Besloten vergaderingen Geheimhouding/vertrouwelijkheid Regels en procedures t.b.v. Raads- en commissieleden De Bilt Griffie De Bilt, Oktober 2017 1
Aanbieding Deze procedure beschrijft de wettelijke grondslag en de praktische toepassing van besloten vergaderingen, de geheimhouding en vertrouwelijkheid van stukken. De procedure van 14 oktober 2010 was aan herziening toe en een geactualiseerde versie is toegezegd in het seniorenconvent. Het doel is duidelijkheid scheppen over de rollen en verantwoordelijkheden van respectievelijk de raad, de raadscommissies, het college en de griffie. De procedure kan worden ingezet bij de introductie van nieuwe raads- en commissieleden. De gemeentesecretaris en burgemeester zijn vooraf geconsulteerd en zijn akkoord. Het stuk is uitgereikt aan en toegelicht in het seniorenconvent van 12 september 2017 en (in gewijzigde versie) van 10 oktober 2017 Inhoud 1. Inleiding 2. Besloten vergaderingen 2.1. Besloten raadsvergaderingen 2.2. Besloten commissies 2.3. Besloten raadsavonden 2.4. Verslaglegging van besloten vergaderingen Procedure in Schema 3. Vertrouwelijkheid versus geheimhouding 4. Geheimhouding op stukken 4.1. Het opleggen van geheimhouding op stukken 4.2. Het opheffen van geheimhouding op stukken 4.3. Kennisnemen van geheime stukken Bijlage 1: Wet Openbaarheid van Bestuur Bijlage 2: Beslotenheid Collegevergaderingen Bijlage 3: Van toepassing zijn de wet- en regelgeving 2
Inleiding Voor de overheid geldt als regel dat zij transparant moet zijn. Dit vertaalt zich in de volgende twee uitgangspunten: 1. De vergaderingen zijn openbaar 2. Stukken zijn openbaar (voor zover die betrekking hebben op bestuurlijke aangelegenheden aldus art. 3 lid 1 van de Wet Openbaarheid van Bestuur) Op deze twee uitgangspunten kan een uitzondering worden gemaakt door te besluiten: a. tot een besloten vergadering b. geheimhouding op te leggen op wat besproken wordt in een besloten vergadering c. geheimhouding op te leggen op stukken die betrekking hebben op een bestuurlijke aangelegenheid. In deze notitie wordt eerst ingegaan op de procedure bij het houden van besloten vergaderingen en de verslaglegging daarvan (ad a). Vervolgens worden de regels die gelden voor geheimhouding beschreven (ad b en c). Vertrouwelijkheid, geheimhouding en beslotenheid zijn drie verschillende begrippen. Deze begrippen worden verderop verduidelijkt. 3
2. Besloten vergaderingen 2.1. Besloten raadsvergaderingen Op grond van artikel 23 van de Gemeentewet 1 zijn raadsvergaderingen openbaar. Iedere vergadering moet openbaar geopend worden. De leden van een raadvergadering (dat wil zeggen die de presentielijst hebben getekend) of de voorzitter kunnen verzoeken om (een deel van de) vergadering in beslotenheid te laten plaatsvinden. Minimaal een vijfde van de leden moet een verzoek indienen voor een besloten vergadering. Vervolgens worden de deuren gesloten. Met gesloten deuren wordt vervolgens een officieel besluit genomen om in beslotenheid verder te vergaderen. Besluit de raad tot beslotenheid, dan wordt de vergadering in beslotenheid voortgezet. Wijst de raad het verzoek af, dan wordt de vergadering in openbaarheid voortgezet. Wanneer de deuren van de vergadering worden gesloten, mogen formeel alleen de leden van de raad en de voorzitter aanwezig zijn. De raad bepaalt zelf wie voorts aanwezig kunnen zijn (bv. collegeleden, ambtelijk adviseurs, deskundigen). Op grond van artikel 24 van de Gemeentewet kan in een besloten vergadering niet worden beraadslaagd of besloten over: de toelating van nieuw benoemde leden; de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening; de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen; de benoeming en het ontslag van wethouders. 2.2. Besloten commissievergaderingen Op grond van artikel 82 lid 5 van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet ook van toepassing op de raadscommissies. De bepalingen inzake besloten raadsvergaderingen zijn hierdoor hetzelfde voor de raadscommissies. Een vijfde van de aanwezige commissieleden die het woord mogen voeren, kan een verzoek indienen voor een besloten (deel van een) commissievergadering, waarna een besluit over beslotenheid wordt genomen achter gesloten deuren. 2.3. Besloten raadsavonden Raadsavonden zijn openbaar en hebben een informeel karakter. Ook raadsavonden kunnen, in afwijking van de regel van openbaarheid, besloten plaatsvinden op grond van een belang genoemd in art. 10 van de WOB. De procedure om tot een besloten raadsavond dient in lijn te zijn met de intentie van artikel 23 van de Gemeentewet. 2.4. Besloten seniorenconvent Artikel 5 van het Reglement van orde voor de raad bevat regelingen voor het seniorenconvent. De vergaderingen van het seniorenconvent zijn niet openbaar. 1 Zie bijlage 4
