Georganiseerd overleg sector Defensie (SOD) email 18-12-2007 briefnummer AP/07.01077 zaaknummer ZD.200.1 status x Behandel Informatie Pieptermijn CONVENANT tussen: DE STAATSSECRETARIS VAN ENSIE en DE CENTRALES VAN OVERHEIDSPERSONEEL, SECTOR ENSIE Inzake LEVENSFASEBELEID
INLEIDING Levensfasebeleid is een vorm van personeelsbeleid waarin rekening wordt gehouden met verschillen tussen medewerkers in diverse levensfasen. Het houdt er rekening mee dat de wensen en behoeften van ouderen anders zijn dan die van jongeren die net beginnen met werken. Elke levensfase kent zijn eigen mogelijkheden, problemen en uitdagingen. Door daarmee rekening te houden blijven medewerkers langer productief, gezond, gemotiveerd en betrokken. De rechtspositie van het defensiepersoneel kent een uitgebreid instrumentarium waarmee kan worden ingespeeld op de behoeften van het defensiepersoneel in elke fase van het werkzame leven. Het instrumentarium wordt echter zowel door de leidinggevende als door de medewerker zelf onvoldoende benut. Om dat te verbeteren is onderzoek nodig om de knelpunten in beeld te krijgen. Voor het verbeteren van de toepassing van het levensfasebeleid zijn cultuur en goed leiderschap cruciale randvoorwaarden. Ook is draagvlak nodig bij alle partijen die daarbij een rol spelen. Levensfasebeleid staat overigens niet op zichzelf. Er zijn sterke relaties met andere onderwerpen van het personeelsbeleid zoals arbeid en zorg, loopbaanbeleid, ontwikkeling, werving en behoud, operationele leeftijdsgrenzen en inrichtingeisen. Net als deze onderwerpen dient levensfasebeleid een goede instroom, doorstroom en uitstroom defensiepersoneel te ondersteunen. UITGANGSPUNTEN Het is belangrijk dat de medewerker in elke fase van het werkzame leven gezond en gemotiveerd deelneemt aan het arbeidsproces en dat daarbij rekening wordt gehouden met zijn of haar specifieke kenmerken en behoeften. Juist in een organisatie als Defensie waarbij organisatiebelangen op sommige momenten in conflict kunnen komen met individuele belangen is het van groot belang dat via levensfasebeleid balans wordt aangebracht tussen de wensen en behoeften van personeel in elke levensfase en doelstellingen van de organisatie. Voor deze balans is zoveel mogelijk maatwerk noodzakelijk. De ontwikkeling die mensen doormaken in hun leven is in beginsel niet te generaliseren. Toch kan een indeling in levensfasen enig houvast bieden en een zekere herkenning opleveren. De volgende levensfasen (die elkaar kunnen overlappen) worden onderscheiden: Ontwikkelingsfase In deze fase van het leven ontdekken mensen hun eigen mogelijkheden. Over het algemeen geeft de combinatie werk en privé geen enkel probleem. De meeste mensen in de 2
ontwikkelingsfase kiezen voor een fulltime baan en zijn zonder probleem meer inzetbaar wanneer de werkzaamheden dit vragen. Over het algemeen is de motivatie (het willen) groot en het denken over eigen kunnen ook. Leidinggevenden kunnen in deze fase de medewerker ondersteunen (bijvoorbeeld door mentorschap) en de inzet belonen met het aanbieden van (vervolg) opleiding en training. De spitsuurfase De spitsuurfase breekt aan wanneer er kinderen komen. Voor zowel de man als de vrouw is er een hele verantwoordelijkheid bijgekomen. Een nieuw evenwicht moet worden gezocht. Tegelijkertijd leidt het gezinsleven de aandacht af van de hectiek op het werk en wordt dit gezien als: dat waar het in het leven echt om gaat. Wanneer mensen in deze fase onder druk komen te staan (thuis en/of op het werk), zijn zij vooral geneigd zichzelf weg te cijferen. Het werk gaat nou eenmaal door en je kinderen kun je ook niet even