IKON DocSend User Guide Version 3.0

IKON DocSend User Guide Version 3.0 Copyright Electronics for Imaging, Inc. 2005 All Rights Reserved.

IKON DocSend User Guide ELECTRONICS FOR IMAGING SOFTWARE LICENSE AGREEMENT ELECTRONICS FOR IMAGING, INC. ("EFI") IS WILLING TO LICENSE THE SOFTWARE TO YOU ONLY IF YOU ACCEPT ALL OF THE TERMS CONTAINED IN THIS LICENSE AGREEMENT. PLEASE READ THE TERMS OF THIS LICENSE AGREEMENT CAREFULLY. IF YOU AGREE TO ALL OF THE TERMS OF THIS LICENSE AGREEMENT, INDICATE YOUR ACCEPTANCE BY CLICKING THE APPROPRIATE BUTTON AT THE BOTTOM OF THIS PAGE. IF YOU DO NOT AGREE TO ALL OF THE TERMS OF THIS LICENSE AGREEMENT, INDICATE YOUR NON-ACCEPTANCE BY CLICKING THE APPROPRIATE BUTTON AT THE BOTTOM OF THIS PAGE AND THE REGISTRATION PROCESS WILL NOT CONTINUE. IF YOU DO NOT AGREE TO ALL OF THE TERMS OF THIS AGREEMENT YOU MAY RETURN THE UNUSED SOFTWARE FOR A FULL REFUND TO THE PLACE OF PURCHASE. LICENSE: EFI grants you a non-exclusive license to use the software ("Software") and any accompanying documentation ("Documentation"). The Software is licensed, not sold. You may use the Software solely for your own customary business or personal purposes. You may only use the Software in accordance with the Documentation. You may not rent, lease, sublicense or lend the Software. You may, however, permanently transfer all of your rights under this Agreement to another person or legal entity provided that: (1) you transfer to the person or entity all of the Software and Documentation (including all copies, updates, upgrades, prior versions, component parts, the media and printed materials, and this Agreement); (2) you retain no copies of the Software and Documentation, including copies stored on a computer; and (3) the recipient agrees to the terms and conditions of this Agreement. You may not make or have made, or permit to be made, any copies of the Software or portions thereof, except as necessary for backup or archival purposes in support of your use of the Software as permitted hereunder. You may not copy the Documentation. You may not attempt to alter, disassemble, decompile, decrypt or reverse engineer the Software. PROPRIETARY RIGHTS: You acknowledge that the Software is proprietary to EFI and its suppliers and that title and other intellectual property rights therein remain with EFI and its suppliers. Except as stated above, this Agreement does not grant you any right to patents, copyrights, trade secrets, trademarks (whether registered or unregistered), or any other rights, franchises or licenses in respect of the Software. You may not adopt or use any trademark or trade name that is likely to be similar to or confusing with that of EFI or any of its suppliers or take any other action which impairs or reduces the trademark rights of EFI or its suppliers. CONFIDENTIALITY: You agree to hold the Software in confidence, disclosing the Software only to authorized users having a need to use the Software as permitted by this Agreement and to take all reasonable precautions to prevent disclosure to other parties. REMEDIES AND TERMINATION: Unauthorized use, copying or disclosure of the Software, or any breach of this Agreement will result in automatic termination of this license and will make available to EFI other legal remedies. In the event of termination, you must destroy all copies of the Software and all of its component parts. All provisions of this Agreement relating to disclaimers of warranties, limitation of liability, remedies, damages, and EFI's proprietary rights shall survive termination.

LIMITED WARRANTY AND DISCLAIMER: EFI warrants to the original purchaser ("Customer") for thirty (30) days from the date of original purchase from EFI or its authorized retailer that the Software will perform in substantial conformance with the Documentation when the Software is used as authorized. EFI warrants the media containing the Software against failure during the above warranty period. EFI makes no warranty or representation that the Software will meet your specific requirements, that the operation of the Software will be uninterrupted or error free, or that all defects in the Software will be corrected. EFI makes no warranty, implied or otherwise, regarding the performance or reliability of any third party products (software or hardware) not provided by EFI. THE INSTALLATION OF ANY THIRD PARTY PRODUCTS OTHER THAN AS AUTHORIZED BY EFI WILL VOID THIS WARRANTY. IN ADDITION, USE, MODIFICATION, AND/OR REPAIR OF THE SOFTWARE OTHER THAN AS AUTHORIZED BY EFI WILL VOID THIS WARRANTY. EXCEPT FOR THE ABOVE EXPRESS LIMITED WARRANTY, EFI MAKES AND YOU RECEIVE NO WARRANTIES OR CONDITIONS ON THE SOFTWARE, EXPRESS, IMPLIED, STATUTORY, OR IN ANY OTHER PROVISION OF THIS AGREEMENT OR COMMUNICATION WITH YOU, AND EFI SPECIFICALLY DISCLAIMS ANY IMPLIED WARRANTY OR CONDITION OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE OR NONINFRINGEMENT OF THIRD PARTY RIGHTS. LIMITATION OF LIABILITY: TO THE EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW, EFI AND ITS SUPPLIERS SHALL NOT BE LIABLE FOR ANY DAMAGES, INCLUDING LOSS OF DATA, LOST PROFITS, COST OF COVER OR OTHER SPECIAL, INCIDENTAL, CONSEQUENTIAL OR INDIRECT DAMAGES ARISING FROM THE SALE, INSTALLATION, MAINTENANCE, USE, PERFORMANCE OR FAILURE OF THE SOFTWARE, HOWEVER CAUSED AND UNDER ANY THEORY OF LIABILITY. THIS LIMITATION WILL APPLY EVEN IF EFI HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE. YOU ACKNOWLEDGE THAT THE PURCHASE PRICE REFLECTS THIS ALLOCATION OF RISK. BECAUSE SOME JURISDICTIONS DO NOT ALLOW THE EXCLUSION OR LIMITATION OF LIABILITY FOR CONSEQUENTIAL OR INCIDENTAL DAMAGES, THE ABOVE LIMITATION MAY NOT APPLY TO YOU. EXPORT CONTROLS: You agree that you will not export or re-export the Software in any form in violation of any applicable laws or regulations of the United States or the country in which you obtained them. U.S. GOVERNMENT RESTRICTED RIGHTS: The Software and Documentation are provided with RESTRICTED RIGHTS. Use, duplication, or disclosure by the United States Government is subject to restrictions as set forth in subparagraph (c)(1)(ii) of the Rights in Technical Data and Computer Software clause at DFARS 252.227-7013 or subparagraphs (c)(1) and (2) of the Commercial Computer Software Restricted Rights at 48 CFR 52.227-19, as applicable. GENERAL: The laws of the State of California govern this Agreement. You agree that this Agreement shall not be subject to the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (1980). This Agreement is the entire agreement held between us and supersedes any other communications or advertising with respect to the Software. If any provision of this Agreement is held invalid, the remainder of this Agreement shall continue in full force and effect. If you have any questions, please see EFI's web site at www.efi.com.

