2 Loonheffingen 2.1 Algemeen Het begrip loonheffingen is in 2006 ontstaan, toen de Belastingdienst de heffing van de premies werknemersverzekeringen overnam van het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV). In het begrip loonheffingen zijn de volgende heffingen begrepen: de loonbelasting; de premies volksverzekeringen; de premies werknemersverzekeringen; de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Voor de loonheffingen geldt als hoofdregel dat al hetgeen u aan uw werknemers uitbetaalt, wordt gezien als loon. Loon waarover u loonheffingen moet inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. Op deze hoofdregel zijn enkele uitzonderingen, waar we in de volgende paragrafen op zullen ingaan. 2.2 Verschillen tussen fiscaal loon en premieloon Met de invoering van de Wet Walvis is geprobeerd om op 1 januari 2006 te komen tot een uniform begrip voor de loonen premieheffing en voor de sociale verzekeringsuitkeringen. Uitgangspunt is dat het fiscaal loon, het premieloon en 13
beloon uw personeel fiscaal vriendelijk! het uitkeringsloon gelijk zijn. Een eenduidig loonbegrip dus. Helaas is deze gelijkschakeling toch niet helemaal uniform geworden. We worden namelijk geconfronteerd met een aantal uitzonderingen, waardoor het fiscale loon afwijkt van het premie- en uitkeringsloon. De uitzonderingen zijn: het werknemersdeel WW-premie is aftrekbaar van het fiscale loon, maar niet van het premieloon; de inkomensafhankelijke werkgeversbijdrage voor de zorgverzekering is belast voor het fiscale loon, maar niet voor het premieloon; loon uit vroegere dienstbetrekkingen (met uitzondering van de uitkeringen WW, ZW en WAO) is wel fiscaal loon, maar geen SV-loon; het loon dat gespaard wordt op grond van de levensloopregeling is aftrekbaar van het fiscale loon, maar niet van het premieloon; de uitkeringen op grond van de levensloopregeling zijn wel fiscaal loon, maar geen premieloon; de bijtelling voor de auto van de zaak is wel fiscaal loon, maar geen premieloon. Uit dit lijstje kunnen we opmaken dat de beoogde aansluiting tussen het fiscale loon en het premieloon niet helemaal is gerealiseerd. Eind 2009 is het wetsvoorstel Uniformering loonbegrip gepubliceerd. Het wetsvoorstel voorziet in een verdere uniformering van het loonbegrip per (op zijn vroegst) 1 januari 2011. Door de val van het kabinet begin 2010 is dit wetsvoorstel controversieel verklaard. Voorwaarde voor invoering in 2011 was dat er in juni 2010 volledige duidelijkheid zou zijn voor werkgevers en softwareleveranciers. Door de val van het kabinet lukt dat dus niet meer. 14
loonheffingen 2.3 Eindheffing De tweede uitzondering op de hoofdregel is het loon waarop u de systematiek van eindheffing mag of moet toepassen. Kenmerkend voor de eindheffing is dat u deze niet inhoudt op het loon van uw werknemers, maar zelf betaalt. Het loon waarop u eindheffing toepast komt niet op de loonstrook van uw werknemer te staan. Een tweede kenmerk van het systeem van eindheffing is dat u over het loon dat u onder de eindheffing brengt geen premies werknemersverzekeringen en geen inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet hoeft in te houden en af te dragen. U hoeft daar alleen loonbelasting en premies volksverzekeringen over af te dragen. Hierop geldt één uitzondering, namelijk loon dat door het opleggen van een naheffingsaanslag in de eindheffing wordt betrokken. Daarvoor moet u wel premieheffing en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet afdragen. Tip Doordat u geen premies werknemersverzekeringen en geen inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet hoeft te betalen over het eindheffingsloon, kunt u daarmee samen met uw werknemers uw financieel voordeel doen. Hoe? Dat leest u in hoofdstuk 4. Een voorbeeld van loon dat u onder de eindheffing kunt brengen is het geschenk dat u een werknemer ter gelegenheid van zijn huwelijk geeft. Op basis van de hoofdregel vormt dit geschenk loon, met als gevolg dat u de waarde van het geschenk op de loonstrook zou moeten zetten, om daar vervolgens loonheffingen op in te houden. Het is uiteraard niet uw bedoeling dat uw werknemer belasting moet 15
