Controleplan Project- verantwoordingen Bedrijfsvoering / Audit en Interne Controle
Inleiding De afdeling Audit en Interne Controle (AIC) controleert in opdracht van het College van Bestuur de projectverantwoordingen waarover een accountantsverklaring afgegeven dient te worden. Deze controle vindt plaats op basis van een door de verantwoordelijke eenheid opgesteld projectdossier met een daarbij behorend ingevuld werkprogramma. De werkzaamheden van de externe accountant liggen in het verlengde van de werkzaamheden van AIC. De accountant zal gebruik maken van de werkzaamheden van de eenheid zelf en van AIC. Daarom dienen deze werkzaamheden te voldoen aan de daaraan te stellen eisen. In het vervolg van dit plan zal daar aandacht aan worden geschonken. In grote lijnen ziet de controle aanpak er als volgt uit: 1) Samenstellen projectdossier door verantwoordelijke eenheid 2) Controleren projectdossier door AIC Tenslotte wordt in hoofdstuk 3 aandacht geschonken aan de planning. 1 Samenstellen projectdossier 1.1 De Universiteit ontvangt van diverse organisaties zoals de Europese Unie subsidie voor het uitvoeren van onderzoek. Als de subsidiegever dat verlangt, wordt bij de (tussentijdse) verantwoording een accountantsverklaring meegezonden. 1.2 De eenheid die de verantwoording indient, is verantwoordelijk voor het samenstellen van een projectdossier, dat ter onderbouwing dient van de verantwoorde uitgaven en/of overige gevraagde gegevens. De externe accountant behoudt het gehele dossier.
1.3 De noodzakelijk bij te voegen documenten staan opgenomen in een Werkprogramma (zie de bijlage). De belangrijkste stukken zijn de verantwoording, de subsidiebeschikking, de subsidievoorwaarden en het eventuele controleprotocol. Ter onderbouwing van de juistheid van de gedeclareerde uitgaven dienen relevante stukken te worden bijgevoegd zoals de aansluiting op de financiële administratie, urenverantwoordingen, facturen, declaraties en dergelijke. 1.4 Het complete projectdossier wordt ter controle aangeboden aan AIC. 2 Controleren projectdossier 2.1 AIC controleert aan de hand van het projectdossier of de verantwoording voldoet aan de door de subsidiegever gestelde voorwaarden. 2.2 Tevens is het doel om vast te stellen dat het projectdossier voldoende informatie bevat voor de externe accountant om een accountantsverklaring te kunnen afgeven. 2.3 AIC voegt een controlememorandum aan het dossier toe, waarin mogelijke bevindingen zijn opgenomen. 2.4 Verbeterpunten naar aanleiding van de controle door AIC worden direct aan de verantwoordelijke eenheid doorgegeven. Jaarlijks vindt een overleg plaats met alle projectadministrateurs. 3 De planning
3.1 In de subsidievoorwaarde is opgenomen voor welke datum de verantwoording inclusief accountantsverklaring ingediend moet worden. Het is aan de verantwoordelijke eenheid om tijdig het dossier bij AIC aan te leveren. 3.2 Het streven is om elke verantwoording tijdig in te dienen. Indien de in de subsidievoorwaarden genoemde datum niet wordt gerealiseerd, wordt door de eenheid contact opgenomen met de subsidiegever teneinde uitstel te verkrijgen. 3.3 Een universiteitsbrede planning is niet aanwezig. Periodiek doen de eenheden een opgave van de te verwachten subsidieverantwoordingen aan AIC, die dat voorlegt aan de externe accountant. 3.4 AIC kondigt (per email) aan, wanneer een projectdossier wordt verstuurd naar de externe accountant. Gezien de inhoud van het dossier is het voor de externe accountant niet noodzakelijk de controle ter plekke uit te voeren. 3.5 Van de externe accountant wordt verwacht binnen twee werkdagen na ontvangst van het projectdossier de review te hebben uitgevoerd en de eventuele aanvullende vragen te hebben gesteld. 3.6 Na afdoende beantwoording van deze vragen wordt van de externe accountant binnen twee werkdagen de accountantsverklaring verwacht.
