Referentie case MD traject
1. INLEIDING!VENT verzorgt binnen het Ministerie van Defensie de informatievoorziening, ICT en documentaire informatie. Het dienstenportfolio omvat het gehele traject van informatievoorziening en ICT; van het bieden van een werkplek tot de exploitatie van informatiesystemen voor vredesoperaties. Het OPS onderdeel heeft ruim 2100 medewerkers, en bevindt zich in strategische heroriëntatie. Ontwikkeling van de medewerkers heeft traditioneel veel aandacht binnen de organisatie. De IT-behoefte van het Ministerie van Defensie, die nu door Operations (1900 medewerkers) van IVENT wordt ingevuld, zal deze kabinetsperiode worden geoutsourced naar 1 of meerdere marktpartijen. Dit heeft grote gevolgen voor de medewerkers. Om de slag naar marktgereed te kunnen maken zullen ze nieuwe competenties moeten ontwikkelen. 1.1 SCOPE PRiMAN heeft ondersteuning geleverd bij de inrichting van een management development traject. Uitgangspunt hierbij was toekomstige managers niet alleen op ervaring en vaardigheden te selecteren maar ook hun intrinsieke motivatie (drijfveren en talenten) mee te nemen in de selectie (Talent Performance). Hiervoor is de TMA methode ingezet. 1.2 BEOOGDE RESULTATEN Talent gericht competentie management. 1. Selectie: niet de beste inhoudelijke mensen door laten stromen naar management posities, maar de mensen die het beste uit hun mensen kunnen halen. 2. Ontwikkeling: de mensen selecteren die intrinsiek gemotiveerd zijn om de benodigde vaardigheden (verder) te ontwikkelen. 2 van 8!
! PRiMAN BV Stadionweg 37A 3077AR Rotterdam 2. GEHANTEERDE AANPAK Alle leidinggevenden konden kandidaten voordragen voor het MD traject. Van de hoogst verantwoordelijke manager (commandant Operations) hebben al deze mogelijke kandidaten vervolgens via email een uitnodiging gekregen zich persoonlijk aan te melden en uitleg over de procedure. 2.1 MANAGERS COMPETENTIE PROFIEL In een expert setting is op basis van een functieanalyse een ideaal competentieprofiel opgesteld. Dit profiel bevat de competenties die van belang zijn voor een adequaat opererende manager. Uitgangspunt hierbij was dat iedere kandidaat tegen dit ene functieprofiel zou moeten worden aangehouden. 2.2 PROCESSTAPPEN Voor iedere medewerker die zich heeft aangemeld is in de basis het volgende proces doorlopen. De volgende proces stappen zijn voor iedere kandidaat voor het MD-traject doorlopen. 1. Kandidaten ontvingen via email een korte toelichting op de procedure en een uitnodiging voor het online assessment obv TMA methode. Op basis van een drijfveer 3 van 8!
analyse wordt na afronding hiervan door de kandidaat automatisch het talentenportfolio gegeneerd. 2. De resultaten vanuit het expertsysteem zijn in een f2f setting door een ervaren en TMA methode gecertificeerde consultant gevalideerd en teruggekoppeld met de medewerker. 1 Voorafgaand aan het validatie en terugkoppelingsgesprek ontving de kandidaat een samenvatting van zijn/haar resultaten per email. Het gesprek vindt plaats in een vertrouwelijke setting en op dusdanige wijze dat de medewerker er zelf ook wijzer van wordt (zelfinzicht). Consultant besprak ook de fit/gap van de medewerker op het ideaal competentie profiel van de nieuwe generatie managers. 