2.4. Verslaglegging van besloten vergaderingen In De Bilt wordt bij openbare vergaderingen naast de geluidsopname een besluitenlijst gemaakt. De opname geldt als volledig verslag van de vergadering. Bij de aanvang van een besloten vergadering wordt de opname gestopt. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk, niet-openbaar verslag gemaakt. De voorzitter legt geheimhoudingsplicht op conform art. 25 van de Gemeentewet (zie hoofdstuk Geheimhouding ). De raad kan besluiten het verslag openbaar te maken. Zonder besluit daartoe, wordt het verslag niet openbaar gemaakt. Een verzoek om openbaarmaking op grond van de Wet openbaarheid van bestuur wordt afgewezen. De besluitenlijst van een besloten vergadering is openbaar (toelichting art 23 lid 5 van de Gemeentewet). In de praktijk staat in de besluitenlijst van een besloten vergadering het onderwerp en de mededeling dat de raad besluit tot het sluiten van de deuren, wat betekent dat ermee wordt ingestemd geheimhouding te betrachten over de inhoud van de stukken en de beraadslaging. Het verslag van een besloten vergadering dient formeel in een besloten vergadering te worden vastgesteld. Er wordt alleen een besloten (deel van een) vergadering belegd als er inhoudelijke opmerkingen zijn over het verslag. Voor inzage van het verslag, zie paragraaf 4.3. 5
Besluitvormingsprocedure voor het houden van een besloten commissie- of raadsvergadering Elke vergadering begint altijd openbaar De vergadering kan besloten worden als: Een vijfde van de leden daarom vragen of De voorzitter het nodig acht De in de vergadering aanwezige belangstellenden en de pers moeten de vergaderzaal verlaten. Collegeleden, ambtenaren of deskundigen kunnen blijven zitten, als de raad of de raadscommissie hiertoe besluit. De deuren worden gesloten en de audio-uitzending/opname wordt gestopt. Er wordt een apart verslag gemaakt. Vervolgens wordt besloten of wel of niet in beslotenheid verder wordt vergaderd. Wordt besloten in beslotenheid te vergaderen, dan blijven de deuren dicht tot dat hetgeen waarover in beslotenheid moest worden besproken, is afgehandeld. Tijdens de besloten vergadering moet een besluit worden genomen of op het besprokene geheimhouding wordt opgelegd in verband met een belang genoemd in art. 10 WOB (art 25 Gemeentewet). De geheimhouding geldt voor iedere aanwezige en degene die van het besprokene kennis draagt. Als op het besprokene geen geheimhouding wordt opgelegd, kunnen de leden besluiten om het verslag van het besloten gedeelte openbaar te maken (de besluitenlijst van het besloten gedeelte is altijd openbaar) De vergadering gaat in openbaarheid verder als: Het onderwerp van het besloten gedeelte is afgehandeld en Een besluit is genomen over de eventuele geheimhouding over de besloten bespreking en het verslag Of Er eerder is besloten om niet in beslotenheid verder te vergaderen. 6
3. Vertrouwelijkheid versus geheimhouding. In het openbaar bestuur worden zowel de termen vertrouwelijkheid als geheimhouding gebruikt. Het onderscheid tussen de begrippen vertrouwelijk en geheim is niet altijd even helder. De vertrouwelijkheid is geregeld in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Op grond van dit artikel is eenieder die uit hoofde van zijn functie in aanraking komt met gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden, verplicht tot geheimhouding van de gegevens. Het stempel vertrouwelijk heeft betekenis als politieke/bestuurlijke fatsoensnorm, om te voorkomen dat degene die vertrouwelijk informatie heeft ontvangen deze aan de openbaarheid prijsgeeft. Toch kunnen op overtreding van vertrouwelijkheid sancties worden opgelegd op grond van het Wetboek van Strafrecht (art. 272). De vertrouwelijkheid uit de Algemene wet bestuursrecht is evenwel minder zwaar dan de formele geheimhoudingsplicht op grond van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht op grond van de Gemeentewet is gebaseerd op een belang genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB, zie bijlage voor de verschillende belangen op grond waarvan geheimhouding kan worden opgelegd). Op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht en jurisprudentie, is overtreding van geheimhouding strafbaar. In dit verdere stuk wordt ingegaan op de formele geheimhouding op grond van artikel 25 van de Gemeentewet. 