Vaststellingsfase. Voorlichtingsbijeenkomst Subsidieontvangers - Deelsessie C

Transcriptie

1 Vaststellingsfase Voorlichtingsbijeenkomst Subsidieontvangers - Deelsessie C

2 Wat wordt van u verwacht in de eindfase? Presentatie: Luc Hulsman (coördinerend senior) & Niels Abbing (senior)

3 Inhoud deelsessie 1. Procedure vaststellingsfase 2. Financiële deel van vaststellingsverzoek 3. Inhoudelijk deel van vaststellingsverzoek 4. Ruimte voor vragen

4 1.Procedure vaststellingsfase Stap 1 Indienen eindafrekening (deels via post, deels via Mijn SNN) - Art. 5.7 en 5.9 Voorwaarden SNN Stap 2 Beoordeling eindafrekening door SNN Stap 3 Vaststelling door SNN en eindbetaling (indien van toepassing) Stap 4 Mogelijkheid tot bezwaar Stap 5 Klevende voorwaarden

5 1.Procedure vaststellingsfase - Stap 1 Indienen eindafrekening Artikel 5.7 uit de subsidievoorwaarden: Een verzoek om definitieve vaststelling van de subsidie van een project dient uiterlijk 13 weken na het verstrijken van de in de Subsidieverleningsbeschikking vastgestelde projectperiode te worden ingediend en dient te bestaan uit: a. het verzoek tot definitieve vaststelling; b. een ingevuld einddeclaratieformulier, waarbij tenminste de onder artikel vermelde lijst per factuur en de urendeclaratie gevoegd dienen te worden.; c. een inhoudelijk eindverslag over de realisatie van het project in relatie tot de oorspronkelijke opzet en doelstellingen, alsmede met betrekking tot de invulling van de aanvullende voorwaarden, zoals deze zijn gesteld in de subsidieverleningsbeschikking; d. bewijsmateriaal dat is voldaan aan de publiciteitseis, zoals aangegeven in artikel 6. Van bouwborden en (gedenk)borden dient u een (digitale) foto in te sturen, waaruit blijkt dat de borden zijn geplaatst.

6 1.Procedure vaststellingsfase - Stap 1 Controleverklaring Artikel 5.9 uit de subsidievoorwaarden: De eindbegunstigde kan door de UO-SNN worden verzocht om bij het verzoek om vaststelling voor een EFRO subsidie een separate controleverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model, te overleggen. De eindbegunstigde dient bij het verzoek om vaststelling voor een Pieken in de Deltasubsidie indien de subsidiabele kosten ,- of meer zijn een separate controleverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model te overleggen indien niet tevens controles plaatsvinden krachtens subsidieverstrekking vanuit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling op grond van artikel 6 van het Besluit EFRO programmaperiode

7 1.Procedure vaststellingsfase - Stap 1 Praktische uitwerking art. 5.7 en 5.9 Per post: - Declaratieformulier (download via Mijn SNN) - Inhoudelijk eindverslag (tweede deel workshop) - Controleverklaring - Overige documenten, zoals publiciteitsuitingen Via Mijn SNN: - Vragenlijst SNN - Facturenlijst van resterende periode - Urenlijst van resterende periode - Aanbestedingen van resterende periode - Indicatoren

8 1.Procedure vaststellingsfase - Stap 1 - Vragen - Facturen (resterend) - Uren (resterend) - Aanbestedingen - Indicatoren (laatste stand van zaken)

9 1.Procedure vaststellingsfase Stap 1 Indienen eindafrekening (deels via post, deels via Mijn SNN) - Inhoudelijk eindverslag - Facturenlijst van resterende periode - Urenlijst van resterende periode - Controleverklaring Stap 2 Beoordeling eindafrekening door SNN Stap 3 Vaststelling door SNN en eindbetaling (indien van toepassing) Stap 4 Mogelijkheid tot bezwaar Stap 5 Klevende voorwaarden

10 1.Procedure vaststellingsfase - Stap 5 Klevende Voorwaarden Klevende voorwaarden zijn voorwaarden waar men zich na de vaststelling van de subsidie nog aan moet houden. Er zijn er zeven mogelijk: 1. Controles na vaststelling door Rijksauditdienst, Europese Commissie en mogelijk andere instanties. 2. Adreswijzigingen. 3. Verandering van eigendom, verplaatsing van productie. 4. Bewaarplicht projectadministratie t/m Penvoerder in samenwerkingsverband is verantwoordelijk. 5. Instandhoudingsplicht (functiebehoud) 6. Opbrengsten na de vaststelling (afhankelijk van project) 7. Aanbrengen gedenkplaat (publiciteit)

