Jaarbericht auditoren SCOB Zeven signaleringen over 2015
Jaarbericht auditoren SCOB Zeven signaleringen over 2015 De negentien auditoren van de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken (SCOB) verzamelen actuele kennis en informatie over het veld. Hun positie als beoordelaar van grote aantallen bibliotheken stelt hen gezamenlijk in staat om instellingsoverstijgende trends en ontwikkelingen waar te nemen. Ook kunnen zij op basis daarvan uitspraken doen over in hun ogen wenselijke en minder wenselijke ontwikkelingen. In dit bericht bundelen we voor de eerste keer hun signaleringen over het jaar 2015. De Stichting Certificering Openbare Bibliotheken (SCOB) bevordert in het belang van de gebruiker van bibliotheekdiensten de kwaliteit van Nederlandse Openbare Bibliotheken. De stichting heeft een onafhankelijke positie en is bezig op transparante wijze een objectief systeem van kwaliteitszorg en certificering in te richten en te onderhouden. Dit geeft de gemeente als subsidiërende partij inzicht in de kwaliteit van haar bibliotheek/bibliotheken, op basis waarvan zij in staat is maatschappelijke verantwoording af te leggen. De stichting is in 2006 opgericht door de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) in samenwerking met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) om de gewenste certificering onafhankelijk uit te voeren. SCOB is een onafhankelijk en zelfstandig orgaan gesubsidieerd door de Koninklijke Bibliotheek. SCOB adviseert over de certificeringsnormen welke door de VOB worden vastgesteld in samenspraak met de VNG.
Signalering 1: Ketensamenwerking onderwijs werpt vruchten af Signalering 2: Maatschappelijke vervlechting mag nog veel verder gaan In de meeste gemeenten zijn de bibliotheken een natuurlijke en aantrekkelijke samenwerkingspartner. Het merk bibliotheek is sterk en boezemt vertrouwen in. Het bereik onder de lokale bevolking is groot. De ketensamenwerking die de bibliotheken zijn aangegaan met het onderwijs werpt haar vruchten af. De propositie van de bibliotheek op het gebied van de taal- en leesontwikkeling en mediawijsheid van kinderen is overtuigend uitgewerkt in de Bibliotheek op school (dbos). Als gevolg daarvan is een sterke groei te zien in het aantal dbos-vestigingen en worden substantieel meer kinderen bereikt. Het succes van de Bibliotheek op school brengt ook risico s met zich mee. Centrale vestigingen zijn een belangrijk middel om kinderen in de vrije tijd (samen met opvoeders) te kunnen bereiken. Ook is het relevant dat gemeentelijk beleid zich vaak specifiek op wijken en (dorps)kernen richt. Het bereik onder volwassenen kan afnemen als er naast dbos geen alternatieven worden geboden in de wijken. Niet alleen via de Bibliotheek op school, maar ook via programma s om geletterdheid te bevorderen, om digitale vaardigheden te vergroten en door activiteiten voor vluchtelingen, laten bibliotheken zien dat ze midden in de samenleving staan. De rol in het sociale domein heeft nog een enorme groeipotentie, mede als gevolg van de nieuwe rol van gemeenten als gevolg van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Wet op de jeugdzorg (Wjz). Door meer vraaggericht te werken en verdergaande samenwerking met andere culturele en maatschappelijke partners kunnen de diverse maatschappelijke (doel)groepen beter bediend worden. De bibliotheek kan zo maatschappelijke waarde creëren voor gemeente en burgers. Doordat zij traditioneel een breed publiek bereiken zien de auditoren voor bibliotheken een regierol weggelegd. Dit vraagt om een proactieve houding van bibliotheken. De maatschappelijke vervlechting gaat de auditoren niet snel ver genoeg.
