versie Datum Veranderingen (concept/definitief) Opdracht gever Auteur(s) 0.1 23072014 First draft Bas Vat Frits van Latum 0.2 15092014 Aangevuld Peter van Boheemen 0.3 17092014 Aangevuld Peter van Rees/Jan Herman Veldkamp 0.4 16012015 Aangevuld Simone Kortekaas 18012015 Wijzigingen met track changes 19012015 Wijzigingen met track changes 0.5 21012015 Samenvoegen wijzigingen en enigszins leesbaar maken 0.6 17022015 Eea opgeschoond en vragen voor Frank toegevoegd. 0.7 19022015 Antwoorden / aanvullingen waar mogelijk 0.8 20022015 Tijdens overleg met Frank en Bas 0.9 18032015 Nieuw document gemaakt obv overleg met Frank en Bas. Duidelijke structuur aangebracht in onderwerpen. Nog paar puntjes op de i nodig. 0.91 26032015 Opmerkingen projectteam verwerkt Bas Vat Frits van Latum Simone Kortekaas Simone Kortekaas Frank van Klaveren Simone Kortekaas Simone Kortekaas Simone Kortekaas 0.92 16042015 Laatste puntjes op de i Simone Kortekaas/Frank van Klaveren Page 3 of 17

Versie Datum Veranderingen (concept/definitief) 0.93 01062015 Verwerken opmerkingen vanuit bibliotheken (lokale projectleiders) 1.0 05062015 Verwerking opmerking UKB Stuurgroep Transitie Opdracht gever Auteur(s) Simone Kortekaas/Frank van Klaveren Simone Kortekaas Page 4 of 17

Referentie Documentation and Guidelines Decription Accessed WorldCat Knowledge Base Description of Knowledge Base 21-7-2014 Local usage Put the WorldCat knowledge base to work for your library 21-7-2014 Documentation WorldCat knowledge base documentation 21-7-2014 API WorldCat knowledge base API 21-7-2014 Study Marshall Breeding Powerpoint here 21-7-2014 Page 5 of 17

1 Introductie Dit document beschrijft hoe collection management het best kan gebeuren aan de hand van de WorldCat Knowledge Base. Met collection management bedoelen we hier: het beheer van de metadata van collecties, vooral collecties van e- journals en e- books, in het bezit van de UKB bibliotheken. Collection management wordt uitgevoerd met behulp van de Collection Manager van OCLC. Deze tool heeft nog een extra functie, namelijk het definiëren van collecties op basis van queries op WorldCat en het exporteren van deze collecties. Dit laatste aspect wordt verder niet in dit document behandeld. Dit document geeft aan wat best practices zijn bij het beheer van collecties en focust daarnaast op wat de UKB bibliotheken in gezamenlijkheid zouden kunnen doen om dit beheer efficiënt te laten verlopen. Dit application profile richt zich primair op collectiebeheer in de WorldCat Knowledge Base (WCKB). Het document is bedoeld voor inhoudelijk en functioneel beheerders van de elektronische collecties. De informatie in dit document is echter ook van belang voor lokale projectleiders en interessant voor andere bij het landelijk project betrokken partijen. Het application profile voor Collection Management: 1) beschrijft de standaard principes van collectiebeheer op het WorldShare Platform; 2) beschrijft de manier waarop samenwerking kan plaatsvinden; 3) geeft aan welke acties lokaal moeten worden ondernomen. In de tekst zijn de acties herkenbaar als: Libraries: u Should Dit document bevat geen: a. gedetailleerde beschrijving van het gebruik van Collection Manager. Voor het gebruik van de Collection Manager wordt een training gegeven door OCLC. Training topics in dit document zijn aangegeven op de volgende manier: & Include in Training Program:. b. aanbevelingen met betrekking tot het catalogiseren in WorldCat. Hiervoor verwijzen we naar Application Profile for Metadata Management in WorldCat. Page 6 of 17

