Uitkomsten Praktijkdag Werkdruk en Burn- out, Gids in Bedrijf, 10 november 2015 Beste deelnemers, Bedankt voor jullie deelname en actieve inbreng tijdens de praktijkdag over werkdruk en burn- out preventie. Aan het begin van de dag hebben we geïnventariseerd wat jullie verwachtingen waren van de praktijkdag en welke vragen jullie beantwoord willen hebben. Hierbij ontvangen jullie een kort verslag van de geïnventariseerde verwachtingen en uitkomsten. We verwijzen verder naar de sheets van de presentaties die je inmiddels via Gids in Bedrijf hebt ontvangen. Werkdrukonderzoek en metingen. Tips. Zijn er succesvolle stress/werkdruk metingen gedaan onder ambulante medewerkers? Periodiek uitvoeren preventief medisch onderzoek (PMO) en Medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO). Maak werkdruk bespreekbaar, maak het een vast agendapunt p het teamoverleg of in het werkoverleg met de (ambulante) medewerker. Gebruik de speelkaarten van de website Herken de druppel om in gesprek te raken met de (ambulante) werknemer over wat hij/zij ervaart als stressfactoren (energiegevers en energievreters). Gaaf bij ambulante medewerkers voorlichting over eetgewoontes en gezonde voeding. Wat kunnen we doen aan de voorkant? Welke organisatorische maatregelen ter preventie kunnen we nemen? Werk aan het creëren van gelijke perceptie binnen de organisatie. Zorg dat (hoogste) management initiatieven om negatieve gevolgen van werkdruk aan te pakken daadwerkelijk steunt. (zie tips verderop hoe je dat kunt beïnvloeden). Stimuleer en faciliteer ontspanning en beweging: Sportfaciliteiten op het werk of korting sportschoolpas, stoelmassage/fysio op de werkplek, mindfulness of yoga op de werkplek. Staand vergaderen, 1 prullenbak/ printer per afdeling. Stimuleer gezond eetgedrag (gezond eten in de kantine). Apps om beweging te meten en te stimuleren: Moves, Human, Saga, Google fit. Aanbieden trainingen Time management, snel lezen. Periodiek uitvoeren en analyseren PMO en MTO. Maak werkdruk bespreekbaar (onderdeel teamoverleg, functioneringsgesprekken). Vroeg signalering op basis van herkennen van de signalen per stresstype, train HR en leidinggevenden hierin. Aanbieden van de stresstype test binnen aanbod van mobiliteitscentrum/intern opleidingsaanbod. Goede werksfeer creëren. Bevorder goed werkgeverschap, pas de 7 regels toe van De beste werkgever : inspirerende directe, een aansprekende koers, minder management, waardering voor de specialisten, weg met stomme regeltjes, sociale innovatie en kennis delen!
Wees alert op pestgedrag, (seksuele) intimidatie e.a. bronnen die tot stress en uitval kunnen leiden. Stel hier gedragsregels over op, leg deze vast en grijp in. Sociale steun is heel belangrijk bij voorkomen stress en burn- out. Geef voorlichting/ training aan medewerkers over herkennen stress types en vroegsignalering. Stimuleer feedback cultuur. Creëer een sfeer waarin collega s elkaar aanspreken als ze waarnemen dat een collega werkdruk ervaart. Zie toe op tijdig nemen van pauzes en opnemen van vakantiedagen en overuren (geen stuwmeren laten ontstaan). Heldere afspraken maken tussen leidinggevende en medewerker over bereikbaarheid. Aanpakken angstcultuur. Stimuleer feedback cultuur. Stimuleer het geven van complimenten. Feedback App: http://www.impraise.com Tools van TNO om mogelijke oorzaken werkdruk in kaart te brengen http://www.inpreventie.nl/werkdrukkompas https://www.tno.nl/media/2505/tno_werkdruk_wegwijzer.pdf Ook veel nuttige informatie op http://www.arboportaal.nl/onderwerpen/psychosociale- belasting Hoe schakel je de leiding, het management in. Hoe doorbreek je weerstand bij de leiding om aandacht te krijgen voor negatieve effecten van werkdruk en stress? Maak verzuim inzichtelijk met CBS cijfers en zet af tegen branche http://statline.cbs.nl/ Maak verzuimkosten inzichtelijk http://www.verzuimkosten.nl Denk ook aan cijfers over het voorkomen van psychische klachten van Nemesis onderzoek (Trimbos) Werk aan een gelijke perceptie op het onderwerp binnen de organisatie. Sluit aan bij de belevingswereld van de directie om werkdruk op de agenda te krijgen. Als directie eerst nog overtuigd moet worden van belang, start dan met het in kaart brengen van de verzuimcijfers t.o.v. soortgelijke organisaties binnen de branche en de kosten van verzuim. Voorkom hierbij cosmetisch beleid, we zetten een paar fietsbureaus en een ping pong tafel neer en we hebben een vitaliteitsbeleid, maar echte analyse en aandacht voor het onderwerp. Serieus nemen binnen alle lagen van de organisatie. Wijs directie op mogelijke imago schade bij veel/ langdurig verzuim en het negatieve effect hiervan op arbeidsmarktpositie. Gebruik uitkomsten en analyse van exitinterviews als blijkt (succesvolle) medewerkers het bedrijf verlaten om redenen van te hoge werkdruk.
