5 tips voor productievere medewerkers

5 tips voor productievere medewerkers

5 tips voor productievere medewerkers In contact blijven is cruciaal om niets te missen, waar uw medewerkers ook zijn. Wanneer waren voor het laatst al uw medewerkers tegelijk op kantoor en zat iedereen op zijn werkplek? Dat kunt u zich niet meer herinneren? Niet zo vreemd. Met alle reisschema s, vergaderingen buiten de deur, werknemers op afstand en thuiswerkers, flexibele werktijden en ziektedagen komt het nog maar zelden voor dat iedereen op kantoor aanwezig is. En dat terwijl in het huidige competitieve klimaat organisaties worden gedreven door resultaten en medewerkers beoordeeld op het behalen daarvan. Duidelijk is dan ook hoe belangrijk het is om productief te blijven - overal en altijd. Wij hebben voor u 5 tips op een rij gezet om de productiviteit van uw medewerkers te verbeteren. Mobiel werken 5 tips voor productievere medewerkers

1 Geef uw medewerkers de mogelijkheid overal te werken. Bureau Gebouw Mobiliteit Kantoor Werk wordt steeds meer gedefinieerd als iets wat je doet, niet als een plek waar je heen gaat. Sterker nog, volgens gegevens van Forresters Forrsights werkt 54 procent van de medewerkers minimaal één dag in de week i op een andere locatie dan de bedrijfslocatie. De traditionele kantoorruimte verandert in rap tempo in een plaats waar collega s elkaar ontmoeten voor een fysieke bijeenkomst. Maar als medewerkers niet op kantoor werken, waar doen ze dat tegenwoordig dan wel? Met antwoorden zoals thuis, locaties op afstand, kantoren van klanten, luchthavens, hotels en zelfs de auto, zou de vraag eerder moeten luiden: waar werken ze niet? Stad Planeet Land Uw werknemers overal productief? Dan is het belangrijk dat ze beschikken over dezelfde tools als op kantoor. Medewerkers op afstand en telewerkers moeten dus telefoons hebben met functies zoals doorkiesnummers bellen, gesprekken doorsturen, voicemail beluisteren etc. Mobiele medewerkers moeten hun mobiele telefoons net zo naadloos met de rest van de communicatie-infrastructuur van het bedrijf kunnen gebruiken als hun deskphone. Met Hot Desking kunnen ze, wanneer ze wel op kantoor zijn, inloggen op een deskphone, bellen en gebeld worden, berichten beluisteren, en voorkeuren en sneltoetsen instellen. En voor medewerkers in zeer mobiele bedrijfstakken zoals de retail, zijn er draadloze handsets en headsets verkrijgbaar. 5 tips voor productievere medewerkers 3

2 Laat de medewerker zelf apparatuur kiezen. 60% kiest het liefst zelf zijn smartphone of tablet voor zakelijk gebruik 47% gebruikt liever één smartphone voor werk en privé In het ideale geval hebben medewerkers met elk apparaat dezelfde communicatiebeleving, of ze nu een bureautoestel, mobiele telefoon voor zakelijk gebruik, hun eigen mobiele telefoon of een tablet gebruiken. Cruciaal is dat het gebruikte communicatiesysteem met elk apparaat kan worden geïntegreerd, vooral omdat steeds meer organisaties gebruikers zelf hun mobiele apparaat laten kiezen of zelfs de mogelijkheid geven hun eigen mobiele apparatuur ook voor werk te gebruiken. Uit gegevens van Forresters Forrsights blijkt dat meer dan 60 procent van de medewerkers liever zelf kiest welke smartphone of tablet ze zakelijk gebruiken, terwijl 47 procent bij voorkeur één smartphone gebruikt voor zowel werk als privé ii. Maar wat het beleid van uw organisatie met betrekking tot apparaten ook is, voor medewerkers is het belangrijk dat ze vanaf elke locatie en met elk apparaat steeds dezelfde functionaliteiten tot hun beschikking hebben. Eén bedrijfsidentiteit is het belangrijkste voordeel van een communicatiesysteem. Gebruikers hebben één directory entry (doorkiesnummer) en één voicemailbox, die via verschillende apparaten te gebruiken zijn. Medewerkers hoeven anderen slechts één telefoonnummer door te geven. De gebruiker kiest zo zelf voor het mobiele apparaat dat, of de tablet die, het beste aansluit op zijn of haar behoeften en persoonlijke voorkeur. 5 tips voor productievere medewerkers 4