Inleiding Chapter 1

IKON DocSend User Guide Inleiding 5 1 Inleiding IKON DocSend is een snelle en makkelijke manier voor iedereen in de firma om documenten op papier om te zetten in elektronische bestanden en ze te zenden naar de door hen gekozen bestemming: Een E-mailadres Een faxapparaat Uw printer Een bestandsgeheugen zoals uw bureaublad, een bestandserver, een Fortis documentenbeheerarchief, een flash-kaart, een FTP-site of een andere geheugeneenheid. IKON DocSend vergemakkelijkt het maken van een digitale versie van uw papieren documenten en het elektronisch verzenden ervan naar een aantal bestemmingen. IKON DocSend bevat bewerk-, aanteken- en afbeeldingcorrectie-tools om ongewenste markeringen te verwijderen of uw eigen markeringen toe te voegen! Plus een aantal gesofistikeerde documentscanfuncties - allemaal in een gebruiksvriendelijke grafische gebruikersinterface. Simpele éénstapsbediening: Voor diegenen die enkel een document wensen te scannen en dan naar hun e-mailpostvak IN te zenden, is er de DOCSend To Mefunctie die uw document scant en dan per e-mail naar u verzendt, en dat allemaal met één enkele toets. Zie zelf hoe makkelijk het is documenten te verzenden met IKON DocSend!

2 Chapter Overzicht Proces

IKON DocSend User Guide Overzicht Proces 7 2 Overzicht Proces We hebben IKON DocSend ontworpen als een simpel te bedienen en toch krachtig en gesofistikeerd programma. Hier ziet u hoe het proces werkt: 1. Aanmelden met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Dit waarborgt de veiligheid van uw netwerk en van uw e-mailserver. 2. Uw document in de scanner laden. 3. Een bestemming selecteren voor uw document: E-mail, Fax, Afdrukken, Bestand, of Mij toesturen. Nota: indien u DOCSend To Me selecteert, dan hebt u alles al uitgevoerd! Wacht op het bevestigingsbericht en meld u af. 4. Nadat u een bestemming geselecteerd heeft (een andere dan Mij toesturen), zult u het tabblad Scannen zien. Hier controleert u uw bestandformaat- en scannerinstellingen en drukt op de knop Scannen. 5. Herbekijk de afbeeldingen van uw document. Indien u aanpassingen, bewerkingen of aantekeningen wenst aan te brengen, klik dan op het tabblad Bewerken en gebruik het daar beschikbare toolpalet. 6. Nadat u uw afbeelding bewerkt heeft, klikken op het tabblad Zenden, de bestemmingsgegevens voor uw document invoeren en klikken op de knop Zenden. 7. Als u een bevestigingsbericht ontvangt, dan is uw document verzonden. U kunt nu kiezen tussen het verzenden van het document naar een andere bestemming, herbeginnen met een ander document of afmelden.

3 Chapter Hoofdtabblad - Aanmeld- en Verzendmethode

IKON DocSend User Guide Hoofdtabblad - Aanmeld- en Verzendmethode 9 3 Hoofdtabblad - Aanmeld- en Verzendmethode U moet zich aanmelden in IKON DocSend omdat u beveiligde netwerkbronnen zoals uw e-mail account, uw RightFax account of uw documentenbeheersysteem zult gebruiken. Als u zich aanmeldt met uw gebruikersnaam en wachtwoord, zal DocSend u toegang verschaffen tot deze bronnen. Hoe aanmelden 1. Klik op de knop Aanmelden 2. Uw Gebruikersnaam intypen. 3. Klik op het veld Wachtwoord en typ uw wachtwoord. 4. Indien u NT-authenticatie gebruikt, uw Domeinnaam intypen. 5. Dan klikken op Aanmelden. Nota Als u een foutmelding ontvangt tijdens het aanmelden, probeer dan opnieuw, de spelling van uw gebruikersnaam en wachtwoord controlerend. Onthou dat uw aanmeldinformatie gevoelig is voor het verschil tussen kleine letters en hoofdletters. Indien u dezelfde foutmelding voor de tweede keer ontvangt, dient u uw systeembeheerder te contacteren voor hulp. 6. Indien u wenst de huidige taal te wijzigen, kunt u dit doen op het Hoofdtabblad. 7. Klik nu op de verzendmethode van uw keuze: Het Hoofdtabblad bevat ook de scanmeterlezer. Telkens u een nieuwe pagina scant, verhoogt DocSend een teller, zodat u altijd het totale aantal pagina's ooit gescand op uw werkstation, kent. Bovendien wordt de teller opgedeeld in verschillende categorieën, zoals paginafornaat en kleurmodus. Klik op de knop Meter Lezen op het hoofdsherm vóór of na het aanmelden om de scanmeter te zien.

IKON DocSend User Guide Hoofdtabblad - Aanmeld- en Verzendmethode 10

4 Chapter Overzicht tabblad Scannen

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 12 4 Overzicht tabblad Scannen Nadat u een verzendmethode gekozen hebt, wordt u automatisch naar het tabblad Scannen gebracht. Hier vindt u verschillende tools voor gebruik. 1. Controleer en pas, indien nodig, uw scanner-instellingen aan. 2. Controleer en pas, indien nodig, uw bestandformaat-instellingen aan. 3. Klik op de knop Scannen om de scanner te starten. De gescande afbeeldingen zullen op het scherm verschijnen. Nota: u kunt meer pagina's toevoegen aan uw huidig geheel van afbeeldingen door meer documenten in te voeren in de scanner en dan opnieuw te klikken op de knop Scannen. 4. Alvorens de afbeeldingen te verzenden, wenst u eventueel bewerkingen of aantekeningen te realizeren- deze tools zijn beschikbaar door te klikken op het tabblad Bewerken. Zelfs in deze fase heeft u nog de mogelijkheid terug te gaan en indien nodig uw bestandformaatinstellingen te wijzigen. 5. Als u klaar bent om de afbeeldingen te verzenden, klik dan op de knop Verzenden vertegenwoordigd door de verzendmethode die u kiest op het Hoofdtabblad. 6. If you have another document to scan, touch Start Over to erase your current documents and settings and return to theindien u een volgend document wenst te scannen, klik op Herbeginnen om uw momentele documenten en instellingen te wissen en terug te keren naar het Hoofdtabblad. 7. Nadat u al uw documenten verzonden hebt, klikken op de knop Afmelden om uw sessie te beëindigen 4.1 Scanner-instellingen De scanner-instellingen vertellen de scanner welk type document u heeft - bijvoorbeeld, dubbelzijdig, legal - en welke informatie over het document u wenst op te halen, het is te zeggen informatie over kleur en beeldresolutie. Kies uit de volgende instellingkeuzes:

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 13 Invoerformaat De invoerformaat-optie duidt het formaat aan van de pagina s die u aan het laden bent in de scanner. Klik op de invoerformaat-icoon om één van de volgende opties te selecteren: Amerikaans briefformaat (8.5"x11") Legal (8.5"x14") Tabloid (11"x17") A4 A3 Afdrukstand De afdrukstand duidt aan welke kant van de pagina de bovenkant is. Er zijn twee keuzemogelijkheden: Liggend (lange kant boven) Staand (korte kant boven) Indien uw document verschillende afdrukstanden heeft, kunt u ze individueel wijzigen met de Opschoontools in het tabblad Bewerken. Nota: Voor 11"x17" en A3-formaat is enkel de selectie Staand beschikbaar. Zie ook de "Sectie Afdrukken" Kleurmodus IKON DocSend biedt u de optie te kiezen welke kleurinformatie u wenst in te sluiten met uw digitale afbeelding: Zwart-wit Tussentinten Grijswaarden Kleur Denk eraan dat kleurinformatie uw bestandgrootte beïnvloedt: omdat zwart-wit de minste kleurinformatie heeft, heeft het ook de minste bestandgrootte. Nota: Tussentinten is een zwartwit-scan die grijswaarden simuleert. Deze optie dient gebruikt te worden indien de gebruiker wenst foto's of grafische afbeeldingen te scannen, maar met een kleine bestandgrootte, of indien de scanner geen mogelijkheid biedt voor grijswaarden of kleurscans.