Training leidinggevenden in het herkennen van de verschillende stresstypes, geeft een workshop of lunch bijeenkomst. Formuleer in samenspraak met de lijn je doelstellingen positief, wat willen we bereiken: een gezonde onderneming met vitale en bevlogen medewerkers. Doorbreek taboe op het bestaan van werkdruk/ stress. Gebruik daarbij campagne van Asscher Herken de druppel als haakje om positieve aandacht te krijgen voor het onderwerp. Gebruik de thema week Week van de werkstress, 16-19 november om aandacht te vragen binnen de organisatie. http://www.duurzameinzetbaarheid.nl Aangekondigde acties vanuit arbeidsinspectie om organisaties nadrukkelijker te gaan toetsen op hetgeen zij ondernemen om risico s op psychosociale klachten in kaart te brengen en te voorkomen. (voorkomen van boetes) Gebruik HeartMath om het bestaan van stress inzichtelijk te maken. Tips om re- integratie te bevorderen Pas het ACCES model toe (zie presentatie Carien). Sluit met interventies aan bij stresstype en belevingswereld van de werknemer. Stel een verzuimprotocol op met heldere rolverdeling, ook ten aanzien van re- integratie fase. Maak heldere afspraken met leidinggevende en het team wanneer een medewerker re- integratie start, wat mag wel en niet verwacht worden. Hoe reageren de teamleden om de partieel terugkerende medewerker? Geef hier aandacht aan om daarmee sociale steun, begrip en effectieve re- integratie te bevorderen. Terugkeer is maatwerk. Blijf tijdens afwezigheid contact houden met medewerker. Van belang is aandacht te besteden aan de terugkerende medewerker, het team en leidinggevende. Zie toe op naleving van de re- integratie afspraken. Afhankelijk van het stresstype kan de neiging bestaan te snel of te langzaam te gaan. Geef leidinggevende inzicht in fases van herstel en bijpassende effectieve maatregelen. Schakel een deskundige, coach of mediator in indien nodig. Als uitbreiding van uren teveel is voor de werknemer, begin dan met uitbreiding van bijvoorbeeld 10 minuten, blijf steeds aansluiten bij wat de werknemer zelf aan zegt te kunnen. Uitbreiding van werktijd door bijvoorbeeld meer korte pauzes in het opbouw schema in te bouwen, waardoor er langere/meer dagen gewerkt wordt maar de effectieve werktijd nog niet toeneemt. Trek overleg en samenwerking arboarts en ziektekostenverzekeraar (bijdrage aan kosten re- integratie trainingen/coaching) en vertrouwenspersoon aan. Gebruik ESF subsidie om initiatieven voor duurzame inzetbaarheid en vitaliteit te financieren.
