Implementatiescenario voor lidorganisaties

Informatiemodel en Gegevensset Federatie Opvang 2011 Implementatiescenario voor lidorganisaties Federatie Opvang, 28 november 2012 versie 1.1 Gerard van Dam, datamanager,g.vandam@opvang.nl, Tel: 033-4615029 Versie Datum Omschrijving Distributie 1.0 22 september 2011 Eerste versie Leden, website 1.1 28 november 2012 Aangepaste planning en scenario Leden, website

1 Wijzigingen in deze versie Versie 1.1 heeft verschillende wijzigingen ondergaan t.o.v. versie 1.0. Hieronder staan de belangrijkste: Alle gerelateerde documenten staan op het publieksgedeelte van de website. Het is gebleken dat weinig leden en leveranciers gebruik maken van de leden specifieke documenten. De documentatie over de gegevensset is aangepast en heeft nu versie 1.2 i.p.v. 1.0 In november 2012 is de anonimiseringsmodule vrijgegeven. Met deze module is geanonimiseerde aanlevering mogelijk. In dit document staat de functie van de module kort beschreven en geeft een beter beeld in het proces van aanlevering. 2 Inleiding De Gegevensset Federatie Opvang 2011 is ontwikkeld in samenspraak met de leden. Voor het ontwikkelproces wordt verwezen naar het document waarin de Gegevensset FO 2011 wordt beschreven. De Gegevensset FO 2011 is een landelijke set met lokale ruimte. Dat wil zeggen: het is een beperkte set gegevens die door leden van de Federatie Opvang (FO) moeten worden vastgelegd ten behoeve van branche-informatie 1. De nieuwe gegevensset maakt de registratie eenvoudiger. Deze branche-informatie wordt door de Federatie Opvang gebruikt ter publicatie aan het publiek en stakeholders. Ook worden de gegevens al meerdere jaren gebruikt voor de publicatie van de Monitor Maatschappelijke Ondersteuning (MMO). Deze wordt door het Trimbos Instituut geproduceerd voor het Ministerie van VWS. Deze laatste gebruikt de informatie uit de MMO als bron van rapportage aan de Tweede Kamer. De nieuwe gegevensset heeft als doel de registratielast van lidinstellingen ten behoeve van de branche-informatie van de Federatie Opvang te verminderen qua gebruik van begrippen aan te sluiten bij de huidige werkpraktijk een succesvolle en bruikbare aanlevering van gegevens realiseren door een informatiemodel dat vrijwel onafhankelijk van het registratieproces in de cliëntenregistratiesystemen van de leden is in te richten. informatievragen over de gerealiseerde hulp in de branche beter te kunnen beantwoorden de hoeveelheid aangeleverde data per registratie-item te verhogen. De implementatie van de gegevensset houdt in dat alle leden van de FO voor 01 april 2012 de nieuwe gegevensset in hun registratiesysteem hebben ingevoerd. Ook moeten de software voor export van gegevens ten behoeve van de landelijke database, én de landelijke database zelf, aangepast worden op het nieuwe formaat. Hierdoor kan door een belangrijk deel van de lidinstellingen vanaf 2012 volgens de nieuwe gegevensset aangeleverd worden. Een deel zal dit over het jaar 2011 nog doen volgens de Gegevensset van 2004. Hierna staan de stappen geschetst voor de implementatie van de gegevensset bij de leden. Projectleider is de informatiemanager van de FO. Het MT van de FO is het besluitvormend orgaan voor wat betreft dit implementatieplan. De Verenigingscommissie Informatiemanagement adviseert over het implementatieplan en monitort de realisatie ervan. 1 Zie voor een uitgebreidere toelichting de Gegevensset Federatie Opvang 2011 v.1.2 1 van 4

