Handleiding behandeling WOB-verzoeken

Transcriptie

1 Handleiding behandeling WOB-verzoeken 1. Inleiding Omdat niet altijd helder is hoe om te gaan met verzoeken op basis van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) is deze handleiding opgesteld. Het is een handleiding op hoofdlijnen en dus zeker niet uitputtend. Bij twijfel of iets wel of niet openbaar moet zijn kun je altijd even contact opnemen met één van de juristen van de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning. 2. Handleiding Wet Openbaarheid van Bestuur Algemene informatie Op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) hebben burgers toegang tot veel informatie over het bestuur van rijk, provincies en gemeenten. Belangrijk: Het uitgangspunt van de wet is dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij de gevraagde informatie niet geschikt is om openbaar te worden gemaakt. Op basis van de WOB kunnen burgers meer inzicht krijgen in het overheidshandelen en zo beter deelnemen aan de democratie en de overheidsbesluitvorming. De wet onderscheidt actieve en passieve openbaarheid van bestuur. In het eerste geval geeft de gemeente uit eigen beweging informatie over beleid en uitvoering, bijvoorbeeld via internet, persberichten, brochures, mededelingen in Groot Hellevoet, et cetera. Daarnaast kunnen burgers een verzoek doen tot openbaarmaking van bepaalde overheidsinformatie: het WOB verzoek. Vooral journalisten maken van deze mogelijkheid gebruik. Dit wordt wel de passieve openbaarheid genoemd (je onderneemt namelijk pas actie als er om gevraagd wordt). De overheid hoeft niet alle informatie openbaar te maken. Uitgezonderd zijn bijvoorbeeld de inhoud van contacten tussen de Koningin en bewindslieden en bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk zijn meegedeeld. Ook mag openbaarmaking de veiligheid van de staat niet schaden of de privacy van personen aantasten. Een verzoek op grond van de WOB moet worden ingewilligd, tenzij sprake is van (één of meer van) de uitzonderingsgronden of beperkingen zoals bepaald in de artikelen 10 en 11 van de WOB. Er zijn absolute en relatieve uitzonderingsgronden. Wanneer een absolute uitzonderingsgrond van toepassing is moet het bestuursorgaan het verzoek om informatie weigeren en kan het bestuursorgaan geen eigen afweging maken. Er is sprake van een absolute uitzonderingsgrond als de gevraagde informatie: de eenheid van de Koning en ministers (de Kroon) in gevaar zou kunnen brengen. De eenheid van de Kroon komt in gevaar wanneer informatie wordt verstrekt over de inhoud van contacten tussen de Koningin en een of meer bewindslieden. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden. vertrouwelijk aan de overheid verstrekte bedrijfs- en fabricagegegevens betreft. Er is sprake van bedrijfs- en fabricagegegevens als men uit die gegevens iets te weten kan komen over het productieproces, de afzet van producten of de kring van afnemers en leveranciers. bijzondere gegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens betreft. 1 De relevante wetsartikelen van de WOB zijn opgenomen in bijlage 2. 1

2 In geval van een relatieve uitzonderingsgrond moet het bestuursorgaan een bijzonder belang van de overheid afwegen tegen het algemene belang van openbaarheid. Weegt het bijzondere belang zwaarder, dan wordt openbaarmaking geweigerd. Bijzondere belangen van de overheid zijn: de Nederlandse internationale betrekkingen; financiële en economische belangen; de opsporing en vervolging van strafbare feiten; inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; het belang van de eerste kennisname van de geadresseerde; het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling. Een bestuursorgaan hoeft ook geen informatie te verschaffen uit documenten die bestemd zijn voor intern beraad, voor zover het gaat om de persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren of andere deelnemers aan dat interne beraad. Het bestuursorgaan mág dergelijke informatie overigens wel verstrekken, al dan niet geanonimiseerd, als dat in het belang van een goede democratische bestuursvoering wenselijk wordt geacht. Informatie of documenten die niet bij de gemeente berusten, hoeven niet verstrekt te worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een document zich bij een ander bestuursorgaan bevindt of als de gevraagde informatie simpelweg niet bestaat. Dat laatste kan onder meer zo zijn als wordt verzocht om een overzicht te verstrekken van bepaalde gegevens, zoals de hoeveelheid afgewezen WOBverzoeken. Als een dergelijk overzicht niet wordt bijgehouden (dus feitelijk niet bestaat), hoeft het ook niet alsnog gemaakt te worden als iemand er op basis van de WOB om verzoekt Beslistermijn De wettelijke termijn om een besluit te nemen ten aanzien van een WOB-verzoek bedraagt vier weken na de ontvangst van het verzoek. Mocht deze termijn niet haalbaar zijn, dan is het mogelijk om de beslistermijn eenmalig met vier weken te verdagen (dit geldt overigens niet als het verzoek betrekking heeft op milieu-informatie). Deze verdaging dient plaats te vinden voordat de beslistermijn is verlopen, door middel van een schriftelijk besluit van het bestuursorgaan (doorgaans het college). Een dergelijke brief kan in mandaat ondertekend worden door een afdelingshoofd. Het is van belang om tijdig te beslissen ten aanzien van een WOB-verzoek of, indien dat onverhoopt niet mogelijk is, op tijd gebruik te maken van de mogelijkheid tot verdaging. Indien te laat wordt beslist is namelijk de Wet dwangsom van toepassing, hetgeen de gemeente geld kan kosten Toelichting bijlagen Als bijlage 1 bij deze werkinstructie tref je een stroomschema aan dat helpt bij het beoordelen van een WOB verzoek. In bijlage 2 zijn de relevante wetsartikelen uit de WOB opgenomen. De meest recente versie van de WOB is hier te vinden: Bijlage 3 is een brief die als uitgangspunt kan worden gebruikt bij het nemen van een besluit ten aanzien van een WOB-verzoek Handleiding VNG De VNG heeft een zeer uitgebreide handleiding ten aanzien van de WOB opgesteld waarin veel voorbeelden en uitspraken van de rechter zijn opgenomen. Deze is via deze link te downloaden als PDF-bestand: 2