Bijlage Werkprogramma projectcontroles Inleiding Dit werkprogramma dient ter ondersteuning van de projectadministrateur bij het opstellen (van een onderbouwing) van de financiële (eind)verantwoording van 2 e en 3 e geldstroomprojecten. Een goede uitvoering van de stappen in dit werkprogramma waarborgt een deugdelijke onderbouwing en maakt een efficiënte controle door de afdeling Audit en Interne Controle (AIC) en de externe accountant mogelijk. Gebruik van dit werkprogramma is verplicht voor alle projecten waarvoor een accountantsverklaring dient te worden afgegeven. Gebruik voor overige projecten wordt sterk aanbevolen. De afdeling Audit en Interne Controle heeft een rol bij het verkrijgen van een accountantsverklaring. AIC controleert de projectverantwoording aan de hand van het aangeleverde projectdossier. Dit kan leiden tot vragen en/of het verzoek aanvullende gegevens te leveren. Bij de controle door AIC en de review daarop door de externe accountant is een volledig dossier en een volledig afgewerkt werkprogramma s noodzakelijk. Indien er onduidelijkheden zijn over (delen van) dit werkprogramma, kan contact worden opgenomen met AIC. Het werkprogramma bestaat uit de volgende secties: 1 Algemene projectgegevens 2 Bevestiging door de projectleider 3 Uitgevoerde werkzaamheden 4 Bevindingen en bijzonderheden.
1. Algemene projectgegevens Projectnaam Projectnummer extern Projectnummer SAP Subsidiegever Looptijd (begindatum einddatum) Datum en referentie toekenningsbrief Uiterste datum indiening subsidieverantwoording Eventuele andere deelnemers Is Universiteit Leiden penvoerder? ja / nee / n.v.t. Welke Subsidieregeling is van toepassing? Maximaal subsidiebedrag Faculteit / bedrijf Projectleider Projectadministrateur
2. Bevestiging door de projectleider Onderstaande bevestiging dient voor de start van de controle in het dossier aanwezig te zijn: De projectleider erkent zijn/haar verantwoordelijkheid voor de financiële eindverantwoording van het onderhavige project en bevestigt naar beste weten het volgende: Alle verantwoorde uren zijn daadwerkelijk gemaakt, betaald en besteed aan het project conform de subsidievoorwaarden. Alle verantwoorde kosten zijn gemaakt, betaald en besteed aan het project conform de subsidievoorwaarden. Alle opbrengsten, die specifiek zijn ontvangen voor dit project van andere subsidieverstrekkers dan voor welke deze verantwoording op grond van eerder vermelde subsidieregeling wordt opgesteld, zijn volledig verantwoord. Alle bijzonderheden die voor de oordeelsvorming door de projectcontroleur en/of extern accountant relevant kunnen zijn, zijn gerapporteerd. Handtekening projectleider Datum
Controleplan Projectverantwoordingen 3. Uitgevoerde werkzaamheden Ref. Omschrijving Uitgevoerd door Controle afd. AIC A Eindverantwoording en regeling A.1 Ga na of de subsidieregeling een format voorschrijft voor het opstellen van de eindverantwoording en pas deze toe (licht eventuele afwijkingen toe). A.2 Indien geen format wordt voorgeschreven, beoordeel of de mate van detaillering toereikend/passend is in de situatie (zoek bijvoorbeeld aansluiting bij het format van de begroting). A.3 Ga na of de definitieve eindverantwoording: volledig is ingevuld; rekenkundig juist is. A.4 Ga na of in de eindverantwoording tenminste de volgende elementen zijn opgenomen: volledige omschrijving van de projectnaam; extern projectnummer; datum; naam van de uitvoerende eenheid; looptijd van het project. A.5 Laat de verantwoording dateren en ondertekenen door de projectleider. A.6 Voeg de toekenningsbrief van de subsidiegever en de subsidieregeling toe aan het projectdossier, inclusief brieven in verband met wijzigingen/verlengingen etc. A.7 Voeg de begroting toe in het dossier en geef een analyse van afwijkingen met de realisatie. 8