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 14 DPI (Punten per duim) De DPI-instellingen (punten per duim) voor uw taak beïnvloedt de resolutue van uw document-afbeelding. Hoe meer punten per duim, hoe hoger de resolutie en hoe groter het bestand. Een praktische regel is een zo laag mogelijke resolutie te gebruiken zonder de helderheid van de afbeelding negatief te beïnvloeden. Elk uitvoerapparaat (uw monitor, uw printer en uw faxapparaat) vereist een verschillende resolutie. De eerste keer dat u een document scant om het te verzenden naar een nieuw apparaat, kunt u experimenteren met de resolutie om het juiste evenwicht te vinden tussen bestandgrootte en beeldhelderheid. Kies uit 72, 144, 200, 300, 400 en 600 DPI. Invoer Duid aan of u de automatische documentinvoer (ADF) zult gebruiken of dat u iedere pagina individueel gaat leggen op het glas om gescand te worden. In het algemeen kan men zeggen dat de automatische documentinvoer meer documenten per minuut verwerkt; de plaat (glas) is nuttig voor het scannen van foto's of andere documenten die scannen met een hoge resolutie vereisen. Selecteer één van de volgende: enkelzijdig: De ADF wordt gebruikt. Eenkel één zijde van de documenten wordt gescand. dubbelzijdig: De ADF wordt gebruikt. Beide zijden van de documenten worden gescand. glas: Het document ligt op het glas. 4.2 Bestandformaat-instellingen Als DocSend een document zendt naar een bestemming verschillend van Afdrukken, creëert het een fysiek documentbestand. Vermits de bestemmeling verondersteld wordt dit bestand later te openen, is het belangrijk dat u weet welke bestandformaten het product toelaat. DocSend laat de volgende populaire bestandformaten toe: 1. PDF (of Portable Document Format) is een populair bestandformaat dat in staat is zeer ingewikkelde documenten weer te geven. Het biedt de volgende functies: Elke kleurmodus: Z&W, grijswaarden en kleurpagina's zijn allemaal mogelijk. Meerdere pagina's: Meer dan één pagina kan in één enkel bestand opgeslagen worden. Compactheid: Dit is het meest compacte beschikbare bestandformaat. Aantekening: Dit is het enige DocSend bestandformaat dat aantekeningen toelaat.

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 15 Verborgen telst: Dit is het enige DocSend bestandformaat dat in staat is tekst te herkennen, en daarom uw pagina's te zoeken. Encryptie: Dit is het enige DocSend bestandformaat dat kan gezonden worden met ingeschakelde encryptie. PDF is de meest herkenbare naam in de drukkerij- en uitgeverijsector. 2. TIFF (of Tagged Image File Format) is één van de populairste rasterafbeeldingformaten, in het bijzonder voor zwartwitafbeeldingen. Elke kleurmodus: Z&W, grijswaarden en kleurpagina's zijn allemaal mogelijk. Meerdere pagina's: Meer dan één pagina kan in één enkel bestand opgeslagen worden. Voor zwartwitpagina's is het even compact als PDF, maar voor grijswaarden en kleurafbeeldingen biedt PDF een opmerkelijk kleinere bestandsgrootte. Aantekening, verborgen tekst en encryptie zijn niet voorhanden. TIFF is het tweede meest herkenbare formaat voor publicatie na PDF. Nochtans zijn relatief weinig goedkope presentatiepgroamma's in staat TIFF multipagina- of kleurbestanden te openen. 3. JPEG is een bekend rasterbeeldbestand-formaat voor grijswaarden en kleurafbeeldingen, in het bijzonder foto's. Enkel voor grijswaarden en kleurafbeeldingen; geen Z&W. Een bestand kan enkel één pagina bevatten. PDF biedt een beduidend betere bestandsgrootte. TIFF en JPEG zijn gelijk. Aantekening, verborgen tekst en encryptie zijn niet voorhanden. JPEG heeft een legendarische reputatie bij fotografen en in Internet. Zelfs gratis presentatie- en opmaakprogramma's zijn in staat om deze bestanden te openen, inbegrepen Webbrowsers. Gewoonlijk is het een goed idee het bestandformaat in te stellen alvorens te scannen. Klik op de knop Bestandformaat zodat het venster Bestandformaat-instellingen verschijnt. Noteer dat voor Fax- en Afdrukbestemmingen u het standaardbestandformaat niet kunt wijzigen. Voor die twee bestemmingen wordt het geschikste bestandformaat automatisch gebruikt. Encryptie is voor hen niet beschikbaar. Bovenaan het venster Bestandformaat-instellingen vindt u de bestandformaatselectiebalk. U kunt kiezen tussen de volgende opties: PDF. Selecteer dit voor PDF-documenten. Enkele rasterpagina: Kies dit voor rasterbeelden, met elke afzonderlijke pagina ingesloten in een individueel bestand. Meerdere rasterpagina's: Kies dit voor rasterbeelden, met alle pagina's ingesloten in één enkel bestand. In de volgende secties zullen we elk van deze keuzemogelijkheden grondig bespreken.

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 16 4.2.1 PDF-Bestandformaat Het PDF-bestandformaat heeft de volgende eigenschappen: Z&W pagina's worden altijd gecomprimeerd met het CCITT Group 4 faxcompressieprogramma, dat erg compact is en een afbeeldingskwaliteit zonder verlies waarborgt. Kleur- en grijswaardenpagina's worden altijd gecomprimeerd met Smart Compression-technologie, verscheidene keren compacter dan JPEG. U kunt de Compressiekwaliteit instellen van Laag tot Maximum om een evenwicht te bereiken tussen bestandsgrootte en kwaliteit. Het PDF-bestandformaat heeft een optionele verborgen tekstlaag die het opzoeken vergemakkelijkt. Deze optie aanstrepen om de functie in te schakelen, en niet aanstrepen om ze uit te schakelen. Indien ingeschakeld, laat deze functie u toe uw documenten te zoeken en te indexeren nadat ze verzonden werden. Het PDF-formaat laat optioneel encryptie toe. U dient "Beveiligen door 128-bit encryptie" aan te strepen om de encryptie in te schakelen, en niet aan te strepen om encryptie uit te schakelen.

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 17 Selectie van het PDF-bestandformaat Indien encryptie ingeschakeld is, wordt u gevraagd een paar encryptie-instellingen op te geven alvorens het document te verzenden.

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 18 Encryptie instellen Het scherm bevat vijf instellingen, met de eerste twee gedupliceerd: Eigenaarswachtwoord. Dit wachtwoord behoort tot de eigenaar van het document. Dit is informatie die verplicht dient gespecificeerd te worden. Zonder het eigenaarswachtwoord te kennen, kan het document enkel geopend worden met beperkte toegang. Gebruikerswachtwoord. Dit wachtwoord behoort tot de gebruiker van het document. Anders dan de eigenaar, is de gebruiker onderworpen aan zekere restricties betreffende het document. Het wachtwoord is optioneel. Indien u het leeg laat, kan het document geopend worden zonder dat enig wachtwoord dient ingetypt te worden. Indien u een gebruikerswachtwoord opgeeft, kan het document niet geopend worden zonder noch het gebruikerswachtwoord of het eigenaarswachtwoord te kennen. Gebruikersrechten. Behalve als het document geopend wordt met het

