Digital Signage-wijzer 2015 De hulp om wegwijs te worden in Digital Signage Digital Signage Toepassingen Cloud Kosten ROI Digital Signage Monitor is onderdeel van EKCIT European Knowledge Center for Information Technology Disclaimer: de informatie in deze Digital Signage-wijzer is uitsluitend bedoeld als algemene informatie. Er kunnen geen rechten aan de informatie in deze Digital Signage-wijzer worden ontleend. Hoewel Digital Signage Monitor zorgvuldigheid in acht neemt bij het samenstellen en onderhouden van deze wijzer en daarbij gebruik maakt van bronnen die betrouwbaar geacht worden, kunnen zij niet instaan voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. Digital Signage Monitor wijst iedere aansprakelijkheid ten aanzien van de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie uitdrukkelijk van de hand. European Knowledge Center for Information Technology www.ekcit.eu februari 2015
INHOUDSOPGAVE Digital Signage 3 Toepassingen 4 Cloud 5 Kosten 7 ROI van Digital Signage 9 2
Digital Signage Digital Signage-wijzer 2015 Digital Signage is op dit moment sterk in opkomst. Met deze wijzer proberen we u een onafhankelijk beeld te geven over Digitale Signage. In de wijzer wordt uitgelegd wat Digital Signage is en welke voordelen het systeem heeft. Er kan gekozen worden voor Digital Signage in eigen beheer, maar ook voor een hosting in de cloud. In het hoofdstuk Cloud wordt uitgelegd wat een hosting in de cloud precies inhoudt. Ook biedt deze wijzer een inzicht in de Digital Signage-kosten. Een Digital Signage-implementatie vraagt om de nodige voorbereiding. Bent u bijvoorbeeld projectleider, dan is het zaak u goed in te lezen en informatie te verzamelen. Deze informatie kan komen van leveranciers, maar dit zou niet de enige bron moeten zijn. In deze Digital Signage-wijzer proberen we u van objectieve informatie te voorzien die nuttig kan zijn bij het Digital Signage-selectietraject. Hoe werkt het? Een Digital Signage-systeem bestaat uit een combinatie van hard- en software. De hardware bestaat uit twee onderdelen: schermen en mediaplayers. De software is een beheerdersplatform waarmee de content op de schermen kan worden aangestuurd. Het beheerdersplatform kan opgeslagen zijn in de cloud, maar ook op uw eigen laptop. Via internet worden de aanpassingen verzonden naar de mediaplayer. De mediaplayer verzendt het via een HDMI-kabel naar het scherm. Nadat de aanpassingen op het beheerders-platform zijn opgeslagen, is de aangepaste content binnen vijf seconden op alle schermen te zien. Wat is Digital Signage? Digital Signage, ook wel narrowcasting genoemd, wordt door bedrijven ingezet ter ondersteuning van de interne communicatie. Met behulp van beeldschermen worden klanten en werknemers voorzien van relevante visuele content. Denk hierbij bijvoorbeeld aan veiligheidsinstructies, werkroosters, of welkomstberichten. Meestal kunnen verschillende schermen draadloos en vanuit een centraal punt worden aangestuurd. 3
Toepassingen Doel van Digital Signage Digital Signage wordt meestal voor drie doeleinden ingezet: promotie, entertainment of interne communicatie. De content van Digital Signage kunnen bewegende teksten, grafische beelden en video s bevatten. Door de dynamiek van de content wordt er meer aandacht getrokken dan met een statische poster. De digitale berichten kunnen efficiënt vanaf één beheerdersplatform naar alle schermen worden verstuurd. De content kan worden afgestemd op tijd, locatie en doelgroep. Hierdoor kan de promotie van producten afgestemd worden op het profiel van de klant, kunnen wachttijden door aantrekkelijke en lokale content worden verzacht, of kan er effectief met werknemers worden gecommuniceerd. planningen en verkeersinformatie