^ gemeente Roermond VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ROERMOND datum indiening: 8 april 2014 datum/agendapunt B&Wvergadering: 150414/303 Afdeling: Stedelijke Ontwikkeling Onderwerp: Digitalisenng terreinvergunningen (voormalig parkeerabonnementen) Voorstel: 1. Parkeervergunningen voor parkeerterreinen met ingang van 1 juli 2014 via internet digitaal uitgeven, met handhaving gebaseerd op het kenteken; 2. Begroting wijzigen conform de toelichting op de middelen. Behandeling in: raadscommissie: gemeenteraad van; ovedegorgaan: op: Beslissing B&W: 1. akkoord; 2. akkoord. Handtekening gemeentesecretans:
onderwerp: Digitalisering terrein vergunningen (voormalig parkeerabonnementen) pagina: 2 Bijlagen: 1. Samenvatting Als uitwerking van de "Parkeernota 2013-2020" die in april 2013 door de gemeenteraad is vastgesteld is inmiddels begonnen met het digitalisenng van parkeerproducten. De eerste stap is gezet met de introductie van Mobiel Parkeren per 1 januari 2014. Dit stelt parkeerders in staat het parkeertarief te betalen met de mobiele telefoon. Met het voorliggend voorstel wordt aan uw college voorgesteld om per 1 juli 2014 de parkeervergunningen voor parkeerterreinen (voormalig parkeerabonnementen) te digitaliseren. Naast een verbetering van de klantvriendelijkheid leidt dit tot een grotere efficiëntie. Aan uw college wordt voorgesteld om de kosten van de digitalisering te dekken uit de efficiëntlewinst. De resterende efficiëntiewinst kan een bijdrage leveren aan het behalen van de financiële taakstellingen. 2. Toelichting op het voorstel 2.1 Beleid Op 11 april 2013 heeft de gemeenteraad de "Parkeernota 2013-2020" vastgesteld. Een belangrijk onderdeel van deze nota is het digitaliseren van de werkzaamheden binnen de gemeentelijke parkeerketen. Met als doel het verbeteren van de dienstvedening voor verschillende parkerende doelgroepen en het efficiënter uitvoeren van de werkzaamheden voor parkeerbeheer -en exploitatie. Het uiteindelijke doel is om parkeerrechten op termijn voor een groot deel op kenteken uit te geven (en op die manier te handhaven). De eerste stap is inmiddels gezet door middel van invoering van Mobiel Parkeren (parkeergeld betalen met de mobiele telefoon). De volgende stap is het digitaal (op kenteken) uitgeven van de parkeervergunningen voor parkeerterreinen. Dit betekent dat de parkeervergunningen via een webportal aangeboden worden en vervolgens digitaal worden geactiveerd door de aanvrager/parkeerder. De handhaving vindt plaats door het scannen van de kentekens en vervolgens het opvragen van de mogelijke parkeerrechten in een parkeerrechtendatabase. Hienn zijn de parkeerrechten van de vergunninghouders vastgelegd. Op dit moment moeten parkeervergunningen voor terreinen afgehaald worden op het Stadskantoor. Veel mensen kiezen ervoor om 12 afzondedijke maandvergunningen perjaaraf te nemen. Hiervoor moet iedere maand aan het eind van de maand een afspraak gemaakt worden bij het KCC. Dit is niet klantvnendelijk en leidt bovendien tot grote drukte bij het KCC. Met de digitalisering zijn mensen in staat zelf via internet - ook buiten openingstijden van het Stadskantoor - een parkeerproduct aan te schaffen en persoonlijke gegevens te muteren. Doordat de handhaving gebeurt op basis van het kenteken zijn er voor de gemeente geen handelingen nodig voor de uitgifte van het product. 2.2 Organisatie Het digitaal uitgeven en beheren van parkeen/ergunningen is een vak apart. De gemeente heeft niet de kennis, kunde, tijd en middelen in huis om dit zelf in te richten, te implementeren en te beheren. Het Is daarom voor de hand liggend om deze activiteiten uit te besteden aan een markpartij die hier ervanng mee heeft en ook de noodzakelijke applicaties in huis heeft.