3 Bijlage 1. Stroomschema WOB-verzoek 3

4 4

5 5

6 6

7 Bijlage 2. Relevante artikelen WOB Artikel Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. 2. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. 3. Het tweede lid, aanhef en onder e, is niet van toepassing voorzover de betrokken persoon heeft ingestemd met openbaarmaking. 4. Het eerste lid, aanhef en onder c en d, het tweede lid, aanhef en onder e, en het zevende lid, aanhef en onder a, zijn niet van toepassing voorzover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu. Voorts blijft in afwijking van het eerste lid, aanhef en onder c, het verstrekken van milieu-informatie uitsluitend achterwege voorzover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het daar genoemde belang. 5. Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter. 6. Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie. 7. Het verstrekken van milieu-informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voorzover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft; b. de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage. 8. Voorzover het vierde lid, eerste volzin, niet van toepassing is, wordt bij het toepassen van het eerste, tweede en zevende lid op milieu-informatie in aanmerking genomen of deze informatie betrekking heeft op emissies in het milieu. Artikel In geval van een verzoek om informatie uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, wordt geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. 2. Over persoonlijke beleidsopvattingen kan met het oog op een goede en democratische bestuursvoering informatie worden verstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. Indien degene die deze opvattingen heeft geuit of zich erachter heeft gesteld, daarmee heeft ingestemd, kan de informatie in tot personen herleidbare vorm worden verstrekt. 3. Met betrekking tot adviezen van een ambtelijke of gemengd samengestelde adviescommissie kan het verstrekken van informatie over de daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen plaatsvinden, indien het voornemen daartoe door het bestuursorgaan dat het rechtstreeks aangaat aan de leden van de adviescommissie voor de aanvang van hun werkzaamheden kenbaar is gemaakt. 4. In afwijking van het eerste lid wordt bij milieu-informatie het belang van de bescherming van de persoonlijke beleidsopvattingen afgewogen tegen het belang van openbaarmaking. Informatie over persoonlijke beleidsopvattingen kan worden verstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. Het tweede lid, tweede volzin, is van overeenkomstige toepassing. 7

8 Bijlage 3. Voorbeeldbrief beslissing WOB-verzoek Onderwerp: Beslissing ten aanzien van uw verzoek op basis van de Wob Geachte heer/mevrouw <<naam verzoeker invullen>>, Op <<datum ontvangst verzoek invullen>> hebben wij uw brief van <<datum ontvangst verzoek invullen>> jongstleden ontvangen, waarin u een verzoek indient op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) en in dat kader van ons gegevens/documenten vraagt. In reactie op uw verzoek berichten wij u thans het volgende. Besluit <<Afhankelijk van de vraag of de gevraagde gegevens verstrekt worden zijn er meerdere mogelijkheden. 1. De informatie wordt geheel of gedeeltelijk verstrekt (wel altijd aangeven wat er wel en wat niet verstrekt wordt, en duidelijk motiveren aan de hand van de weigeringsgronden zoals opgenomen in de WOB waarom iets eventueel niet verstrekt wordt): De gevraagde documenten maken deel uit van een bestuurlijke aangelegenheid en dienen derhalve op basis van de Wob in beginsel te worden verstrekt. Ons is hierbij niet gebleken dat er sprake is van één of meer van de absolute en/of relatieve weigeringsgronden zoals opgenomen in artikel 10 van de Wob. Gelet op het voorgaande hebben wij dan ook besloten om de gevraagde documenten te verstrekken. 2. De informatie wordt niet verstrekt (altijd duidelijk motiveren (aan de hand van de weigeringsgronden zoals opgenomen in de WOB waarom dit het geval is): Wij hebben besloten de door u gevraagde informatie niet te verstrekken, aangezien.. (motivering toevoegen)>> Bezwaar Tegen dit besluit kunt u binnen zes weken na de dag van verzending daarvan bezwaar maken door het indienen van een bezwaarschrift bij het college van burgemeester en wethouders van Hellevoetsluis, Postbus 13, 3220 AA te Hellevoetsluis. Het bezwaarschrift moet op grond van artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht zijn ondertekend en dient ten minste te bevatten: de naam en het adres van de indiener, de dagtekening, een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en de gronden waarop het bezwaarschrift rust (motivering). Tot slot Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u naar aanleiding van dit schrijven nog vragen of opmerkingen hebben, dan kunt u contact opnemen met <<naam behandelend ambtenaar invullen>>, bereikbaar via telefoonnummer <<doorkiesnummer invullen>>. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Hellevoetsluis, de secretaris, de burgemeester, 8