op de schermen verschijnen. Industriebedrijven hebben baat bij actuele productiecijfers of veiligheidsberichten en -regels. In de horeca kunnen menukaarten of speciale aanbiedingen op de schermen per dagdeel aangepast worden om een hogere omzet te genereren. De detailhandel kan eenvoudig producten promoten afhankelijk van de beschikbare voorraad. Daarnaast kan de betrokkenheid van werknemers worden verhoogd door bedrijfssuccessen te laten zien, of bedrijfsnieuws op de schermen te tonen. Sectoren Voor veel sectoren kan Digital Signage een effectieve communicatiebijdrage leveren. De gastvrijheid naar klanten kan worden verhoogd door een welkomstboodschap, bedrijfsinformatie of bewegwijzering. Voor bezoekers is het mogelijk om wachttijden te zien. Organisaties kunnen op schermen de aanen afwezigheid van personeel tonen, zalenplanning bijhouden en actuele werkroosters laten zien. Bij transportorganisaties kunnen routeschema s, 4
Cloud Een nieuwe trend op het gebied van Digital Signage is een hosting in de cloud. De software wordt niet geïnstalleerd op uw eigen bedrijfsnetwerk of computer, maar de leverancier treedt op als hostingprovider. Maar wat zijn eigenlijk de voordelen van Digital Signage in de cloud? Hosting Het grootste voordeel van Digital Signage in de cloud is dat een organisatie alle zorg uit handen geeft. Nadat de organisatie voor de juiste aanpak heeft gekozen, plaatst de leverancier alle schermen. Het netwerk en de computer van de organisatie worden niet belast met de software. De organisatie maakt namelijk via internet gebruik van de software die op de server van de leverancier staat. Hierdoor heeft de organisatie geen capaciteitsproblemen en is de Digital Signage volledig schaalbaar. De organisatie kan via internet inloggen en vervolgens digitale berichten maken of aanpassen. Een organisatie is dus niet meer plaatsgebonden om berichten te plaatsen, want op elke plek waar een internetverbinding is kan worden ingelogd op het beheerdersplatform. Nadat de digitale berichten zijn opgeslagen is het direct zichtbaar op alle schermen. Licentie Digital Signage in de cloud gaat gepaard met licentiekosten. Een organisatie hoeft hierdoor niet veel te investeren in een Digital Signagesysteem. Voor een vast bedrag per maand heeft de organisatie toegang tot het beheerdersplatform van de leverancier. Wanneer een organisatie de software zelf zou aanschaffen, dan moet de organisatie zelf zorgen voor het onderhoud en de upgrades. Met Digital Signage in de cloud hoeft een organisatie zich hier geen zorgen over te maken. De leverancier zorgt namelijk voor het onderhoud en de software-updates. Hierdoor werkt de organisatie altijd in de meest actuele software. Bij een cloud-oplossing kan de leverancier de communicatieboodschappen vormgeven. De leverancier levert dan templates in de huisstijl van de organisatie. Niet alleen wordt er voor de vormgeving gezorgd, soms maken leveranciers ook actuele content voor de schermen van organisaties. Implementatietraject Doordat alle software al is geïnstalleerd op de server van de leverancier, zal het totale implementatietraject van een cloud-oplossing sneller verlopen. De leverancier plaatst dus de schermen met de mediaplayers en de organisatie kan direct inloggen op het beheerdersplatform. Aangezien de content op de servers van de leverancier staat, zorgen zij ook voor de back-up en beveiliging van de content. Laat u altijd goed adviseren of een cloudoplossing geschikt is voor uw project. Besluit u om de software volledig te kopen en binnen uw 5
