Meetinstrument organisatorische borging van EU financiering bij gemeenten Inleiding Gemeenten kunnen ondersteuning krijgen uit Europa in de vorm van financiering en kennis. Om daar optimaal gebruik van te maken is het belangrijk om inzicht te ontwikkelen over hoe men het benutten van deze mogelijkheden op een goede manier kan borgen in de. Lijst met onderwerpen voor een scan 1. Leiderschap, aansturing en management. 2. Externe samenwerkingsverbanden en coalitievorming. 3. Inbedding in beleid. 4. Budget en financieringsstructuur. Het Assessment werkt het beste wanneer men het in de gemeente in een groep van een aantal personen gezamenlijk doorneemt. Diversiteit in de te selecteren groep is belangrijk: de groep kan bijvoorbeeld bestaan uit een wethouder, minimaal 2 afdelingshoofden, de personen die al ervaringen hebben met EU projecten, etc. Bespreek per onderdeel van het Assessment waar de gemeente op dit moment staat, score 1 t/m 5. Bespreek met elkaar waarom dat zo is, welke problemen men ervaart. Bespreek daarna per onderdeel van het Assessment waar men wil staan als gemeente, het combineren van posities of het uitwerken van een eigen omschrijving mag ook. Bespreek met elkaar waarom men daar wil staan en vooral welke concrete actie er genomen moet worden om het gewenste niveau te bereiken. Het doorlopen van het Assessment stelt in staat met elkaar inzichten te delen tot concrete verbeteracties te komen. Die vormen de aanzet voor een eerste plan van aanpak.
1: Leiderschap, aansturing en management. Vraag: Wie is verantwoordelijk voor de benutting van EU financieringsmogelijkheden, hoe is dit belegd in de en hoe wordt er op gestuurd? Inbedding in de Niemand is verantwoordelijk. Benutting van EU fondsen is afhankelijk van persoonlijk initiatief van individuele ambtenaren benutting van EU kansen is belegd binnen één afdeling. Er is een verantwoordelijke. ze persoon heeft 100-200 uur op jaarbasis beschikbaar. Contacten zijn overwegend bilateraal. Afdelingshoofden hebben in gezamenlijkheid een coördinator aangewezen. ze coördinator kan (bijna) fulltime aan de taak werken. Er is sprake van een overlegstructuur. Experts binnen de afdelingen staan open voor samenwerking en hebben hier tijd en middelen voor beschikbaar. verantwoordelijkheid voor de succesvolle benutting van EU fondsen is belegd bij een manager, die er voor zorgt dat EU ook bij andere afdelingen is belegd. Er vindt regelmatig overleg plaats. manager zorgt voor periodieke bestuurlijke terugkoppeling. EU is onderdeel van de portefeuille van een wethouder. Onderwerp is duidelijk belegd en wethouder voelt zich betrokken. Er is samenwerking met andere gemeenten. -Interne communicatie: hoe wordt de over voortgang mbt EU onderwerpen geïnformeerd? -Inhuur van externe kennis en kunde: gebeurt dit? Kan het een meerwaarde hebben?
2: Externe samenwerkingsverbanden en coalitievorming. Vraag: Wat is de status van externe samenwerking op het onderwerp EU fondsen? Samenwerking (bijvoorbeeld regio) Er wordt passief aangesloten. wordt gevraagd om deel te nemen aan projecten van anderen. gemeente is actief op zoek naar samenwerkingsmogelijkheden, maar dit is niet gestructureerd. Er is sprake van een structureel overleg regio. Dit vindt een aantal keren per jaar plaats. Er wordt vooral aangesloten bij andere overlegstructuren. Er is geformaliseerd gestructureerd overleg. Er is een aanzet tot een regionale strategie en er worden verkenningen uitgevoerd voor de oprichting van een Europasteunpunt. Samenwerking vindt plaats binnen een coalitie op basis van een regionale EU doelstelling. Eventueel is er sprake van een steunpunt of kennisportal voor het verspreiden van EU-kennis of voor projectondersteuning. -Welke onderwerpen kunnen kansrijk zijn voor Europese samenwerking regio? -Hoe actief zijn partners in de regio, en hoe succesvol?
3: Inbedding in Beleid Vraag: In hoeverre worden Europese kansen gekoppeld aan het eigen beleid? Koppeling Europese kansen met beleid Er is geen sprake van een koppeling: als er iets gebeurt aan EU dan staat dit op zichzelf EU coördinatie is opgenomen in het integrale economisch beleid of Bestuursdienst en vertaald naar een uitvoeringsprogramma doelstellingen van de EU coördinatie zijn opgenomen als doelstellingen in alle betrokken beleidsterreinen en overgenomen in het uitvoeringsprogramma van deze beleidsterreinen. Ieder beleidsveld heeft specifieke beleidsdoelen op EU opgenomen in het uitvoeringsprogramma en is zelf verantwoordelijk voor het behalen van deze doelstellingen. Ook het instrumentarium van de afdelingen is aangepast. -Hoe actief zijn de beleidsafdelingen? Hoe wordt met hen en door hen gecommuniceerd? -Hebben de afdelingen de juiste kennis en kunde in huis? Waar moeten ze versterkt worden?
4: Budget en financieringsstructuur. Vraag: In hoeverre is er in budgettering plaats voor Europese projecten? Financiering Er zijn geen structurele budgetten of financieringsvormen voor EU projecten vastgesteld Er is een structureel budget voor de uitvoering van EU projecten vastgesteld (bijvoorbeeld voor cofinanciering) Budgetten van beleidsdossiers worden aangewend voor EU financiering en andersom projectleiders rapporteren in welke mate EU financiering heeft bijgedragen aan projectfinanciering. Externe partijen (regionale partners) dragen bij aan cofinanciering voor EU projecten. Er is sprake van een cofinancieringsfonds (dat bv. wordt gevuld door verschillende partijen, waaronder de eigen.) -Moet er een doelstelling zijn voor het binnenhalen van externe fondsen? -Hoe moet de investeringsruimte die wordt gecreëerd door EU fondsen te benutten worden gebruikt?