VRIJWILLIGERSBELEID SPMD Uitgave 15-10-2013 1. Inleiding Definitie van een vrijwilliger "...Een vrijwilliger is iemand die regelmatig voor een instelling werkzaam is en niet voorkomt in de loon- en salarisadministratie, hoewel er van een (geringe) onkostenvergoeding sprake kan zijn..." Er is echter nog een aantal voorwaarden waaraan de werkzaamheden moeten voldoen, voordat het vrijwilligerswerk mag heten. Vrijwilligerswerk is: - Werk waarvoor niet wordt betaald; - Werk dat niet beroepshalve wordt verricht; - Werk dat geen vaste arbeidsplaats inneemt; - Werk dat niet concurrerend is met betaald werk; - Werk dat niet meer dan 20 uur per week beslaat; - Vrijwilligerswerk is wel vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Waarmee moet rekening worden gehouden bij het opstellen van een vrijwilligersovereenkomst? Het is mogelijk dat een organisatie gebruik maakt van een vrijwilligersovereenkomst. Hierin wordt onder andere het volgende geregeld: 1. Ingang van de overeenkomst; 2. Proeftijd. Een proeftijd duurt meestal twee maanden. Zowel voor de kandidaat-vrijwilliger als voor de vrijwilligersorganisatie; 3. Doelstellingen van de instelling; 4. Geen geldelijke beloning; 5. Onkosten- en reiskostenvergoeding; 6. Verzekeringen; 7. Taken, verantwoordelijkheden en werkzaamheden; 8. Afspraken over tijd/aanwezigheid; 9. Begeleidingsafspraken. Welke richtlijnen gelden in geval van een onkostenvergoeding? Organisaties die met vrijwilligers werken, kunnen een vergoeding geven voor de kosten die te maken hebben met het vrijwilligerswerk. Zij mogen zelf beslissen hoe hoog deze vergoeding is. Dit kan een vast bedrag zijn, een vergoeding zijn voor de werkelijk gemaakte kosten of beide. Een vaste vergoeding, ontvangen voor vrijwilligerswerk, is onbelast als is voldaan aan de volgende twee voorwaarden: 1. De vergoeding is betaald door één niet-commerciële instelling, of een publiekrechtelijk lichaam (overheidsorgaan), dat niet onderworpen is aan de vennootschapsbelasting (uitzondering: vennootschapsbelastingplichtige sportvereniging of -stichting). 2. De vergoeding is niet hoger dan het door de belastingsdienst vastgestelde bedrag per jaar of per week gedurende maximaal 35 weken. Dit noemt men de forfaitaire vergoeding. www.spmd.nl 0593 565393 directie@spmd.nl banknr 3694.60.979 KvK 01133136 Pagina 1 van 6
Over een vergoeding die is verkregen op basis van werkelijk gemaakte en aantoonbare kosten, hoeven geen premies en belastingen te worden betaald. Wanneer een vrijwilliger de maximale vaste vergoeding én daarboven op een vergoeding van werkelijk gemaakte en aantoonbare kosten heeft ontvangen, komt hij/zij niet meer in aanmerking voor vrijstelling van belasting- en premieheffing. De vrijwilliger moet dan aangifte doen op het P- biljet. Het volledige bedrag wordt dan belast als 'inkomsten uit werkzaamheden die niet in dienstbetrekking zijn verricht'. SPMD en vrijwilligers SPMD stelt zich als doel elke peuter, naar eigen tempo, optimale mogelijkheden te bieden. We helpen het kind in de ontwikkeling van zijn unieke kwaliteiten, willen zo een bijdrage te leveren aan zijn ontwikkeling en we willen de overgang naar het basisonderwijs voor de peuter vergemakkelijken. We willen dit bereiken door middel van de opzet van de dagdelen, het aanbod van de activiteiten, de keuze van het spe[e]l-/materiaal, de inrichting van de speelzaal, de manier van werken en de houding plus inzet van de leidster. Een vrijwilliger zal zich dienstbaar stellen aan dit doel. Vrijwilligers moeten hun ideeën en wensen kenbaar kunnen maken en mee kunnen praten over het dagelijks beheer. In beginsel bieden we de vrijwilligers gelijke kansen. In de praktijk wordt rekening gehouden met de mogelijkheden en capaciteit van de vrijwilliger. Binnen SPMD zijn er veel mensen op vrijwillige basis actief in verschillende functies: Vrijwilligers in het bestuur Vrijwilligers als groepshulp Vrijwilligers in de personeelsvertegenwoordiging Vrijwilligers in de ouderraad Vrijwilligers in de oudercommissies t.b.v. activiteiten Daarnaast zijn er ouders die participeren als ouderhulp. Participerende ouders zijn ouders die om toerbeurt als 2 e volwassene op de groep helpen in het geval er geen vaste groepshulp op de