3. Na afloop vulde de consultant de talenten rapportage aan met een persoonlijke conclusie. Ook de medewerker werd geacht tot een conclusie te komen met betrekking tot de vraag of hij/zij de wens om in het MD programma te worden zou willen doorzetten. In dat geval diende de medewerker de resultaten van sowieso beschikbaar te stellen. Medewerker kon er ook voor kiezen zich terug te trekken uit de procedure en de resultaten voor zichzelf te houden. Elk van de kandidaten beschikt op dit moment in de procedure over de volgende persoonlijke rapportages: Talenten Motivatie analyse rapportage download een voorbeeld rapportage: http:// priman.nl/tma-methode-downloads/de-kandidaat-rapportage/ Samenvatting talenten motivatie analyse rapportage download een voorbeeld rapportage: http://priman.nl/tma-methode-downloads/samenvatting-kandidaatrapportage/ Competentie potentieel rapportage download een voorbeeld rapportage: http:// priman.nl/tma-methode-downloads/potentieel-indicatie/ Functie match en ontwikkelingsrapportage download een voorbeeld rapportage: http://priman.nl/tma-methode-downloads/functie-match-en-ontwikkelrapportage/ 4. Van de kandidaten die besloten door te zetten zijn genoemde rapportages beschikbaar gesteld aan het selectie comité onder voorzitterschap van de commandant Operations. Betrokken TMA consultants hadden hierin een adviserende rol. Bovendien is de functie match en ontwikkelingsrapportage ingebracht. De rapportage is geschikt als basis voor een persoonlijk ontwikkelplan, maar bevat ook coaching tips voor de leiding gevende. Functie match en ontwikkelingsrapportage download een voorbeeld rapportage: http://priman.nl/tma-methode-downloads/functie-match-enontwikkelrapportage/ 5. Met de kandidaten die het best matchten is een vervolg gesprek gevoerd door leden van het selectie comité, mede op op basis van deze rapportage. Uiteindelijk is op basis hiervan beslist wie er zijn toegelaten tot het MD programma. Ook aan de mensen die uiteindelijk zijn afgevallen is deze rapportage dus beschikbaar gesteld.! PRiMAN heeft hier enkele medewerkers voor opgeleid. Indien de kandidaat daar zelf de voorkeur voor had kon 1 de terugkoppeling ook worden verzorgd door een consultant van PRiMAN. Ongeveer de helft van de medewerkers heeft hiervoor gekozen. 4 van 8!
3. LEERERVARINGEN De investering in de externe facilitering van het selectie traject bedroeg 25.000,-. Voor dit bedrag zijn in totaal 43 medewerkers ge-assessed op basis van de TMA methode. 3.1 KWANTITATIEVE RESULTATEN 12 hiervan trokken zich na de eerste ronde zelf terug. Van hen besloten er 3 de resultaten voor zichzelf te houden. Met 14 van de 31 kandidaten die hun nominatie doorzetten heeft een tweede (niet door PRiMAN gefaciliteerd) selectiegesprek plaatsgevonden. Uiteindelijk zijn er 7 kandidaten ingestroomd in het MD traject. 3.2 KWALITATIEVE RESULTATEN Betrokkenen oordeelden positief over het doorlopen traject. zinvolle exercitie, Piet Voogd, commandant Operations ik heb er over het algemeen positieve feedback op gekregen, Rien Schalkwijk, programma manager Integriteit goede ondersteuning vanuit PRiMAN, Bianca Schuddebeurs, projectleider MD traject Het oordeel van de kandidaten is niet expliciet gemeten. 2 3.3 MOGELIJKE VERBETERPUNTEN / LEERERVARINGEN De kwaliteit van het ideaal competentie profiel is sterk bepalend voor het selectie proces. Achteraf had hier meer aandacht aan kunnen worden besteed. Er is geen gebruik gemaakt van 360 beoordelingen. Dat had het beeld van de kandidaten kunnen versterken.! PRiMAN doet dat voor andere trajecten overigens wel structureel. Onze huidige kwaliteitsscore is dat 95,7% 2 tevreden tot zeer tevreden is. Onze net promotor score is 91,3%. 5 van 8!
