departement Logistiek dienst Patrimonium dossiernummer: 1702336 Provincieraadsbesluit betreft verslaggever Provinciaal patrimonium en APB De Gavers Geraardsbergen Afsluiten van een alle risico's patrimoniumverzekering voor alle gebouwen en inboedel in eigendom of in gebruik: ontwerp Hilde Bruggeman 1. Feitelijke en juridische gronden Het Provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 42 en 43 2, 11. De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en wijzigingen, meer bepaald artikel 26, 2, 3 (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen). De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. De wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen. De wet van 4 april 2014 en de wet van 9 april 2017 tot wijziging van de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen en ertoe strekkende de vrije keuze van een advocaat of iedere andere persoon die krachtens de op de procedure toepasselijke wet de vereiste kwalificaties heeft om zijn belangen te verdedigen in elke fase van de rechtspleging te waarborgen in het kader van een rechtsbijstandsverzekeringsovereenkomst. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en wijzigingen. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en wijzigingen. Besluit van de Deputatie van 18 september 2014 waarbij beslist werd dat er een prijsvraag mocht worden opgestart voor de aanbesteding van de verzekeringscontracten. Besluit van de Deputatie van 9 juni 2016 waarbij beslist werd dat in eerste instantie de brandverzekeringen worden aanbesteed.
p. 2 2. Motivering In zijn schrijven van 28 oktober 2014 maakt het Rekenhof een opmerking i.v.m. de verzekeringscontracten materiële schade. De provincie heeft voor haar gebouwen telkens aparte verzekeringscontracten. De markt wordt niet geraadpleegd, de verzekeringen worden telkens aangegaan bij Ethias. Op basis van het beperkt aantal schadegevallen zou de premie voor verschillende gebouwen al wel verlaagd zijn. Opmerking: Er wordt ten onrechte geen beroep gedaan op de mededinging. Bundeling van de verzekeringspolissen zou allicht betere (prijs)voorwaarden opleveren." Principes van de aanbesteding 1. Volgende essentiële/verplichte dekkingen zullen opgenomen worden: Natuurrampen of natuurlijke catastrofen zijnde: a. De overstromingen b. Aardbevingen van natuurlijke oorsprong c. Aardverschuivingen of modderstromen d. Overstroming van de publieke afwatering Brandschade (dit is de materiële schade die veroorzaakt is door brand, ontploffing, implosie, blikseminslag, aanslagen en arbeidsconflicten, aanbotsen door een dier, aanbotsen door een transportmiddel, vallen van een boom op het gebouw) Stormschade (storm-, sneeuw- of ijsdruk op daken en hagel) Waterschade (door breuk van leidingen, overlopen van dakgoten, sanitaire installaties of elektrische huishoudapparaten, insijpelen van water door het dak, vorst (op voorwaarde dat de nodige voorzorgsmaatregelen genomen zijn )) Elektriciteitsschade (inwerking van elektriciteit op elektrische installaties en toestellen (bvb. Schade aan elektrische toestellen door overspanning, ) 2. Volgende optionele dekkingen worden voorzien: Glasschade (ramen, ) rechtsbijstand (die behartigt de belangen van het bestuur wanneer een gebeurtenis aanleiding heeft gegeven tot een situatie waardoor je schade hebt geleden of schade hebt veroorzaakt) de schade aan gebouw na een inbraak of vandalisme 3. Volgende dekkingen worden NIET voorzien wegens de grote premie en geringe schadegevallen in dit verband: diefstal
p. 3 4. De franchise wordt opgetrokken tot 2.500 EUR (excl btw). Als variante zal de premievoet voor een franchise van 500.00 EUR (excl btw) gevraagd worden. 5. Volgende dienstverlening zal moeten gegarandeerd worden door de inschrijvers: SPOC (een vaste contactpersoon bij de verzekeringsmaatschappij, waarvan we alle contactgegevens in bezit hebben, die snel kan tussenbeide komen bij schadegevallen en die gemachtigd is om tot bijvoorbeeld 15 000,00 EUR schade zelf te regelen) Goed administratief beheer van de brandpolissen, het schadebeheer, de mogelijkheid om de brandpolissen en de schadedossiers elektronisch te kunnen raadplegen en te kunnen aanvragen en aangeven. Een regelmatig overleg met de contactpersoon, waarbij de schadedossiers kunnen worden besproken en waar tips kunnen bekomen worden die schadebeperkend werken. 6. De polissen dienen in te gaan op 1 januari 2018. De duurtijd van de nieuw af te sluiten polis bedraagt 4 jaar, met tussentijdse jaarlijkse opzegmogelijkheid voor de verzekeraar ten vroegste aan het einde van het tweede jaar. De verzekeraars verzaken aan het recht van opzeg van schade. In geval van opzeg dient de verzekeraar een opzegtermijn van 9 maanden in acht te nemen. De aanbestedende overheid beschikt evenwel over een jaarlijkse opzegmogelijkheid met een opzegtermijn van 3 maanden. Deze opzeg zal gelden voor alle entiteiten die op dat moment gebruik maken van de opdrachtcentrale. Een individuele opzeg van één of meerdere entiteiten/entiteiten is niet mogelijk. 7. Volgende gunningscriteria zullen opgenomen worden in het aanbestedingsbestek: Kostprijs (premie gekoppeld aan de ABEX-index) Dienstverlening (SLA service-level-agreement, schadestatistiek) Procedure De opdracht wordt gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Motivering omtrent de gehanteerde wijze van gunnen: de aanbestedende overheid kiest voor deze uitzonderingsprocedure (artikel 26, 2, 3 wet van 15 juni 2006) gelet op de complexe en specialistische aard van deze opdracht. Verschillende kwalitatieve en technische facetten van de opdracht zijn onmogelijk nauwkeurig op voorhand te bepalen of te determineren, zodat een gunning enkel oordeelkundig kan gebeuren na grondige bespreking, analyse en onderhandeling van deze materie.
