Handreiking geheimhouding

Transcriptie

1 Handreiking geheimhouding Gemeente Oostzaan 2015 sep 2015 Griffie

2 INHOUD 0. INLEIDING 3 1. ALGEMEEN 4 2. PROCEDURE GEHEIMHOUDING 6 3. BESLOTEN VERGADERING RAAD EN RAADSCOMMISSIE 7 Bijlagen: 1.Wetteksten 9 2. Ambtelijk/bestuurlijke instructie opleggen geheimhouding 11 burgemeester/college 3.Toelichting opleggen en opheffen geheimhouding 13 Handleiding geheimhouding versie september

3 1. 0. INLEIDING De gemeenteraad maakt deel uit van het openbaar bestuur. Openbaarheid is één van de grondbeginselen van het democratisch systeem. Maar niet alle stukken die de raad onder ogen krijgt en niet alle besprekingen zijn openbaar. De wet regelt een aantal uitzonderingen. Met het opstellen van deze handreiking wordt beoogd een duidelijk handvat te bieden hoe om te gaan met informatie vanuit besloten vergaderingen en geheime of vertrouwelijke stukken. Handleiding geheimhouding versie september

4 1. ALGEMEEN 1. Wanneer geheim? Wettelijke kaders: De Gemeentewet, waarin de openbaarheid van vergaderingen wordt geregeld en tevens de geheimhouding van stukken met verwijzing naar de Wet openbaarheid van bestuur. De Wet Openbaarheid van Bestuur waarborgt de openbaarheid, en regelt de uitzonderingen hierop. Artikel 10 WOB (zie bijlage) geeft een opsomming van de redenen voor het opleggen van geheimhouding. Voor de gemeenteraad zijn onderstaande redenen het meest van belang: Een absolute reden: als het betreft: o Bedrijfs- of fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld o Persoonsgegevens (volgens de Wet bescherming persoonsgegevens) tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt Een relatieve reden: als het belang van openbaarheid niet opweegt tegen de volgende belangen: o De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer o Het belang dat geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie o Het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden Reglement van Orde raadsvergaderingen/raadscommissies, waarin nadere procedureregels zijn opgenomen ten aanzien van geheimhouding van stukken en besloten vergaderingen. 2. Is geheim hetzelfde als vertrouwelijk? De strekking van de begrippen is vrijwel gelijk, echter de Gemeentewet hanteert niet het begrip vertrouwelijk, maar geheim. Het begrip geheim is daarmee, in tegenstelling tot het begrip vertrouwelijk, formeel geregeld. Stukken krijgen voortaan alleen nog de kwalificatie geheim. Wel is een raadslid op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht verplicht om gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, geheim te houden. 3. Wie legt geheimhouding op? De Gemeentewet (art. 25, 55 en 86 Gemeentewet) biedt de mogelijkheid om in bepaalde gevallen geheimhouding op te leggen ten aanzien van stukken die aan de raad worden aangeboden en hetgeen over die stukken besproken is. De criteria daarvoor biedt de Wet Openbaarheid van Bestuur (zie boven) of vraag advies van de afdeling Juridische Zaken. Aan de raad en aan leden van de raad kan geheimhouding worden opgelegd door: de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders de burgemeester en een raadscommissie elk ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of de leden van de raad overleggen. 4. Wie bepaalt wie stukken krijgt waar geheimhouding op wordt gelegd? Dit is niet expliciet aangegeven. Uit artikel 25 Gemeentewet kan echter worden afgeleid dat degene die de stukken overlegt, bepaalt of dit onder geheimhouding gebeurt. Dit betekent dus dat als het college geheimhouding oplegt ten aanzien van een stuk, het college ook bepaalt wie dit stuk krijgt. 5. Wat betekent de door een orgaan opgelegde geheimhouding? Zodra één van de eerder genoemde organen geheimhouding heeft opgelegd, is dit een feit en moet daarnaar gehandeld worden. De door organen opgelegde geheimhouding op stukken die aan de raad worden overlegd, vervalt, indien de oplegging niet in de eerstvolgende vergadering door de raad wordt bekrachtigd. (artikel 25 Gemeentewet). Handleiding geheimhouding versie september

