Enquête administratieve belasting langdurige zorg Uitkomsten 2018 Openbaar 1
1. Wat er aan bod komt 1.1 Vooraf 1.2 1.3 1.4 Wat hebben we gedaan? Uitkomsten enquête: administratieve belasting Gesprekken: wat gaven zorgprofessionals aan? 1.5 Uitkomsten enquête: werktevredenheid & vertrek intentie 1.6 Samenvatting en advies Openbaar 2
1.1. Vooraf De sheets in deze rapportage zijn één op één overgenomen uit de presentatie van de benchlearning bijeenkomst (25 september 2018) van de Benchmark Care 2018. Neem voor eventuele vragen contact op met Marvin Hanekamp (m.hanekamp@berenschot.nl). Openbaar 3
1.1. Vooraf Toename in personeelsverloop Hoog percentage ziekteverzuim Vacatures moeilijk te vervullen Ontstaan van vicieuze cirkel: Werkdruk Personeelskrapte Openbaar 4
1.1. Vooraf Actieplan vanuit de overheid Minder regeldruk, meer tijd voor cliënt Enkel administreren wat noodzakelijk is Duidelijkheid over achterliggende doel Openbaar 5
1.1. Vooraf Maar niet alleen regeldruk vanuit de overheid: Artikel Radicale vernieuwing: 70% van regels/protocollen zelf opgelegd! >> Doel onderzoek: Inzicht in administratieve belasting bij zorgorganisaties. Bijdrage leveren aan beperken daarvan., Openbaar 6
1.2 Wat hebben we gedaan? Methode onderzoek Openbaar 7
1.2. Wat hebben we gedaan? Enquête administratieve belasting Medewerkers uit het primaire proces (vrijwillig en anoniem) Inzicht in administratieve belasting onder zorgprofessionals en hoe dit de verminderen. In relatie gebracht met werktevredenheid en vertrek intentie Verdiepende gesprekken Negen gesprekken (in groepen) met zorgprofessionals Openbaar 8
1.2. Wat hebben we gedaan? Vragen in enquête: Hoeveel procent van uw contracturen besteedt u aan administratieve taken? Hoeveel procent zou acceptabel voor mij zijn? Hoe belastend vindt u deze taken? Welke verbetermogelijkheden ziet u? Over het algemeen hoe tevreden bent u met uw baan? Stelling: afgelopen maanden gedacht aan een andere baan.. a) Bij een andere zorgorganisatie b) Buiten de zorg Openbaar 9
1.2. Wat hebben we gedaan? Response Dit jaar 1512 respondenten, Afkomstig uit 21 organisaties. Vrij evenredige verdeling tussen sectoren: VVT: 554, GHZ: 486, GGZ: 465. Vergelijking Vergelijking gemaakt met enquête uitkomsten van 2016 & 2017 (totaal 5700+ respondenten). Vergelijking tussen VVT, GHZ & GGZ Rapportage uitkomsten per organisatie Mogelijk effect van administratieve belasting toetsen Welbevinden & behoud van zorgprofessionals is van belang! Administratieve belasting is mogelijk van invloed hierop. Werktevredenheid Administratieve belasting Vertrek intentie Openbaar 10
1.3 Uitkomsten enquête Administratieve belasting Openbaar 11
1.3. Uitkomsten enquête: administratieve belasting 40% Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van de totale werktijd) door de jaren heen. 30% 25% 25% 31% 20% 15% 14% 17% 10% 0% 2016 2017 2018 Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken Openbaar 12
1.3. Uitkomsten enquête: administratieve belasting Even rekenen.. 31% van werktijd, komt neer op 110.000 fte: kost meer dan 5 miljard 14% van de werktijd, komt neer op 50.000 fte: kost bijna 2,5 miljard. Relevant ten aanzien van personeelstekort Schatting tekorten tot 2025: 125.000 zorgprofessionals. Openbaar 13
1.3. Uitkomsten enquête: administratieve belasting 40% 30% 28% Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van totale werktijd) per zorgvorm (cijfers 2018) 31% 34% 31% 20% 17% 17% 18% 17% 10% 0% VVT GHZ GGZ Totaal Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken Openbaar 14
1.3. Uitkomsten enquête: administratieve belasting 40% Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van totale werktijd), verdeeld naar contractomvang 33% 35% 30% 24% 27% 20% 19% 11% 13% 16% 19% 20% 10% 0% max 8 uur max 16 uur max 24 uur max 32 uur max 36 uur Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken Openbaar 15