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 19 eigenaarswachtwoord, zijn er zekere beperkingen. U specificeert de exacte restricties onder het label Gebruikersrechten. Afdrukken inschakelen. Aanstrepen indien u wenst dat de gebruiker afdrukrechten heeft. Niet aanstrepen indien u afdrukken voor de gebruiker wenst uit te schakelen. Inhoud ophalen inschakelen. Aanstrepen indien u wenst de gebruiker in staat te stellen tekst en afbeeldingen te kopiëren in het klembord. Niet aanstrepen indien u de kopiefunctie voor de gebruiker wenst uit te schakelen, zodat personen zonder toelating het document niet kunnen ophalen. Bewerken inschakelen. Aanstrepen indien u wenst de gebruiker in staat te stellen het document te bewerken. Niet aanstrepen indien u bewerkrechten voor de gebruiker wenst uit te schakelen. 4.2.2 Enkele rasterpagina-bestandformaat Het bestandformaat Enkele rasterpagina heeft de volgende eigenschappen: Z&W pagina's worden altijd gecomprimeerd met het CCITT Group 4 faxcompressieprogramma, dat erg compact is en een afbeeldingskwaliteit zonder verlies waarborgt. Kleur- en grijswaardenpagina's worden altijd gecomprimeerd met JPEG compressie. U kunt de Compressiekwaliteit instellen van Laag tot Maximum om een evenwicht te bereiken tussen bestandsgrootte en kwaliteit. Kleurbestandtype. U kunt kiezen tussen het creëren van JPEG of TIFF bestanden voor kleur- en grijswaardenpagina's. Z&W pagina's gaan altijd naar TIFF bestanden.

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 20 Selecteren van het bestandformaat enkele rasterpagina 4.2.3 Meerdere rasterpagina's-bestandformaat Het bestandformaat meerdere rasterpagina's heeft de volgende eigenschappen: Z&W pagina's worden altijd gecomprimeerd met het CCITT Group 4 faxcompressieprogramma, dat erg compact is en een afbeeldingskwaliteit zonder verlies waarborgt. Kleur- en grijswaardenpagina's worden altijd gecomprimeerd met JPEG compressie. U kunt de Compressiekwaliteit instellen van Laag tot Maximum om een evenwicht te bereiken tussen bestandsgrootte en kwaliteit.

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 21 Selecteren van het bestandformaat meerdere rasterpagina's 4.3 Tabblad Scannen - Miniatuurweergave Een duimnagelbeeld is een term gebruikt in de beeldweergave-industrie voor een uiterst kleine weergave van een pagina - ongeveer de grootte van uw duimnagel. Deze verkleinde weergave van uw pagina's is van nut in IKON DocSend voor het tegelijkertijd weergeven van meerdere pagina's.

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 22 Klik op de knop Volledige pagina om de pagina's volledig te zien, één per één. (De volledige pagina-weergave bevat de Bewerk- en Aantekentools). Paginaselectie Uw paginaselectie duidt aan welke pagina's u wenst te wijzigen. Bijvoorbeeld, indien u eerst op de knop Alle Selecteren en daarna op de knop Pagina Verwijderen zou klikken, dan zouden alle pagina's in uw selectie verwijderd worden. U heeft drie selectiekeuzes: Eén pagina selecteren Meerdere pagina's selecteren Alle pagina's selecteren Duimnagelbeeld naar boven verplaatsen Selecteer één of meer duimnagelbeelden en gebruik de knop Naar boven om ze naar boven te verplaatsen. Dit laat u toe de volgorde van uw documenten met één enkele klik te wijzigen. Duimnagelbeeld naar beneden verplaatsen Selecteer één of meer duimnagelbeelden en gebruik de knop Naar beneden om ze naar beneden te verplaatsen. Dit laat u toe de volgorde van uw documenten met één enkele klik te wijzigen. Miniatuurformaat U kunt kiezen tussen drie duimnagelbeeldformaten door te klikken op de kleine, gemiddelde en grote duimnagelbeeldiconen aan de bovenkant van het scherm om u te helpen een juiste weergave van uw afbeeldingen te verkrijgen. Indien u meer dan één scherm heeft vol met duimnagelbeelden, kan u uw vinger verplaatsen langs de zijdelingse verschuifbalk op de rechterkant om u te verplaatsen doorheen de set afbeeldingen. Aantekening Dit pen-icoon zal verschijnen aan de bovenkant van uw duimnagelbeeld indien u een aantekening toevoegde aan een afbeelding - het is te zeggen, indien u gelijk welke aantekentool beschikbaar in het tabblad Bewerken gebruikte. 4.4 Tabblad Scannen - Weergave volledige pagina U kunt uw documentafbeeldingen één per één controleren met de volledige pagina-weergavefunctie. De volgende tools zijn voorhanden aan de bovenkant van het scherm om u de afbeelding in verschillende vergrotingen te laten zien en verplaatsen van afbeelding tot afbeelding mogelijk te maken nadat u meerdere pagina's gescand heeft. Deze tools zijn beschikbaar in de volledige paginaweergave van het tabblad Bewerken.

IKON DocSend User Guide Overzicht tabblad Scannen 23 Schakel om naar de miniatuurweergave om meerdere afbeeldingen tegelijkertijd te bekijken. U kunt inzoomen en de grootte van uw afbeelding op het scherm verhogen door te klikken op de inzoomknop. U kunt eveneens de afbeelding kleiner maken door te klikken op de uitzoomknop. Verplaats de afbeelding op uw schern door te klikken op de beweegknop en dan uw vinger te verplaatsen tot de zone van de afbeelding die u wenst te bekijken. De eerste pagina tonen. De vorige pagina tonen. De volgende pagina tonen. De laatste pagina tonen.

Tabblad Bewerken Chapter 5

IKON DocSend User Guide Tabblad Bewerken 25 5 Tabblad Bewerken IKON DocSend verschaft een aantal bewerk-, aanteken-, en afbeeldingcorrectie- tools die u toelaten de gescande documentafbeeldingen te wijzigen alvorens ze te verzenden. Het gebruik van de tools in het tabblad Bewerken is volledig optioneel, maar erg nuttig indien u wenst dat uw afbeelding een specifiek aspect heeft. Gelieve te noteren dat indien u dit document verzendt in een bestandformaat verschillend van PDF (bijvoorbeeld TIFF of JPG), uw aantekeningen niet zullen weerhouden worden. Inderdaad, indien uw actueel bestandformaat niet PDF is, dan is het aantekenscherm onzichtbaar, en de eventueel reeds door u gemaakte aantekeningen zijn ook verborgen. Bovendien kunnen aantekeningen niet gebruikt worden voor Fax- en Afdrukbestemmingen. De bewerk- en aantekentools laten u toe grafische elementen zoals lijnen, cirkels, markeringen en tekst aan uw document toe te voegen om u snel en meer doeltreffend te laten communiceren met uw electronisch document. De afbeeldingcorrectietools helpen u uw afbeelding terug perfect te herstellen. U kunt bijvoorbeeld de inspringverwijder-tool gebruiken om een afbeelding recht te maken. U kunt automatisch vlekken verwijderen van uw afbeelding met de vlekkenverwijder-tool. De afbeeldingcorrectietools zijn beschikbaar als u uw document bekijkt in miniatuurweergave (duimnagelbeeld). 5.1 Afbeelding opschonen - Miniatuurweergave In het tabblad Bewerken vindt u verscheidene nuttige opschoontools voor afbeeldingen die kunnen gebruikt worden in miniatuurweergave. Bovenste tools Blanco invoegen U kunt een blancopagina invoegen voor afzonderlijke aantekeningen of als een scheidingsblad tussen uw gescande afbeeldingen. Klik op deze knop om een blancopagina in te voegen na uw geselecteerde afbeelding. Pagina wissen Klik op deze knop om pagina's van uw selectie te verwijderen. Blanco's verwijderen Klik op deze knop om de blancopagina's van uw selectie te verwijderen.