3 Zorg voor snelle en efficiente communicatie tussen medewerkers op verschillende locaties. Als organisaties meerdere locaties hebben en medewerkers verspreid werken, is het moeilijk te zien of een specifieke collega beschikbaar is. Je kunt tenslotte niet even op zijn werkplek kijken. En het is zonde om tijd te verspillen aan eindeloos zoeken naar collega s, vooral in deze tijd waarin beslissingen soms à la minute genomen moeten worden. Aanwezigheidsinformatie is hier de sleutel! In één oogopslag is duidelijk of iemand beschikbaar is en hoe zij het beste bereikbaar zijn. Aanwezigheidsinformatie is beschikbaar via het bedrijfsnetwerk, waardoor medewerkers elkaar eenvoudig kunnen bereiken en weten wie beschikbaar is en wie niet. In plaats van eindeloos voicemailberichten inspreken of wachten op een antwoord op hun e-mail, kunnen medewerkers contact met elkaar opnemen op het moment dat ze beschikbaar zijn, een chatberichtje sturen als collega s telefonisch in gesprek zijn, of een andere collega benaderen als hun eerste keuze bezet of niet aanwezig is. Via aanwezigheidsinformatie is direct zichtbaar of iemand bijvoorbeeld beschikbaar is voor instant messaging, telefoontjes en videovergaderen, zodat iedereen de beste samenwerkingsvorm kan kiezen. Uiteraard is aanwezigheidsinformatie alleen zinvol als mensen er daadwerkelijk gebruik van maken. Maar hoe vaak lopen medewerkers niet weg van hun pc zonder dat ze hun aanwezigheidsstatus aanpassen? Geavanceerde aanwezigheidssoftware houdt ieders status automatisch up-to-date. Bijvoorbeeld: Het is mogelijk agendagegevens te gebruiken en de status van de betreffende persoon tijdens de vergadering of afspraak automatisch als bezet weer te geven. En oproepen, indien gewenst, door te schakelen naar de voicemail. Als een medewerker in de auto zit, kan een Bluetoothverbinding de status mobiel activeren en oproepen doorschakelen naar dat mobiele apparaat. Op basis van GPS-instellingen van smartphones en tablets kunnen locaties van vaak bezochte plekken worden herkend, zoals kantoor of thuis, zodat oproepen automatisch kunnen worden doorgeschakeld naar een bureautoestel of thuiswerktelefoon. 5 tips voor productievere medewerkers 5

4 Maak van uw contact center een gespreid center voor optimale klantenservice. 82% Klantenservice, technische ondersteuning, facturering, sales: uw contact center is ongetwijfeld een uiterst resultaatgericht onderdeel van uw organisatie. Uw klanten moeten altijd bij de juiste persoon terechtkomen, ongeacht of ze contact opnemen via telefoon, instant message, sociale media, e-mail of een ander medium. Net als de rest van uw organisatie is het contact center niet meer een fysieke plek waar medewerkers bijeenkomen om hun werk te doen. Ook de medewerkers van het contact center kunnen hun taken uitvoeren vanaf locaties op afstand, thuis of zelfs een mobiel apparaat. Uit gegevens van Forresters Forrsights blijkt dat 82 procent van de bedrijven in Europa en Noord-Amerika van plan is ondersteuning te implementeren voor thuiswerkers in hun contact centers, of dit al heeft gedaan iii. Als u medewerkers van uw contact center in staat stelt vanaf elke plek te werken, heeft dit een aantal belangrijke voordelen. Eén daarvan is dat uw wervingspool exponentieel groeit. U kunt ver buiten uw regio zoeken naar getalenteerde werknemers zonder dat het relevant is of zij willen verhuizen. Bovendien kunt u toptalent aantrekken, omdat thuiswerken voor velen enorm aantrekkelijk is. Bezetting is een ander belangrijk voordeel van het thuis laten werken van contact center-medewerkers. Zo wordt het namelijk eenvoudiger om in drukkere periodes extra medewerkers in te zetten, zoals november en december in de retailbranche of in de aanloop naar een nieuw academisch jaar voor hogescholen en universiteiten. Het is zelfs mogelijk voor de piekuren op een werkdag meer mensen in te zetten, omdat thuiswerkers veel eerder bereid zijn hun werkuren te spreiden dan werknemers op kantoor. In een economie waarin steeds meer mensen op zoek zijn naar een flexibele baan, is de mogelijkheid om vanuit huis te werken een pluspunt voor zowel de werkgever als de werknemer, die profiteert van flexibele arbeidstijden en het dagelijkse woon-werkverkeer vermijdt. 5 tips voor productievere medewerkers 6