2 Gezamenlijk UKB Collection Management : Aandachtspunten De volgende aandachtspunten gelden voor het in gezamenlijkheid beheren van elektronische collecties op het WorldShare Platform. 2.1 Ketenautomatisering De inhoud en kwaliteit van de Knowledge Base is sterk afhankelijk van de kwaliteit van werkzaamheden en data in de gehele keten. Alle betrokken partijen spelen daarin een rol: content leveranciers (uitgevers, verzamelsites) eventuele aggregators (Ebsco, Proquest, etc.) OCLC Knowledge Base beheerders Lokale Knowledge Base beheerders Het waarborgen van de kwaliteit moet worden gezien als een gedeelde verantwoordelijkheid van alle partijen. De bibliotheken kunnen er bij onderhandelingen over licenties met leveranciers en aggregators op aandringen dat kwalitatief hoogwaardige en tijdige informatie wordt aangeleverd, volgens standaard protocollen. Aan de UKB bibliotheken wordt aangeraden om: gemeenschappelijk beleid te ontwikkelen ten aanzien van kwaliteit, iig voor die collecties waarvoor enige vorm van gezamenlijk beheer gevoerd zou kunnen worden; het bewaken van de kwaliteit gaandeweg steeds meer te centraliseren; bij contacten met leveranciers aandacht te besteden aan het realiseren van de juiste kwaliteit bij levering van gegevens aan en via OCLC. 2.2 Collectie Een kernbegrip binnen WCKB is collectie. Dit is een verzameling van publicaties die in samenhang beheerd worden. Er bestaan een aantal typen collecties: Non- customizable Veelal samengesteld door leveranciers. Er kunnen door bibliotheken geen aanpassingen aan de samenstelling van de collectie worden aangebracht. Er kunnen wel wijzigingen via het coöperatief beheer worden aangebracht, maar deze worden niet lokaal opgeslagen en worden derhalve pas actief indien de wijziging goedgekeurd is door het coöperatief beheer. Customizable collecties De bibliotheek kan zelf wijzigingen doorvoeren. Titels kunnen aan/uitgezet worden. De wijzigingen worden bij een update van de collectie niet overschreven, de metadata van de collectie blijft wel centraal beheerd. Titels echt weghalen/verwijderen kan alleen via coöperatief beheer. Local collecties De bibliotheek stelt zelf een collectie samen en beheert deze verder ook zelf. Page 7 of 17