IKON DocSend User Guide Tabblad Bewerken 26 Zijdelingse tools Randen wissen Klik op deze icoon om randen te wissen die verschijnen op uw geselecteerde documentafbeeldingen. De breedte van de rand wordt automatisch berekend voor u, maar u kunt ook een breedte specificeren in Toolinstellingen. Inspring pagina verwijderen Om een afbeelding recht te maken, klik op de tool Inspring pagina verwijderen en dan op de afbeelding waarin de inspring dient verwijderd te worden. Vlekken pagina verwijderen De vlekkenverwijder-tool verwijdert kleine vlekken die soms verschijnen op gescande afbeeldingen. U kunt ook de grootte van de vlekken die u wenst te verwijderen aanduiden in Toolinstellingen. Omkeren Gebruik de Omkeertool om de witte en zwarte kleuren om te keren, zodat de afbeelding lijkt op een negatief. Afbeelding omdraaien.verander de afdrukstand van een afbeelding door op de tool Afbeelding Omdraaien te klikken en dan op de afbeelding die u wenst om te draaien. U kunt de draairadius voor uw afbeelding opgeven in Toolinstellingen. Toolinstellingen Randen wissen: Standaard ingesteld op "Automatisch" - DocSend kan randen herkennen en automatisch verwijderen voor u. Nochtans, indien u wenst een breedte te specificeren, kunt u kiezen tussen Klein (0,1 duim); Normaal (0,25 duim) en Groot. Vlekken verwijderen: Kies tussen drie vlekkengroottes: klein; gemiddeld (standaard) en groot. Draaien: Draai uw afbeelding 90 graden (standaard), 180 of 270 graden. Helderheid/ Contrast Gebruik de tool Helderheid om helderheid of contrast van uw grijswaarden- en kleurafbeeldingen te veranderen. Eerst één of meer grijswaarden- of kleurduimnagelbeelden selecteren alvorens deze tool te gebruiken. Zie ook Helderheid en contrast aanpassen voor meer informatie. Ongedaan Een vergissing gemaakt? Annuleer uw laatste bewerking door op de Annuleertool te klikken.

IKON DocSend User Guide Tabblad Bewerken 27 5.2 Helderheid en contrast aanpassen Soms zijn uw gescande afbeeldingen te helder, te licht, of er is niet genoeg contrast. In IKON DocSend hebt u de mogelijkheid de helderheid en het contrast van grijswaarden- en kleurafbeeldingen aan te passen. Noteer dat deze functie niet werkt voor zwartwitpagina's, want deze hebben reeds 100 % contrast, en helderheid is niet van betekenis voor hen. Alvorens gelijk welke aanpassing uit te voeren dient u de afbeelding of afbeeldingen te selecteren die u wenst aan te passen. Voer een enkelvoudige of meervoudige selectie uit in de miniatuurweergave en klik dan op de knop Helderheid in het tabblad Bewerken zodat het venster Helderheid en contrast aanpassen verschijnt. Indien u vergat tenminste één grijswaarden- of kleurpagina te selecteren, zal een foutmelding u eraan herinneren. Aan de bovenkant van het venster ziet u een voorbeeld-afbeelding die toont hoe

IKON DocSend User Guide Tabblad Bewerken 28 de pagina er zal uitzien nadat de aanpassingen uitgevoerd werden. Indien u meerdere duimnagelbeelden selecteerde, zult u hier enkel het eerste zien. Op de onderkant vindt u de Helderheid en Contrast-schuifregelaars. U kunt ze aanpassen door de glijknop te verplaatsen met uw vinger, of door op de linker- en rechterpijlen te klikken. Het voorbeeld wordt onmiddellijk geactualiseerd nadat de aanpassingen uitgevoerd werden. U kunt het resultaat accepteren door op OK te klikken, of terugkeren naar de begintoestand door Annuleren aan te klikken. Na OK gebruikt te hebben zullen uw aanpassingen toegepast worden op alle geselecteerde duimnagelbeelden. U ziet het resultaat zeer snel. Noteer: Aanpassen van helderheid of contrast is niet mogelijk voor het PDFbestandformaat. DocSend toont een foutmelding indien u dit probeert te doen. 5.3 Bewerk- en aantekentools - Volledige pagina-weergave De bewerk- en aantekentools zijn beschikbaar in de volledige pagina-weergave van het tabblad Bewerken. U vindt hier dezelfde tools om zich in de volledige pagina-weergave te verplaatsen in het tabblad Bewerken als in het tabblad Scannen. Alvorens uw bewerkingen te beginnen, gelieve te noteren dat de aantekenfunctie enkel beschikbaar is voor het PDF-bestandformaat. Aantekeningen kunnen ook niet gebruikt worden voor Fax- en Afdrukbestemmingen. In het tabblad Bewerken zijn de bewerk- en aantekentools alleen zichtbaar in volledige pagina-weergave. Om over te schakelen naar de volledige pagina-weergave, op de knop Volledige pagina klikken boven links. U kunt de bewerktools bekijken en selecteren door op de grijze knop Bewerken te klikken bovenaan links op het scherm. De aantekentools zijn beschikbaar als u klikt op de gele knop Aantekenen onderaan links. Noteer dat de gele knop Aantekenen niet zichtbaar is, indien de aantekenfunctie om één of andere reden uitgeschakeld is. De volgende tools zijn beschikbaar in de toolpaletten van zowel Bewerken als Aantekenen: Waarom dezelfde tools in verschillende paletten? De tools in het palet Bewerken zijn "raster" tools. Als u ten einde bent met een bewerkobject, wordt het een deel van de afbeelding en kan niet gewijzigd worden. De aantekentools zijn "vector"-tools. Zij blijven opgeslagen in een afzonderlijke laag en kunnen telkens opnieuw geselecteerd en gewijzigd worden.

IKON DocSend User Guide Tabblad Bewerken 29 Lijn Selecteer deze icoon om een lijn te trekken langswaar u uw vinger verplaatst op de afbeelding. U kunt de breedte van de lijn kiezen door te klikken op de breedtekeuzes bovenaan het scherm. Lijnopties zijn lijndikte en -kleur. Rechthoek Om de aandacht te trekken op een element van een afbeelding, kunt u een rechthoek errond tekenen met deze tool. Klik op de rechthoek-tool en verplaats uw vinger langs de diagonaal. Rechthoekopties zijn lijndikte en -kleur. Ellips Omcirkel een element op een afbeelding door te klikken op de ellipstool en dan uw vinger te verplaatsen langs de diameter van de cirkel. Ellipsopties zijn lijndikte en -kleur. Tekst Dit voegt tekst toe aan de afbeelding. Klik op de teksttool om de functie te activeren, klik op de afbeelding op het punt waar u wenst tekst toe te voegen, en er zal een toetsenbord verschijnen om tekst in te typen. Noteer: Indien u meerdere tekstregels wenst toe te voegen aan de afbeelding, kies dan de teksttool van het Aanteken-toolpalet inplaats van het Bewerkpalet. Selectie knippen Indien u de selectie wenst te verplaatsen naar een andere sectie van de pagina - of zelfs naar een andere pagina, klik dan op de icoon Knippen, verplaats u naar het punt waar u de selectie wilt plaatsen, druk op de icoon Plakken en klik op de zone waar u de selectie wilt plakken. Selectie kopiëren Kopiëren en plakken is net zoals knippen en plakken, behalve dat de originele selectie blijft staan. Selectie plakken Klik op de plaktool en dan op de locatie van de afbeelding waar u wenst de inhoud van uw klembord te plakken.

