Notulen van de vergadering van de Algemene Kerkenraad van de Protestantse Gemeente Assen op maandag 26 september 2016 in De Bron Aanwezig: Mathilde Boon (preses), Henk Dassen, Gienus de Klein, Albert Lammers, Ernst Lutgert, ds. Peter van de Peppel, Gerard Schoep (vanaf agendapunt 7), Bert Smit (scriba) Afwezig: ds. Bert Altena, ds. Harry Harmsen, Erwin Kremer, Aaldrik Kruize, Elma van t Riet, Hemmo van der Wal Notulist: Yvonne Lussenburg 1. Opening De preses heet de aanwezigen welkom, in het bijzonder Thilla Franken die haar per 1 oktober als preses zal opvolgen. Vastgesteld wordt dat in deze vergadering het quorum niet aanwezig is. De besluiten die in deze vergadering worden genomen, zullen daarom in de volgende vergadering moeten worden bekrachtigd en vastgesteld. De preses spreekt haar zorgen uit over de aanwezigheid van het quorum. In de toekomst zou het vaker kunnen voorkomen dat het quorum niet aanwezig is op een vergadering, omdat de drie wijkgemeenten van de PGA nog geen opvolgers hebben gevonden voor de afgetreden ambtdragers uit de AK. De preses leest 1 Korintiërs 13. Zij heeft voor dit bijbelgedeelte gekozen, omdat dit haar laatste vergadering is. Zij heeft tijdens haar ambtsperiode veel mensen met een positieve grondhouding ontmoet. Dit vertaalt ze met liefde. Het is niet nodig dat je het altijd met elkaar eens bent, als je maar met elkaar verder wilt komen. De preses zegt dat zij de AK-vergaderingen met veel plezier heeft voorgezeten. Zij gaat voor in gebed. 2. Mededelingen (preses) + vaststellen en/of aanvullen agenda + rondvraag De mededelingen van de preses zijn met de vergaderstukken meegestuurd. De preses attendeert de aanwezigen op het feest van de VVP, op 1 oktober vieren zij in de Adventskerk dat zij 111 jaar bestaan. Over de agenda worden geen opmerkingen gemaakt. Rondvraag Ds. Peter van de Peppel heeft een e-mail gestuurd aan de leden van de AK met de vraag of het mogelijk is de post van de PGA economischer te verspreiden. Vrijwilligers uit verschillende wijkgemeenten verspreiden in hetzelfde gebied post. In wijkgemeente De Drieklank zijn enkele mensen bereid om na te denken over een distributieplan voor de hele PGA. De AK staat hier positief tegenover. In de volgende vergadering zal hierover een besluit worden genomen. 3. a. Samenstelling AK plus voorstel benoeming moderamen Tot 1 oktober is Mathilde Boon preses van de AK, daarna zal Thilla Franken haar opvolgen. Het moderamen zal bestaan uit de preses, de scriba (Bert Smit), de voorzitter van het CvK (Ernst Lutgert), de voorzitter van het CvD (Albert Lammers) en één van de predikanten (ds. Harry Harmsen). b. Vaststelling van het vergaderrooster 2016-2017 De vergadering gaat akkoord met het voorgestelde jaarrooster. 4. Verslag AK-vergadering 13 juni 2016 Het verslag van de AK-vergadering van 13 juni 2016 wordt ongewijzigd vastgesteld. 5. Ingekomen stukken De scriba licht toe dat de lijst ingekomen stukken erg lang is, omdat er vanaf juni niet meer is vergaderd door de AK. Naar aanleiding van deze lijst worden geen opmerkingen gemaakt. 6. Jaarverslag 2015 werkgroep communicatie (website/nieuwsbrief/kerkblad) In de vergadering zijn geen extra vertegenwoordigers van de werkgroep communicatie, nieuwsbrief, website of Kerkblad aanwezig. Het onderwerp communicatie is in februari aan de orde geweest naar aanleiding van de jaarverslagen 2014 van deze werkgroep. 1