Gedeelde local collecties Een door een instelling gemaakte collectie die binnen het Platform wordt gedeeld met andere bibliotheken. Het beheer blijft bij de bibliotheek die de collectie deelt vanuit de local knowledge base. Collecties op maat Collecties voor de specifieke bibliotheek (DDA en holding feeds). Er wordt steeds meer gewerkt aan een manier van werken waarbij de content leverancier op maat collectie- informatie aanlevert aan OCLC voor een bepaalde bibliotheek. Deze informatie wordt dan tot een collectie gevormd. Meer informatie: http://www.oclc.org/support/services/collection- manager/documentation/service- specific- settings/ebookproviders.en.html SURFMarket collecties Specifiek voor UKB (zie paragraaf 3.2) Aanbevelingen voor Knowledge Base beheer: Bij voldoende vertrouwen in de betreffende leverancier: kies voor collecties op maat, die worden aangeleverd aan OCLC en door de leverancier worden onderhouden. Dit levert in potentie de beste kwaliteit en tijdigheid. Maak zoveel mogelijk gebruik van in de Knowledge Base aanwezige informatie, dus van bestaande collecties, non- customizable indien passend. Dit geeft in potentie het minste werk voor de eigen organisatie. In UKB verband zijn vooral de SURFMarket collecties relevant. Maak alleen gebruik van lokale collecties als het niet anders kan, dit levert veel beheer op. 2.3 Verbindingen tussen de bestanden De Knowledge Base is een aparte database die beperkte bibliografische gegevens bevat en daarnaast vooral informatie die voor link resolving van belang is. De connectie tussen de Knowledge Base en de WorldCat database wordt gelegd door een achtergrondproces dat een OCN in de Knowledge Base plaatst. Indien een OCN aanwezig is in de Knowledge Base is er dus ook een relatie met een uitgebreid bibliografische record in de WorldCat database. Zoals bekend kunnen er in WorldCat meerdere bibliografische records bestaan voor hetzelfde object. Het Knowledge Base record is dan aan een enkel bibliografisch record verbonden. Er wordt ook geclusterd met behulp van Grouped OCNs: deze OCNs worden gezocht op een FRBR- achtige manier en gelinkt aan een bepaalde titel in de Knowledge Base. Dit verhoogt de kans op treffers voor full- tekst links. Grouped OCNs worden echter niet gebruikt voor het zetten van holdings. Het activeren van een collectie of delen daarvan in Collection Manager triggert een achtergrondproces waarbij symbols worden gezet in de WorldCat database, op basis van het OCN. Dit proces duurt normaliter 24 uur, kan maximaal oplopen tot 48 uur. Het plaatsen van het symbol zorgt er ook voor dat het bezit zichtbaar wordt in WorldCat. org en de bibliotheekspecifieke OCLC discovery omgeving. Het speelt ook een rol bij de export van bibliografische records via Collection Manager, voor gebruik in andere systemen (ILS, discovery, etc.). Er zijn ook records in de Knowledge Base waarbij geen OCN beschikbaar is. Activering hiervan leidt dan ook niet tot plaatsing van een symbol, het bibliografisch record komt niet in de discovery of in de output. Page 8 of 17

OCNs kunnen worden toegevoegd via het Override OCN veld (ook als er géén OCN is). Deze kunnen vervolgens worden toegevoegd aan de Global Knowledge Base via coöperatief beheer. Page 9 of 17

3 Samenwerking UKB op het WorldShare Platform Een van de doelen van het UKB transitieproject is samenwerking op het gebied van collection management op het WorldShare Platform. Enkele bibliotheken maken hier een voorbehoud: zij blijven (voorlopig nog) werken met een andere Knowledge Base en Link Resolver. Hoofdstuk 3, 4 en 5 zijn geschreven voor bibliotheken die wel de WorldCat Knowledge base in gebruik nemen. In Hoofdstuk 6 besteden we aandacht aan de specifieke situatie van het gebruik van een andere Knowledge Base op het WorldShare Platform. Hieronder een schets van mogelijke vormen van samenwerking op het gebied van collection management. 3.1 Coöperatief Management OCLC biedt sinds kort coöperatief beheer aan als onderdeel van het Knowledge Base beheer. Bij wijzigingen aan collecties wordt aan de bibliotheken die de betreffende collectie in gebruik hebben gevraagd om in te stemmen met de betreffende wijzigingen. Afkeuren kan vanzelfsprekend ook. Aanbeveling is om gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit omdat we verwachten dat we hier op termijn gezamenlijk voordeel kunnen behalen. Via de knop Approve changes to global collections wordt een overzicht getoond van collecties met updates. Alleen updates voor actieve collecties in de local knowledge base worden getoond. Deze updates (collecties met new, updated, deleted titels) kunnen bekeken worden en vervolgens af- of goedgekeurd worden. Updates waar na vijf werkdagen niets mee is gedaan worden automatisch goedgekeurd. In bepaalde periodes zoals rond Kerst wordt het aantal dagen verlengd omdat er anders te weinig bekeken wordt binnen deze limiet. Het wordt bibliotheken aangeraden regelmatig te controleren of er updates ter goedkeuring aanwezig zijn. Voor de SURFmarket collecties zal er op andere wijze coöperatief beheer zijn (zie paragraaf 3.2). Het is via coöperatief beheer ook mogelijk zelf collecties toe te voegen aan de Global Knowledge Base. Mocht het relevant zijn dan kunnen op deze manier Nederlandse versies van collecties geüploade worden. Als er veel wijzigingen worden gemaakt in een collectie en/of als er veel ontbrekende titels worden toegevoegd dan wordt dit door OCLC terug gerapporteerd aan de supplier. OCLC werkt nog aan verbetering van deze procedure. Als een lokaal gecreëerde titel wordt toegevoegd aan de coöperatieve collectie, dan valt het beheer vervolgens onder het coöperatief beheer. Als het hierbij gaat om een collectie van een provider dan kan OCLC het proces starten om data van die provider te verkrijgen en toe te voegen aan de global collection en ook het beheer global te regelen. Zolang dit niet is geregeld blijft het coöperatief beheer in charge voor het toevoegen, updaten en verwijderen van titels in de collectie. Page 10 of 17