netwerk te gebruiken, of via een licentiemethode in de cloud? Bedenk dat uw content bij een cloud-oplossing op de server staat van de leverancier, dus buiten uw organisatie. Voor veel organisaties is dit geen probleem, maar dit kan veranderen als het om gevoelige informatie gaat. Zorg dat u goed geïnformeerd wordt wat het meest geschikt is voor uw Digital Signageoplossing. Deze informatie kan komen van leveranciers, maar dit zou niet de enige bron moeten zijn. Leveranciers hebben zich vaak gespecialiseerd in een bepaalde aanpak van Digital Signage, waardoor de informatie gekleurd kan zijn. Digital Signage Monitor kan helpen door kosteloos en onafhankelijk advies te geven over geschikte leveranciers die aan uw eisen voldoen. Bel ons even op: +31 2030 80476. 6
Kosten Wanneer een organisatie overweegt om een Digital Signage-systeem aan te schaffen, moeten alle mogelijke kosten worden uitgezocht. Bij sommige leveranciers kan een compleet Digital Signage-systeem worden gehuurd, maar in deze wijzer ligt de focus op de aankoop. Uit welke onderdelen bestaan de kosten, en zijn er na de aanschaf nog mogelijke kosten in de toekomst? Er zijn grote verschillen in de aanschafprijs van Digital Signage tussen leveranciers. Het verschil wordt meestal gemaakt op het gebied van de software. Een voordelige prijs betekent dat er lage aanschafkosten zijn, maar vervolgens moet er maandelijks of jaarlijks een licentiebedrag voor de software worden betaald. Het voordeel hiervan is dat er een minder hoge instapprijs betaald hoeft te worden. Er is dus een minder hoog startkapitaal nodig om het project te financieren. Een hogere prijs voor Digital Signage betekent dat u het softwarepakket koopt, zonder extra licentiekosten. Het voordeel van deze methode is dat er geen extra kosten meer zijn in de toekomst voor de software. Een organisatie betaalt dus eenmalig voor Digital Signage. De kosten voor Digital Signage bestaan uit drie hoofdonderdelen: scherm, mediaplayer en software. Daarnaast zijn er nog kleine kostenposten, zoals een wandbeugel, kabels en mogelijk installatiekosten. Eventueel kan een organisatie het maken van templates in de huisstijl uitbesteden aan de leverancier. Scherm Om kosten te besparen wordt soms een consumentenscherm gebruikt voor Digital Signage-doeleinden. Het is qua prijs aantrekkelijk, maar consumentenschermen zijn ongeschikt om volledige dagen aan te staan. Een professioneel Digital Signage-scherm is bestand tegen langdurig gebruik. Vooral LEDschermen worden gebruikt voor Digital Signage. Plasmaschermen worden amper meer ingezet, omdat LED-technologie veel zuiniger is. De kwaliteit en scherpte van LED-schermen zijn de laatste jaren sterk verbeterd. LED is beschikbaar in ultra HD, zelfs bij enorme schermen van 90 inch. De kosten voor een scherm zijn afhankelijk van de beeldprestatie en de schermgrootte (inch). Gemiddeld zijn de kosten voor geschikte Digital Signageschermen tussen de 800 en 1500 euro per scherm. Inch Diagonaal cm. Breedte cm. Hoogte cm. 26 66,0 57,6 32,4 32 81,3 70,8 39,9 37 94,0 81,9 46,1 40 102,0 88,6 49,8 42 106,7 93,0 52,3 47 119,4 104,1 58,5 50 127,0 110,7 62,3 55 139,7 121,8 68,5 62 157,5 137,3 77,2 70 177,8 155,0 87,2 90 228,6 203,2 119,4 Tabel 1: Afmetingen van schermen met verhouding 16:9 7
Mediaplayer Er bestaan twee soorten mediaplayers, namelijk interne en externe varianten. Een mediaplayer kan al ingebouwd zijn in een Digital Signage-scherm, maar kan ook als extern apparaat worden meegeleverd. Een externe mediaplayer is meestal compact van formaat, waardoor het onopvallend achter het scherm kan worden geplaatst. Een gemiddelde mediaplayer kost ongeveer 450 euro. Zorg dat een mediaplayer wordt aangeschaft met opslagcapaciteit, zodat de content ook wordt afgespeeld als de internetverbinding wordt verbroken. Software De software is een beheerdersplatform waarmee de afspeellijsten van de mediaplayers per scherm