Om meer mensen te attenderen op het bestaan van de nieuwsbrief wordt gevraagd of er in het Kerkblad regelmatig een oproep kan worden geplaatst om mensen op het bestaan van de nieuwsbrief te wijzen. Ook kan er weer in de zondagsbrieven een stukje worden opgenomen. De website is door Eric van den Berg van ISI-media bekeken. Hij heeft een verbeterplan opgesteld, dat door de werkgroep communicatie zal worden ingevoerd. De belangrijkste vraag is: wat wil je communiceren met wie. Richt je je op leden, en welke leeftijdsgroep is de doelgroep, of richt je je op toevallige passanten op je website (met dezelfde vraag). Gevraagd wordt of het mogelijk is om in de toekomst een digitaal abonnement op het Kerkblad te realiseren. Dit zal in de werkgroep communicatie worden besproken. In het voorlopige verslag 2016 wordt melding gemaakt van de wens van de commissie om een communicatiemedewerker aan te stellen. Zou één van de predikanten dit op zich kunnen nemen? Nu is dat al het geval, ds. Bert Altena en ds. Harry Harmsen doen dit erbij. In het beleidsplan zal de werkgroep communicatie dit onderwerp nader uitwerken. Afgesproken wordt dat het verslag van de werkgroep communicatie volgend jaar in de februarivergadering aan de orde zal komen. De vergadering spreekt haar waardering uit over het Kerkblad: goed leesbaar, informatief en de kleurendruk is een grote vooruitgang. Volgend jaar bestaat het Kerkblad 25 jaar. Door de redactie zal daar bij worden stilgestaan. 7. Verslag heidag predikanten Sommige passages in het verslag wordt door de leden van de AK als lastig te begrijpen ervaren. Het geheel had voor buitenstaanders toch wat helderder geformuleerd mogen worden. En er wordt een plan van aanpak voor de predikanten gemist. Daar tegenover staat dat er een zekere vertrouwelijkheid moet worden gewaarborgd, gezien de aard van de dag. Het was een bezinningsdag voor de predikanten, waar ook aan teambuilding werd gedaan. Naar aanleiding van het verslag van de heidag merkt de preses op dat de begeleidingscommissie van de stadspredikant onlangs bijeen is geweest. De positie van de stadspredikant is nog niet goed ingebed in de wijkgemeenten. De begeleidingscommissie heeft zich erover gebogen hoe dit gestalte kan worden gegeven. 8. Beleidsplan In de AK is in de afgelopen vergaderingen gesproken over het beleidsplan. De preses heeft samen met Gerard Schoep gesprekken gevoerd met de wijkkerkenraden, met de vraag welke bijdrage zij voor het beleidsplan voor de PGA wilden leveren. Door de preses, Thilla Franken, Ernst Lutgert en Jenneke Span (gemeenteadviseur) is een conceptbeleidsplan opgesteld, met deze gesprekken als basis. De vergadering kan zich vinden in de gekozen opzet. Over de verschillende onderwerpen die in het beleidsplan staan wordt intensief gediscussieerd. De periode voor het beleidsplan wordt gewijzigd in 2017-2021. In het concept wordt de SWOT-analyse (sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen), die door de AK inmiddels is vastgesteld, gemist. Daarin wordt een aantal onderwerpen genoemd, die als basis voor de thema s in het conceptbeleidsplan dienen. Dit wordt toegevoegd bij de inleiding op de thema s: bij de behandeling en besluitvorming van deze onderwerpen is de visie, de missie en de SWOT-analyse de leidraad. De SWOT-analyse wordt als bijlage bij het conceptbeleidsplan gevoegd. A1 Opbouw, identiteit en profilering van de wijkgemeenten A2 Eén kerkenraad of zelfstandige wijkgemeenten Toegevoegd wordt dat de AK geen aanleiding ziet om in de beleidsperiode de structuur binnen de PGA te veranderen. Opgemerkt wordt dat het wel van belang is om in deze periode na te denken over de beleidsperiode 2021-2025, aan de hand van de nota van de PKN Kerk 2025, waar een woord is, is een weg, dit wordt genoemd in A2. A3 (werkwijze en werkzaamheden predikanten) A4 Beleid bij afwezigheid van een predikant De leden van de AK zijn het er over eens dat het wenselijk is de tweede alinea van A3, waarin gesproken wordt over het niet meer handhaven van de norm van 1100 zielen per predikant in het beleidsplan te handhaven. Het zou ook mogelijk zijn deze alinea onder A4 op te nemen. In het beleidsplan zal worden opgenomen dat elke wijk in de beleidsperiode één eigen predikant houdt, want elke wijkgemeente heeft haar eigen kleur. In 2015 was de predikantenformatie 6,57 fte, 2