In het proces van aanlevering zit een belangrijke stap, deze is het anonimiseren van de cliëntgegevens. In een powerpointpresentatie is weergegeven hoe dit proces globaal wordt uitgevoerd. Deze presentatie staat op de website van de FO op http://www.opvang.nl/site/item/gegevensset-2011-implementatie. 3 Gerelateerde documenten De volgende documenten zijn gerelateerd aan dit implementatiescenario, en zijn beschikbaar via de website van de Federatie Opvang. - Gegevensset Federatie Opvang 2011 versie 1.2 - FO-10-rap v.0807.2 (dit is de gegevensset uit 2003) - Powerpoint presentatie Export landelijke database LGVFO.ppt - Handleiding anonimiseringsmodule Federatie Opvang 4 Implementatiescenario 4.1 Plan van aanpak implementatie Gegevensset FO 2011 in CRS 4.1.1 Strategie De strategie van de implementatie is gericht op een overgang ineens, per organisatie, van de oude naar de nieuwe gegevensset. Hiervoor is gekozen omdat de verwachting is dat de aanpassingen vooral bestaan uit het deactiveren van velden. De overige aanpassingen zullen op basis van de kennis die er binnen de Federatie Opvang is van de gebruikte systemen een beperkte impact hebben. Ook communicatief is het naar verwachting voor de lidinstellingen praktischer om de verandering in één keer te communiceren naar de medewerkers van de eigen organisatie. 4.1.2 Planning Per instelling kan het tijdpad voor de implementatie in samenspraak met de leverancier worden gepland. In 2013 wil de Federatie Opvang gegevens verzamelen vanuit het nieuwe gegevensmodel. 2 van 4

4.2 Voorbereidende werkzaamheden 4.2.1 Stap 1:Verzamelen interne documentatie Verzamel de interne documentatie waarop de huidige inrichting van uw cliëntenregistratiesysteem is gebaseerd. Denk hierbij ook aan de rapportages waarbij u gegevens vanuit het CRS gebruikt. 4.2.2 Stap 2: Verschillenanalyse huidige en nieuwe gegevensset in CRS 4.2.2.1 Informatiemodel en gegevensset organisatie In 2004 en 2005 is door de lidinstellingen die Regas en Clever gebruiken de toenmalige gegevensset Federatie Opvang in de registratiesystemen en het informatie- en gegevensmodel van de lidinstelling ingepast. Voor het registratiesysteem OctoQ is dit in 2008 gebeurd. De gegevensset is eind 2008 al verkleind door een 40-tal items niet meer verplicht te stellen. Over de jaren 2007, 2008, 2009 en 2010 zijn de meeste lidinstellingen die Regas of Clever gebruiken in staat gebleken om geanonimiseerde gegevens aan te leveren aan de Federatie Opvang. Aanpassingen aan de exportsoftware hebben dat mogelijk gemaakt. Extracties voor de MLaanlevering vanuit OctoQ zijn vanaf 2008 voor alle instellingen die dit pakket gebruiken mogelijk gebleken. Een aantal instellingen die Regas gebruiken hebben in de loop van de jaren aanpassingen aan hun gegevensmodel gemaakt waardoor aanlevering niet meer mogelijk werd conform de standaard. Hierdoor konden gegevens van deze lidinstellingen niet meegenomen worden in de landelijke gegevensverzameling. Lidorganisaties die Conclusion CVS, Helios, IJZA, KRIS, Medicore, MS Office-applicaties, Plancare, of USER en andere cliëntenregistratiesystemen gebruiken, zijn door het ontbreken van passende exportsoftware of standaard-ml-extractie tot op heden nog niet in staat geweest gegevens aan te leveren. Door de inrichting van deze systemen aan te passen is het de bedoeling dat ook instellingen die deze systemen gebruiken in de toekomst geanonimiseerde cliëntengegevens voor de branche-informatie aan de Federatie Opvang kunnen gaan leveren. De informatie over het informatiemodel en de gebruikte gegevensset van het eigen cliëntenregistratiesysteem is van belang om een goede verschillenanalyse te kunnen doen. 4.2.2.2 Informatiemodel en gegevensset Federatie Opvang Het nieuwe informatiemodel en gegevensset van de Federatie Opvang (FO) heeft o.a. tot doel om alle lidinstellingen in staat te stellen minimaal één keer per jaar de gegevens aan te leveren voor de landelijke gegevensverzameling FO (LGVFO). De FO stelt de betrokken leveranciers op de hoogte van de wijzigingen en zal met hen in gesprek gaan om de mogelijkheden te onderzoeken om de oude gegevensset te vervangen bij de registratiesystemen van leden dan wel in te passen. 3 van 4