groep beschikbaar is. SPMD is een non-profit organisatie met een zeer beperkte financiële exploitatie. Om deze reden ontvangen de mensen die zich vrijwillig inzetten binnen SPMD geen of een beperkte onkostenvergoeding. SPMD is zich terdege bewust van het belang, zo niet de noodzaak, van de inzet van deze vrijwilligers. Feitelijk zal de organisatie van ons peuterspeelzaalwerk veel moeizamer worden als deze zou verdwijnen. Een belangrijke vraag is dan ook, hoe houden we ons vrijwilligerswerk aantrekkelijk? Daarnaast staat SPMD voor een kwalitief cq professioneel geboden dienstverlening en wil daarom graag gelegenheid creëren om de afweging te maken of een zich meldende kandidaat past bij de functie. www.spmd.nl 0593 565393 directie@spmd.nl banknr 3694.60.979 KvK 01133136 Pagina 2 van 6
Communicatie met de vrijwilligers Voor de bestaande vrijwilligers is voorlichting erg belangrijk. Informatie-uitwisseling en contacten tussen de vrijwillige- en de betaalde krachten is van belang om de vrijwilligers bij het beleid te betrekken. Er zijn meerdere vormen van overleg en de daaruit voortvloeiende onderlinge informatieverstrekking. - Natuurlijk moet de vrijwilliger met opmerkingen en wensen eerst bij hun bege-/peuterleider terecht kunnen. Deze moet hiervoor beschikbaar zijn. Een goede terugkoppeling wat er met de opmerkingen en wensen wordt gedaan, is belangrijk; - De peuterleidster overlegt met de oudercommissie. Ook de groepshulp kan deelnemen aan dit overleg. De notulen van dit overleg worden naar de deelnemers van het overleg en de directeur gestuurd. Tevens hangen deze notulen openbaar; - De directeur overlegt met de peuterleidsters en/of overig personeel. De informatie wordt met het bestuur besproken. - Het bestuur overlegt met de directeur. De notulen worden naar de beroepskrachten en de OC [via de contactpersoon OC] gestuurd. - De directeur schuift aan bij een OC overleg, op verzoek en/of op uitnodiging. - Het bestuur overlegt met een delegatie OC. De notulen worden naar de beroepskrachten en de OC gestuurd. - Twee maal per jaar komt een nieuwsbrief uit voor alle betrokkenen bij SPMD. - Per locatie komt er een nieuwsbrief uit voor alle betrokkenen bij die locatie en de directeur. Arbeidsverhoudingen. De meest bepalende factor voor de arbeidsvoldoening is die van goede verhoudingen met anderen op het werk. Dit geldt zeker voor vrijwilligers, omdat het in contact komen met mensen vaak een motief is om vrijwilligerswerk te gaan doen. De sfeer binnen het team en de organisatie is hierbij erg belangrijk. In gesprekken met de vrijwilliger moet niet alleen gesproken worden over de taken van de vrijwilliger en hoe hij/zij deze uitvoert, maar ook de persoonlijke verhoudingen en de waardering moeten aan de orde komen. Naast een goed persoonlijk contact kan de organisatie haar waardering voor het vele werk tot uiting brengen in de vorm van feestelijk eten of drinken, toespraken, uitstapjes enz. Vrijwilligers verdienen geen geld met het werk dat zij doen. Juist daarom is een andere vorm van beloning belangrijk. Niet alleen vanuit SPMD is er behoefte aan vrijwilligers. Ook vanuit de bevolking en de zorginstellingen is er behoefte aan vrijwilligersplaatsen. Om zeer diverse redenen willen mensen vrijwilligerswerk doen. De een doet het voor de gezelligheid, voor de ander is het re-integratie in de maatschappij of in het arbeidsproces. Werken met kinderen is voor veel mensen een eerste [gemakkelijke] stap terug naar de maatschappij, in het arbeidsproces. SPMD vindt het haar taak ook in te spelen op deze maatschappelijke vraag. Een vrijwilliger moet precies weten bij welke activiteiten hij ingezet wordt, wat SPMD van haar verwacht. De meest eenvoudige manier is het maken van een activiteitenomschrijving. In een activiteitenomschrijving staan De werkzaamheden Eventueel samen met wie Waar Wanneer En onder wiens verantwoordelijkheid www.spmd.nl 0593 565393 directie@spmd.nl banknr 3694.60.979 KvK 01133136 Pagina 3 van 6