Voor het gelijk houden van de metadata in WorldCat en de bibliografische gegevens in de WorldCat Knowledge Base geldt: Je kunt handmatig correcties toepassen Aandringen op goed aanleveren van titelwijzigingen, voortgezet als, wijziging van ISSN bij de provider. Dit proces kan niet worden geautomatiseerd. Libraries: u Should in de Bibliotheek expliciet de taak meedoen aan coöperatief beheer beleggen. Dit betekent dat iemand (+ vervanger) regelmatig checkt of er notificaties zijn van uitgevers en/of wijzigingsvoorstellen van andere bibliotheken en hier dan ook daadwerkelijk op reageren. werkwijze bij een lokale/acute klacht moet zijn: direct voor de eigen situatie oplossen én melden/oplossen voor het collectief. Bij coöperatief knowledge base management gaat de samenwerking verder dan UKB, het betreft samenwerking op het niveau van alle WorldShare deelnemers: https://oclc.org/support/training/portfolios/cataloging- and- metadata/worldcat- knowledgebase/tutorials/what- is- coop- management- of- global- kb.en.html & Include in Training Program: hoe werkt het en de voordelen hiervan 3.2 Pilot SurfMarket Collecties In samenwerking met SURFMarket wordt een pilot project uitgevoerd dat ten doel heeft om te onderzoeken of SURFMarket een rol kan spelen in het beheer van de Knowledge Base. SURFmarket beschikt immers al over informatie over de door de UKB afgesloten bigdeals en speelt daarbij een rol in de dataleverantie. Onderzocht wordt of, en onder welke voorwaarden, SURFMarket de informatie vanuit de Big Deals kan aanleveren aan OCLC en andere aanbieders van Knowledge Bases ten dienste van gebruik door de UKB bibliotheken. Bij de OCLC pilot is besloten om SURFMarket toegang te geven tot een eigen instance van het WorldShare Platform, zodat daar collecties beheerd kunnen worden. Deze collecties worden vervolgens gedeeld met de UKB bibliotheken, terwijl de gegevens naar verwachting ook beschikbaar worden gesteld aan andere aanbieders van Knowledge Bases. Page 11 of 17

