Notulen Algemeen Bestuur Avalex 10 juli 2014 Aanwezig J. Hoekema (voorzitter) S. Bruines (plv. voorzitter) N. Dierdorp (secretaris) P. van Haagen (penningmeester) L. Harpe A. Hekker H. Horlings F. van Kuppeveld L. Maat F. Rozenberg J. Kuin (directeur Avalex) Æ. Ruiter (Avalex) G. Lafeber (Avalex) Afwezig R. van der Meij A. Scholten-van Doorn H. Laarman (Avalex) Datum 10 juli 2014 Opsteller G.C.J. Lafeber (directiesecretaris) 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en verwelkomt mevrouw Hekker en de heer Maat in Algemeen Bestuur van Avalex. Ter vergadering zijn uitgereikt een brief van de accountant met de controleverklaring en een presentatie van de accountant bij de jaarrekening 2013. Deze stukken worden betrokken bij de bespreking van agendapunt 4. Verder heeft de directie een memo uitgedeeld over de areaaluitbreiding Pijnacker-Nootdorp. Dit memo wordt toegevoegd aan de stukken van agendapunt 5, begrotingswijziging 2014, ontwerpbegroting 2015 en meerjarenraming 2016-2018. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen Er worden geen mededelingen gedaan. 3. Notulen Algemeen Bestuur 19 juni 2014 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 4. Jaarstukken 2013 De voorzitter vat het resultaat over het jaar 2013 kort samen. 1
De heer Dubbelman licht aan de hand van de uitgereikte presentatie de jaarrekening controle toe. Deloitte heeft een goedkeurende verklaring afgegeven over 2013 en neemt het Algemeen Bestuur aan de hand van de gerealiseerde verbeteringen in 2013, te realiseren verbeteringen in 2014 en tips voor 2014 en verder mee in wat Avalex heeft bereikt en welke verbeteringen er zijn voor 2014 en verder. Avalex heeft in 2013 de interne beheersing verstevigd. Deloitte merkt dat de jaarrekeningcontrole dit jaar soepeler verliep dan voorheen. Dat geldt ook voor de interim-controle. De verbeteringen zijn: Avalex heeft in 2013 eigen controleplannen opgesteld voor de interne toets op de goede werking van de belangrijkste financiële processen. De interne controleplannen zijn in 2013 en na afloop van het jaar uitgevoerd, vooruitlopend op onze accountantscontrole. Dit vergroot het zelf signalerend en corrigerend vermogen van Avalex. Onze accountantscontrole over 2013 geeft aanleiding tot veel minder financiële correcties dan in eerdere jaren. De jaarrekening is een compacter stuk geworden, waardoor de leesbaarheid van de jaarrekening is verbeterd. De managementrapportages hebben aan informatiewaarde gewonnen. Ten opzichte van het begrote resultaat en ten opzichte van voorgaande jaren is een beter resultaat behaald De heer Dubbelman geeft aan dat de financiële positie van Avalex zwak is. Het vermogen is 2 miljoen negatief, maar het herstelplan wordt uitgevoerd en na 2016 zal het vermogen naar verwachting weer positief zijn. Vanzelfsprekend bestaan naast de gerealiseerde verbeteringen in ook aandachtspunten voor 2014. Dat zijn: een operationele risicoanalyse te maken voor de belangrijkste financiële processen, zoals het inkoopproces, personele kosten, weegadministratie en afvalstoffenbalans, opbrengsten uit monostromen en uit bedrijfsafval en frauderisico s specifiek te benoemen. Vervolgens wordt per risico bepaald welke maatregelen van interne beheersing (functiescheiding, geautomatiseerde controle, handmatige controles, etc.) Avalex heeft om het risico af te dekken. Daarna wordt vastgesteld of de huidige interne controleplannen ook controles bevatten die nagaan of processenafspraken worden nageleefd en of de financiële informatie betrouwbaar en rechtmatig is. Deloitte adviseert dat de interne controleplannen nog uitgebreid moeten worden met IT-controls, rechtmatigheidcontroles, controle op de naleving van Europese aanbestedingsregels en de naleving van verslaggevingsregels (het BBV). 2