Controleplan Projectverantwoordingen Ref. Omschrijving Uitgevoerd door Controle afd. AIC B Personeelskosten B.1 Ga na of de subsidieregeling eisen stelt aan de urenregistratie (bijvoorbeeld een sluitende urenregistratie). Vermeld het betreffende artikelnummer uit de subsidieregeling. Vermeld afwijkingen van de gestelde norm onder Bevindingen en bijzonderheden en licht toe hoe hiermee is omgegaan in de eindverantwoording. B.2 Ga na en stel vast dat gedurende de looptijd van het project voldoende beheersingsmaatregelen zijn getroffen die de betrouwbaarheid van de urenregistratie waarborgen. Stel ten minste het volgende vast: De urenbriefjes zijn periodiek (ten minste maandelijks) door de projectmedewerkers ingevuld en ingeleverd. De urenbriefjes zijn door de projectleider tijdig geaccordeerd. B.3 Stel vast dat de berekeningssystematiek van de personeelstarieven overeenkomstig de bepalingen van de subsidieregeling is (vermeld het artikelnummer). B.4 Indien personeelstarieven niet zijn berekend overeenkomstig de door de subsidieregeling voorgeschreven systematiek, licht onder Bevindingen en bijzonderheden het gekozen alternatief toe en vermeld waarom deze alternatieve methode in deze situatie is toegestaan. B.5 Stel een specificatie op van de personeelskosten op een dusdanig gedetailleerd niveau, dat de details zijn terug te leiden naar de brondocumenten (urenregistratie; tariefberekeningen) en dat de totalen zijn aan te sluiten op de eindverantwoording. B.6 Stel een berekening op van de uurtarieven per medewerker per jaar en voeg de relevante documentatie hierbij (bv. inschalingsbrieven, salarisoverzichten e.d.). B.7 Voeg kopieën van de urenregistratie bij het dossier en maak een samenvattend overzicht van de uren om de details uit de urenregistratie eenvoudig te herleiden naar de specificatie van de personeelskosten. B.8 Indien de subsidiegever voorschrijft dat bepaalde medewerkers specifiek voor het betreffende project zijn aangesteld, neem documentatie op in het dossier waaruit deze specifieke aanstelling blijkt (kopie aanstellingsformulier/mutatieformulier P&O). Ref. Omschrijving Uitgevoerd door Controle afd. AIC 9
Controleplan Projectverantwoordingen C Materiële kosten (niet zijnde afschrijvingen) C.1 Stel een specificatie op van de materiële kosten op een dusdanig gedetailleerd niveau, dat de details zijn terug te leiden naar de brondocumenten (facturen e.d.) en de totaalbedragen naar de eindverantwoording. C.2 Voeg kopieën van de facturen/overige brondocumenten bij in het dossier. C.3 Stel vast dat de projectleider de facturen/overige brondocumenten heeft goedgekeurd. C.4 Voeg een kopie uit SAP toe en verklaar eventuele verschillen tussen de materiële kosten volgens SAP en de specificatie genoemd onder C.1. C.5 Stel een specificatie op van de opgevoerde kosten voor overige (indirecte) kosten. Geef een onderbouwing van de afzonderlijke componenten. D Afschrijvingen D.1 Stel een specificatie op van de afschrijvingen, met daarin opgenomen per afgeschreven item: aanschafwaarde activa; afschrijvingspercentage; afschrijvingsperiode; eventuele correctiefactor (bv. i.v.m. tijdsevenredig verbruik). D.2 Voeg een onderbouwing van de aanschafwaarde toe in het dossier (bv. factuur, informatie uit subadministratie vaste activa) D.3 Geef een toelichting bij de afschrijvingsperiode en de eventuele correctiefactor. 10
Controleplan Projectverantwoordingen Ref. Omschrijving Uitgevoerd door Controle afd. AIC E BTW E.1 Geef aan of het project BTW-plichtig is of BTW-vrijgesteld (geef de overwegingen weer voor de beslissing). Stel vast dat de BTW-code in SAP juist is opgenomen. F Overige onderwerpen F.1 Stel een specificatie op van de verzonden voorschotnota s en voeg de betreffende nota s bij. F.2 Stel een specificatie op van eventuele andere specifiek voor dit project ontvangen subsidies of bevestig dat deze er niet zijn. Voeg relevante documentatie (bv. toekenningsbrieven) toe. F.3 Indien het project heeft geleid tot een rapportage, proefschrift o.i.d., voeg tenminste het voorblad en de samenvatting in het dossier. 11
Controleplan Projectverantwoordingen 4. Bevindingen en bijzonderheden Vermeld specifieke bevindingen en bijzonderheden naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden. Vermeld in de kolom Ref. de betreffende stap uit het werkprogramma. Ref. Omschrijving 12