Vanuit het pilot project moeten een aantal beslissingen worden genomen, o.a. over de mate van gezamenlijk beheer en de wijze waarop dit georganiseerd wordt. Ook moet duidelijk worden wat er nodig is om tot een voldoende kwaliteitsniveau te komen. Er zijn momenteel twee werkwijzen voorzien: 1. Surf Market doet alles, dit zal extra capaciteit vragen bij SURFMarket. 2. SURF + enkele medewerkers van UKB bibliotheken beheren gezamenlijk de data in de SURFMarket instance en delen deze alleen in UKB. Dit vergt afstemming en coördinatie binnen de UKB over de inzet vanuit de bibliotheken. Er zal ook een loket functie voor registratie en afhandeling van klachten en wensen ingericht moeten worden. Zodra het pilot project is afgerond of tussenresultaten heeft bereikt zullen de hieruit voorkomende gevolgen verder in het Application Profile voor Collection Management worden opgenomen, met bijbehorende workflow. 3.3 Shared local collections Er is een mogelijk voor een bibliotheek om een collectie samen te stellen en te delen met andere bibliotheken. UKB- bibliotheken zouden dit onderling af kunnen spreken voor specifieke collecties. Het zou hierbij kunnen gaan om specifiek Nederlands gerichte (zelf samengesteld) collecties, of voor op de Nederlandse markt georiënteerde pakketten van specifieke uitgevers. Deze functionaliteit leent zich voor collecties die in het UKB- consortium gedeeld worden. Voor de pilot SurfMarket collecties is gebruik gemaakt van de functionaliteit van Shared Local Collections. Op termijn zouden andere collecties dan degene die nu meedoen in de SurfMarketpilot kunnen worden toegevoegd. Je zou ook kunnen denken aan specifieke collecties voor bijvoorbeeld 3TU. In de Sharing tab van een collectie kunnen bibliotheken worden gekozen waarmee een Local Collection kan worden gedeeld. Door de naam of het registry ID aan te geven van de bibliotheek wordt via de WorldCat registry automatisch de juiste bibliotheek gekozen. De bibliotheek waarmee gedeeld is kan deze collectie opzoeken door gebruik te maken van het filter Collections shared with me. Libraries: u Should De vraag die een bibliotheek zich steeds zou moeten stellen bij het maken van collecties: could it be Global, could it be SURF, should it really be local? Page 12 of 17

3.4 Usergroup en kennisuitwisseling Op dit moment bestaat alleen een user group voor WorldCat Local, binnenkort WorldCat Discovery, waaraan de UB s van Tilburg, KB, Groningen en Delft deelnemen, en ook de bibliotheken van de Theologische Universiteit Kampen en het Tresoar. De KB is de trekker van deze usergroup. Het UKB projectteam voor de Implementatie van het WorlkdShare Platform adviseert: rond de WorldCat Knowledge Base is samenwerking en kennisuitwisseling nodig. Libraries: u Should Gezamenlijk een UKB- subgroep maken voor WCKB. Mogelijk kan dit opgestart worden vanuit de pilot SurfMarket met als deelnemers: elke UKB- bibliotheek die start met WCKB, plus de Surfmederwerker (s). Deze groep is nodig omdat we samenwerking willen onderzoeken en van de grond krijgen. Elke bibliotheek die start met WCKB haakt aan bij de usergroup WCKB en vaardigt de hands- on- medewerkers af (functioneel en/of inhoudelijk beheerder). De verwachting is dat de rol van de inhoudelijk beheerder gaandeweg toe zal nemen ten opzicht van een afnemende rol van de functioneel beheerder. Vast onderwerp op de agenda van de user group WCKB moet zijn: de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en afspraken over KB- beheer in UKB- verband. Bij vernieuwen van licenties moeten licentiebeheerders de prestaties van uitgevers/content providers expliciet opnemen in onderhandeling. Dit is ook een rol voor UKB Werkgroep Licenties. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een prestatie- overzicht. Gebruik de link naar de algemene pagina over de Knowledge base: https://www.oclc.org/knowledge- base.en.html Onderaan de pagina staat Examine the collections in the Worldcat Knowledge Base en daar staat een link naar het overzicht: view a list of collections. Page 13 of 17

4 WorldCat Knowledge Base and Link Resolver configuration De configuratiemogelijkheden zullen in het implementatieproject per bibliotheek worden toegelicht en ingericht in samenspraak met OCLC. 4.1 Configuration Knowledge Base http://www.oclc.org/support/services/collection- manager.en.html & Include in Training Program 4.2 Configuration Link Resolver De configuratie van de link resolver is terug te vinden in de Service Configuration Guide, deze link wordt standaard getoond bij het inloggen op de Service Configuration (www.worldcat.org/config) http://www.oclc.org/content/dam/support/worldcat- local/documentation/serviceconfigurationguide.pdf Sectie Inbound Links and A- Z, pagina 31 en verder. Page 14 of 17