11 2.Financiële deel - Administratie en Mijn SNN Prioriteit 1 voor u bij een einddeclaratie: uw administratie dient gelijk te staan aan de rapportages (facturen en uren) die u via Mijn SNN heeft ingediend. Nb. er zijn meerdere eindrapportages in te dienen via Mijn SNN. Basis vaststelling = de via Mijn SNN gedeclareerde facturen en uren. Waarom: de Europese Commissie controleert SNN door middel van de door ons goedgekeurde subsidiabele kosten, en dient daarbij tot op factuur-/uurniveau te kunnen inzoomen. Controle check: de bedragen in het declaratieformulier (totalen) dienen gelijk te zijn aan het totaalbedrag aan facturen en uren in Mijn SNN. SNN keert alleen subsidie uit op basis van facturen en uren in Mijn SNN

12 2.Financiële deel Vaststelling & berekening slotbetaling Art subsidievoorwaarden SNN: De subsidies via SNN zijn een aandeel tekort financiering. Restfinanciering met andere woorden. Basis de subsidie wordt berekend naar rato van de gerealiseerde gemaakte en betaalde subsidiabele kosten. Mogelijke oorzaken anders uitvallen slotbetaling (project afhankelijk): - onderbesteding of overbesteding, - naar rato-financiering andere financiers of vaste bijdrage, - out-of-pocket kosten of inbreng in natura, - extra ontvangen niet begrote financiering, - projectopbrengsten, - staatssteun (Omnibus Decentraal Regeling) Lichte uitzondering: voor exploitatieprojecten, zie art

13 2.Financiële deel - Omnibus Decentraal Regeling Staatssteun speelt niet alleen bij de beschikking van een project. Ook bij een vaststelling wordt beoordeeld of uw project is uitgevoerd volgens deze voorwaarden. Veelvoorkomend: Omnibus Decentraal Regeling (ODR). In de beschikking weergegeven aan de hand van een ODR-tabel. Deze tabel dient gedurende het project bijgehouden te worden. Ten tijde van de eindafrekening dient u deze ODR-tabel op basis van gerealiseerde cijfers te kunnen overleggen. De werkelijke bedragen per projectpartner en/of werkpakket * het percentage voor IO en/of EO = bepaalt het maximaal uit te keren subsidiebedrag. Let op: dit kan invloed hebben op de berekening van de slotbetaling (en ook op de hoogte van de bevoorschotting)

14 Inhoud deelsessie 1. Procedure vaststellingsfase 2. Financiële deel van vaststellingsverzoek 3. Inhoudelijk deel van vaststellingsverzoek 4. Ruimte voor vragen

15 Inhoudelijk rapporteren Project afgerond het SNN wil weten wat het heeft opgeleverd: 1. Financieel (bijv. ivm overcommittering ) 2. Inhoudelijk Inhoudelijke beoordeling: Inhoudelijk eindverslag Eindstand indicatoren

16 Indicatoren Bepalen eindwaarden: Voor meeste indicatoren niet zo ingewikkeld: vb aantal hectare bedrijfsterrein gemoderniseerd, aantal ondersteunde MKB-bedrijven tellen / meten Lastiger voor twee indicatoren: bruto gecreëerde werkgelegenheid direct, permanent, agv project uitgelokte private vervolginvesteringen agv project Waarden niet te tellen/ meten, bovendien Waarden na afronding project nog niet altijd bekend Desondanks: wel een waarde bepalen!

17 Indicatoren bepalen eindstand Hoe? 1. Gebruik uw gezond verstand. 2. Is er informatie over vergelijkbare projecten 3. Wordt uw project geëvalueerd? Ja? Vraag de evaluator om een indicatorbeoordeling Nee? probeer te achterhalen of er een evaluatie van een vergelijkbaar project is 4. Wees realistisch; Eerder te voorzichtig dan andersom 5. Onderbouw opgegeven waarden (minstens zo belangrijk als de waarde zelf) 6. Gaat het deels om een raming: geef het aan

18 Inhoudelijk eindverslag Belangrijk document! Per post, maar ook graag digitaal (mail beheerder) Geen voorgeschreven format Wel vragen die SNN beantwoord wil zien: Is uw project uitgevoerd zoals de bedoeling was? Is er gerealiseerd wat vooraf was voorgenomen? (fysiek) Heeft het project opgeleverd wat was voorzien? (effecten) Zijn er factoren die het eindresultaat in de weg hebben gestaan? Zijn er leerpunten? (voor u en voor andere initiatiefnemers) Geeft alle informatie een eensluidend beeld? (fin., inh., indic.) Leg zoveel mogelijk links met het projectplan Schrijf het verslag vanuit een economische invalshoek

19 Inhoudelijk eindverslag - concluderend Tenslotte: Twijfel over opzet van uw eindverslag? Neem in een vroegtijdig stadium contact op met de beheerder van uw project!

20 of via:

21 Bedankt voor uw aandacht!