Wanneer vrijwilligers binnen de organisatie een eigen activiteit uitvoeren, moeten ze daar ook de verantwoordelijkheid voor kunnen dragen en moeten ze kunnen meebeslissen hoe de activiteit wordt uitgevoerd. Wanneer het vrijwilligerswerk niet meer dan het uitvoeren van opdrachten inhoudt, zullen de meeste vrijwilligers niet lang blijven. Vooral de taakafbakening tussen betaalde krachten en vrijwilligers moet duidelijk zijn en daarmee ook de afbakening in verantwoordelijkheden. Selectie, aannemen, proeftijd van vrijwilligers Welke motieven hebben de vrijwilligers. Mensen die vrijwillige taken op zich nemen, komen uit alle lagen van de bevolking, zijn er in alle leeftijdscategorieën met uiteenlopende motieven. Als we willen weten waarom vrijwilligers vrijwilligerswerk doen, zullen we ze dit simpelweg moeten vragen. Enkele wetenschappelijke onderzoekers hebben geprobeerd om de diverse motieven te ordenen waarom iemand vrijwilligerswerk gaat doen: Mensen willen hun maatschappelijke en menslievende betrokkenheid omzetten in daden; Mensen willen door middel van het doen van vrijwilligerswerk hun kennissenkring uitbreiden of sociale waardering krijgen; Mensen willen vrijwilligerswerk gaan doen, zodat ze nieuwe kennis kunnen opdoen; Door middel van het vrijwilligerswerk willen mensen iets compenseren wat ze ergens anders niet krijgen, een stukje waardering, ergens verantwoordelijk voor zijn; Of het is gewoon leuk. Algemeen. Niet iedere vrijwilliger is overal geschikt voor. Belangrijk is dat er duidelijke selectie criteria zijn. Een profielomschrijving [ bestuur/groepshulp/ PVT/ OR/ OC] van de benodigde vrijwilligers is hierbij noodzakelijk. Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij: Een actueel geldige VOG, verklaring omtrent het gedrag, aanlevert; Zich met de doelstelling van SPMD kan verenigen; Beschikt over een aantal vaardigheden en kwaliteitseisen die met name worden genoemd in de activiteitenomschrijving; Zich houdt aan de gestelde gedragscode die geldt voor SPMD; Enthousiast is voor het werk; Een bepaald minimum aan beschikbare tijd heeft; Zo nodig op bepaalde vaste dagen beschikbaar is; Bereid is tot samenwerking en overleg; Zich voor een bepaalde minimale periode wil inzetten; Bereid is een introductie of cursus te volgen wanneer dat als voorwaarde wordt gesteld; Zich aan de afspraken houdt [dus ook werkelijk komen als hij dat afspreekt]; Daarnaast is het van belang of de vrijwilliger prettig samen kan werken / in de bestaande groep past. Hoe werven we vrijwilligers. Op dit moment worden de vrijwilligers op diverse manieren geworven. Persoonlijke benadering werkt meestal het beste. Er worden posters opgehangen binnen de speelzaal en de lokale supermarkten, basisscholen en bibliotheek. Tevens wordt er een vacature geplaatst bij de vrijwilligersbanken die actief zijn in de gemeente Midden Drenthe. Daarnaast wordt er zo nodig een persbericht gemaakt voor de lokale kranten. De poster en het persbericht vermelden de werkzaamheden, de locatie en de gewenste minimale beschikbaarheid van de vrijwilliger. www.spmd.nl 0593 565393 directie@spmd.nl banknr 3694.60.979 KvK 01133136 Pagina 4 van 6
Verantwoordelijk voor de vrijwilligers. Het bestuur is eindverantwoordelijk waarbij de directeur gedelegeerde eindverantwoordelijke is voor de vrijwilligers. In de dagelijkse praktijk zijn in eerste instantie de peuterleidsters verantwoordelijk, de directeur heeft zelden contact met de vrijwilligers. Afstemming en taakverdeling tussen de directeur en de dagelijkse begeleiders van de vrijwilligers is daarom noodzakelijk. Informatie voor vrijwilligers. 1. het informatieboekje [ tevens terug te vinden op de website www.spmd.nl] ; 2. exemplaar van dit vrijwilligersbeleid ; 3. een vrijwilligersovereenkomst ; 4. een aanvraag voor een verklaring omtrent het gedrag; 5. de beroepencode 6. a. Bestuurslid: de statuten, een beschrijving van de functie van het bestuur. b. Groepshulp: een exemplaar van de profielbeschrijving vrijwillige groepshulp. c. PVT/ OR : een exemplaar van het reglement personeelsvertegenwoordiging / ouderraad. d. OC lid: een exemplaar van de reglement oudercommissie [OC]. Overeenkomst met de vrijwilligers. Voor vrijwilligers wordt een overeenkomst ingevoerd. De vrijwillige inzet kan van start nadat deze overeenkomst is geregeld. Een overeenkomst is een registratie, zodat het helder is wie welke functie vervult binnen SPMD en de bereikbaarheid geregeld is. Verklaring omtrent gedrag [VOG] Voor