5 Migratie 5.1 Migratie en lokale implementatieprojecten De migratie wordt in de lokale projecten uitgevoerd in samenwerking tussen de bibliotheek en OCLC. Daarbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de gegevens in de huidige systemen. Libraries: u Should Zorg voor de start van de migratie voor een zo goed mogelijk uitgangssituatie in de huidige systemen. Het uitgangspunt bij de migratie van een huidige KB naar WCKB is dat al het elektronisch materiaal na de initiële migratie beheerd wordt via Collection manager in WCKB. Dit betekent dat na inrichting en ingebruikname van WCKB WorldCat leading wordt voor het up- to- date houden van GGC tbv IBL gedurende de transitieperiode. Updaten van E- materiaal vanuit het GGC naar WorldCat zal vanaf dat moment dus niet meer plaatsvinden. Best practice: alle titels die een URL hebben zet je ook in de KB mbv Collection Manager. Voorwaarde hierbij is dat de metadata wel al aanwezig zijn in WorldCat. Als dat niet het geval is moet je met behulp van Record manager eerst een titel aanmaken in WorldCat en daarna je E- holding aanmaken in collection manager. Bij de start zorgt OCLC voor migratie van collecties vanuit bestaande KB. Een dump wordt ingelezen en wat goed matched wordt automatisch geactiveerd. 5.2 Synchronisatie WorlCat à GGC na migratie en eventuele ontdubbeling In overleg met elke bibliotheek moet in het implementatieproject van WCKB afgesproken worden wat de uitgangssituatie is en of en hoe eventuele dubbele records in het GGC worden opgeruimd als onderdeel van het migratietraject. Volgorde van activiteiten is belangrijk. Meest voor de hand liggende volgorde is: 1. Maak WCKB in orde 2. Activeer bezit vanuit WCKB in WorldCat 3. Verwijder holdings in GGC (als dit noodzakelijk wordt geacht en voorzover gedekt door inhoud van WCKB). 4. Laat OCLC de job starten waarmee e- holdings vanuit WorldCat terug gaan naar GGC (tbv ILL). 5. Vanaf dat moment is WCKB leading voor E- holdings Page 15 of 17

Libraries: u Should In overleg met OCLC dit onderwerp expliciet agenderen als onderdeel van de lokale implementatie van de WorldCat Knowledge Base. In kaart brengen wat hun uitgangspositie is. Beslissen of en wanneer e- holdings uit GGC moeten worden verwijderd. Of dit noodzakelijk is hangt af van de catalogiseerpraktijk in GGC van de bibliotheek. Beslissen of de symbols uit Worldcat ook naar GGC gesynced moeten worden en op welk moment deze job kan starten. Er is een specifieke export job onder het library account in WorldCat voor output naar het GGC. Bibliotheek moet zelf aangeven of zij dit willen, OCLC activeert dit vervolgens. Zorg voor de start van de migratie voor een zo goed mogelijke uitgangssituatie in de huidige systemen. Page 16 of 17

6 Werken met een andere Knowledge Base en het WorldShare Platform Hoewel dit Application Profile primair gericht is op het gebruik van de WCKB wordt in deze paragraaf beschreven welke optie er is voor bibliotheken die ofwel volledig willen blijven werken met een andere KB ofwel die kiezen voor een hybride oplossing. Het verder uitwerken hiervan valt buiten de scope van het UKB project, maar binnen de scope van de lokale projecten bij bibliotheken die willen blijven werken met een non- OCLC KB. Doel is om een symbol te zetten voor jouw holdings in WorldCat. De officieel door OCLC ondersteunde route staat op de website van OCLC onder: https://www.oclc.org/support/services/collection- manager/documentation.en.html Bij sectie: Map a holdings file from SFX, EBSCO, or Serial Solutions to knowledge base collections Let op de tekst: You have the option to refresh your mapping as often as needed, however we recommend you allow two weeks from the time the file is submitted for processing and holdings to be maintained in WorldCat. Page 17 of 17