Op andere onderdelen is efficiëntiewinst mogelijk, omdat soms meer controles worden uitgevoerd dan nodig is. Als de controles meer verspreid over het jaar worden uitgevoerd, vermindert dit pieken in de werkdruk en beschikt Avalex sneller en gedurende het jaar over de uitkomsten. De interne beheersing van het proces Bedrijfsafval en Opbrengst Monostromen kent enkele (niet materiële) tekortkomingen. De jaarrekening 2013 bevat 270.000 aan lasten die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Avalex zal de interne controle voorafgaand aan (EU) aanbestedingen aanscherpen. Het Normenkader rechtmatigheid moet nog worden uitgebreid met (onder andere) Aanbestedingswet, Wet Markt en Overheid en Wet Normering Topinkomens (WNT). De heer Dubbelman benadrukt dat in 2014 en verder een aantal onderwerpen speelt die voor Avalex belangrijk zijn. SAP (financiële administratie) en Pfister (weegadministratie) worden vervangen. Om de nieuwe systemen zo te kunnen inrichten dat deze betrouwbare informatie genereren, is het belangrijk dat Avalex goed inzicht heeft in de risico s en de maatregelen die de risico s afdekken. Diverse controlemaatregelen worden straks geautomatiseerd en de automatisering dient de resterende handmatige controles goed te faciliteren. De adviezen van Deloitte in paragraaf 2 hebben tot doel om bij te dragen aan het inzicht dat nodig is om de eisen te formuleren die Avalex moet stellen aan de inrichting van de nieuwe automatisering. Deloitte raadt aan om de IT-auditors vroeg in het inrichtingsproces te betrekken en niet te wachten met een IT-audit totdat de automatisering is ingericht. De verslaggevingsregels van het BBV wijzigen in 2014. De begroting 2014 en ook de jaarstukken 2014 dienen hierop te worden aangepast. Het BBV vraagt nadrukkelijker aandacht voor risicobeheersing. Tevens worden de verplichte toelichtingen uitgebreid. De Wet Markt en Overheid geldt met ingang van 2014. Deze wet stelt (onder meer) eisen aan de kwaliteit van de kostprijsberekeningen, zodat tenminste de integrale kostprijzen kunnen worden doorberekend. Vanaf 2015 is de Werkkostenregeling van kracht. Dit biedt kansen en risico s voor Avalex. Avalex is in gesprek met een fiscalist. Deloitte adviseert om tijdig (administratief) voor te bereiden op de invoering van deze regeling. Vanaf 2016 geldt vennootschapsbelastingplicht voor overheden. Avalex is in gesprek met een fiscalist. Deloitte adviseert om tijdig voor te sorteren op de op (eventuele) belastingplicht en uw positie te optimaliseren 3
De heer Van Kuppeveld vraagt of de afschrijving van SAP nu met zekerheid correct plaatsvindt. De heer Rozenberg vraagt naar aanleiding van de opmerking van de accountant over de rechtmatigheid van EU aanbestedingen welk percentage niet of niet juist is aanbesteed. De heer Rozenberg vraagt verder of in 2014 de risicoanalyse kan worden uitgevoerd. Tot slot merkt de heer Rozenberg op dat de ondertekening van de aanbiedingsbrief wat hem betreft niet juist is. De heer Dubbelman geeft aan dat op dit moment de afschrijving correct is doorgevoerd en middels een begrotingswijziging bij het Algemeen Bestuur voorligt. Het percentage van activiteiten dat niet of niet juist is aanbesteed is lastig aan te geven. Het bedrag dat over 2013 niet juist is aanbesteed is 270.000, de goedkeuringstolerantie ligt voor Avalex op 380.000. Op het moment dat de jaarrekening meer dan 1% afwijkt, kan dit van invloed zijn op de controleverklaring. De analyse van de accountant geeft alleen exacte cijfers en geen verhoudingsgetallen. De heer Rozenberg vraagt om inzicht in de verhouding tussen de onrechtmatigheid en het totaal van alle aanbestedingen in 013. De heer Ruiter schets een beeld van hoeveel aanbestedingen Avalex per jaar doet en welke bedragen daarmee gemoeid zijn. De omvang van de geconstateerde onrechtmatigheid is zeer klein. De heer Rozenberg geeft aan nu voldoende inzicht te hebben. De voorzitter concludeert dat de ondertekening van de raadsbrief wordt aangepast totdat is uitgezocht waar de drievoudige ondertekening is vastgelegd. De heer Kuin geeft aan dat hij bevoegd is om mede te ondertekenen van brieven van het Algemeen en Dagelijks Bestuur. Mevrouw Hekker stelt voor om namens het Algemeen Bestuur en directie te ondertekenen. De heer Van Haagen verzoekt om uit te zoeken waar de voorgestelde ondertekening vandaan komt en geeft aan dat het niet gebruikelijk is dat de directie met de raden communiceert. De voorzitter vraagt de directiesecretaris uit te zoeken hoe de ondertekening van brieven van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur is vastgelegd. 4