de PGA had per 31 december 2015 6703 leden (zie bijlage E bij de jaarrekening 2015). Verder kan toegevoegd worden dat van de predikanten wordt verwacht dat zij van elkaars kennis en kunde gebruikmaken. Het financiële kader voor de predikanten is ook van belang. Voor wat de uitwerking van deze twee onderdelen van het beleidsplan betreft wordt het van belang geacht dat de AK het voortouw neemt en dat het ministerie van predikanten zal worden geraadpleegd. In de tijdsplanning, waarin in het huidige concept wordt geschreven uitwerking door ministerie zal worden gewijzigd in advies door ministerie. B1 Rol van de stadspredikant Hoe krijgt de stadspredikant verbinding met de wijkgemeenten? De AK heeft een visie ontwikkeld ten aanzien van de stadspredikant bij zijn aanstelling maar hoe ligt dit in de wijkgemeenten? Het is een mogelijkheid om in de beleidsplannen van de wijkgemeenten te kijken wat er staat vermeld over kerk en wereld en dit te verbinden met de stadspredikant. Het is van belang dat de stadspredikant ook vanuit de wijken wordt ondersteund. Opgemerkt wordt dat de samenleving de rol van de stadspredikant wel ziet. C1 Middengeneratie en jeugd Een belangrijke vraag is: hoe kunnen de middengeneratie en de jeugd het beste worden bereikt? In de tweede alinea zal de wijk Kloosterveen specifiek worden genoemd, omdat daar zorgen over zijn. Toegevoegd wordt dat wat voor deze wijk wordt ontwikkeld zal worden toegepast in alle wijken van de PGA. Kloosterveen is een wijk met veel jonge gezinnen. In deze wijk is geen grote groep oudere gemeenteleden, een groep waar de andere wijken van de PGA op dit moment wel op kunnen terugvallen. D1 Hoe om te gaan met andere manieren van kerkzijn met behoud van wat goed is Het tijdschema bij dit punt zal worden aangepast aan het tijdschema genoemd onder A1 en A2. E1 Diaconaal: werken aan een zorgzame kerk De diaconie heeft een eigen jaarplan opgesteld. In de tekst bij E1 zal naar dit jaarplan worden verwezen. Het is belangrijk om met andere kerken in Assen samen te werken, zoals op dit moment in het DPA gebeurd. Het belang van de zorgzame kerk wordt benadrukt. F Public relations en communicatie Dit onderwerp zal worden ingevuld door de werkgroep communicatie. G1 Het financieel kader waarin de komende jaren wordt geopereerd De paragraaf financiën wordt in september/begin oktober afgerond door de werkgroep die zich daar namens het CvK mee bezighoudt. Opgemerkt wordt dat de uitwerking en het resultaat van de besprekingen van de paragrafen van beleidsplan gevolgen kunnen hebben voor wat in de financiële paragraaf wordt vermeld. Het is van belang dat de ideeën die voortkomen uit de besprekingen financieel ook mogelijk gemaakt zouden kunnen worden. Het CvK moet daar de kaders voor stellen. De tekst van dit onderdeel van het beleidsplan zal worden aangepast. Opgemerkt wordt dat het CvK het vermogen van de PGA op advies van het SKG zoveel mogelijk gelijk wil houden of zelfs versterken. Het rendement van het vermogen kan dan worden gebruikt voor de exploitatie. De tekst van het conceptbeleidsplan zal worden aangepast door de scriba. In de volgende vergadering van de AK zal het beleidsplan worden vastgesteld. Daarna zal het beleidsplan naar de wijkgemeenten, de Sionsgemeente, de VVP en het ministerie van predikanten worden gestuurd. In de begeleidende brief zal worden gevraagd of zij zich kunnen vinden in het voorlopig vastgestelde beleidsplan. Aangegeven zal worden dat leden van de AK aanwezig willen zijn bij een vergadering waarin het beleidsplan wordt besproken. 9. E-mail ds. Esther Struikmans over ontkerkelijking De Tweede Kamer heeft een motie aangenomen die het de burgerlijke gemeenten verbiedt om in de toekomst gegevens van burgers door te geven aan kerken. De classes, kerkenraden en individuen worden opgeroepen hiertegen protest aan te tekenen. De scriba zal namens de PGA een brief aan de classis opstellen waarin protest wordt aangetekend tegen het niet meer doorgeven van gegevens van burgerlijke gemeenten aan kerkelijke gemeenten. 3
