Securing Your World G4S Cash portal Handleiding
G4S Cash Portal Via het G4S Cash Portal kunt u zelf online al uw contante geldzaken regelen. Dit kan op elk moment van de dag. U kunt o.a. transporten inplannen of wijzigen, wisselgeld of verpakkingsmaterialen bestellen. Om in te kunnen loggen ontvangt u voorafgaand een e-mail. Uw wachtwoord ontvangt u per SMS. Na uw eerste inlog wordt gevraagd uw wachtwoord te wijzigen. In deze handleiding worden een aantal zaken stapsgewijs toegelicht. 1. Maken en beheren van gebruikersaccounts 2. Validatie proces 3. Plannen en annuleren van een transport 4. Bestellen van Wisselgeld 5. Bestellen van Transportmiddelen (sealbags) 6. Aanmelden van een storting Afbeelding 1 Afbeelding 2 Beheerder/Gebruiker Het Cash portal kent twee rollen: beheerder en gebruiker. Binnen uw organisatie bepaalt de beheerder wie binnen de organisatie als gebruiker toegang heeft tot het Cash Portal. Als beheerder stelt u per gebruiker de zichtbaarheid van uw ophaallocaties in. Bovendien kunt u locaties toevoegen, wijzigen en afmelden. De beheerder kan tevens de contractgegevens en zijn persoonlijke gegevens inzien en aanpassen. Als gebruiker heeft u het beheer over de aan u toegewezen ophaallocaties. Van deze locaties kunt u het transportschema inzien. 1. Maken en beheren van gebruikersaccounts Op het Cash Portal is het mogelijk om voor uw locaties een eigen account aan te maken. U bepaalt zelf welke locatie(s) u hieraan koppelt. 1. Om de gebruikersaccounts te beheren, kiest u voor beheer linksboven waarna u in de pop-up kiest voor gebruikers. Zodra u hierop klikt, komt u in het volgende scherm (Afb.1) waar alle accounts, inclusief die van de hoofdgebruiker, zichtbaar zijn. Vanuit dit scherm kunt u accounts maken (u kiest dan voor + nieuwe gebruiker rechtsboven) en het beheren (pennetje geheel rechts van de gebruikersgegevens). 2. Wanneer u heeft gekozen voor een van de twee bovengenoemde opties, dan komt u automatisch in het volgende scherm (Afb.2): Heeft u gekozen voor een nieuwe gebruiker dan zijn de velden leeg Heeft u gekozen voor het pennetje dan zijn deze velden gevuld. Zodra u de gegevens heeft aangepast klikt u altijd op opslaan onderaan. Bij het maken van een nieuw account dan dienen alle velden ingevuld te worden: Naam: naam van de locatie of van de gebruiker E-mailadres: het e-mailadres van de gebruiker. Let op: dit wordt tevens de inlognaam Mobiele telefoon: een geldig mobiel telefoonnummer van 10 cijfers (bijv. 0612345678) voor het versturen van uw wachtwoord per sms 3. Na het invoeren van de gegevens kiest u voor Genereer wachtwoord onder het veld voor het mobiele telefoonnummer. Er zal nu een groen vinkje zichtbaar worden, bovendien verschijnt een melding dat het wachtwoord succesvol gegenereerd is. 4. Zodra alle bovengenoemde stappen zijn doorgelopen dan kunt u als laatste kiezen om gebruik te maken van het validatie proces. Meer info hierover in de instructie validatie proces.
Afbeelding 3 5. Als laatste kiest u voor opslaan onderaan de pagina. Het account is nu gemaakt en de inloggegevens zijn verstuurd naar het e-mailadres en het mobiele telefoonnummer. 6. Nu het account is aangemaakt kunt u de gewenste locatie(s) koppelen. Klik hiervoor op de rode balk onderaan. U komt automatisch in het volgende scherm: Onder de rode en groene balk treft u de beschikbare locaties aan. Plaats links een vinkje naast de locaties welke u wilt koppelen. Hierna kiest u voor de groene balk waarin staat vermeld koppel geselecteerde locatie. Wanneer u alle locaties wilt koppelen, dan kiest u voor koppel alle locaties in de groene balk rechts bovenin (Afb.3). 7. U krijgt nu automatisch een melding dat de geselecteerde locatie(s) gekoppeld zijn. Afbeelding 4 2. Validatie proces Via het validatie proces houdt u inzichtelijk welke bestellingen worden geplaatst door uw gebruikers. De bestellingen worden uiteindelijk pas via het portal verstuurd naar G4S wanneer deze zijn gevalideerd door een gebruiker die hiervoor geautoriseerd is. Wanneer u hier gebruik van wilt maken, dan kunt u dit instellen in hetzelfde menu waar u ook de gebruikersaccounts kan beheren. 1. Ga naar gebruikersaccount en kies hier voor het pennetje achter de gebruiker. Automatisch komt u in het volgende scherm met de gebruikersgegevens (Afb.4). 2. Zet een vinkje bij gebruik ordervalidatie proces. U zal hieronder nu vier extra regels te zien krijgen. Hier beslist u zelf welke rechten de gebruiker krijgt. 3. Voor uw eigen account geldt dat alle vinkjes geplaatst moeten zijn voordat u dit bij de overige gebruikers kan doen. U heeft ook de mogelijkheid om meerdere gebruikers te autoriseren om bestellingen te valideren (Afb.5). Afbeelding 5 Afbeelding 6 Afbeelding 7 3. Plannen en annuleren van een transport 1. Voor het plannen of annuleren van een transport gaat u naar transport inplannen (Afb.6). Zodra u hierop klikt dan ziet u het volgende scherm: (let op: indien er maar 1 locatie beschikbaar is dan ziet u dit scherm niet, maar gaat deze direct door naar het volgende scherm, u slaat stap 2 en 3 over). 2. Klik de betreffende locatie aan. Automatisch verschijnt het volgende scherm waarin de kalender zichtbaar is. 3. In deze kalender zijn sommige dagen gekleurd (Afb. 7): Rood: huidige dag Blauw vlak: dag waarop reeds een transport is gepland Blauwe rand: reeds uitgevoerd transport Licht grijs met streep: dag die niet (meer) mogelijk is om te plannen 4. Voor het plannen of annuleren van een transport klikt u op de gewenste datum in de kalender: Wilt u een transport plannen, dan komt u in het volgende scherm waar u het verzoek van dit transport dient te bevestigen. Automatisch verschijnt in uw scherm de bevestiging dat uw verzoek wordt verwerkt. Wilt u een transport annuleren, dan komt u automatisch in het volgende scherm waar u rechts bovenin kunt kiezen voor verwijder transport. Wanneer u dit heeft gedaan, dan verschijnt automatisch het verzoek om dit te bevestigen. Automatisch verschijnt in uw scherm de bevestiging dat uw verzoek wordt verwerkt.