IKON DocSend User Guide Tabblad Bewerken 30 Stempel Klik op de stempeltool om de stempeltekst-opties te zien verschijnen bovenaan rechts: GOEDGEKEURD, VERTROUWELIJK, CONCEPT, VERVALLEN, DEFNITIEF EN STRIKT GEHEIM. Selecteer de gepaste stempeltekst en klik op de zone van de afbeelding waar u wenst de stempel te plaatsen. Ongedaan Een vergissing begaan? Annuleer uw laatste bewerking door te klikken op de knop Annuleren. U kunt deze knop meerdere keren aanklikken, meerdere annuleringen uitvoerend, tot een totaal van 10 stappen. Herstellen Indien u Annuleren onopzettelijk aanklikt, of u verandert van idee na te Annuleren, gebruik dan de knop Terug om de actie ongedaan te maken. Door de knoppen Annuleren en Terug te gebruiken kunt u heen en weer gaan tussen de laatste 10 stappen. Kleur U kunt de kleur van de grafische elementen (lijn, rechthoek, ellips) wijzigen. Gebruik de tool Selecteren om het grafisch beeld te selecteren en kies dan een kleur uit het menu bovenaan rechts op het scherm. Nota betreffende de beschikbare kleuren: Uw kleurkeuzes zijn verbonden met uw scankleurmodus-instellingen. Scankleurmodus Beschikbare kleuren Zwart & Wit Zwart & Wit Grijswaarden Grijstinten Kleur 6 kleuren Lijnbreedte Alle grafische elementen (lijn, rechthoek, ellips en penwisser) kunnen een variërende lijndikte hebben. Gebruik de tool Selecteren om het grafisch beeld te kiezen, en kies dan een dikte uit het menu bovenaan rechts op het scherm. Deze tools zijn enkel beschikbaar in het toolpalet Bewerken:

IKON DocSend User Guide Tabblad Bewerken 31 Zone selecteren U kunt zones van de afbeelding selecteren en bewerken (de grootte veranderen, verplaatsen, kopiëren en plakken). Klik eerst op de Selecteertool en verplaats dan uw vinger langsheen de diagonaal van de rechthoekige selectie. Na het selecteren van een portie van de afbeelding, kunt u die selectie verplaatsen naar een andere zone van de afbeelding door de selectie rond de afbeelding te slepen met uw vinger. U kunt de afbeelding ook van grootte veranderen. Ronde gom Klik op deze icoon om de tool Lijnen Wissen te activeren. Het wist al wat verschijnt op de plaats waar u de afbeelding aanraakt. Wisopties zijn achtergrondkleur (wit of zwart) & dikte. Vierk. gom Deze tool wist alles wat verschijnt binnen de rechthoek die u tekent op het scherm. Verplaats uw vinger diagonaal van één hoek van de rechthoek naar de andere zijde. Start bijvoorbeeld in de linkerbovenhoek en sleep een rechte lijn voort naar beneden naar de rechterbenedenhoek. U kunt een achtergrondkleur voor de rechthoekwisser specificeren. Dit zijn tools specifiek voor het Aantekentoolpalet: Object selecteren Als u objecten plaatst op uw afbeelding (lijnen, tekst, stempels), wenst u ze misschien te selecteren of te bewerken. Bijvoorbeeld, hen verplaatsen, hun kleur of doorschijnendheid veranderen. Klik op de Selecteertool en dan op het object dat u wenst te veranderen. Markeerpen Gebruik deze tool om uw afbeelding te markeren wanneer u de afbeelding aanraakt met uw vinger. U kunt de breedte, kleur en opaciteit van de markeerpen opgeven. Markeerrechthoek Teken een gele rechthoek rond uw aantekening of gelijk welk afbeeldingselement. Klik op de Markeertool en verplaats dan uw vinger langsheen de diagonaal van de rechthoek. Opties voor de markeerrechthoek zijn opaciteit en kleur.

IKON DocSend User Guide Tabblad Bewerken 32 Opaciteit Om de doorschijnendheid van een aantekening aan te passen, gebruikt u de Selecteertool, klikt op het object en kiest dan de gewenste graad van doorschijnendheid uit het menu. Uw bewerkingen opslaan Nadat u een bewerk- of aantekentool gebruikte, zal u gevraagd worden of u uw bewerkingen wenst op te slaan voor het klikken in een ander tabblad, het veranderen naar miniatuurweergave of het verplaatsen naar een andere afbeelding. Nota: Uw aantekeningen zullen niet zichtbaar zijn in miniatuurweergave; een pen-icoon zal nochtans aanduiden dat uw afbeelding aantekeningen heeft.

Tabblad Verzenden Chapter 6

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 34 6 Tabblad Verzenden Nu dat u het bewerken en aantekenen van uw afbeeldingen beëindigd hebt, bent u klaar om uiteindelijk uw document te verzenden. 1. Klik op het tabblad Verzenden of op de verzendknop in de Scanpagina. De verzendknop zal weergegeven worden door de verzendmethode die u koos in het Hoofdtabblad. Nota U kunt de verzendmethode altijd veranderen: 1. Klik in het Hoofdtabblad. 2. Selecteer de nieuwe verzendmethode. 3. Keer dan terug naar het tabblad Verzenden om de bestemmingsgegevens aan te duiden. Indien Legalisatiestempel ingeschakeld is voor uw scanstation, zal u gevraagd worden of dat u nummerstempels wenst te gebruiken voor deze specifieke documenten. 2. De bestemmingsgegevens invoeren. Nota Elke verzendmethode heeft haar eigen bestemmingsgegevens die u dient te vervolledigen. Zie de specifieke verzendmethode voor instructies. Verzenden via E-mail Verzenden via Fax Verzenden naar Afdrukken Verzenden naar Bestand 3.Eens u binnen de bestemming bent en dan op de knop Verzenden klikt, zult u de verzendbevestiging van uw document ontvangen. U kunt dan verkiezen Uw huidig document naar een andere bestemming te verzenden. Met een nieuw document te herbeginnen of u Af te melden. 6.1 Legalisatiestempel Bij wettelijke aangelegenheden is een Bates nummer het afzonderlijke nummer exclusief toegewezen aan elke pagina in processtukken. Bijvoorbeeld "Clarke vs. Williams Bewijsstuk A Pagina 1 tot 30", om bewijsstukken tijdens een rechtsgeding te identificeren. Vóór de openbare behandeling mag iedere partij

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 35 een Bates nummerstempel gebruiken om alle bladzijden in hun inventaris van documenten voor een zaak te identificeren, bv. "120001, 120002, 120003, enz." Bates nummers worden ook gebruikt buiten rechtsprocessen, als afbeeldingen van documenten dienen genummerd te worden. Cliënt-/Zaakstempel is praktisch gelijk aan een Bates nummerstempel, maar dan zonder nummer. Uw DocSend -beheerder onderhoudt de volgende legalisatiestempel-instellingen: Niet of wel inschakelen van een legalisatiestempel Alle gebruikers hebben dezelfde teller of ieder gebruiker heeft een individuele teller Plaatsing van de stempel op de pagina Gelijk welke tekst die aan de stempel voorafgaat Aantal cijfers van de stempel Indien u één of meer van deze eigenschappen dient te wijzigen, contacteer dan uw DocSend-beheerder. Indien de functie legalisatiestempel ingeschakeld is, zal DocSend u bij het klikken op het tabblad Verzenden vragen of u de legalisatiestempel wenst te gebruiken voor deze groep gescande documenten.

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 36 Legalisatiestempelscherm Indien u verkiest een legalisatiestempel te gebruiken, kunt u ook: Het beginnummer kiezen. Een stempelvoorvoegsel specificeren, zijnde een tekst die zal verschijnen aan het begin van de stempel. Dit kan bijvoorbeeld de naam van uw afdeling zijn. Het aantal cijfers invoeren. Dit verschaft de nullen die voorafgaan aan uw stempelnummer. Bijvoorbeeld als uw cijferaantal 5 is, zal uw eerste pagina het nummer 00001 hebben. Selecteer de naam van het lettertype, zijnde het lettertype dat zal gebruikt worden voor de stempel. Specificeer een tekengrootte voor deze stempel. Selecteer een locatie waar u wenst dat de stempel verschijnt op de pagina. Bekijk een voorbeeld van de stempel op de gescande documenten.