1.3. Uitkomsten enquête: administratieve belasting Hoe belastend vindt u administratieve taken? VVT 13% 61% 26% GHZ 12% 60% 28% GGZ 5% 48% 47% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend Openbaar 16
1.3. Uitkomsten enquête: administratieve belasting Hoe belastend vindt u administratieve taken? max 36 uur 7% 35% 42% max 32 uur 8% 36% 37% max 24 uur 13% 60% 27% max 16 uur 17% 61% 22% max 8 uur 28% 64% 8% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend Openbaar 17
1.3. Uitkomsten enquête: administratieve belasting Aandeel zorgprofessionals dat een taak als belastend ervaart, een top 5: 0% 20% 40% 60% 80% Aanmaken en bijhouden ECD/EPD (en/of zorgplan). Overleg & overdracht (bijvoorbeeld MDO s, uitwerken notulen). Opstellen rapportages over begeleiding. Plannen & roosteren. Evaluaties. Openbaar 18
1.4 Uitkomsten gesprekken Wat gaven zorgprofessionals aan? Openbaar 19
1.4. Gesprekken: wat gaven zorgprofessionals aan? Veel zoek- en klikwerk in ECD/EPD. 23 klikken voordat één afspraak in de agenda staat. Dubbele handelingen (in ECD/EPD) Voor iedere situatie een nieuw formulier waarbij gegevens steeds opnieuw moet worden opgeschreven. Overlappende (verplichte) items in EPD. Bijv. bij intake wordt gevraagd een Mirro, CFI, Scill en ROM te doen. Eerst op papieren dan digitaal moeten invoeren. Dit kan niet direct digitaal. Uren registratie zorgt voor een grote belasting, behoefte aan koppeling met agenda De urenregistratie is niet gekoppeld aan mijn Outlook agenda. Dit zorgt voor dubbel werk. Een agenda die gekoppeld is aan het cliëntsysteem voor directe registratie van mijn uren met de cliënt. Overbodige evaluaties/frequentie daarvan aanpassen Aantal en grootte van MDO/evaluaties op cliënt afgestemd. Kan bijvoorbeeld soms ook 1x per jaar. Driemaandelijkse evaluaties van doelen schrappen. Steeds hetzelfde verhaal. De beperking is vaak ook gelijk. Openbaar 20
1.4. Gesprekken: wat gaven zorgprofessionals aan? Inefficiëntie op de werkvloer Meer toestemming moeten vragen terwijl dit eerst automatisch kon. Veel betrokkenen/tussenpersonen. Leidt tot meer mailcontact/van kastje naar de muur worden gestuurd. Secretariële ondersteuning weg(bezuinigd), meer administratieve lasten. Onze administratieve last is erg verzwaard toen de organisatie bedacht om de secretariaten van de locaties weg te halen en op een centrale plek ergens te zetten. Brieven, printen, scannen, registratie. Neem ipv verzorgend personeelslid een adm. personeels lid aan. Zo is er bij anderen meer tijd voor zorg. Receptie kan veel overnemen zoals registratieformulieren bij een opname. Zelfsturende teams vaak als oorzaak van een hogere administratieve belasting genoemd Door de zelfsturende teams zijn veel administratie taken die normaal door teamleiders/ teammanagers gedaan werden op ons bordje terecht gekomen. Deze taken horen eigenlijk niet bij ons. Vanuit de zelfsturing krijgen we veel op ons bordje, onderhoud gebouw, bus, vrijwilligers. Openbaar 21
1.4. Gesprekken: wat gaven zorgprofessionals aan? Extra administratie vanuit betrokken partijen: gemeenten/zorgverzekeraars: Veel controle en eisen vanuit zorgverzekeraar, berust op wantrouwen. Overheveling gemeente kost nog meer evaluaties & overleg, kost meer administratie en daarmee onze tijd. Het zou handig zijn als er één programma is voor verantwoording cliënten, reiskosten en gewekte uren. Aparte tijd voor administreren Door de afleiding op locatie duurt het administratieve werk langer dan nodig, omdat je er steeds 'uit' bent. Zeker in het geval van evaluaties. Thuiswerken zou bijvoorbeeld een optie kunnen zijn. Goede faciliteiten nodig Aanwezigheid printers, voldoende (rustige) werkplekken. Mogelijkheid om vanuit thuis te kunnen werken, werken met tablets of beschikbaarheid van een app. Openbaar 22