wegdoen. Wanneer een dergelijke situatie lang genoeg voortduurt of niet herkend wordt, kan dit tot langdurige uitval leiden. Veel mensen in deze fase willen parttime gaan werken of de fulltime baan verdelen over 4 werkdagen. De balansfase De balans in deze fase slaat op het zoeken naar en/of vinden van balans. Belangrijke keuzes in werk en privé zijn gemaakt. Voor mensen met kinderen breekt tevens een periode aan waarin de kinderen wat meer zelfstandig worden. Hoewel de zorg voor ouders aan de orde kan zijn, herstelt de balans in het gezin en er komt meer tijd voor zorg voor jezelf. Sporten, hobby s, sociale contacten het wordt allemaal weer enthousiast opgepakt en zo verbetert de energiebalans: er is weer tijd voor herstel. Ook komt er meer ruimte voor groei. Tevens krijgen medewerkers meer ruimte voor opleidingen en carrièrestappen. De mogelijkhedenfase Dit is een fase die gekenmerkt wordt door de invloed van de fysieke veroudering op de persoon. Deze invloed kan zich zowel psychisch als fysiek doen gelden. De medewerker realiseert zich dat hij ouder wordt, de een stapt daar gemakkelijk over heen, de ander heeft moeite dit feit te accepteren. Belangrijk in deze fase is het zoeken naar mogelijkheden om ondanks de levensfase en de eventuele fysieke beperkingen betrokken te blijven bij het werk. Mogelijkheden ook om nog te groeien in het werk nu langer moet worden doorgewerkt. Verder betekent dat een omslag in het denken binnen de organisatie moeten plaatsvinden naar deze mensen kunnen nog jaren inzetbaar en productief zijn voor de organisatie. OVERZICHT INSTRUMENTEN Het binnen Defensie beschikbare rechtspositionele instrumentarium, waarmee kan worden ingespeeld op de behoeften van het defensiepersoneel in elke fase van het werkzame leven, is in een overzicht in beeld gebracht. Voor alle hiervoor beschreven levensfasen is aangegeven welke instrumenten in die fase van belang kunnen zijn. Het overzicht is als bijlage bij dit convenant gevoegd. 3
DOEL Met dit convenant wordt beoogd de knelpunten in de toepassing van de instrumenten in beeld te brengen en te analyseren wat de oplossing voor de knelpunten zou kunnen zijn. Op die wijze moet de toepassing van de beschikbare rechtspositionele instrumenten worden verbeterd. Daarbij gaat de aandacht onder meer uit naar de interactie tussen de medewerker en de leidinggevende. Ook wordt onderzocht of verdere uitbreiding van het instrumentarium voor levensfasebeleid noodzakelijk is. Daarbij zal de aandacht in ieder geval gericht zijn op de instrumenten loopbaanontwikkeling en mobiliteit, het combineren van arbeid en zorg, taakverlichting en belastbaarheid en (operationele) inzetbaarheid. In het arbeidsvoorwaardenakkoord 2001-2003 zijn afspraken gemaakt in het kader van flankerend beleid voor het oudere defensiepersoneel. Dit is nader uitgewerkt in de nota leeftijdsbewust personeelsbeleid van 14 juni 2003, P/2003003643. Daarin is een aantal maatregelen genoemd gericht op bevordering van arbeidsparticipatie van ouderen. Voor de geïmplementeerde maatregelen zullen knelpunten worden onderzocht. De maatregelen die nog niet voldoende vorm hebben gekregen, en waarover geen nieuwe inzichten bestaan of nieuw beleid is ontwikkeld, zullen worden uitgewerkt en geïmplementeerd. PILOT In het arbeidsvoorwaardenakkoord 2007 2009 is overeengekomen dat er in het kader van levensfasebeleid een pilot zal worden gehouden gericht op de belasting van burgerpersoneel in het materieel-logistieke functiegebied. Gelet op de inhoud van de pilot is ervoor gekozen de pilot met ingang van 1 maart plaats te laten vinden binnen de Defensie Materieel