Afbeelding 8 Afbeelding 9 4. Bestellen van Wisselgeld 1. Voor het bestellen van wisselgeld gaat u naar wisselgeld bestellen. Zodra u hierop klikt, ziet u het volgende scherm (Afb.8): (let op: indien er maar 1 locatie beschikbaar is dan ziet u dit scherm niet, maar gaat deze direct door naar het volgende scherm, u slaat stap 2 over). 2. Klik de betreffende locatie aan (er verschijnt automatisch een groen vinkje achter de locatienaam rechts bovenin) en klik op doorgaan rechts onderin. Automatisch komt u in het volgende scherm waar u muntgeld kunt bestellen. Voer hier de gewenste aantallen in. 3. Klik nogmaals op doorgaan. U komt nu in het volgende scherm (Afb. 9) waar u de aantallen van biljetten kunt invoeren. 4. Klik na het invoeren van de aantallen op kies transport (rechts onderin), automatisch verschijnt een kalender onderaan de pagina. 5. Kies de dag in de kalender waarop u het wisselgeld geleverd wilt hebben. Zodra u een dag aangeklikt heeft, dan wordt deze rood omrand. Tevens verschijnt boven de kalender in de blauwe balk een datum met een groen vinkje erachter. 6. Als laatste kiest u om de bestelling af te ronden op bestelling opslaan onder de kalender (Afb. 10). Bestelling printen of opslaan Automatisch komt u op de pagina waar staat dat uw bestelling is aangemeld. Hier heeft u de mogelijkheid om de specificatie van de bestelling uit te printen of op te slaan op uw computer. Dit is mogelijk door te kiezen voor de optie exporteren naar PDF (Afb. 11). Afbeelding 10 Afbeelding 11 5. Bestellen van Transportmiddelen (sealbags) 1. Voor het bestellen van de transportmiddelen gaat u naar bestel transportmiddelen (Afb. 12). Zodra u hierop klikt, ziet u het volgende scherm: (let op, indien er maar 1 locatie beschikbaar is dan ziet u dit scherm niet, maar gaat deze direct door naar het volgende scherm, u slaat stap 2 over). 2. Klik de betreffende locatie aan (er verschijnt automatisch een groen vinkje achter de locatienaam rechts bovenin) en klik op doorgaan rechts onderin. Automatisch komt u in het volgende scherm waar u de beschikbare transportmiddelen kunt bestellen. 3. Hier kiest u de gewenste transportmiddelen door het plaatsen van een vinkje aan de linkerzijde ervan. 4. Na het kiezen van de gewenste transportmiddelen kiest u voor bestel. Let op: De transportmiddelen worden afgeleverd bij het eerstvolgende transport. Afbeelding 12
Afbeelding 13 6. Aanmelding van een storting Via het portal kunt u uw storting digitaal aanmelden. U ontvangt automatisch een formulier dat u kunt opslaan voor uw eigen administratie of printen om bij de waarde in de sealbag toe te voegen. 1. Ga naar storting aanmelden (Afb. 13). Het volgende scherm verschijnt (let op: In geval van maar 1 beschikbare locatie, verschijnt dit scherm niet, u gaat automatisch door naar stap 3). 2. Klik op de betreffende locatie (er verschijnt automatisch een groen vinkje achter de locatienaam rechts bovenin) en klik op doorgaan. 3. Geef de gewenste datum aan in de kalender van het meegeven van de storting (zie stap 3.3. voor een verklaring van de kalenderkleuren). Klik op doorgaan. 4. In het volgende scherm geeft u het barcodenummer op van de sealbag. Klik vervolgens op controleer. 5. U ziet nu een overzicht waarin de aantallen per denominatie aangegeven dienen te worden. Wanneer u deze gegevens ingevuld heeft, kiest u als laatste voor aanmelden onderaan (Afb. 14). Afbeelding 14 Bestelling printen of opslaan Automatisch komt u op de pagina waar staat dat uw storting is aangemeld. Hier heeft u de mogelijkheid om de specificatie van de storting uit te printen of op te slaan op uw computer. Dit is mogelijk door te kiezen voor de optie exporteren naar PDF. Vragen? Heeft u vragen omtrent het gebruik van het G4S Cash Portal, neem dan contact op met onze Customer Service Desk op csd@nl.g4s.com of bel 0900 447 22 74 ( 0,15 p/m). G4SCP14