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 37 Annuleren indien u de stempel niet wenst te gebruiken. Klik op Volgende om verder te gaan met verzenden met uw stempel-instructies. 6.2 De afbeelding per e-mail verzenden Indien u een document per e-mail verzendt, dan is de enige informatie die u hier moet invoeren het e-mailadres van de bestemmeling. IKON DocSend zal uw informatiegegevens invoeren als behorend tot de verzender en standaardwaarden toevoegen voor de bestandnaam, onderwerp en tekstblok van het e-mailbericht. U kunt nochtans deze standaardwaarden makkelijk veranderen door op de knop Gegevens wijzigen te klikken. 1. Indien u een e-mail naar uzelf wenst te zenden, druk dan enkel op de knop Naar mij verzenden. Uw e-mailadres wordt automatisch ingevoegd in de zone Aan. 2. Klik op de zone Aan om het e-mailadres van de bestemmeling in te voeren. U beschikt over de volgende adresboekopties: Uw Lokaal adresboek. Dit is een verzameling e-mailadressen die u gebruikt heeft in het verleden. Het Globaal Adresboek. De directory van e-mailadressen opgeslagen in de LDAP-directory van de firma (indien LDAP ingeschakeld is) of een lijst van alle DocSend-gebruikers (indien geen LDAP-service voorhanden). Tip: U kunt filters gebruiken om het aantal contacten van de lijst te verminderen. De contactenlijst voor dit adresboek zal verschijnen in de zone Contactpersonen. Om een bestemmeling te selecteren, klikken op de naam in de lijst en dan op de knoppen Aan, CC of BCC.

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 38 Selectie van een contactpersoon voor de bestemmelingenlijst Tip: Indien u een nummer zoekt in een adresboek, typ dan de eerste letters van de voornaam in het veld Snel Zoeken. DocSend zal de adresboekinschijvingen die aan uw zoekcriteria beantwoorden, tonen. Indien uw bestemmeling zich niet bevindt in een adresboek of directory, kunt u Rechtstreeks E-mailadres aanklikken en het e-mailadres rechtstreeks in het veld Rechtstreeks E-mailadres intypen. TIp: Noteer dat er ".com" en "net" afkortingstoetsen voorhanden zijn!

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 39 Een rechtstreeks e-mailadres invoeren Om een inschrijving in de bestemmelingenlijst te verwijderen, klikken op de bestemmeling en dan op de knop Verwijderen. 3. Uw e-mailadres wordt automatisch ingevoerd in het adres Van. Indien dit alles is wat u nodig heeft, klik dan op Verzenden om uw document via e-mail naar de geselecteerde bestemmeling te verzenden. 4. Indien u meer bestemmelingen, een onderwerp of een berichttekst wil toevoegen, klik dan op Gegevens wijzigen om de rest van de e- mailboodschap-informatie in te voeren. Klik op Verzenden indien u tevreden bent met deze pagina. U zult een bevestiging van het verzenden van uw document ontvangen. U kunt dan verkiezen: Uw huidig document naar een andere bestemming te verzenden, Te herbeginnen met een nieuw document, of u Af te melden. Opmerking betreffende de bestandsgroottebeperking voor de bijvoeging Uw systeembeheerder heeft eventueel de grootte van uw e-mailbijvoegingen beperkt. Indien dit zo is, en als uw bijvoeging deze limiet overschrijdt, zult u enkele pagina's van uw document dienen te verwijderen en het dan opnieuw verzenden.

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 40 6.3 Fax Net zoals in het verzenden per e-mail is de enige informatie die u hier dient in te voeren voor het verzenden van een document per fax, het faxnummer van de bestemmeling. IKON DocSend zal uw gegevens als die van de verzender invoeren, de datum van vandaag en het aantal pagina's. DocSend zal ook standaardwaarden toevoegen voor onderwerp en tekstblok van het bericht. U kunt nochtans deze standaardwaarden makkelijk wijzigen door op de knop Gegevens wijzigen te klikken. 1. Klik op de zone Aan om het faxnummer van de bestemmeling in te voeren. U beschikt over de volgende adresboekopties: Uw Lokaal adresboek. Dit is een verzameling faxnummers die u gebruikt heeft in het verleden. Het Globaal Adresboek. De directory van faxnummers opgeslagen in de LDAP-directory van de firma (indien LDAP ingeschakeld is) of een lijst van alle DocSend-gebruikers (indien geen LDAP-service voorhanden). Tip: U kunt filters gebruiken om het aantal contacten van de lijst te verminderen. Het RightFax-adresboek. Uw RightFax-beheerder heeft eventueel een RightFax-directory van faxnummers beschikbaar voor u. De contactenlijst voor dat adresboek zal verschijnen in de zone Contactpersonen. Om een bestemmeling te selecteren, klikken op de naam in de lijst en dan op de knop Aan.

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 41 Selectie van een contactpersoon voor de bestemmelingenlijst Tip: Indien u een nummer zoekt in een adresboek, typ dan de eerste letters van de voornaam in het veld Snel Zoeken. DocSend zal de adresboekinschijvingen die aan uw zoekcriteria beantwoorden, tonen. Indien uw bestemmeling zich niet in een adresboek of een directory bevindt, kunt u klikken op Rechtstreeks FAXnummer en het faxnummer rechtstreeks in het veld Rechtstreeks FAXnummer intypen. Hier ziet u enkele voorbeelden voor lokale nummers, nummers in andere zones en internationale nummers.

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 42 Een rechtstreeks faxnummer invoeren Om een nummer te verwijderen, op de bestemmeling klikken en dan op de knop Verwijderen. 2. Indien dit alles is wat u nodig heeft, klik dan op Verzenden om uw document per fax naar de geselecteerde bestemmeling te verzenden. 3. Indien u een onderwerp of een berichttekst wil toevoegen, klik dan op Gegevens wijzigen om de rest van de faxvoorblad-informatie in te voeren. Klik op Verzenden indien u tevreden bent met deze pagina. U zult een bevestiging van het verzenden van uw document ontvangen. U kunt dan verkiezen: Uw huidig document naar een andere bestemming te verzenden, Te herbeginnen met een nieuw document, of u Af te melden. 6.3.1 Faxnummerformaat-voorbeelden In de Verenigde Staten en Canada of eender welk land waar de landcode 1 is:

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 43 123-4567 Lokaal nummer met 7 cijfers. (818) 123-4567 of 1-818-123-4567 +46 40 123-4567 of 011 46 40 123-4567 Nummer buiten uw zone. Een internationaal gesprek. In Europa en de meeste andere landen: 123-4567 Lokaal nummer met 7 cijfers (niet noodzakelijk 7 cijfers) 023 123-4567 Nummer buiten uw zone. Dient voor het draaien van een nummer buiten uw zonecode. De 0 aan het begin van het nummer betekent dat dit een gesprek is met een nummer buiten uw zone. +46 40 123-4567 of 0046 40 123-4567 leen internationaal gesprek. De dubbele 0 aan het begin betekent een internationaal gesprek. U kunt optionele gebruikelijke symbolen gebruiken in faxnummers, zoals haakjes, koppelteken of spatie - al deze symbolen zullen automatisch verwijderd worden. Een plusteken kan enkel aan het begin van het nummer gebruikt worden; het wordt automatisch vervangen met de internationaal erkende code voor het momentele lokale nummer. 6.4 Het document opslaan in een bestand Uw systeembeheerder heeft enkele bestandbestemmingen voor u ingesteld bij het instellen van uw account. U kunt documenten opslaan in: Uw bureaublad Uw flash-kaart - een draagbaar geheugen dat u kunt invoegen in het scanstation Uw FTP-site - een bestandserver waar u toegang toe verkrijgt via Internetprotocols. Eender welke map in uw lokale computer of in het lokale netwerk. Een Outlook-map (indien toegang tot Outlook ingesteld werd door uw systeembeheerder). Fortis (Waar beschikbaar). Bijkomende bestemmingen zijn eventueel beschikbaar, afhankelijk van wat uw systeembeheerder geïnstalleerd heeft.