Organisatie bij het Marinebedrijf. Het Marinebedrijf kan voor de pilot een relevante omgeving bieden omdat er sprake is van risico van langdurige eenzijdige fysieke belasting van technisch uitvoerende medewerkers. Daarbij geldt dat er onder het personeel sprake is van een vergrijzend effect en dat de opleiding van personeel veelal specialistisch van aard is. Binnen het Marinebedrijf worden er mogelijkheden gezien om de instrumenten van levensfasebeleid te beproeven. In de pilot worden taakverlichting, taak/functieroulatie, coaching van de jonge medewerker door de oudere medewerker onderzocht. Aangezien de pilot gebonden is aan een tijdspad wordt gekozen voor een overzichtelijk aantal instrumenten. Dit is echter niet uitputtend bedoeld en uitbreiding van het instrumentarium blijft mogelijk. Voor militairen gelden afwijkende aspecten zoals operationele inzetbaarheid en de daarmee samenhangende uitzenddruk, alsmede de recente ophoging van ontslagleeftijden. Aangezien de bovenstaande pilot specifiek is gericht op burgerpersoneel, is er, tegen de achtergrond van deze afwijkende aspecten, voor gekozen om naast de pilot bij het 4
Marinebedrijf eveneens een pilot te starten onder militair personeel. De pilot richt zich op taakverlichting. Gelet op de grote uitzenddruk en de grote diversiteit binnen dit bataljon is ervoor gekozen om deze pilot met ingang van 1 april te laten plaatsvinden bij het 400 Geneeskundig bataljon. De pilots worden binnen de huidige kaders met het bestaande instrumentarium uitgevoerd. ACTIVITEITEN De beoogde doelen kunnen niet met een paar activiteiten worden gerealiseerd. De beoogde cultuuromslag, bewustwording en eventuele uitbreiding van het instrumentarium vergt een langdurige en gedegen aanpak met ook in de toekomst blijvende aandacht, die binnen alle geledingen van de defensieorganisatie zijn weerslag zal moeten hebben. Steeds zullen er nieuwe activiteiten worden ontplooid. Zonder daarom een limitatieve opsomming te geven zullen naast de activiteiten die al bij gerelateerde gebieden van personeelsbeleid plaatsvinden - in ieder geval de volgende activiteiten worden ondernomen: Activiteit Wie Gereed voor Voorbereiding van de eerste en tweede pilot. (DS, Do n) / Maart / April Afspraken uit de nota van 14 juni 2003 analyseren om de stand van zaken vast te stellen en waar mogelijk concretisering aan te brengen. / April Beleid formuleren inzake operationele leeftijdsgrenzen. / Juni Het op basis van verricht en nog te verrichten onderzoek vaststellen van de behoeften en opvattingen van defensiepersoneel per levensfase en de knelpunten en beperkingen die zij hierbij ervaren. (DC GW / HDP) / Augustus In samenwerking met defensieonderdelen opstellen van een plan van aanpak om knelpunten en beperkingen in de toepassing te verbeteren. De belangrijkste vragen die daarbij (voor elke instrument voor levensfase) kunnen worden gesteld zijn: Waardoor worden knelpunten veroorzaakt? Wordt het instrument gebruikt? Ja: wat is het effect? - is het effect gewenst? (DS / Do n) Augustus 5
- Is er een aanvullend instrument nodig? Nee: waardoor worden knelpunten veroorzaakt? - weet men van het instrument? - Wat is de belemmering om het niet te gebruiken? - Zijn er instrumenten die elkaar tegenwerken? Hoe kunnen de knelpunten worden opgelost? Welke rol kan de medewerker daarin zelf spelen? Welke rol speelt de leidinggevende bij het oplossen van de knelpunten? Welke risico s zijn er voor de nabije toekomst als gevolg van de organisatieopbouw? Tussentijdse rapportage over de pilot s. September Uitvoeren pilot levensfasebeleid gericht op de belasting van burgerpersoneel