Inkopen, hoe werkt het?? Finance & Control - LR April 2009 Delft University of Technology Challenge the future
In dit boekje wordt uiteengezet hoe het inkopen van goederen en diensten ten behoeve van de faculteit LR behoort plaats te vinden. Dit met het doel het inkopen zo soepel mogelijk te laten verlopen. De inhoud is gebaseerd op de regelgeving van de TU Delft, aangevuld met voor onze faculteit specifieke zaken. Heeft u vragen over de inkoopprocedure dan kunt u deze per e-mail sturen naar het e-mailadres van bureau F&C: FC-AE@TUDelft.NL Martin Hoekstra, Manager Finance & Control Oktober 2009 2
Wie mogen er bestellen? Alleen daartoe geautoriseerde medewerkers mogen bestellen. Er moet een handtekeningkaart tekenbevoegdheid LR bij bureau F&C aanwezig zijn. De op de handtekeningkaart aangegeven limiet is bepalend. Deze kan lager zijn dan de onderstaande limiet. Limieten tekenbevoegdheid: Decaan 1.000.000,-- Afdelingsvoorzitter 50.000,-- Sectieleider 25.000,-- Diensthoofd 25.000,-- Projectleider/Afdelingssecretaris 10.000,-- Managementassistente 1.000,-- 3
Vrije keuze leverancier? Nee, indien er door de TU Delft een contract is afgesloten (Europese aanbesteding) dan is bestellen bij de gecontracteerde leverancier verplicht. De lijst met afgesloten contracten is te vinden op de internetsite van Finance & Control / Procurement. (www.gis.tudelft.nl, Voor Medewerkers, contracten) Is er geen contract met een leverancier, maar is de bestelling > 80.000,-- excl. BTW, dan is melding vooraf bij Procurement verplicht. Dit om te beoordelen of de TU Delft de inkoop Europees moet aanbesteden. 4
Hoe bestellen? Met een formele TU Delft inkoopopdracht vervaardigd door het Shared Service Center van Finance & Control Mits er geen contract is, is het bij aankopen < 500,-- inclusief BTW toegestaan om zonder een formele inkoopopdracht te bestellen. 5
Aanvraag tot bestelling (ATB) Hoe een inkoopopdracht aanvragen? Met een formulier C-5: aanvraag tot bestelling (ATB). Waar is formulier C-5 verkrijgbaar? Downloaden via de medewerkersportal op de internetsite van de TU Delft. (Medewerkersportal, Formulieren, Formulieren F&C). Ondertekening: Uitsluitend door een geautoriseerde medewerker. 6
Verzenden ATB < 2.500 incl. BTW 1. per interne post De getekende ATB per interne post met de bijlagen verzenden naar : SSC-F&C-Crediteuren Stevinweg 1, 5e verdieping 2. per e-mail Maak een scan van de getekende ATB met bijlagen en mail deze naar: crediteuren-ink-fc@tudelft.nl Bij methode 2 ontstaat er geen vertraging zoals bij de verzending per interne post. 7
Verzenden ATB > 2.500 incl. BTW Andere routing i.v.m. budgetcontrole en de beoordeling van investeringen door MT 1. per interne post De getekende ATB per interne post met de bijlagen verzenden naar: Bureau F&C-LR Kluyverweg 1, kamer 7.03 2. per e-mail De scan van de getekende ATB met bijlagen mailen naar Bureau F&C:FC-AE@TUDelft.NL Door Bureau F&C wordt de ATB na controle (max.1werkdag) doorgestuurd naar het SSC-F&C. Uitzondering zijn de investeringen, deze worden eerst voorgelegd aan het MT. 8
Aandachtspunten Bij inkopen boven 12.500 (inclusief BTW) is uit oogpunt van interne controle het opvragen van minimaal twee offertes vereist. Bij het inhuren van WP of OBP al dan niet via een bedrijf, is inschakeling van P&O-LR vereist. Veel offertes zijn exclusief BTW. De BTW vormt, tenzij verrekening i.v.m. een project mogelijk is, een onderdeel van de kosten. Er mogen geen privéaankopen over de administratie van de TU Delft lopen. Ook is het gebruik van uw TU Delft e-mailadres voor privéaankopen niet toegestaan. 9
Aandachtspunten bij aankopen zonder ATB (< 500, inclusief BTW) Alleen door geautoriseerde medewerkers. (Verplicht)Factuuradres: TU Delft Faculteit LR p/a SSC-F&C-Crediteuren postbus 5024 2600 GA Delft Onder vermelding van: Naam besteller en Baancode of Projectcode 10
Internetaankopen Voor het openen van een account bij een internetleverancier op naam van de TU Delft is vooraf schriftelijke goedkeuring van de budgethouder en de manager F&C vereist. Bij aankopen via het internet geldt verder: Alleen door geautoriseerde medewerkers. (Verplicht)Factuuradres : zie aankopen < 500,-- zonder ATB. Vermelding van naam besteller en Baancode of Projectcode 11