BIJLAGE: BEDRIJFSPROFIEL PRIMAN Wij helpen organisaties meer en beter te sturen op de intrinsieke motivatie van hun mensen. Intrinsiek gemotiveerde mensen krijgen energie van hun werk. Ze werken harder, zijn meer betrokken en succesvoller. Sturen op intrinsieke motivatie is niet duur en kan veel opleveren. Vanaf de start van het bedrijf op 1 september 2011 is PRiMAN gecertificeerd TMA Partner. Als TMA partner is PRiMAN gerechtigd in haar dienstverlening gebruik te maken van de instrumenten van de TMA methode. Dienstverlening: Talent Matching Selectie Assessments Voor potentiële nieuwe of doorstromende medewerkers. Betrouwbare voorspeller van toekomstig gedrag. Geeft duidelijkheid of en in hoeverre de medewerker intrinsiek gemotiveerd is om het gewenste gedrag te laten zien. Een hulpmiddel om te voorkomen dat de goede mensen op de verkeerde plek terechtkomen en een gebruiksaanwijzing voor de medewerker en vooral de leidinggevende in een bepaalde functie. Talent Performance 360º reviews Voor het beoordelen en talent gericht ontwikkelen van medewerkers. Deze wijze van medewerkers beoordelen heeft een positief effect op de acceptatie én betrouwbaarheid van de periodieke beoordelingen. Door de koppeling met drijfveren analyse de mogelijkheid om voor iedere medewerker in iedere functie de gap tussen voorkeursgedrag en waargenomen gedrag in beeld te brengen en op basis daarvan een persoonlijk ontwikkelplan op te stellen. Talent Empowerment Mobiliteit en Doorstroming Voor effectief reorganiseren. Het talenten potentieel snel en doelmatig in kaart gebracht (ist). Gedegen en gedragen procedure om de (nieuwe) competentieprofielen scherp te krijgen (soll). Mobiliteitsplan gericht op zelfredzaamheid en intrinsieke motivatie tbv medewerkers die gaan afvloeien. Persoonlijk ontwikkelplan gericht op het ontwikkelen van de benodigde vaardigheden op basis van aanleg, capaciteiten, voorkeursleerstijl en periodieke progressie reviews voor de blijvende medewerkers. Team performance Voor verbeteren van de samenwerking binnen MT/DT. Sessie (workshop/masterclass van een hele of halve dag) voor het verbeteren van de slagkracht van het (management)team of de afdeling. 6 van 8!
BIJLAGE: DE TMA METHODE TMA Methode is een geïntegreerde systematiek voor selectie, ontwikkeling en beoordeling van medewerkers waarbij de ontwikkeling van talenten en competenties centraal staat. TMA Methode wordt aangeboden als een online service en wordt gebruikt voor talent- en competentie management, 360 graden feedback, loopbaancentra, TMA Talentenanalyses, MD trajecten, mobiliteitsvraagstukken, beoordeling en beroepskeuze. TMA methode is gebouwd op de missie om psychologische kennis toegankelijker en bruikbaarder te maken vanuit de visie dat de gedragsvoorkeuren en -stijlen van mensen zeer bepalend zijn voor het succes in de werkomgeving. TMA methode is gebaseerd op de volgende uitgangspunten. 1. Ieder mens is uniek en verdient unieke rapportage. In de rapportages worden hokjes, typologiën en kleuren vermeden. 2. Zo zuiver mogelijk rapportages die in de basis volledig automatisch worden gegenereerd vanuit het expertsysteem. Er kunnen meer verschillende rapportages worden gegenereerd dan er mensen op aarde leven. 3 De rol van de consultant is niet schrijven, maar enerzijds verifiëren en valideren en anderzijds adviseren over de interpretatie. 3. Gericht op ondergeschikte én leidinggevende. Idealiter belandt het assessment niet in een la maar vormt een fundament voor een optimale werkrelatie tussen leidinggevende en ondergeschikte én collega s onderling. Naast rapportages voor de kandidaat (talent- en ontwikkelrapportages) genereert het expert systeem ook rapportages en analyses die expliciet zijn toegeschreven op gebruik door de manager (peformance- en teamanalyses). 4. Continue verbetering en verfijning. De huidige rapportages zijn het resultaat van 13 jaar investering in ontwikkeling in taal en techniek. Ieder jaar worden de normscores opnieuw gevalideerd en de teksten kritisch bezien door een expert review team. Een uniek, onderscheidend kenmerk van de TMA methode is dat het op basis van een gevalideerd TMA talent profiel mogelijk is om aanlegscores voor competenties te berekenen. Naast het voorkeursgedrag geeft een TMA talentprofiel dus ook inzicht in de ontwikkelbaarheid van competenties. Een hoge aanlegscore betekent overigens nog niet dat iemand ook goed is in het betreffende gedrag, maar wel dat de natuurlijke wil en motivatie er is om het bij de competentie behorende gedrag te laten zien. Op deze wijze geeft de TMA methode invulling aan talent gericht competentie management. De TMA methode heeft een eigen website: www.tmamethode.nl & www.tmamethod.com De TMA methode is ook uitgebreid beschreven in het boek Van Talent naar Performance door IJzendoorn ea.! 3 Om precies te zijn: 1.207.269.217.792 7 van 8!
PRiMAN BV Stadionweg 37A 3077AR Rotterdam 8 van 8!