4. Geheimhouding op stukken Het college, de burgemeester en een commissie kunnen op grond van artikel 25 lid 2, vanwege een belang genoemd in artikel 10 WOB, geheimhouding opleggen op stukken. 4.1. Het opleggen van geheimhouding op stukken De geheimhouding op stukken vindt plaats in twee stappen: a. het zendende orgaan legt geheimhouding op aan de ontvangers van het stuk beargumenteerd op grond van art. 10 Wet Openbaarheid van Bestuur en vermeldt de stempel Geheim op het stuk. Het betreft hier voorlopige geheimhouding. b. het College maakt een raadsvoorstel en ontwerp raadsbesluit voor de bekrachtiging van de geheimhouding. Wanneer het College niet het zendende orgaan is, wordt het voorstel ingediend door het andere orgaan. c. de griffie ziet erop toe dat de gemeenteraad de geheimhouding bekrachtigt in de eerstvolgende vergadering. Pas dan is de geheimhouding niet meer voorlopig maar definitief. 4.2 Het opheffen van geheimhouding op stukken De opheffing van geheimhouding op stukken kan op drie manieren gebeuren: de gemeenteraad heft de verplichting tot geheimhouding actief op; de gemeenteraad laat na de verplichting tot geheimhouding te bekrachtigen in de eerstvolgende vergadering; het orgaan dat de verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, heft de plicht op De bestuurssecretaris houdt een overzicht bij van stukken waarop geheimhouding is opgelegd. 7
Besluitvormingsprocedure voor opleggen en opheffen van geheimhouding die leden van commissie of de raad aangaat (art. 25 Gemeentewet) De reden voor geheimhouding dient altijd beargumenteerd te worden met een belang genoemd in art. 10 Wet Openbaarheid van Bestuur. Geheimhouding wordt altijd op stukken vermeld. Geheimhouding wordt opgelegd door: Raad Commissie College Burgemeester Commissie College Burgemeester Commissie College Burgemeester Commissievoorzitter Commissie Burgemeester Op: 1. De inhoud van stukken die aan de raad zijn overlegd 2. Het besprokene in een besloten raadsvergadering 1. De inhoud van stukken die aan de commissie zijn overlegd 2. Het besprokene in een besloten commissievergadering De inhoud van stukken die zij aan de raad overleggen ter behandeling De inhoud van de stukken die zij aan leden van de raad overleggen ter behandeling De inhoud van stukken die zij aan de commissie overleggen De inhoud van stukken die zij aan het college overleggen Wie heft geheimhouding op: Wettelijke grondslag in de Gemeentewet De raad Art. 25 lid 1 De commissie, of De Raad, indien het stuk naar de raad gaat De geheimhouding vervalt in de eerstvolgende raad als de geheimhouding niet wordt bekrachtigt. Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, of De Raad, indien het stuk naar de raad gaat Het orgaan die de geheimhouding heeft opgelegd, of De Raad, indien het stuk naar de raad gaat Het orgaan die de geheimhouding heeft opgelegd of De Raad indien het stuk naar de raad gaat Art. 86, lid 1 en 3 Art. 25, lid 1, 2 3 Art. 25 lid 1, 2 en 4 Art. 86, lid 2 Artikel 55 lid 2 8
4.3. Kennisnemen van geheime stukken Geheime stukken, waaronder eventueel het verslag van een besloten vergadering worden voor de raads- of commissieleden door de griffie ter inzage gelegd in een gesloten kast op de kamer van de griffier. Daar kunnen raadsleden op afspraak de stukken inzien. De leden zetten een handtekening op een aftekenlijst, zodat bekend is wie de betreffende stukken hebben ingezien. De griffie ziet hierop toe. Raads- en commissieleden kunnen alleen kennis nemen van stukken of het besprokene wanneer zij aanwezig waren in de vergadering. Vermenigvuldiging van het stuk is verboden. De stukken worden niet per post, mail of raadsinformatiesysteem verspreid aan de raads- en/of commissieleden. 4.4. Besloten RIS De bijlagen van het mededelingenblad college, ingekomen stukken en uitnodigingen in de Kalender, zijn niet geheim. Het seniorenconvent besluit daarom op 10 oktober 2017 deze stukken niet meer in het besloten maar in het openbare RIS op te nemen. De ingangsdatum is 1 november 2017. De griffie houdt rekening met privacygevoelige informatie (tekst zwart maken) en zal op de website briefschrijvers wijzen op het openbaar zijn van post aan de raad. 9