1.5 Uitkomsten enquête Werktevredenheid & vertrek intentie Openbaar 23
1.5. Uitkomsten enquête: werktevredenheid 5% 18% (zeer) ontevreden Neutraal (zeer) tevreden 76% Openbaar 24
1.5. Uitkomsten enquête: vertrek intentie Ik heb de afgelopen paar maanden gedacht aan een andere baan. 'Gedacht aan een baan bij een andere zorgorganisatie' 10% 28% 18% 14% 30% Zeer mee eens Enigszins mee eens Neutraal Enigszins mee oneens Zeer mee oneens 'Gedacht aan een baan buiten de zorg' 8% 22% 14% 13% 42% Openbaar 25
Werktevredenheid Enquête administratieve belasting langdurige zorg editie 2018 1.5. Uitkomsten enquête: werktevredenheid & vertrek intentie Significant effect tussen administratieve belasting en werktevredenheid. Zeer tevreden Tevreden Neutraal Ontevreden Zeer ontevreden 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Administratieve belasting Openbaar 26
Vertrek intentie Enquête administratieve belasting langdurige zorg editie 2018 1.5. Uitkomsten enquête: werktevredenheid & vertrek intentie Significant effect tussen administratieve belasting en vertrek intentie. Zeer mee oneens Enigszins mee oneens Neutraal Enigszins mee eens Zeer mee eens 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Administratieve belasting Openbaar 27
Verrek intentie Enquête administratieve belasting langdurige zorg editie 2018 1.5. Uitkomsten enquête: werktevredenheid & vertrek intentie te veel aan administratie speelt ook een rol bij vertrek intentie. 40% 30% 20% 10% 31% 17% ] Zeer mee oneens Enigszins mee oneens Neutraal 0% Feitelijke 'Acceptabele' tijdsbesteding tijdsbesteding aan aan adm.taken adm.taken Enigszins mee eens Zeer mee eens 0% 5% 10% 15% 20% te veel aan administratietijd Openbaar 28
1.6 Samenvatting en advies Openbaar 29
1.6. Samenvatting en advies Zorgprofessionals besteden 31% van hun tijd aan administratieve taken; 17% is acceptabel. Bovendien stijging van 25% in 2016 en 2017 naar 31% in 2018. Hoogst binnen GGZ (34%); Laagst binnen VVT (28%). Géén verschil in omvang van acceptabele belasting (17%) Hoe groter contractomvang, hoe meer administratieve belasting. 90% ervaart administratieve taken als belastend. 76% is tevreden met huidige baan. 38% overweegt baan bij andere zorgorganisatie. 30% buiten de zorg. Hogere administratieve belasting leidt tot lagere tevredenheid en hogere vertrekintentie. Openbaar 30
1.6. Samenvatting en advies Identificeer en schrap dubbele administratieve taken Administratieve handelingen in het ECD/EPD/ overlap in vragenlijsten. Zowel papieren als digitale registratie. Zorgt voor minder administratiewerk en voorkomt ook veel frustratie! Maar niet alleen schrappen van administratieve taken: Duidelijkheid omtrent administratieve taken. Hoe & waarom? Luisteren naar zorgprofessionals: aan inspraak wordt veel waarde gehecht. Waardering kan ook uitkomst bieden. Openbaar 31
1.6. Samenvatting en advies Bekijk kritisch en optimaliseer het werkproces Juiste balans en samenwerking tussen overhead en primair proces. Tussenpersonen/onnodig mailverkeer. Overleggen om het overleggen: is het nodig en wat is het doel? En vergemakkelijk de administratietaak Ondersteuning van goede faciliteiten: voldoende werkplekken, computers en printers, thuis werken etc. In samenspraak met medewerkers zelf: Zij kunnen het beste inzicht hierin bieden! Openbaar 32
Contactpersonen/informatie Marvin Hanekamp Voor vragen mail naar E: benchmarkcare@berenschot.nl of bel met T: 030-2916848 Berenschot B.V. Postbus 8039 3503 RA UTRECHT
www.berenschot.nl /berenschot Openbaar 34