5 6. Voor wie geldt de geheimhouding? Ieder die kennis draagt van de inhoud van geheime stukken is gebonden aan de geheimhouding totdat deze wordt opgeheven. Over een onderwerp waarover geheimhouding is opgelegd, kan alleen in een besloten vergadering worden gesproken. Zie hoofdstuk 3. voor afspraken over besloten vergaderingen. 7. Hoe worden geheime stukken verspreid? Op stukken waarvoor geheimhouding geldt, wordt duidelijk zichtbaar GEHEIM vermeld. Geheime stukken worden niet g d, maar geplaatst op het besloten RIS/BIS. Tevens wordt het geheime stuk in het bakje geheim in de leeskamer gelegd. Indien geheime stukken alleen aan de raadsleden worden overlegd, liggen de stukken ter inzage in de kamer van de griffier. 8. Wanneer is er sprake van schending van de geheimhouding? Dit is uiteindelijk ter beoordeling van de rechter. Uitgangspunt is dat het onderwerp wel genoemd mag worden, maar dat op geen enkele manier de inhoud of inhoudelijke gegevens openbaar gemaakt mogen worden. Uit jurisprudentie blijkt dat rechters geen onderscheid maken tussen vertrouwelijke of geheime informatie: wie vertrouwelijke informatie naar buiten brengt, kan worden veroordeeld wegens schending van een ambtsgeheim. 9. Welke sancties staan op het schenden van de geheimhouding? Het schenden van opgelegde geheimhouding is strafbaar gesteld volgens artikel 272 van het Wetboek van strafrecht. 10. Op wie zijn de sancties van toepassing? De geheimhouding geldt voor allen die bij de behandeling aanwezig waren, die kennis dragen van het behandelde en/of iedereen die kennis draagt van de geheime stukken. Handleiding geheimhouding versie september

6 2. PROCEDURE GEHEIMHOUDING 2.1. Inleiding Het is geen automatisme dat het besprokene in een besloten vergadering ook geheim is. Stukken worden ook niet vanzelf geheim door "het stempel geheim" er op te zetten. Voor geheimhouding is een actieve handeling nodig, het ontstaat niet zomaar, geheimhouding moet uitdrukkelijk worden opgelegd en eventueel bekrachtigd Stappenplan geheimhouding stukken vanuit het college1 (Stap 1) Overleg met portefeuillehouder/college inzake eventuele geheimhouding voorstel en/of geheime bijlagen. Indien geheim: (Stap 2) Opstellen collegevoorstel, waarbij a. collegebesluit tot opleggen 2 geheimhouding raadsvoorstel en/of geheime bijlagen (ex artikel 10 Wob) wordt toegevoegd; b. op betreffende geheime stukken duidelijk GEHEIM wordt vermeld; c. separaat raadsvoorstel ter bekrachtiging geheimhouding wordt toegevoegd (zie format) (Stap 3) Besluitvorming in college over geheimhouding (Stap 4) Aanleveren raadsvoorstel met raadsvoorstel ter bekrachtiging geheimhouding conform reguliere procedure (Stap 5) Presidium besluit over agendering in besloten vergadering (Stap 6) Raad bekrachtigt geheimhouding in eerstvolgende vergadering met een besluit LET OP: o Zonder bekrachtiging door de raad (stap 6) vervalt de geheimhouding; o De geheimhouding loopt door totdat de raad (op voorstel van college) besluit de geheimhouding op te heffen. 1 Of burgemeester als bestuursorgaan 2 Ambtelijke/bestuurlijke instructie geheimhouding-stappenplan bijlage 2 Handleiding geheimhouding versie september

7 3. BESLOTEN VERGADERING RAAD EN RAADSCOMMISSIE 3.1 Gemeenteraad In artikel 23 lid 3 van de Gemeentewet is bepaald dat op de hoofdregel dat de vergaderingen van de raad in het openbaar worden gehouden, de raad een uitzondering kan maken. Voorwaarde daarvoor is dat de voorzitter van de raad het nodig oordeelt dat met gesloten deuren wordt vergaderd, dan wel dat een vijfde van het aantal verzoekt om met gesloten deuren te vergaderen. Welk orgaan/welke procedure? Raad Opleggen geheimhouding in besloten vergadering (ex artikel 10 Wob) Bekrachtiging niet nodig Geheimhouding blijft gelden tot het door de raad wordt opgeheven 3 met besluit Raadscommissie Opleggen geheimhouding stukken in besloten vergadering door raadscommissie Raad bekrachtigt geheimhouding in eerstvolgende vergadering met een besluit Zonder bekrachtiging vervalt geheimhouding na eerstvolgende raadsvergadering Geheimhouding blijft gelden tot het door de raad wordt opgeheven met besluit 3.2. Procedure besloten vergadering gemeenteraad 4 Tenminste 1/5 deel van aantal aanwezige raadsleden verzoekt om beslotenheid Of de voorzitter oordeelt dat beslotenheid nodig is De aanwezige pers, burgers en ambtenaren verlaten de raadszaal Raad neemt besluit of in beslotenheid wordt vergaderd, uitgesloten zijn: =Toelating en benoeming raadsleden; =Begroting en jaarrekening; =Gemeentelijke belastingen; =Benoeming en ontslag wethouders. 3 Opheffing geheimhouding betekent niet automatisch dat documenten actief openbaar gemaakt worden, bij verzoek om verstrekking/inzage volgt toetsing aan de Wob 4 Een toelichting op procedure besloten vergadering, zie bijlage 3 Handleiding geheimhouding versie september