onderwerp: Digitalisering terrein vergunningen (voormalig parkeerabonnementen) pagina: 3 Bij uitbesteding moet aan de volgende randvoorwaarden worden voldaan: De contractduur geldt voor een penode van twee jaar In de tussenliggende periode gaat de gemeente aan de slag met tiet verder digitaliseren van de parkeerketen, waaronder het volledig digitaal uitgeven van (vrijwel) alle parkeervergunningen en het digitaal handhaven hiervan. De gemeente wil op dat moment deze diensten opnieuw in de markt gaan zetten of wellicht zelf ontwikkelen. Dit betekent dat ook de uitgifte van de digitale vergunningen voor parkeerterreinen hienn meegenomen zal worden. Het uitgeven van parkeervergunningen voor parkeerterreinen kan gezien worden als het kopen van parkeertijd voor een langere periode. Dit zonder de aanwezige ticketautomaten in werking te stellen. De doelgroep van de vergunning bestaat uit langparkeerders (waaronder werknemers van bedrijven en instellingen). Dit zijn vrijwel allemaal mensen van buiten Roermond. De uitgifte van de vergunning is niet gekoppeld aan de parkeerverordening of de uitgifteregels voor vergunningen. Er hoeft derhalve geen jundische toets plaats te vinden of koppeling worden gemaakt met GBA. De vergunning kan, na betaling, direct in gebruik genomen worden. Er is dus geen directe relatie met zaakgencht werken. Dit betekent dat er geen koppeling gemaakt hoeft te worden met het gemeentelijke zaaksysteem (D'lmpact). Om beveiligings- en continuïteitsredenen wordt ervoor gekozen om de applicatie voor het uitgeven van de vergunning buiten de systemen van de gemeente te draaien (externe website). Het klantcontactcentrum mag niet belast worden. Dne maanden na de introductie van digitale vergunningen zullen daarom geen papieren parkeervergunningen voorterreinen meer uitgegeven worden en er zullen geen transacties aan de balie meer plaatsvinden. Vanuit het oogpunt van klantvriendelijkheid moet het echter mogelijk blijven dat aanvragers (zonder internet) op een centrale terminal of computer bij KCC de vergunning kan aanvragen, mogelijk met ondersteuning van een medewerker van KCC. Dit alles moet als gevolg hebben dat het aantal in te zetten uren voor KCC en BOR sterk verminderd wordt. Wel moet rekening gehouden worden met uren voor ondersteuning bij KCC (dit zal echter na een gewenningsperiode minimaal zijn) en uren voor contractbeheer en financiële controle. Ook zal vanuit KCC duidelijk gecommuniceerd moeten worden over de nieuwe wijze van vergunningvedening (zie paragraaf communicatie) 2.4 Juridische aspecten Aan de uit te geven vergunningen zijn geen uitgifteregels gebonden, zoals deze voor de meeste vergunningen zijn vastgelegd in de gemeentelijke parkeerverordening en het uitvoeringsbesluit hiervan. De tarieven van deze vergunningen zijn vastgelegd in de verordening parkeerbelasting. Bij het aanpassen van deze verordening moeten de gevolgen doorvertaald worden in het systeem van de marktpartij. 2.5 Communicatie Bij een nieuwe manier van uitgeven van vergunningen hoort een communicatietraject. Deze communicatie-acties zijn nog niet verder uitgewerkt maar zullen bestaan uit de volgende onderdelen: Informatie op de website Flyers op de balie bij Publiekszaken (met instructie werking digitaal parkeren) Instructie aan medewerkers Publiekszaken Informatievoorziening bij maken afspraak KCC Brief aan bedrijven met veel terreinvergunningen
onderwerp: Digitalisering terrein vergunningen (voormalig parkeerabonnementen) pagina: 4 Van de huidige houders van een terreinvergunning zijn gaan naam- en adresgegevens bekend. Het is daarom ook niet mogelijk hen per brief te informeren over de nieuwe werkwijze. 3. Planning Gestreefd wordt om per 1 juli 2014 de vergunningen stapsgewijs digitaal uit te gaan geven. Met een geschatte doodooptijd van 8 weken moet de dienstvedener in week 19 opdracht vedeend worden. 4. Toelichting op de middelen: Op basis van de gehouden marktconsulatie worden de kosten voor het invoeren van digitale terreinvergunningen als volgt geraamd Implementatiekosten (eenmalig): 7.000,- Kosten koppeling handhavingsapparatuur (eenmalig): 1.500,- Exploitatiekosten (jaadijks): 7.800,- Deze kosten worden gedekt uit de te behalen besparingen. 