in het materieel-logistieke functiegebied. De pilot richt zich in het bijzonder op het personeel dat te maken krijgt met de invloed van de veroudering. (DMO) Maart November Uitvoeren pilot levensfasebeleid onder militair personeel. (CLAS) April November De resultaten van de twee pilot s op basis van het communicatieplan rapporteren aan de deelnemers, lijnmanagers, overig defensiepersoneel en centrales van overheidspersoneel November Op basis van de resultaten van de pilot met de defensieonderdelen onderzoeken op welke punten de plannen van aanpak aanpassing behoeven. (Do n / HDP) December Op basis van de resultaten van de pilot en het met de defensieonderdelen opgestelde plan van aanpak onderzoeken op welke gebieden uitbreiding van het instrumentarium noodzakelijk is. De centrales hierover informeren. (Do n / HDP / DS) Januari 2009 Onderzoeken waar resultaatafspraken met leidinggevenden kunnen worden gemaakt. (Do n / HDP / DS) Februari 2009 Het regelmatig informeren van leidinggevenden en het defensiepersoneel over het levensfasebeleid en de / Vanaf Januari 6
voortgang, teneinde de bewustwording en draagvlak voor levensfasebeleid groter te maken. van de activiteiten uit het convenant. Met het oog op de monitoring wordt levensfasebeleid vast onderdeel van werkbelevingsonderzoeken gemaakt. (DC GW) Vanaf Februari In een vaste rubriek in de defensieperiodieken een medewerker interviewen over levensfasebeleid, teneinde de bewustwording en draagvlak voor levensfasebeleid groter te maken. / Vanaf Maart Het houden van themadagen op het gebied van levensfasebeleid, teneinde de bewustwording groter te maken, draagvlak te creëren en hiermee een cultuur te creëren waarin levensfasebeleid tot volle wasdom komt. Vanaf April Trainingen aan leidinggevenden geven in het houden van functioneringsgesprekken in combinatie met persoonlijke ontwikkelplannen, in het kader van goed leiderschap. Vanaf April COMMUNICATIE Om de gestelde doelen te bereiken is het noodzakelijk om goed te communiceren over het doel van dit convenant en de maatregelen die worden getroffen om het doel te bereiken. Er wordt daarom een communicatieplan opgesteld waarin alle gezamenlijke communicatieactiviteiten in een communicatieagenda worden opgenomen. BEGELEIDINGSCOMMISSIE Voor de begeleiding en monitoring van de maatregelen die op basis van dit convenant worden genomen wordt de werkgroep levensfasebeleid opgericht bestaande uit vertegenwoordigers van de bij dit convenant betrokken partijen. Bij de samenstelling van de begeleidingscommissie wordt rekening gehouden met de bewaking van de voortgang van de uitvoering van de afspraken. Daar waar de centrales van overheidspersoneel niet als actor in het activiteitenplan zijn opgenomen worden de leden van de werkgroep periodiek over de stand van zaken van de actiepunten geïnformeerd. Zaken die onderwerp zijn van het georganiseerd overleg worden binnen het SOD in de werkgroep Algemeen Personeelsbeleid geagendeerd. 7
BETROKKENHEID MEDEZEGGENSCHAPSCOMMISSIES Om levensfasebeleid goed te kunnen implementeren is de betrokkenheid van de medezeggenschapscommissies noodzakelijk. Daartoe worden onder meer de medezeggenschapcommissies van de desbetreffende onderdelen bij de uitvoering van de pilots betrokken. Den Haag, 18 december 2007 Namens de Staatssecretaris van Defensie, Namens de Algemene Centrale van Overheidspersoneel (ACOP), Namens het Ambtenarencentrum (AC), Namens de Centrale van Middelbare en Hogere Functionarissen bij Overheid, Onderwijs, Bedrijven en Instellingen (CMHF), Namens de Christelijke Centrale voor Overheids- en Onderwijspersoneel (CCOOP), 8
9