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 44 1. Typ een bestandnaam voor uw document. 2. Selecteer een archief voor uw document: bureaublad, Flash-kaart, FTP, of Fortis. Elk van deze locaties werd op voorhand geconfigureerd voor u bij het creëren van uw DocSend-account. Indien u een configuratie dient te wijzigen, contacteer dan uw DocSend-beheerder. Indien u bureaublad van de gebruiker selecteert, wordt een knop Bladeren beschikbaar. Klik op deze knop om het standaardbestemmingspad te wijzigen. Zie Bladeren naar bestemmingsmap voor meer informatie. Indien u uw document verzendt naar Fortis, Zie Gedetaiilleerde Fortisopties voor meer informatie.

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 45 3. Klik op de knop Verzenden. U zult een verzendbevestiging ontvangen voor uw document. U kunt dan verkiezen: Uw momenteel document naar een andere bestemming te verzenden, Te herbeginnen met een nieuw document of U af te melden. 6.4.1 Bladeren naar bestemmingsmap Indien u de bestemming Bureaublad Gebruiker selecteert op het scherm Verzenden naar Bestand, verschijnt rechts een knop Bladeren. Klik op de knop Bladeren indien u wenst de standaardbestemmingslocatie ingesteld door uw systeembeheerder uit te schakelen. Een volledig schermvenster zal verschijnen, waarbinnen u het ganse netwerk en al uw Outlookmappen kunt doorbladeren. Indien u dit venster onopzettelijk geopend heeft, klik dan op het rode kruisje bovenaan rechts om het te laten verdwijnen.

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 46 De browser start met Mijn computer en u krijgt toegang tot elk van uw lokale of netwerk-drives of zelfs tot Mijn Netwerk. Om toegang te hebben tot een map, markeer het item door erop te klikken en klik dan op de knop Selecteren. Als alternatief kunt u ook dubbelklikken op een item indien u dit verkiest. Indien u toegang wenst te krijgen tot een netwerkmap die authenticatie vereist, zal uw gebruikersnaam en wachtwoord gevraagd worden. U kunt de knop Boven gebruiken om naar de voorgaande map te gaan (één niveau naar boven in de structuur). Gebruik de knop Wortel om terug te gaan naar Mijn computer, waar u startte. Eens u in de map beland bent waar u uw documenten wenst naartoe te zenden, dient u het venster te sluiten door op de knop OK rechts onderaan te klikken. U kunt altijd het momentele pad zien aan de bovenkant van het scherm. Indien uw systeembeheerder Outlook in uw werkstation geïnstalleerd heeft, kunt u

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 47 twee knoppen zien aan de onderkant van het scherm: Netwerk en Outlook. Gebruik hen om te wisselen tussen respectievelijk de Windows Network Browser en de Outlook Browser. Indien u wisselt naar de Outlook browser, zult u het volgende scherm zien: Dit scherm werkt op dezelfde wijze als de Network Browser. Markeer enkel een map en klik op Selecteren om er toegang toe te verkrijgen. Uw wachtwoord zal gevraagd worden indien de betreffende map authenticatie vereist. Sluit het venster met de knop OK indien u de gewenste map gevonden heeft. Na de Browser met OK gesloten te hebben, controleren of het bestemmingspad

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 48 onder Bureaublad Gebruiker correct is, dan op Verzenden klikken om uw documenten daarheen te zenden. 6.4.2 Fortis-Gedetailleerde opties Indien u op uw kantoor een Fortis-documentenbeheerarchief heeft, kunt u uw gescande documenten daar rechtstreeks opslaan met IKON DocSend. 1. In het tabblad Verzenden, Fortis selecteren als de bestandbestemming en dan op Volgende klikken. 2. In de pagina Geavanceerde opties van Fortis dient u op te geven: De Fortis-databasenaam. De naam van de map. Het documenttype. U kunt ook tot vier metagegevens-etiketten specificeren. Metagegevens zijn letterlijk gegevens over de gegevens. Dit is min of meer gelijk aan een indexkaart in een bibliotheek die u toelaat een boek te vinden. Metagegevens is de informatie die u en uw medewerkers zal toelaten later een document snel terug te vinden. Noteer dat sommige metagegevens verplicht kunnen zijn; u kunt simpelweg geen documenten verzenden naar de Fortis-database zonder ze in te vullen. Indien u dit toch probeert, zal DocSend u waarschuwen en u dient dan terug te gaan en een tekst in te voeren voor de aangegeven metagegevensveld(en). 3. Nadat u uw document correct geetiketteerd heeft, op Verzenden klikken. U ontvangt dan een verzendbevestiging voor uw document. U kunt dan verkiezen: Het momentele document naar een andere bestemming te verzenden, Te herbeginnen met een nieuw document of U af te melden.

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 49 6.5 Afdrukken IKON DocSend zal uw gescand document voor afdrukken zenden naar de printer van het scanstation zodat u bijkomende kopieën van uw document kunt hebben. Alvorens af te drukken, u naar het tabblad Scannen begeven en het papierformaat, afdrukstand en enkelzijdige/dubbelzijdige modus instellen. Alhoewel het hoofddoel van deze instellingen de controle van de scanner is, worden de papierformaat-, afdrukstand- en enkelzijdige/dubbelzijdige modusinstellingen ook door de printer gebruikt. Daarom is het zo belangrijk uw actuele scan-instellingen te controleren alvorens af te drukken. Nota: Voor CANON apparaten dient u alle 11"x17" en/of A3 pagina's 90 graden te draaien alvorens af te drukken. U kunt dit doen in miniatuurweergave-modus in het tabblad Bewerken. 1. Selecteer een printer uit de vervolgkeuzelijst. Indien de door u gewenste printer niet op de lijst staat, contacteer dan uw DocSend-beheerder. 2. Duid de pagina's aan die u wenst af te drukken: Alle pagina's,

IKON DocSend User Guide Tabblad Verzenden 50 De huidige selectie pagina's of Een paginabereik. 3. Kies hoe u uw gescande pagina wenst te passen op uw afgedrukte pagina. Onthou vooral dat uw gescande pagina de volledige originele pagina omvat; terwijl sommige printers een minimummarge van 1/4 duim aan de boven- en linkerkant dienen te hebben voor het hanteren van het papier. Op schaal bewerken om te passen op pagina betekent dat DocSend uw gescande afbeelding zal inkrimpen of uitrekken om ze te laten passen op de pagina. Ware grootte betekent dat DocSend de originele grootte van het document zal behouden; er wordt noch ingekrimpt noch uitgerokken. 4. Het aantal af te drukken kopieën invoeren. 5. Klik op de knop Verzenden. Afdrukscherm U zult een verzendbevestiging voor uw document ontvangen. U kunt dan verkiezen: Uw huidig document naar een andere bestemming te verzenden, Te herbeginnen met een nieuw document of U af te melden.