kunnen worden aangestuurd. De licentieprijs voor software per mediaplayer is ongeveer 30 euro per maand. Een organisatie kan ook de software kopen, zodat de licentiekosten worden vermeden. De aanschafprijs is dan ongeveer 400 euro per mediaplayer. Soms biedt de leverancier de software aan in combinatie met de mediaplayer. Dit pakket kost ongeveer 800 euro per scherm. Doelen Bepaal eerst het doel dat met Digital Signage bereikt moet worden en zoek daar de technologie bij. Zodra de mogelijkheden van technologie bepalend zijn in de keuze, dan lopen de kosten hoog op. Er is namelijk nieuwe technologie waarbij het scherm het geslacht kan bepalen van de persoon die voor het scherm staat. Ook is er 3D-technologie op de markt waarbij de kijker niet langer een 3D-bril hoeft op te zetten. Ook experimenteren fabrikanten met holografische beelden. Uiteraard zijn deze nieuwe technologische mogelijkheden erg prijzig en kunnen zelfs de aandacht afleiden van de boodschap op de schermen. Rekenvoorbeeld In het rekenvoorbeeld wordt voor een organisatie gekozen met twee locaties. Per locatie wil het bedrijf zes schermen plaatsen, dus twaalf schermen in totaal. Met de software is het mogelijk om alle schermen op beide locaties vanaf één beheerdersplatform aan te sturen. De organisatie kiest voor professionele LCD-schermen van 46 inch. Prijzen kunnen lager uitvallen doordat veel leveranciers korting geven zodra er grote hoeveelheden schermen worden afgenomen. Afhankelijk van de hoeveelheid korting zal dit bedrijf ongeveer 23.000 euro investeren in een compleet Digital Signage-systeem met twaalf schermen. Per scherm 12 schermen Scherm 46 900 10.800 Mediaplayer 800 9.600 + software Wandbeugel 80 960 HDMI-Kabel 25 300 Installatie 150 1800 TOTAAL 1955 23.460 Houd er rekening mee dat er in de toekomst eventueel nog kosten mogelijk zijn op het gebied van software-updates, onderhoud of schermreparaties. 8
Return On Investment van Digital Signage Digital Signage kan worden ingezet ter ondersteuning van de interne communicatie. Klanten en werknemers worden via schermen voorzien van relevante visuele content. De betrokkenheid van werknemers en de klanttevredenheid kunnen hierdoor worden verhoogd. Wanneer een organisatie Digital Signage overweegt, wordt de hoogte van de aanschafkosten uitgezocht. Maar veel belangrijker is de vraag: kan de investering in Digital Signage ook worden terugverdiend? Tijd- en kostenbesparend Bedrijven schakelen meestal een externe drukkerij in voor het produceren van posters of informatieborden. Een medewerker moet al het materiaal ophalen en op de locaties plaatsen. Met Digital Signage worden deze kosten vermeden en kan tijd worden bespaard. De content wordt eenvoudig op een visueel aantrekkelijk manier op de schermen getoond. Doordat de schermen van verschillende locaties vanuit één plaats kunnen worden bestuurd, zijn er geen kosten meer voor het vervoeren en verspreiden van het drukwerk. Bij een volgende gelegenheid wordt de tekst op de schermen eenvoudig aangepast en zijn er dus geen nieuwe drukkerskosten. Ook hoeft er niet meer worden geïnvesteerd in ander materiaal, zoals rekken met brochures. Extra kosten voor te laat geleverd drukwerk, of fouten in het drukwerk worden vermeden. Minder e-mail Werknemers zijn gemiddeld 28 procent van de tijd bezig met het afhandelen van e-mails, zo blijkt uit onderzoek van McKinsey & Company. Met Digital Signage kan de overvloed aan e- mails worden doorbroken. Wijzigingen in het werkrooster, samenvatting van de ochtendmeeting of interessant bedrijfsnieuws kan op de schermen worden getoond. Zo kan er effectief met werknemers worden gecommuniceerd, zonder dat belangrijke informatie terechtkomt op een grote stapel