De voorzitter vast het besluit als volgt samen: Het Algemeen Bestuur: - Stelt de jaarstukken 2013 vast - Onttrekt het nadelig bedrijfsresultaat ( 253.567) aan de Algemene Reserve - Aanbiedingsbrief vaststellen met mandaat voor voorzitter voor tekstuele wijzigingen - Verzoekt de directiesecretaris te onderzoeken hoe de ondertekening van brieven van het bestuur moet plaats vinden 5. Begrotingswijziging 2014, ontwerpbegroting 2015 en meerjarenraming 2016-2018 De voorzitter deelt mee dat er een goed overleg is gestart tussen Avalex en de gemeente Pijnacker-Nootdorp om tot een voorstel te komen voor de areaaluitbreiding van Pijnacker-Nootdorp. Een voorstel wordt verwacht na de zomer. Het verzoek van Rijswijk over de ondergrondse containers is ook in een proces vervat waarin Avalex en Rijswijk komen tot een voorstel. De heer Harpe geeft aan dat geen opmerkingen te hebben over de begrotingswijziging. Het verzoek voor de meerjarenraming is om in het vervolg geen indexatie op te nemen. Mevrouw Dierdorp geeft aan dat de weging zienswijze helderder is dan de aanbiedingsbrief. Mogelijk kan de weging zienswijze met kleine aanpassingen als brief aan de raden dienen. De heer Horlings vindt het bedrag voor het splitsen van de afschrijving SAP opmerkelijk. De heer Van Kuppeveld is Avalex erkentelijk voor het gestarte proces om tot een voorstel te komen over de areaaluitbreiding. De heer Van Kuppeveld vraagt in hoeverre rekening is gehouden met de kaderbrief van de gezamenlijke wethouders Financiën. De heer Rozenberg geeft aan dat er op meerdere plaatsen wordt gerefereerd aan de kaderbrief van de wethouder Financiën. Onhelder is nog in de aanbiedingsbrief of deze in 2016 daadwerkelijk wordt toegepast. Op regel 106 van de aanbiedingsbrief wordt gerefereerd aan de missie en visie van Avalex. De missie en visie moet worden afgestemd met alle betrokkenen en is het resultaat van de discussie over de governance structuur. De ondertekening van de conceptbrief is volgens de heer Rozenberg niet juist. De voorzitter geeft aan dat de kaderbrief bekend is maar deze pas is ontvangen nadat het DB de begroting had vrijgegeven voor zienswijzen. De kaderbrief wordt genuanceerd gehanteerd, in 5
verschillende gemeenschappelijke regelingen wordt de brief verschillend gehanteerd. De heer Van Haagen benadrukt dat de kaderbrief te laat binnen is gekomen. Aanpassing van de indexatie is niet in het belang van Avalex omdat dit niet bijdraagt aan het zo spoedig mogelijk op gezond maken van Avalex. Feitelijk is het niet toekennen van indexatie een bezuinigingsmaatregel. De afschrijving van SAP is geregeld met de voorliggende begrotingswijziging. De heer Kuin geeft aan dat SAP voor 600 k afschrijving betreft en voor 400 k licenties. De heer Van Haagen stelt voor de kaderbrief van de wethouders Financiën te volgen vanaf het moment dat het vermogen van Avalex weer positief is. Dit is vanaf 2016. Het Algemeen Bestuur stemt unaniem in met het voorstel. De voorzitter geeft aan dat de missie en visie niet digitaal samenhangt met de uitkomst van de discussie over de governance van Avalex. Ook het gezamenlijk beleid kan van invloed zijn op de discussie over missie en visie. Het Dagelijks Bestuur spreekt eerst over het proces van de totstandkoming van een nieuwe missie en visie van Avalex. Mevrouw Bruines benadrukt dat het DB in de breedte over missie/visie, afvalvisie en governance structuur. Dit moet leiden tot een informerende brief aan de raden om helderheid te vergroten. De heer Van Haagen vraagt de directeur om een voorstel te doen om deze drie trajecten in kaart te brengen. De heer Harpe vraagt naar wat het resultaat is dat de directie op 15 juli oplevert. De heer Kuin geeft aan dat het stuk op een oor na gevild is. De heer Kuin geeft het bestuur mee dat de kaders die zijn meegegeven aan PwC leiden tot de bedragen zoals opgenomen in de rapportage. Door andere kaderstellingen, bijvoorbeeld op het gebied van garantstellingen en gewenste organisatievormen, komen ook andere scenario s in beeld welke nu niet in kaart zijn gebracht. De heer Van Haagen geeft aan dat de besluiten van het Dagelijks en Algemeen Bestuur klip en klaar zijn. Totdat er discussie in het DB heeft plaats gevonden kunnen geen alternatieven in het AB worden gesondeerd. De voorzitter concludeert dat na besluitvorming in het DB het Algemeen Bestuur wordt geïnformeerd. 6