5 Stel medewerkers in staat sneller beslissingen te nemen. Voor mobiele werknemers geldt net als voor al hun collega s dat beschikbaarheid van informatie een cruciale rol speelt voor hun productiviteit en effectiviteit. Belangrijk is daarbij dat medewerkers op één telefoonnummer bereikbaar zijn, dat aanwezigheidsinformatie hun beschikbaarheid aangeeft en dat instant message (IM) functies zijn geïntegreerd. Maar wat nu als bellen of IM niet voldoende is? Hoe vaak is het niet gebeurd dat u documenten eenvoudig en snel wilde delen of even snel een videogesprek wilde voeren met een collega om iets uit te werken? Helaas was het tot nu toe niet altijd even eenvoudig om documenten te delen of deel te nemen aan conferentie- of videogesprekken. Vrijwel altijd vereiste dit nog een aparte sessie. Bovendien was vaak maar moeilijk te achterhalen wanneer de deskundige die u nodig heeft om mee samen te werken beschikbaar is. Geavanceerde communicatiesystemen maken audio- en videoconferencing, desktop- en applicatie-uitwisseling tot een natuurlijke werkvorm, zodat gespreide teams effectiever kunnen samenwerken. In de toekomst zullen organisaties en medewerkers steeds meer gespreid gaan werken. Met de juiste tools op de juiste plek kunnen communicatie en samenwerking tussen collega s productiever en efficiënter verlopen dan ooit. 5 tips voor productievere medewerkers 7

Wilt u meer weten over hoe uw organisatie productiever kan zijn met Mitel Mobility? Klik dan hier. www.mitel.nl i ii iii Forrester Research, Inc., Forrsights Devices and Security Workforce Survey, Q2 2013 Forrester Research, Inc., Forrsights Telecommunications and Mobility Workforce Survey, Q2 2013 Forrester Research, Inc., Forrsights Networks and Telecommunications Survey, Q1 2013 mitel.nl ALGEMEEN HOOFDKANTOOR Tel: +1(613) 592-2122 Fax: +1(613) 592-4784 EUROPA, MIDDEN-OOSTEN EN AFRIKA Tel: +44(0)1291-430000 Fax: +44(0)1291-430400 mitelmarcom@mitel.com Nederland België Tel: +31 (0)30 85 00 030 Fax: +31 (0)30 85 00 031 marketing_benelux@mitel.com BEZOEK ONZE WEBSITE MITEL.COM/OFFICES VOOR MEER INFORMATIE OVER ONZE INTERNATIONALE VESTIGINGEN Tel: +32 (0)15 28 48 70 Fax: +32 (0)15 28 48 79 marketing_benelux@mitel.com DIT DOCUMENT IS ALLEEN BEDOELD TER INFORMATIE. De informatie in dit document is volgens Mitel actueel vanaf de datum van publicatie en kan zonder waarschuwing vooraf worden gewijzigd. Mitel is niet verantwoordelijk voor eventuele fouten of weglatingen in dit document en heeft geen verplichtingen aan u met betrekking tot de informatie in dit document. M MITEL (design) is een gedeponeerd handelsmerk van Mitel Networks Corporation. Alle andere namen van producten en diensten hierin zijn gedeponeerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren. Copyright 2014, Mitel Networks Corporation. Alle rechten voorbehouden. ATI 8000.9702.NL