alle vrijwillige-/ medewerkers/ -in opleiding én participerende ouders is, eveneens voorafgaand aan de start van het vrijwilligerswerk, een VOG verplicht. Medewerkers worden gescreend op basis van de Nederlandse justitiële documentatie. Medewerkers in loondienst vallen onder een continue screening. Een VOG voor vrijwillige medewerkers, stagiaires en participerende ouders is geldig voor 2 jaar. Een aanvraagformulier VOG wordt vanuit kantoor SPMD verstrekt. De werkgever dient de reden van de aanvraag op het formulier in te vullen. Nadat de overeenkomst is ontvangen op kantoor wordt de aanvraag VOG per post aan de betrokkene gestuurd. De aanvraag wordt door de vrijwilliger bij het gemeenteloket geregeld. Er zijn kosten aan verbonden, de kosten zijn ruim 30,= per verklaring. De ontvangen VOG en nota worden z.s.m. naar het kantoor SPMD gestuurd. De beroepencode. Bij de start van het vrijwilligerswerk ontvangt de vrijwilliger een beschrijving van een beroepencode die binnen SPMD gehanteerd wordt. Deze beroepscode beschrijft hoe we ons dienen te gedragen tijdens onze werkzaamheden voor de SPMD. Dit geldt voor iedereen die voor de stichting werkt. De beroepscode zorgt voor zekerheid en eenduidigheid voor de vrijwillige-/ medewerkers /- in opleiding, en ook voor de ouders/verzorgers [ouderhulpen] en betrokkenen. De beschreven uitgangspunten worden binnen de peuterspeelzaal nageleefd. Daar waar we samenwerken, worden gezamenlijke afspraken gemaakt, waarbij deze uitgangspunten gehanteerd blijven. www.spmd.nl 0593 565393 directie@spmd.nl banknr 3694.60.979 KvK 01133136 Pagina 5 van 6
Proeftijd Na het kennismakingsgesprek wordt een wederzijdse maximale proefperiode van 2 maanden afgesproken. Tevens wordt helder afgesproken dat we aan het eind van de proeftijd eerlijk tegen elkaar kunnen zijn. Aan het einde van een goed verlopen proeftijd kunnen definitieve afspraken worden gemaakt. Als blijkt dat het werken of de samenwerking niet goed genoeg verloopt, ga daar zorgvuldig mee om. Vertel het zo eerlijk mogelijk, probeer suggesties te geven waar de desbetreffende persoon zich wel voor zou kunnen inzetten. Inwerken en begeleiden. De eerder genoemde proefperiode kan samenvallen met de inwerktijd. Tijdens de inwerktijd moet de vrijwilliger een duidelijk beeld krijgen van: De organisatie De werksfeer De mensen Zijn/haar eigen taken. Vrijwilligers hebben recht op begeleiding. Dit kan het beste door een vaste persoon worden gedaan. Het is goed om afspraken te maken over de aard en de inhoud van de begeleiding. Ziekte en veiligheid: Wanneer de vrijwilliger medicatie gebruikt die van invloed kan zijn op de veiligheid van andere personen, dient dit zo spoedig mogelijk gemeld te worden, zodat waar nodig aanvullende afspraken gemaakt kunnen worden. Onkostenvergoeding, declareren kan alleen met betaalbewijs. - Bestuur: De vrijwilligers krijgen geen onkostenvergoeding. Wanneer een vrijwilliger reist met eigen vervoer voor het bestuurswerk, kunnen de kilometers worden vergoed. Onkosten [bijv telefoon en papier] worden op basis van de algemeen geldende afspraken gedeclareerd. - Groepshulp: De vrijwilligers ontvangen een vaste onkostenvergoeding per dagdeel per jaar. De vergoeding wordt naar rato vanuit SPMD overgeboekt naar het door de vrijwilliger aangereikte rekeningnummer. Bij uitzondering kan de vrijwillige groepshulp aangeven of zij de onkostenvergoeding contant wil ontvangen. Indien contant wordt er gevraagd om een ontvangstbevestiging te ondertekenen. De vrijwillige groepshulp ontvangt tevens een kerstattentie. - PVT/ OR : De vrijwilligers krijgen geen onkostenvergoeding. Wanneer een vrijwilliger reist met eigen vervoer voor het werk, kunnen de kilometers worden vergoed. - OC : De vrijwilligers krijgen geen onkostenvergoeding. Onkosten [bijv telefoon en papier] worden alleen vergoed als daarover vooraf afspraken over zijn gemaakt. De kosten worden vergoed vanuit het locatiebudget. Iedere locatie ontvangt een locatiebudget naar rato per jaar. Verzekering Iedere vrijwilliger valt tijdens zijn/haar werkzaamheden voor de peuterspeelzaal onder de aansprakelijkheid- en ongevallenverzekering. www.spmd.nl 0593 565393 directie@spmd.nl banknr 3694.60.979 KvK 01133136 Pagina 6 van 6