10. Planning nieuwjaarsbijeenkomst De AK gaat akkoord met het voorstel om de nieuwjaarsbijeenkomst te organiseren op vrijdag 6 januari 2017, van 17.00 tot 19.00 uur in De Bron. 11. Zaken uit het CvK - De pastorieën aan de Zevensterstraat, Plataanweg en De Gaarde zijn verkocht en de aktes zijn gepasseerd. - De werkgroep financiën is van start gegaan. Eind september/begin oktober wordt een eerste conceptnota in de vergadering van het CvK besproken. - De gebouwencommissie is bij elkaar geweest. In september worden alle gebouwen van de PGA geïnspecteerd. In oktober zijn de gegevens van deze inspectie beschikbaar voor de begroting 2017 en de meerjarenbegroting. - Het CvK heeft zich gebogen over de toekomst van het Kerkelijk Bureau, over het gebouw en het personeel. Het externe werk zal worden afgestoten en dan is er nog maximaal 1,5 fte aan personeel nodig. Gienus de Klein blijft in ieder geval tot 31 december 2018 in dienst. Hierover zal een notitie worden opgesteld door het CvK, ter bespreking in het CvK en vervolgens in de AK-vergadering. 12. Zaken uit het CvD - De kledingactie voor de stichting Mensen in Nood gaat dit jaar niet door omdat er geen vrijwilligers zijn gevonden voor deze actie. - Op 9 oktober is er t.b.v. de kledingverstrekking in Veenhuizen een speciale collecte voor de aanschaf van ondergoed. - Het DPA heeft een gavenbank opgezet. Deze kan goed van pas komen bij het werk van de Stichting Present t.b.v. het vluchtelingenwerk. - Er is contact geweest met het ministerie van predikanten over de invulling van de acht uur die overblijft bij het gedeeltelijke vertrek van Wim Staal. De AK en het ministerie zullen samen nadenken over de invulling van deze uren. 13. Zaken uit de jeugdraad Er zijn geen zaken uit de jeugdraad. 14.Uit de wijken Vredenoord - 24 en 25 september was het startweekend. Het was erg geslaagd. - Zondag 2 oktober is er een speciale dienst omdat de Adventskerk 50 jaar bestaat. De Drieklank - 16 en 17 september was het startweekend dat erg geslaagd was. Jozefkerk - Er is een leuk startweekend geweest. - Op 30 oktober wordt gevierd dat ds. Ron Koopmans 25 jaar aan de Jozefkerk is verbonden. - De kerstpakkettenactie voor heel Assen gaat binnenkort weer van start. 15. Wat verder ter tafel komt Albert Lammers bedankt Mathilde Boon namens de AK-leden voor al het werk dat zij als preses van de AK heeft gedaan. 16. Sluiting De preses sluit de vergadering om 22.20 uur. Assen, 28 november 2016 Preses, Thilla Franken Scriba, Bert Smit 4
Afspraken- en besluitenlijst AK-vergadering 26 september 2016 1. In wijkgemeente De Drieklank zijn enkele mensen bereid om na te denken over een distributieplan voor de post van de hele PGA. De AK staat hier positief tegenover. In de volgende vergadering zal hierover een besluit worden genomen. 2. In de volgende AK-vergadering wordt de tekst van het conceptbeleidsplan vastgesteld. Daarna wordt het beleidsplan naar het ministerie, de drie wijkgemeenten, de Sionsgemeente en de VVP gezonden. 3. De scriba zal namens de PGA een brief aan de classis opstellen waarin protest wordt aangetekend tegen het niet meer doorgeven van gegevens van burgerlijke gemeenten aan kerkelijke gemeenten. 4. De nieuwjaarsbijeenkomst 2017 wordt gehouden op vrijdag 6 januari 2017, om 17 uur in De Bron. 5. De AK zal met het ministerie nadenken over de invulling van de acht uur die per week overblijft na het gedeeltelijke vertrek van Wim Staal. 5