4.1 Tijdsbesparing Pubiiel<szal<en Bij het KCC worden jaadijks 2.500 parkeervergunningen voor terreinen uitgegeven. Wanneer deze digitaal uitgegeven worden betekent dit jaarlijks een bespanng. Per uitgegeven vergunning wordt 10 minuten besteed aan de balie. Dit komt op jaarbasis overeen met 415 werkuren. De loonsomkosten op jaarbasis van een baliemedewerker bedragen 48.500. De besparing die bewerkstelligd wordt door deze taak te digitaliseren bedraagt 14.500,- per jaar. Momenteel heeft de afdeling Publiekszaken een aantal vacatures. Door deze vacatures maar ten dele in te vullen worden loonsomkosten vrij gespeeld die kunnen worden ingezet voor de kostendekking van het digitaliseren van de parkeervergunningen voorterreinen. 4.2 Tijdsbesparing Belieer Openbare Ruimte Bij BOR worden diverse vergunningen voor bedrijven (200 stuks op jaarbasis) uitgegeven. Daarnaast worden hier de backoffice kosten gemaakt, zoals inkoop, bestellingen, informatieverstrekking, instructies, controles, betalingen en boekingen. Omdat deze tijd niet op het product parkeervergunningen geschreven wordt, is vanuit de afdeling een inschatting gemaakt van een inzet van 140 uur per jaar De werkdruk bij het cluster verkeer van de afdeling Beheer Openbare Ruimte is erg hoog. Voorgesteld wordt om het efficiëntie-voordeel van 0,1 fte daarom vooralsnog niet in te zetten als kostendekking, maar te gebruiken om de werkdruk te vedichten. Op termijn kan dit wel worden ingezet om de financiële taakstelling te realiseren. 4.3 Besparing vergunning-kaarten De productie van vergunning-kaarten kost 0,70 per stuk (drukkosten + plastic hoesje). Jaarlijks worden bij PuZa en BOR tezamen 2.700 vergunningen afgegeven. De totale kosten hiervan bedragen 1.890,- per jaar. Dit bedrag kan gebruikt worden als kostendekking voor het digitaal parkeersysteem.
onderwerp: Digitalisering terrein vergunningen (voormalig parkeerabonnementen) pagina: 5 4.4 Begrotingswijziging De kosten van tiet digitaal verstrekken van parkeervergunningen voor terreinen worden geraamd op 7.800,- per jaar. Hier staat een besparing op personeels- en liandlingskosten tegenover van 16.390,- Per saldo levert tiet op deze wijze uitvoeren van de vergunningafgifte een bespanng op van 8.590,- per jaar. Voorgesteld wordt dit voordeel in te zetten om een deel van de taakstelling efficiencywinst anders organiseren van tal<en in te vullen. Bij de berekening van de in 2014 te realiseren besparingen is ervan uitgegaan dat de parkeen/ergunningen per 1 juli 2014 digitaal verstrekt kunnen worden. Hiermee wordt in 2014 circa 50% van de jaariijkse kosten bespaard. Begrotingswijziging Toeliciiting op financiële paragraaf Mutaties in de exploitatie Omschrijving 2014 2015 2016 2017 2018 60864 (kosten digitaal uitgeven 8.500,- 7.800,- 7.800,- 7.800,- 7.800,- parkeervergunningen) 60872 (besparing kosten vergunningenbeheer) - 945,- - 1.890,- - 1.890,- - 1.890,- -1.890,- 50019 (besparing personeelskosten PuZa) - 7.250,- -14.500,- -14.500,- - 14.500,- -14.500,- Efficiencywinst anders organiseren van taken 8.590,- 8.590,- 8.590,- 8.590,- Na afloop van het 2-jarig contract zullen de middelen gebruikt worden als kostendekking voor de lange termijn digitalisering wat vanaf dat moment operationeel wordt. 5. Kerntakendiscussie: Met het digitaliseren van de parkeervergunningen kunnen parkeerders zelf via internet parkeerproducten aanschaffen en hun gegevens muteren. Doordat de handhaving gebeurt op basis van het kenteken zijn er voor de gemeente minder handelingen nodig. Dit leidt enerzijds tot een kostenbesparing en anderzijds tot een verbetering van de klantvriendelijkheid. Dit past goed binnen het concept van de regisserende gemeente. Ook het uitsteden van deze dienstverlening aan een marktpartij past binnen dit concept. Met het digitaliseren van vergunningen voor parkeerterreinen wordt met ingang van 2015 8.590,- per jaar bespaard - na aftrek van de kosten - bij de afdelingen Publiekszaken en Beheer Openbare Ruimte. Met dit bedrag wordt kan een deel van de taakstelling van 'het anders organiseren van tal<en' worden ingevuld.