Signalering 3: Traditionele dienstverlening wordt goed uitgevoerd Signalering 4: Pak de kans om van gebruikers partners te maken De auditoren signaleren dat bibliotheken de traditionele dienstverlening goed - vaak zelfs beter dan vroeger - uitvoeren. Laagdrempeligheid en toegankelijkheid blijven ijzersterke kenmerken van de bibliotheek. De uitleenfunctie is geborgd en het aanbod - zowel in collectie als in activiteiten - is over het algemeen zeer breed. De manier van presenteren van de collectie is aantrekkelijker dan vroeger. En nieuwe technieken krijgen geleidelijk zowel in het aanbod (e-books, zelfservice) als in de bedrijfsvoering (website, sociale media) een natuurlijke plek. De gebouwen die de bibliotheken gebruiken worden tegelijkertijd beter en actiever benut. De verblijfsfunctie krijgt meer aandacht en de gebouwen vervullen meer functies: van werk- en ontmoetingsplek voor zzp ers tot vergaderlocatie, van debatcentrum tot cultuurhuis. Er is vaker sprake van inwonende samenwerkingspartners. Ook is een duidelijke professionaliseringsslag waar te nemen op het gebied van hospitality. De doelgroepen van bibliotheken zijn zeer verschillend en kunnen niet worden bediend met één type dienst; ze vragen aanbod op maat. Bibliotheken zijn zich hier van bewust en veel beleidsplannen presenteren dan ook een strategie per doelgroep. Ze zouden volgens de auditoren echter nog meer uit de kast mogen halen. Potentiële gebruikers zijn onvoldoende in beeld en ook het communiceren met de bestaande gebruikers is nog een lastige opgave. Klantonderzoeken worden uitgevoerd maar leiden niet in alle gevallen tot concrete verbeteracties. Te vaak blijkt dat medewerkers van bibliotheken het ongemakkelijk vinden om werkelijk met de klant in gesprek te gaan. De kans op succes wordt groter als gebruikers ook betrokken zijn bij de productontwikkeling. De producten kunnen aan kwaliteit winnen en de binding met het publiek wordt hechter.
Signalering 5: Gemeenten willen graag dat bibliotheek de regie pakt Signalering 6: Veranderen kan niet zonder nieuwe competenties De auditoren signaleren dat bibliotheken er beter in slagen in te spelen op de behoeften van de gemeenten en om maatschappelijke waarde te creëren in de praktijk. Gemeenten zien graag dat de bibliotheek de regie pakt in het sociale domein. Door met verleidelijke ideeën en concrete voorstellen aansluiting te zoeken bij belangrijke onderdelen van collegeprogramma s ontzorgen bibliotheken gemeenten. Het initiatief wordt steeds vaker genomen, maar de invulling blijft soms wat vaag en de doelen kunnen scherper worden geformuleerd. Het is ten allen tijde belangrijk om heldere prestatieafspraken te maken. Vaak helpt het om concreet (bijvoorbeeld middels pilots) te laten zien wat de bibliotheek kan betekenen. Het is cruciaal om projecten kritisch te monitoren en periodiek met heldere facts and figures de maatschappelijke waarde aan de stakeholders te tonen. De auditoren signaleren een positieve stemming in de bibliotheeksector. Bibliotheken zitten niet bij de pakken neer na de bezuinigingsronde, maar zijn met nieuw elan aan de slag gegaan met het vormgeven van de bibliotheek van de toekomst. Er is nog een forse slag te maken. De aanzienlijk veranderde opgave van de bibliotheken vraagt om flexibilisering van de personeelsformatie en de doorontwikkeling van functies. De auditoren stellen dat het cruciaal is voor elke bibliotheekorganisatie om nieuwe competenties toe te voegen, zowel op de werkvloer als in de leiding. Er is strategisch en op doorontwikkeling gericht personeelsbeleid nodig. Soms is het wenselijk om expliciet te kiezen voor uitstroom van bestaande medewerkers en instroom van nieuwe medewerkers. De directeur zal daarbij vaker een verandermanager moeten zijn die overtuigend invulling geeft aan het begrip leiderschap.
Signalering 7: Op procesvoering scoren veel bibliotheken nog te zwak De auditoren zien dat de procesvoering van veel bibliotheken nog steeds zwak ontwikkeld is. Dit is niet verbeterd sinds de vorige certificeringsronde. De bibliotheken maken veel plannen, maar doelen zijn niet SMART en hebben lang niet altijd een duidelijke relatie met missie, visie en strategie. Het maken van keuzes en het stellen van prioriteiten laat te wensen over. De PDCA-cyclus krijgt nog onvoldoende aandacht. De auditoren signaleren dat veel plannen niet of slechts ten dele tot uitvoering komen. De bibliotheken zien het certificeringsproces nog te vaak als verplichte oefening in plaats van instrument voor kwaliteitszorg en organisatieontwikkeling. De nieuwe aanpak van het certificeringsproces, met de zelfevaluatie als uitgangspunt, is daar echter zeer geschikt voor.