8 3.3. Procedure besloten vergadering raadscommissie Voor de vergaderingen van de raadscommissies gelden dezelfde regels voor wat betreft de openbaarheid als voor de raadsvergaderingen. Dat blijkt uit artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat op een vergadering van een raadscommissie artikel 23 van overeenkomstige toepassing is. (openbaarheid van vergaderingen). Presidium beslist over beslotenheid(en agendering) van vergadering raadscommissie De meerderheid van de raadscommissie kan dit ook zelf (ad hoc) besluiten Geen pers, burgers, ambtenaren aanwezig Aan begin besloten raadscommissie stelt de voorzitter: Alles wat hier besproken wordt én de onderliggende stukken zijn geheim en blijven geheim totdat de geheimhouding is opgeheven 3.4. Agendering en bekendmaking besloten agendapunten Inleiding De openbaarheid van de agenda(punten) van besloten raads- en raadscommissievergaderingen kan hier gelijktijdig worden behandeld, omdat de openbaarheidregeling voor raads- en raadscommissievergaderingen in de Gemeentewet identiek is. De agenda wordt op een bij de bekendmaking aan te geven wijze ter inzage gelegd. De wetgever is, blijkens de Memorie van Toelichting, van oordeel dat voor wat betreft de vermelding van een agendapunt dat naar verwachting in een besloten vergadering zal worden behandeld, er geen reden is een uitzondering te maken op de eis van openbare kennisgeving. Dit standpunt lijkt logisch, omdat tijdens een vergadering die in het openbaar is begonnen moet worden besloten tot het vergaderen in beslotenheid Agendering en bekendmaking besloten agendapunten 5 Besloten agendapunten komen zonder nadere onderwerpvermelding onder kopje besloten raadscommissie Besluitenlijst ter inzage voor raadsleden in postvak geheim en op besloten ris/bis Vaststelling besloten besluitenlijst in eerstvolgende besloten vergadering 5 Een toelichting op procedure agendering en bekendmaking besloten agendapunten, zie bijlage 3 Handleiding geheimhouding versie september

9 Bijlage 1: Wetteksten Artikel 23 van de Gemeentewet. 1. De vergadering van de raad wordt in het openbaar gehouden. 2. De deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. 3. De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. 4. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist. 5. De raad maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. De raad laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 25 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. Artikel 24 van de Gemeentewet. In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over: a. de toelating van nieuw benoemde leden; b. de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening; c. de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen, en d. de benoeming en het ontslag van wethouders. Artikel 25 van de Gemeentewet. 1. De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991, 703), omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raad haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. 3. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd. 4. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de raad haar opheft. De raad kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht. Handleiding geheimhouding versie september

10 Artikel 55 van de Gemeentewet. 1. Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft. 3. Indien het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft. Artikel 82 van de Gemeentewet. 1. De raad kan raadscommissies instellen die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden en met het college of de burgemeester kunnen overleggen. Hij regelt daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van de raad inzage hebben in stukken waaromtrent door een raadscommissie geheimhouding is opgelegd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang. 2. De burgemeester en de wethouders zijn geen lid van een raadscommissie. 3. Bij de samenstelling van een raadscommissie zorgt de raad, voor zover het de benoeming betreft van leden van de raad, voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen. 4. Een lid van de raad is voorzitter van een raadscommissie. 5. De artikelen 19, tweede lid, 21, tweede lid, 22 en 23 zijn van overeenkomstige toepassing op een vergadering van een raadscommissie, met dien verstande dat in artikel 19, tweede lid, voor 'de burgemeester' wordt gelezen 'de voorzitter van een raadscommissie', in artikel 21, tweede lid, voor 'Een wethouder' wordt gelezen 'De burgemeester of een wethouder' en in artikel 23, vijfde lid, voor ' artikel 25' wordt gelezen ' artikel 86'. Artikel 86 van de Gemeentewet. 1. Een commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan een commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft. 3. Indien een commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft. Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. 1. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet Handleiding geheimhouding versie september

11 bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. 2. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a onder c en d, bedoelde bestuursorganen; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. 3. Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter. 4. Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieuinformatie. Het verstrekken van deze informatie ingevolge deze wet kan achterwege blijven voor zover het gegevens betreft waarvan openbaarmaking aantasting van het milieu waarschijnlijker zou maken. Artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht 1. Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. 2. Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen. Handleiding geheimhouding versie september