Besluit: Het Algemeen Bestuur besluit tot het; - Ongewijzigd vaststellen van de begrotingswijziging 2014; - Ongewijzigd vaststellen van de ontwerpbegroting 2015, meerjarenraming 2016-2018; - Vaststellen van de raadsbrief in mandaat van de voorzitter; - Vaststellen van de weging zienswijze in mandaat van de voorzitter voor de aanpassing van de areaaluitbreiding Pijnacker-Nootdorp; - Indien de financiële situatie van Avalex het toelaat, de kaderbrief van de wethouders Financiën per 2016 te volgen. 6. Rapportage Q1 Het Algemeen Bestuur stelt de rapportage conform voorstel vast. 7. Beheerplannen De heer Harpe vraagt naar aanleiding van p. 12 of tegenvallers te verwachten zijn en naar aanleiding van paragraaf 6.2 waar het dagelijks onderhoud uit wordt bekostigd. De heer Van Kuppeveld vraagt waarom beheer van gebouwen en installaties op onderdelen wordt uitbesteed. Mevrouw Dierdorp geeft aan dat dit plan geen inzicht geeft in eventueel achterstallig onderhoud en de daarbij behorende kosten. De relatie tussen planning en meerjarenbegroting is nu niet geheel helder. De heer Kuin geeft aan dat binnen afzienbare tijd een beheerplan inzamelmiddelen aan het bestuur wordt aangeboden. Een beheerplan wordt eens per vier jaar vastgesteld, binnen dat kader gaan Dagelijks Bestuur en Avalex over tot uitvoering. De heer Ruiter benadrukt dat het voorliggende beheerplan een kader betreft. Er volgen nog plannen voor ICT en inzamelmiddelen. Het bestuur stelt middels dit plan bijvoorbeeld afschrijvingstermijnen en kwaliteitsniveaus vast. Uitbesteden van een aantal werkzaamheden gaat om heel specifieke analyses op bouwkundig vlak. De heer Ruiter licht toe dat vanuit het kaderstellende beheerplan onderhoudsplannen worden opgesteld. Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt het beheerplan ongewijzigd vast. 8. Wijziging samenstelling Adviescommissie Mevrouw Dierdorp vraagt of de Adviescommissie een reglement van orde kent of een geformuleerde opdracht heeft. De heer Hoekema geeft aan dat de Adviescommissie nuttig is maar dat de structuur en 7
opdracht niet helder zijn. De heer Hoekema wil in het bestuur op een later moment spreken over de opdracht van de Adviescommissie. De heer Kuin geeft aan dat de Adviescommissie is ingesteld op advies van professor Bossert. De directie zal het initiatief nemen in het opstellen van een reglement van orde. 9. Wijziging samenstelling Auditcommissie De voorzitter licht het proces van benoeming kort toe. Besluit: Namens het AB wordt de heer Van der Meij benoemd tot lid van de Auditcommissie, namens het DB wordt mevrouw Hekker benoemd tot lid van de Auditcommissie. De heren Van Haagen, Talsma en Van Vliet worden herbenoemd. 10. Rondvraag De heer Harpe geeft aan dat Avalex in opdracht van de gemeente Delft ca. 19.000 minicontainers wil verstrekken voor de inzameling van oud papier. Delft is bereid deze Avalex-investering te dekken via de structureel hogere bijdrage voor het beheer van inzamelmiddelen, conform de besluitvorming in het AB van maart 2013. Gelet op bovenstaande motivering en toezegging vraagt Delft aan het AB een principebesluit te nemen over deze begrotingswijziging, waarbij Delft wel nog wenst aan te tekenen dat als er vanuit VANG2020 soortgelijke transities en daarmee samenhangende kosten gemoeid zijn bij andere deelnemers, verrekening plaatsvindt met deze reeds geïmplementeerde maatregel. De heer Kuin geeft aan dat deze investering 750.000 bedraagt en ontstijgt diens mandaat en het mandaat van het DB. Mede daarom is er een begrotingswijziging nodig, vast te stellen door het AB. De verrekensystematiek wordt aan gewerkt. Avalex steunt het voorstel van de heer Harpe. Besluit: Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel gedaan door de heer Harpe. 8
11. Sluiting De voorzitter sluit de openbare vergadering om 17.00 uur. Den Haag, 30 oktober 2014 J. Th. Hoekema N. Dierdorp Voorzitter secretaris 9