Bijlage 1: Wet openbaarheid van bestuur Eenieder kan de gemeente verzoeken om informatie, neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid. Daarnaast heeft de gemeente op grond artikel 3 WOB een actieve openbaarmakingsplicht naar eenieder die om informatie verzoekt. De WOB is passief van aard. De vraag of informatie openbaar kan worden gemaakt, wordt beoordeeld naar aanleiding van een concreet verzoek van een persoon die de betreffende informatie wenst te verkrijgen. De uitzonderingsgronden tot het geven van informatie staan in artikel 10 en 11 WOB. In artikel 10 lid 1 staan de absolute weigeringsgronden, op basis waarvan informatie geweigerd moet worden. Dit heeft tot gevolg dat wanneer de gemeenteraad niet tot geheimhouding heeft besloten, dan wel deze niet tijdig heeft bekrachtigd, de gevraagde informatie op grond van artikel 10 WOB alsnog geweigerd kan worden. In artikel 10 lid 2 WOB staan de relatieve uitzonderingsgronden, op grond waarvan informatie geweigerd moet worden indien een belangenafweging tot deze conclusie leidt. Hierbij wordt een afweging gemaakt tussen het publieke belang van openbaarheid en het relatieve, beschermde belang. Ook raadsleden kunnen op grond van de WOB een verzoek tot informatie doen. De wettekst van artikel 10 luidt: 1. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. 2. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. 3. Het tweede lid, aanhef en onder e, is niet van toepassing voorzover de betrokken persoon heeft ingestemd met openbaarmaking. 4. Het eerste lid, aanhef en onder c en d, het tweede lid, aanhef en onder e, en het zevende lid, aanhef en onder a, zijn niet van toepassing voorzover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu. Voorts blijft in afwijking van het eerste lid, aanhef en onder c, het verstrekken van milieu-informatie uitsluitend achterwege voorzover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het daar genoemde belang. 5. Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter. 10
6. Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie. 7. Het verstrekken van milieu-informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voorzover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft; b. de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage. 8. Voor zover het vierde lid, eerste volzin, niet van toepassing is, wordt bij het toepassen van het eerste, tweede en zevende lid op milieu-informatie in aanmerking genomen of deze informatie betrekking heeft op emissies in het milieu. 11
Bijlage 2: Beslotenheid Collegevergaderingen Anders dan bij de raads- en commissievergaderingen vergadert het college met gesloten deuren, tenzij het college anders beslist (artikel 54 van de Gemeentewet en opgenomen in het Reglement van Orde van het college). Indien er, in afwijking van de algemene regel, een openbare collegevergadering wordt gehouden maakt de burgemeester dag, plaats en tijdstip bekend. Het besloten karakter van de collegevergaderingen brengt met zich mee dat er vertrouwelijk wordt omgegaan met hetgeen in de besloten vergaderingen is behandeld en de inhoud van stukken die aan het college zijn overgelegd. Collegeleden kunnen in fractie-overleggen niet rapporteren uit de collegevergadering, gelet op de beslotenheid van de collegevergaderingen. Het verslag van de collegevergadering is niet openbaar. De besluitenlijst van een collegevergadering is echter wel openbaar en wordt gepubliceerd. Het college kan besluiten waarover in beslotenheid is vergaderd en die een geheim karakter hebben, onvermeld laten in de besluitenlijsten. De griffie stuurt wekelijks via de verzamelmail de openbare besluitenlijst van het college rond aan de raad en commissieleden. 12
Bijlage 3: Van toepassing zijnde wet- en regelgeving 1. Artikel 23 tm 25, 55, 82 en 86 van de Gemeentewet 2. Artikel 3, 10 en 11van de Wet Openbaarheid van Bestuur 3. Artikel 2:5 van de Algemene Wet Bestuursrecht 4. Artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht 5. Artikel 13, 43 tm 46 Reglement van Orde Gemeente De Bilt 6. Artikel 3 en 10 Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) 13