p. 4 er moet over gewaakt worden dat de weinig beschikbare marktspelers in staat zijn om een sterke offerte in te dienen. De geringe concurrentie laat niet toe om bepaalde marktspelers in een vroeg stadium te verliezen. er is weinig vertrouwdheid van de verzekeringsmarkt met overheidsopdrachten en er dient derhalve over gewaakt te worden dat de procedure voldoende garanties biedt op een goede uitkomst. Door de deelnemende partijen toe te laten hun offertes te verduidelijken, kan het opdrachtgevend bestuur de uiteindelijke kwaliteit van de verzekeringspolissen verhogen en de samenwerking tussen de verzekeraar en de opdrachtgever verfijnen. Selectie- en gunningsfase De onderhandelingsprocedure verloopt in 2 fasen : de selectiefase en de gunningsfase. Na beoordeling van de resultaten van de 1 ste fase (selectiefase) zullen er een aantal door de opdrachtgever gekozen kandidaten doorgaan naar de 2 de fase (gunningsfase). Hiervoor is een selectieleidraad opgesteld. Verloop Aankondiging van de opdracht; Selectie van de kandidaat-bieders (leidend verzekeraar/medeverzekeraars); Uitsturen van het bestek naar de geselecteerde bieders (zowel leidend verzekeraars als medeverzekeraars); Indienen offerte; Beoordeling regelmatigheid offertes: Toelichting door en onderhandelingen met de bieders die een regelmatige offerte hebben ingediend (optioneel); Uitnodiging tot het indienen van een Best And Final Offer (BAFO) (optioneel er kunnen meerdere onderhandelingsrondes ingericht worden); Indienen BAFO (optioneel); Finale evaluatie offertes; Opmaak beoordelingsverslag; Gunningsbeslissing; Stand still; Contractsluiting. Deze opdracht bestaat uit 4 percelen. Perceel I: alle risico s brand (aandeel van 40% als leidende maatschappij) Perceel II: alle risico s brand (aandeel van 30% in medeverzekering); Perceel III: alle risico s brand (aandeel van 20% in medeverzekering); Perceel IV: alle risico s brand (aandeel van 10% in medeverzekering); Perceel I leidt tot het verzekeringscontract. De andere percelen leiden tot het meefinancieren van dit contract. De inschrijvers kunnen inschrijven voor een of meerdere percelen.
p. 5 Deze werkwijze wordt gekozen omdat het Provinciebestuur over een zeer uitgebreid patrimonium beschikt en op deze manier de risico s voor de verzekeringsnemer gespreid worden. Het bestuur zal echter maar één contactpersoon hebben en dat is met de leidende maatschappij. De opdracht wordt, per perceel, toegewezen aan de inschrijver die de voordeligste regelmatige offerte heeft uitgewerkt, rekening houdend met volgende gunningscriteria : Gunningscriterium 1 : Prijs (60 punten bij perceel 1 en 90 punten bij perceel 2, 3 en 4) De punten worden toegekend volgens deze formule: p = Pmax*L/x, waarbij: p = aantal behaalde punten Pmax = maximaal te behalen punten L = laagste offerte x = onderzochte offerte Gunningscriterium 2: Kwaliteit van de dienstverlening (30 punten) De verzekeraar garandeert een minimale dienstverlening zoals hierboven beschreven en goedgekeurd door de deputatie in de principes van heraanbesteding. Gunningscriterium 3: opzegbepalingen (10 punten) De duurtijd van de polis bedraagt 4 jaar. De kandidaat-verzekeraars die deze duurtijd zonder meer aanvaarden, krijgen 10 punten. Indien een kandidaat-verzekeraar na 2 respectievelijk 3 jaar een opzegmogelijkheid wenst in te lassen, zullen volgende punten worden toegekend : opzegmogelijkheid na 2 jaar : 0 punten opzegmogelijkheid na 3 jaar : 5 punten Financieel De premievoet wordt geraamd op 0,0345%, wat een jaarlijkse premie oplevert van 190 596,00 EUR. Momenteel hebben we geen globale premievoet maar op basis van de jaarlijks te betalen premie komen we op een gemiddelde premievoet van 0,03620%.
p. 6 3. Besluit Met 64 ja stemmen, Artikel 1 De voorwaarden voor het afsluiten van een alle risico s patrimoniumverzekering voor de gebouwen en inboedel in eigendom van of gebruikt door de Provincie Oost- Vlaanderen en het APB de Gavers te Geraardsbergen worden vastgesteld, zoals bepaald in bijgaand ontwerp (bestaande uit selectieleidraad en bijzonder bestek) en de raming ten bedrage van 190 596,00 EUR tegen een geraamde premievoet van 0,0345%. Artikel 2 De opdracht zal worden gegund bij wijze van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Artikel 3 De uitgave zal ten laste worden gelegd van de toepasselijke budgetsleutel van de deelopdrachten. Gent, 21 juni 2017 namens de Provincieraad: De provinciegriffier, Albert De Smet De voorzitter, Greet De Troyer