De basis van het informatiemodel omvat 4 informatiedomeinen voor registratie en het beheersdomein. In totaal zijn er 57 gegevensdomeinen die benodigd zijn voor de LGVFO. Hiervan zijn er 7 ten behoeve van de beheersinformatie van de aanlevering, 5 zijn nodig om het hulpaanbod en de capaciteit te definiëren. Hierdoor blijven er 45 gegevensdomeinen over die in de daadwerkelijke dagelijkse cliëntenregistratie gebruikt worden. Twee modules hiervan, te weten seksueel geweld en eergerelateerd geweld worden in een beperkt deel van de instellingen gebruikt. Worden deze niet geregistreerd, dan blijven er 34 gegevensdomeinen over. 4.2.2.3 Verschillenanalyse: belangrijkste issues Voor een succesvolle invoering van de nieuwe gegevensset is het van belang per instelling eerst een verschillenanalyse te doen. Deze analyse kan uitgevoerd worden door de lidinstelling zelf, of in samenspraak met de leverancier. Indien nodig kan ook vanuit de FO advies worden verleend. De FO zal in ieder geval een draaiboek hiervoor ter beschikking stellen. Ook zal vanuit de FO de realisatie van de verschillenanalyse gemonitord worden, waarna de implementatie gestart kan worden. De belangrijkste verschillen die naar verwachting bij iedere instelling op tabelniveau zullen optreden zijn bij de tabellen: - dienstaanbod - problematiek - verwijzers. De overige verschillen hangen vooral af van de huidige gegevens- en procesinrichting van het door de instelling gebruikte pakket. De uitkomst van de verschillenanalyse is een overzicht van alle door te voeren wijzigingen op formulier, veld en tabelniveau. Hieruit kan ook de benodigde inspanning geconcludeerd worden, en besluiten genomen worden over aanvullende instructie en/of aanpassingen van de handleiding. Bij deze verschillenanalyse is het mogelijk advies van de Federatie Opvang te vragen. Per lid wordt tot maximaal twee uur gratis assistentie geboden. Boven de 2 uur wordt voor de begeleiding offerte uitgebracht. Hierbij gelden de standaard uurtarieven van de medewerkers van de Federatie Opvang. Met nadruk geven we hier aan dat het van belang is dat er in de eerste helft van 2012 over het jaar 2011 nog steeds een export volgens de huidige manier van uitvragen mogelijk moet kunnen zijn. Instellingen kunnen dit o.a. ondervangen door een back-up van de database op te slaan vóórdat men over gaat naar de registratie waarin de nieuwe gegevensset is verwerkt. Wat voor uw organisatie de meest praktische manier is wordt tijdens de verschillenanalyse met u afgesproken. 4.3 Inrichting, bouw en test Met behulp van uw softwareleverancier of op basis van eigen kennis en kunde richt u in een aparte omgeving uw cliëntenregistratiesysteem conform de resultaten van de verschillenanalyse. Het testen van deze nieuwe omgeving kunt u doen volgens uw eigen testscenario. In ieder geval wordt in deze test een exportbestand gegenereerd. Bij de FO is de anonimiseringsmodule beschikbaar voor het anonimiseren, versleutelen en comprimeren van het exportbestand. De uitvoer kan u sturen naar de FO zodat we kunnen nagaan of het bestand bruikbaar is voor de landelijke gegevensverzameling. 4 van 4