12 Bijlage 2: Ambtelijke/bestuurlijke instructie opleggen geheimhouding stukken college/burgemeester Stap 1 : Voorbereiding voorstel geheimhouding richting college - overleg met portefeuillehouder/college inzake eventuele geheimhouding; - bespreek welke documenten het betreft; - indien geheimhouding gewenst, moet dit gemotiveerd worden met verwijzing naar artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur (Wob); Het voorstel bevat: - verwijzing naar de gronden artikel 10 Wob; - motivering (op grond van art. 10 Wob) waarom stukken geheel of gedeeltelijk geheim zijn; - duur van de geheimhouding; - beslispunt al dan niet geheimhouding (en voor welke stukken dit geldt); - beslispunt om de stukken (of een deel daarvan) onder geheimhouding aan de /raad te overleggen; - in de bijlage bij voorstel de documenten met stempel geheim; - Separaat concept raadsvoorstel bekrachtiging geheimhouding door de raad (zie ook stap 5) - Onderwerp voorstel zodanig neutraal formuleren dat hier geen schade uit kan voortvloeien Stap 2: Stempel geheim - de documenten met status geheim krijgen het stempel geheim (actie vakambtenaar) Stap 3: besluitvorming - College/burgemeester neemt besluit (geheel of gedeeltelijk geheimhouding op te leggen); - College/burgemeester neemt besluit raad voor te stellen de geheimhouding te bekrachtigen Stap 4: agendering door presidium - Presidium beslist over de agendering in besloten vergadering. Stap 5: bekrachtiging geheimhouding door de raad (artikel 25 Gemeentewet) - Raad dient de geheimhouding in eerstvolgende vergadering te bekrachtigen; - Bij niet bekrachtiging vervalt de geheimhouding Stap 6: opheffen geheimhouding - Bij geheimhouding opgelegd door gemeenteraad, college, burgemeester of raadscommissie 6 beslist de gemeenteraad over opheffing; - Al dan niet besloten vergadering, in overleg met orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd 6 De raadsgriffier houdt een register bij: - Van de stukken waarop geheimhouding ligt - In welke vergadering het is opgelegd en bekrachtigd - Tot wanneer de geheimhouding geldt. Register komt regulier op agenda presidium Handleiding geheimhouding versie september

13 Bijlage 3 Toelichting opleggen en opheffing geheimhouding stukken 1 Opleggen geheimhouding Op basis van het voorstel neemt het college een zelfstandig besluit om geheimhouding op te leggen. Van de geheimhouding wordt duidelijk op de stukken melding gemaakt door het vermelden van geheim op de voorpagina. Indien geheime stukken aan de raad worden overlegd wordt een raadsvoorstel meegezonden waarin de raad wordt gevraagd de voorlopig door het college opgelegde geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering te bekrachtigen. (Zie hieronder) 2 Bekrachtigen geheimhouding van door het college aan de raad overlegde stukken (artikel 25 Gemeentewet, lid 3 en 4) Stukken waarop het college geheimhouding heeft opgelegd en die aan de raad (of een individueel raadslid/fractieassistent) worden overlegd, worden voorzien van een raadsvoorstel waarin de raad wordt voorgesteld in de eerstvolgende vergadering van de raad de geheimhouding op het betreffende stuk te bekrachtigen. (artikel 25, lid 3 en 4 Gemeentewet). Bekrachtigt de gemeenteraad de door anderen opgelegde geheimhouding op stukken niet in de eerstvolgende vergadering, dan vervalt de opgelegde geheimhouding. Het vervallen van de geheimhouding betekent echter niet dat informatie (direct) openbaar is. Afgewogen moet worden of op grond van de uitzonderingsgronden van de Wob informatie 3 Opheffen geheimhouding Hoofdregel is dat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd deze weer kan opheffen. Wanneer echter het college, de burgemeester of een commissie de gemeenteraad geheimhouding oplegt op stukken, beslist de gemeenteraad over het opheffen van de geheimhouding en niet langer het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. Dit geldt ook in het geval dat het college, de burgemeester of een commissie zichzelf geheimhouding heeft opgelegd en de raad daarin kent. In die situatie is alleen de raad nog bevoegd om de geheimhouding op te heffen en niet langer het college dat of de commissie die geheimhouding oorspronkelijk had opgelegd. Dit heeft betrekking op alle vormen van informatie, dus ook op niet-schriftelijke informatie. Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd (meestal college) is ook het orgaan dat aan de raad voorstelt de geheimhouding op te heffen. Door de raadsgriffier wordt een register bijgehouden van stukken waarop geheimhouding is opgelegd of afgesproken; in welke vergaderingen geheimhouding is opgelegd alsmede waarover precies; tot wanneer de geheimhouding geldt. Dit overzicht wordt jaarlijks ter advisering voorgelegd aan het college en indien van toepassing zal de raad worden voorgesteld de geheimhouding op te heffen. Handleiding geheimhouding versie september