Vroeg signalering, hoe kun je als leidinggevende en HR signalen van stress en burn- out vroegtijdig oppikken? Analyseer verzuimcijfers. Doe in je team stresstype test en maak afspraken hoe je aangesproken wil worden als je over je grenzen dreigt te gaan. Maak werkdruk bespreekbaar in teambesprekingen en 1 op 1 gesprekken. Op de website van de campagne Herken de druppel staan praktische tips, een gespreksleidraad en een spelvorm om werkdruk bespreekbaar te maken. http://www.campagne.arboineuropa.nl MTO, analyseer uitkomsten en maak concrete verbeterafspraken op teamniveau. Voer periodiek Preventief Medisch Onderzoek uit en analyseer uitkomsten. Neem acties! Pik signalen op en spreek aan: medewerkers die structureel langer door werken, eerder starten, pauzes en sociale gebeurtenissen (borrel, even koffie drinken voor een verjaardag e.d.) overslaan. Medewerkers die structureel stuwmeer aan vakantiedagen en overuren hebben, verplicht op vakantie sturen en maximum aan vakantie/overuren rechten vastleggen binnen de organisatie. Hoe ga je het beste/ meest effectief om met mensen die burn- out zijn? Sluit met interventies aan op stresstype van de medewerker. Wees alert in welke fase werknemer zit qua stress tolerantie. Zit medewerker in het rood, dan komen rationele boodschappen niet over. Zie ook de tips hierboven over het bevorderen van een effectieve re- integratie. Hoe maak je mentaliteit (groepsdruk) in organisatie bespreekbaar wanneer je ziet dat er een schaduwkant aan zit, bv t.a.v. bereikbaarheid per mail en telefonisch buiten werktijd? Stel een aantal simpele regels op over bereikbaarheid, wanneer mailen we elkaar, waar wordt je geacht op te reageren en binnen welk tijdsbestek. Start eventueel met dergelijke afspraken binnen je team wanneer het op organisatie niveau nog niet lukt. Voorbeeldrol van de leidinggevende benadrukken. Voorlichting geven over de negatieve effecten van beeldschermwerk in de avonduren op nachtrust en daarmee dus op langere termijn op vitaliteit en productiviteit van de medewerker. Wat is het effect van reorganisaties? Hoe maak je dat hard? Tijdens reorganisaties zien we dalend verzuim omdat medewerkers met gezondheidsklachten zich niet ziekmelden uit vrees om op het verkeerde lijstje te komen. In de nasleep van een reorganisatie zien we vaak een stijging van het verzuim. Wees hier alert op, geef aandacht aan medewerkers. Maak bespreekbaar in werkoverleg wat de reorganisatie met mensen doet. Het zien niet alleen de mensen die moeten vertrekken die stress ervaren van de reorganisatie, maar ook bij medewerkers die
blijven (andere functie, meer taken, schuldgevoel dat zij mogen blijven, loyaliteit bij vertrekkende collega etc.) ondervinden vaak stress van een reorganisatie. Wees alert op reorganisatie vermoeidheid, bij langlopende of opeenvolgende reorganisatie. Blijf het doel communiceren, waarom is deze reorganisatie noodzakelijk, waar gaan we naar toe, welke kansen zijn er. Vraagt veel van coachend leiderschap van hoger en middenkader. Baanonzekerheid vergroot kans op stressklachten. Werk aan perspectief en ontwikkelmogelijkheden voor werknemers. Als er geen andere mogelijkheden voor handen zijn leer werknemers anders te kijken naar de situatie. Pas bijvoorbeeld de cirkel van invloed/ betrokkenheid van Covey toe. NLP training. Wat is de invloed van het nieuwe werken? Die is er zeker. Door mobiel en tablets zijn medewerkers 24/7 bereikbaar. Maak werkcultuur en bereikbaarheid bespreekbaar en maak afspraken (zie tips hierboven over bespreekbaar maken mentaliteit/groepsdruk en bereikbaarheid) Bij mobiliteitstrajecten, hoe motiveer je iemand die enerzijds weet dat huidige baan komt te vervallen en tegelijkertijd energie nodig heeft om nieuwe werkkring te vinden. Hoe ga je om met blokkering door angst? Pas het ACCES model toe. Analyseer wat de oorzaak is van de angst. Onderzoek het stresstype. Pas je interventies aan aan het stresstype. Hoe ga je om met de beeldvorming bij de manager en team wanneer een medewerker terug komt van burn- out? Geef voorlichting over de verschillende stresstypes. Betrek de leidinggevende en het team actief bij re- integratie. Maak helder naar de leidinggevende en team wat van de medewerker verwacht kan worden. Stimuleer de medewerker duidelijk te zijn naar leidinggevende en team over zijn/haar mogelijkheden, onmogelijkheden en opbouwschema. Analyseer met leidinggevende wat de oorzaken zijn geweest (energie gevers en energievreters in beeld) die de burn- out hebben veroorzaakt. Is het mogelijk afspraken te maken dat stressfactoren weggenomen worden of verminderen. Is dat niet mogelijk wees dan ook helder en steun dan de leidingevende in het maken van concrete afspraken over de begeleiding van de medewerker naar een andere functie. Wij hopen dat deelname aan de praktijkdag inspiratie en nieuwe inzichten heeft opgeleverd en wensen je veel succes met het toepassen daarvan, zodat we deze dag weer een kleine stap hebben gemaakt om werkend Nederland beter in balans te krijgen! Met hartelijke groet, Carien Karsten carienkarsten@gmail.com 06-24147617 André Lamper andre@vanierschot.com 06-51526291