Handleiding CG Pro mappen delen (agenda, mailbox, etc.) Handleiding CG Pro mappen delen (agenda, mailbox, etc.)... 1 0. CG Pro: de toegang tot mappen delen... 2 1. Een andere gebruiker autoriseren voor toegang tot een map... 2 2. Abonneer u op een map van een andere gebruiker... 5 3. Check: ziet u de gedeelde map erbij?... 7 Koldingweg 19-1 9723 HL Postbus 5236 9700 GE Groningen kvk 02066541 btw NL1041.63.252.B01 ING 5041280 Rabobank 32.94.02.501 IBAN NL35 RABO 0329 4025 01 BIC RABONL2U T 050 526 49 33 F 050 526 49 63 info@tijdhof.nl www.tijdhof.nl
0. CG Pro: de toegang tot mappen delen Het is erg handig om (tijdelijk of permanen) de toegang tot bijvoorbeeld een inbox of een agenda te delen. Hierbij kunt u zelf bepalen wat voor bevoegdheden u andere gebruikers geeft. De procedure om een map te delen omvat twee stappen: 1. u verleent autorisatie aan een andere gebruiker 2. de andere gebruiker abonneert zich op de map 1. Een andere gebruiker autoriseren voor toegang tot een map Ga naar: www.cgpro.nl Log in op de reguliere webmail (links). U logt in principe in met uw hele mailadres en uw mailwachtwoord. NB: dit is niet de Pronto! webmailclient. Het overzichtsscherm van uw webmail verschijnt. Klik aan de rechterzijde op [mappen]. Er verschijnt een overzicht van alle mappen die u momenteel ziet als u in Pronto, Outlook of Entourage uw mailapplicatie opent. Mappen zijn mailboxen, agenda s, contactlijsten, notitielijsten, etc. Om iemand toegang tot één van uw mappen te verlenen klikt u in de lijst op de betreffende map. NB: u kunt de bevoegdheden van een map die niet van u is, niet aanpassen dat dient de eigenaar van de map zelf te doen. pagina 2/7 16 november 2009 tijdhof.nl
Deze map wordt geopend als: aparte mailbox, agenda, adresboek, of notes/notitielijst. pagina 3/7 16 november 2009 tijdhof.nl
Wat voor map het ook is: geheel onderaan het scherm van de box ziet u [Map Controle]. Klik hierop. Hier kunt u één of meerdere mensen de gewenste toegang tot deze map verlenen. Dit doet u als volgt: identificator: In kolom [Identificator] vult u de gebruikersnaam in van de gebruiker die u wilt autoriseren. * bevoegdheden: in de achterliggende kolommen kunt u de juiste vinkjes zetten om de gewenste bevoegdheid te geven. Advies voor een regulier gedeelde mailbox: vink alles aan behalve het laatste hokje (admin). submappen: indien de map ook submappen heeft, kunt u ook het hokje [pas toe op submappen] aanvinken. bevestigen: om te bevestigen, klik op [update] Is dit een gebruiker binnen hetzelfde domein (een collega), dan hoeft u alleen de gebruikersnaam in te vullen (= alles vóór het @). Is dit een gebruiker op een ander domein, dan vult u hier de gebruikersnaam@domein.nl in (vervang domein.nl door het juiste domein + extensie). Wilt u aan meerdere gebruikers toegang tot deze box verlenen, voeg dan voor elke gebruiker een regel toe. U heeft nu andere gebruikers geautoriseerd voor toegang tot deze map. Nu is het zaak dat deze gebruiker(s) zich abonneert/abonneren op de map. De map verschijnt dan ook als mailbox/agenda/adressenlijst/etc. in hun Pronto! of Outlook. pagina 4/7 16 november 2009 tijdhof.nl
2. Abonneer u op een map van een andere gebruiker U kunt zich abonneren op een map van een andere gebruiker. Het is noodzakelijk dat de eigenaar van de map u hiervoor geautoriseerd heeft. Ga naar: www.cgpro.nl Log in op de reguliere webmail (links). U logt in principe in met uw hele mailadres en uw mailwachtwoord. NB: dit is niet de Pronto! webmailclient. Het overzichtsscherm van uw webmail verschijnt. Klik aan de rechterzijde op [mappen]. Er verschijnt een overzicht van alle mappen die u momenteel ziet als u in Pronto, Outlook of Entourage uw mailapplicatie opent. Mappen zijn mailboxen, agenda s, contactlijsten, notitielijsten, etc. Links van de mappenlijst ziet u een kader. Klik in dit kader op de term [Management]. In het managementscherm ziet u : Map Aliassen (= mappen van andere gebruikers waartoe u toegang heeft) Map Abonnementen (= mappen in uw eigen mailbox, zoals uw eigen Inbox, Drafts, Calendar, etc.) U kunt het abonnement op een gedeelde map toevoegen bij onderdeel Map Alias. pagina 5/7 16 november 2009 tijdhof.nl
Vul nu in: Alias Naam: type map + naam (dit hoeft niet de gebruikersnaam te zijn) Map naam: het pad naar de map opgebouwd uit: ~: een tilde user: de gebruikersnaam* maptype: het type map (inbox, calendar, notes, etc.) * ook hier geldt: is het een map op hetzelfde domein, dan hoeft u geen @domeinnaan.extentie te noemen. Is het een externe account, dan dient u dit wel te specificeren. Zodra u klaar bent klikt u op [Update] om de aanpassingen te bevestigen. Enkele voorbeelden: Kees, Karel en Tina zijn collega s van u op hetzelfde domein, bij hen is geen domein gespecificeerd Henk is een gebruiker op een ander domein. U heeft toegang tot zijn Agenda, Inbox, Sent Items en Drafts De alias-naam ziet u in uw eigen mappenlijst terug. Door te starten met de typenaam van de map worden de mappen van hetzelfde type bij elkaar geplaatst. TIP: het is raadzaam om de terminologie van de server aan te houden: Calendar Contacts Drafts Inbox Notes Sent Items U kunt te allen tijde extra abonnementen toevoegen of de instellingen controleren. pagina 6/7 16 november 2009 tijdhof.nl
3. Check: ziet u de gedeelde map erbij? U kunt op verschillende manieren checken of u succesvol toegang heeft gekregen tot de gedeelde mappen. Zit u nog in de webmail, ga dan terug naar de mappenlijst en kijk of u hier de nieuwe mappen bij ziet staan. Ziet u de nieuwe mappen in de lijst? Ziet u er type-iconen voor staan? Ziet u getallen in de achterliggende kolommen? Als u de mappen niet ziet, dan zijn ze niet succesvol toegevoegd, ga terug naar management (stap 2) Als u geen type-iconen ziet staan, ga terug naar management en controleer dan of u de server uw typeaanduidingen snapt. Als u geen getallen ziet staan, controleer dan of u wel geautoriseerd bent voor gebruik van de map. Ook in Pronto! kunt u de gedeelde mappen opvragen. Bij de mailboxen zult u de extra mappen zien staan. U kunt ze aanklikken en (indien geautoriseerd) de inhoud van de map inzien, berichten lezen, berichten namens de eigenaar versturen, etc. Gaat u naar het agenda-gedeelte, dan zult u daar de agenda s waartoe u toegang heeft zien staan. U kunt zelf een kleur uitkiezen voor elke agenda. Middels de merge-optie kunt u alle agenda s in één scherm laten tonen. Tijdhof Consulting Kennis in praktijk Koldingweg 19-1 9723 HL GRONINGEN T 050 526 49 33 F 050 526 49 63 www.tijdhof.nl info@tijdhof.nl pagina 7/7 16 november 2009 tijdhof.nl