beloon uw personeel fiscaal vriendelijk! betalen over zijn huwelijksgeschenk, vandaar dat u het geschenk onder de eindheffing kunt brengen. U neemt dan als werkgever de belastingheffing voor uw rekening. Premies werknemersverzekeringen hoeft u dan niet te betalen. Let op Eindheffing heeft over het algemeen voor u een kostenverhogend effect tot gevolg: het geschenk wordt duurder omdat u daarover ook nog eens belasting moet betalen. Voor de berekening van de hoogte van de af te dragen eindheffing gelden bepaalde regels. Afhankelijk van de beloning moet u het gebruteerde tabeltarief, het enkelvoudige tarief, een vast tarief of een vast bedrag toepassen. In hoofdstuk 4 gaan we verder in op de eindheffingen. We zullen aangeven welke beloningsbestanddelen onder de eindheffing vallen en welk tarief u daarop moet toepassen. 2.4 Geen loonheffingen: vrijgesteld loon Bepaalde beloningen kunt u zonder inhouding van loonheffingen uitbetalen. Hierbij kunt u denken aan (reis) kostenvergoeding, vergoedingen voor kinderopvang en de fiets van de zaak. Voor u als ondernemer maar ook voor uw werknemers is het aantrekkelijk om beloningen zoveel mogelijk onbelast te kunnen uitkeren. Voor u omdat u daarmee werkgeverslasten zoals premieheffing en de vergoeding van de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet kunt besparen. Voor uw werknemers is het interessant omdat zij netto meer in handen krijgen. 16
loonheffingen In hoofdstuk 3 gaan we nader in op een aantal mogelijkheden waarop u uw werknemers onbelast kunt belonen. 2.5 De werkkostenregeling Vanaf 2011 krijgen we te maken met de nieuwe werkkostenregeling. In de jaren 2011, 2012 en 2013 is er een overgangsperiode, waarin u de keuze heeft tussen het huidige regime en de nieuwe werkkostenregeling. Om de keuze voor 2011 te maken, moet u zich de komende tijd verdiepen in de nieuwe regeling. Overigens mag u voor ieder van de drie jaren anders kiezen, mits dat maar bij aanvang van het jaar wordt gedaan. U kunt dus niet in de loop van het jaar een keuze maken. Per 1 januari 2014 vervalt de keuzemogelijkheid en moet u de nieuwe regels verplicht toepassen. In hoofdstuk 5 gaan we nader in op de nieuwe werkkostenregeling. 17
3 Vrijgestelde beloningen 3.1 Kostenvergoedingen Voor de loonheffingen worden kostenvergoedingen vrije vergoedingen en vrije verstrekkingen genoemd. Bij een vergoeding gaat het om een betaling in geld aan uw werknemer. De werknemer die een boek in de winkel koopt en deze bij u declareert krijgt een vergoeding. Bij een verstrekking krijgt uw werknemer het boek zelf, zodat hij deze zelf niet hoeft te kopen of te betalen. Dit is ook het geval wanneer dezelfde werknemer in uw opdracht een boek koopt en de prijs even voorschiet. U moet dan wel zorgen dat de factuur op uw naam staat. Tip Voordeel van een verstrekking is dat u de btw die daarop drukt kunt terugvragen. Verstrek dus zoveel mogelijk aan uw werknemers en zorg voor een factuur die op uw naam staat. Vergoedingen en verstrekkingen worden onder de huidige wetgeving op dezelfde wijze behandeld, tenzij in de wet expliciet anders is aangegeven. In deze uitgave zullen we steeds vergoedingen of vergoeden noemen, we bedoelen daarmee ook de verstrekkingen of verstrekken. Daar waar een verstrekking anders wordt behandeld, zullen we dat aangeven. 19