Alle informatie over de inhoud en formaatbeschrijving van het bestand staat in de Gegevensset Federatie Opvang 2011 v.1.2. Het bestand kan de volgende recordtypes bevatten: Informatiedomein Recordtype 1 2 3 4 Omschrijving Beheerinformatie Dit onderdeel bevat informatie over de aanlevering. Bijvoorbeeld de code van de organisatie en de periode waarin de gegevens betrekking op hebben. Client Naam, geslacht, geboortedatum. Deze gegevens worden geanonimiseerd. Client_demografisch Onder andere: geboorteland, burgerlijke staat, opleiding, gemeente inschrijving. Client_kenmerk Onder andere: dagbesteding, verblijfstatustitel, bron van inkomsten, schulden Client_dienst Informatie over de hulpverlening aan de cliënt. Onder andere: begineinddatum, verwijzer, laatste verblijfplaats, dienstaanbod reden eind, sociale verhouding (is de cliënt de hoofdaanmelder of zoon/dochter van de hoofdaanmelder) Capaciteit Locatie LocatieDienst EergerelateerdDreigingRedenen Specifiek voor instellingen die eergerelateerde dreiging registreren Problematiek Op hoofdcategorie de problematiek die bij een cliënt is waargenomen. Dit kunnen er meer zijn. Risicoscreening Seksueelgeweld Specifiek voor instellingen die seksueel geweld registreren. Woonsituatie WoonsituatieEind De nieuwe gegevensset bevat verschillende informatiedomeinen, te weten: 1. demografische informatie 2. problematiek/hulpvraag 3. hulpaanbod en geleverde hulp 4. instroom/doorstroom/uitstroom Niet alle recordtypen zijn relevant of beschikbaar bij instellingen. Instellingen die niet te maken hebben met eergerelateerde dreiging en geweld of andere vormen van veiligheid risico s hebben geen registratie op dat gebied. In de formaatbeschrijving is daar rekening mee gehouden waardoor het bestand kleiner en eenvoudiger kan worden. Het formaat van het bestand heeft een modulaire opbouw. Door de modulaire opbouw kunnen instellingen en leveranciers stapsgewijs het exportbestand maken. Bijvoorbeeld: Stap Recordtype 1 1) beheerinformatie Door alleen de beheerinformatie te maken met 5 van 4

2) client clienten kan u nagaan of het juiste aantal cliënten in de selectie is opgenomen. Het is namelijk van belang dat u alleen de cliënten gaat opnemen die hulpverlening hebben ontvangen van de instelling in de periode die is opgegeven in het recordtype beheerinformatie. 2 3) Client_kenmerk 4) Client_demografisch Voeg na stap 1 de twee andere recordtypen toe aan het bestand. Als het cliënt recordtype correct is kunnen eenvoudig de resterende gegevens gezocht worden en geplaatst in kenmerk en demografisch. Elementen in het recordtype die niet beschikbaar zijn kunnen op onbekend worden gezet of expliciet leeg. Zowel kenmerk als demografisch hebben een link naar client. 3 5) Client_dienst Dit is het onderdeel waarin de hulpverlening is 4 6) Locatie 7) Locatie_dienst 8) Capaciteit opgenomen. In lijn met de structuur van de opvangatlas.nl zijn dit de onderdelen voor het aanbod van de instelling. Vanuit client_dienst is een zachte verwijzing naar locatie_dienst. Locatie_dienst en capaciteit kunnen weggelaten worden als: - capaciteit en locatiegegevens beschikbaar zijn op de opvangatlas.nl, volledig - de locatiecode in locatie en client_dienst overeen komen met de locatiecode in de opvangatlas.nl. 5 9) Problematiek 10) Woonsituatie(Eind) 11) Andere recordtypen Het is geen must om de stappen in deze volgorde uit te voeren. Het is goed mogelijk punt 5 en 4 te wisselen. 4.4 Ingebruikname Er komt een moment waarin de instelling een bestand heeft aangeleverd en de goedkeuring heeft van de instelling en de FO. Goedkeuring van de instelling is van belang om een reëel beeld te krijgen van aard en omvang. Bij elke aanlevering is goedkeuring nodig van de instelling om de aanlevering op te nemen in de landelijke gegevensverzameling. Procedures over aanlevering komen op de website te staan. 4.5 Evaluatie Na afloop van de implementatie wordt vanuit de Federatie Opvang een evaluatie uitgevoerd, gericht op zowel het proces als de inhoud. Ook zal er, in overleg met de leden van de Vereniging, gekeken worden naar de mogelijkheid om op structurele basis met de leden te spreken over de behoefte aan Branche-informatie en de manier waarop de gegevens vanuit de cliëntenregistratiesystemen hier een bijdrage aan kunnen leveren. 6 van 4