mailberichten. Promotie Digital Signage trekt door de visuele dynamiek meer aandacht dan traditionele (geprinte) promotie. Bedrijven met speciale acties of aanbiedingen kunnen klanten hiervan bewust maken met opvallende en bewegende beelden. Foto s of filmpjes van producten met de actieprijzen kunnen op ingestelde tijden worden getoond. Een restaurant kan bijvoorbeeld de verkoop van appeltaart stimuleren door tijdens middaguren dit product te promoten. Na de middag schakelen de schermen automatisch over op andere content, zoals de menukaart. Met Digital Signage kan sneller worden afgestemd op beschikbare voorraden of margestrategieën. Reclame Door de mogelijkheid om informatie op een aantrekkelijke manier te visualiseren en af te stemmen op tijd, locatie en doelgroep, is Digital Signage ook geschikt voor reclame. Hangt het scherm op een strategische plek, dan kan ervoor worden gekozen om advertenties van bedrijven toe te voegen aan de afspeellijst. Hierdoor wordt de investering in Digital Signage sneller terugverdiend. Zorg er wel voor dat de 9
afspeellijst geen reclamefolder wordt, want dit vermindert de aandacht van werknemers of klanten voor het scherm. Ook voor uw eigen organisatie kunnen tv-reclamekosten worden verlaagd doordat er minder videoboodschappen elders hoeven worden uitgezonden. Real-time controle De informatie op de schermen is flexibel en direct aanpasbaar. Hierdoor kan er met Digital Signage sneller worden ingespeeld op actuele ontwikkelingen, zoals belangrijk nieuws, acties van concurrenten of efficiënte evacuatie. Een bedrijfscampagne kan eenvoudig worden aangepast of vervangen. Ook kan de content aangepast worden per locatie of aanwezig publiek. Zo kunnen de berichten worden veranderd als er bijvoorbeeld een verschuiving plaatsvindt van jong naar oud publiek. Hierdoor wordt de boodschap beter op maat gesneden voor de aanwezige doelgroep. Content Uiteindelijk valt of staat alles met de kwaliteit van de content. Mensen kijken niet naar het netwerk, de software of het scherm. Ze kijken naar de informatie op het scherm. Met deze informatie moeten mensen worden getriggerd, geïnformeerd of geëntertaind. Om de ROI te maximaliseren moet prikkelende content de aandacht trekken op strategische locaties. Aantrekkelijke en actuele content is de sleutel tot ROI-succes. Bereken ROI Gezien de grote verschillen tussen bedrijven, sectoren en manieren waarop Digital Signage kan worden ingezet, is het lastig om een universele ROI-inschatting te maken. Maar een organisatie die geïnteresseerd is in Digital Signage kan zelf berekenen binnen welke termijn de investering is terugverdiend. Allereerst moet de organisatie de huidige kosten in kaart brengen die door de komst van Digital Signage worden vermeden, zoals drukwerk, tv-reclame, welkomstborden, bedrijfskrant, etc. In sommige sectoren kan Digital Signage ook bijdragen aan een hogere verkoop door effectieve promotie. Zodra de organisatie weet hoeveel er paar jaar wordt bespaard en hoeveel het kan opleveren, moeten de jaarlijkse kosten van Digital Signage er vanaf worden gehaald, zoals stroom- en licentiekosten. U heeft dan de nettowinst van Digital Signage per jaar. Deel dit bedrag door de totale aanschafkosten van Digital Signage (ongeveer 1950 euro per scherm van 46 inch) en u ziet hoe lang het duurt voordat de investering is terugverdiend. Benieuwd naar de ROI van uw Digital Signageproject, geheel afgesteld op uw sector en bedrijfsdoelen? Of wilt u weten welke leverancier het meest geschikt is voor uw project? EKCIT beschikt over een database met ervaringen van IT Managers over hoe de totale implementatie met leveranciers verliep, en EKCIT deelt deze informatie graag met u. Bel ons even op: +31 2030 80476. 10