beloon uw personeel fiscaal vriendelijk! In de wet is voor bepaalde soorten kosten expliciet aangegeven of deze wel of niet, of tot welk bedrag deze tot een vrije vergoeding of verstrekking leiden als ze in redelijkheid zijn gegeven. Vergoedingen van kosten die niet in die categorieën vallen, worden, om na te gaan of ze onbelast vergoed kunnen worden, beoordeeld op de hiervoor genoemde criteria. 3.1.1 vaste kostenvergoedingen Het is niet noodzakelijk dat u voor alle kosten een afzonderlijke vergoeding geeft. Regelmatig terugkerende kosten kunt u ook in een vaste kostenvergoeding opnemen. Hiermee kunt u zich aanzienlijke administratieve lasten besparen, omdat u niet langer declaraties hoeft te verwerken en bewaren. Daarnaast is het zo dat werknemers een vaste kostenvergoeding vaak ervaren als een extra netto beloningsvoordeel. Let op Een kostenvergoeding kunt u alleen maar uitbetalen als daar ook daadwerkelijk kosten tegenover staan. De Belastingdienst kan u vragen om de kostenvergoedingen met een steekproef te onderbouwen. Gedurende twee of drie maanden moeten een of meer werknemers hun kosten dan bijhouden en de bonnetjes en facturen bewaren. Een belangrijke voorwaarde om een vaste kostenvergoeding te kunnen uitbetalen, is dat deze naar aard en omvang van de kosten moet zijn gespecificeerd. Dit betekent dat u een specificatie van de kostenvergoeding in uw administratie moet opnemen, waarin u moet aangeven welke kosten tot welk bedrag door de vaste vergoeding worden gedekt. Een voorbeeld van zo n specificatie kan de volgende zijn: 20
vrijgestelde beloningen Representatie 15 Kleine consumpties onderweg 25 Telefoon 10 Totaal per maand 50 3.1.2 representatiekosten Werknemers die een naar buiten toe gerichte functie hebben, bijvoorbeeld doordat zij ambulant zijn of recepties en andere bijeenkomsten van zakelijke relaties bezoeken, kunt u een onbelaste representatievergoeding geven. De representatievergoeding is een vergoeding voor bijvoorbeeld eten en drinken en de kleine geschenken die de werknemer geeft aan zakelijke relaties. Tip Leidinggevende werknemers kunnen ook een vergoeding krijgen voor zogenaamde interne representatie, dat wil zeggen representatie binnen het eigen bedrijf. Het bloemetje, gebak of cadeau bij een verjaardag, feest of ziekte dat een leidinggevende geeft aan een medewerker kan onbelast worden vergoed. Let op Representatiekosten en vergoedingen voor representatiekosten kunnen niet volledig op de winst in aftrek worden gebracht. 3.1.3 werkkleding De regelgeving voor werkkleding is zeer uitgebreid. Vaak denkt men dat de kleding moet zijn voorzien van een logo om deze onbelast te kunnen vergoeden. Er zijn echter meer mogelijkheden, waarbij we kleding onderscheiden in: 21
beloon uw personeel fiscaal vriendelijk! 1. kleding die alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen; 2. kleding die in het kader van de Arbo-wet wordt gedragen; 3. kleding die voorzien is van een logo; 4. kleding die op de werkplek achterblijft. 1. Kleding die alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen De eerste soort werkkleding is de kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen. Bij dergelijke kleding komt het bijna niet voor dat een werknemer deze kleding buiten werksituaties draagt. Zoals de kleding van een stewardess of de overall van een monteur die in een garagebedrijf werkt. Hetzelfde geldt voor het (jas)schort dat wordt gedragen door bijvoorbeeld een laboratoriummedewerker of het personeel in een bakkerswinkel. Kleding die ook anderen gebruiken in het dagelijkse leven (bijvoorbeeld het trainingspak of de sportschoenen van de gymnastiekleraar en het zwarte pak van de dominee) is geen werkkleding. Ook uniforme kleding kan als werkkleding worden aangemerkt. Er is sprake van een uniform als (een bepaalde categorie) werknemers gelijke kleding dragen die ook buiten de werkomgeving door anderen wordt geassocieerd met het bedrijf of de instelling waar zij werken of met het beroep dat zij uitoefenen. De kleding van bijvoorbeeld postbodes en conducteurs wordt aangemerkt als een uniform, maar dat geldt niet voor bijvoorbeeld de zwarte broek met blauwe blazer van chauffeurs. Schoenen en andere accessoires die alleen geschikt zijn om tijdens het werk te dragen, vallen ook onder het begrip werkkleding. Denk hierbij aan veiligheidsschoenen en valhelmen. 22