PROVINCIALE STATEN VAN OVERUSSEL. Reg- p^^ov^)^!

Transcriptie

1 PROVINCIALE STATEN VAN OVERUSSEL Reg- p^^ov^)^! St, 20 APR 2012 Routing a.d. Bijl.: Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax overijssel.nl postbus@overijssel. nl RABO Zwolle Aan de Agendacommissie van Provinciale Staten van Overijssel Inlichtingen bij dhr. G. Knuttel telefoon G.Knuttel@overijssel.nl Geheimhouding Datum Kenmerk 2012/ Pagina 1 Uw brief Uw kenmerk PS/2012/194 Naar aanleiding van uw bespreking over de wijze waarop het proces van geheimhouding inzake de gebiedsontwikkeling luchthaven Twente is ingevuld, heeft uw commissie een aantal vragen en verzoeken bij ons neergelegd. Allereerst onderschrijven wij volmondig uw opvatting over het belang van openbaarheid voor de democratie. Openbaarheid is een noodzakelijke voorwaarde voor controle op het bestuur en kwaliteit van besluitvorming. Uitgangspunt is 'openbaarheid, tenzij...'. Niettemin zijn er in het openbaar bestuur soms kwesties aan de orde waarover om verschillende redenen - die hun grondslag vinden in de wet - niet in openbaarheid kan worden besloten. Zowel openbaarheid als geheimhouding zijn wettelijk gewaarborgd. Met u zijn wij van mening dat het een gezamenlijke verantwoordelijkheid is om prudent om te gaan met geheimhouding. Het opleggen van geheimhouding op stukken over de grondexploitatie en de aanbesteding van de concessie bij gebiedsontwikkeling luchthaven Twente is - gelet op de aard van de stukken - noodzakelijk. Terugkijkend komen wij tot de conclusie dat de motivering voor het opleggen van geheimhouding te algemeen van aard is geweest, hoewel strikt juridisch de procedure tot oplegging van geheimhouding juist is verlopen. In toekomstige gevallen zullen wij meer specifiek motiveren welke informatie in het document om welke reden noopt tot geheimhouding van de stukken, zodat uw staten optimaal in staat worden gesteld een zorgvuldige afweging te maken over bekrachtiging van de geheimhouding. Tevens zullen wij daarbij expliciet ingaan op de (verwachte) duur van de geheimhouding. Voorts constateren wij dat de gang van zaken rond het besloten deel van de vergadering niet vlekkeloos was. Voor aanwezige burgers was het bijvoorbeeld onduidelijk hoe lang het besloten deel van de vergadering zou duren. Bij vergaderingen en andere bijeenkomsten met Statenleden waarin beslotenheid aan de orde moet zijn, zal ons college tijdiger in overleg treden met de agendacommissie en zal de vergadering zorgvuldiger moeten worden voorbereid in nauw overleg tussen de griffie, de voorzitter van de betreffende commissie en ons college. Ook aan uw verzoek om een inventarisatie te maken van alle stukken waarop geheimhouding rust (vanaf 2007), en te bezien of bepaalde informatie alsnog openbaar gemaakt zou kunnen worden, zullen wij gevolg geven. Inmiddels zijn daarover afspraken gemaakt met de griffie. Zodra wij van de griffie een overzicht hebben ontvangen van de betreffende stukken, zullen wij inventariseren voor welke stukken geheimhouding nu of in de toekomst kan worden opgeheven. Wij verwachten dat dit ongeveer een maand in beslag zal nemen. Daarmee wordt ook gevolg gegeven aan onze toezegging in de vergadering van 7 maart jl. Overigens zal ten aanzien van de grondexploitatie voor de gebiedsontwikkeling luchthaven Twente door ADT worden bekeken of bepaalde informatie uit de grondexploitatie op een andere geschikte wijze openbaar gemaakt kan worden, zonder dat de voor andere delen Bijlagen 1 Datum verzending 2tmnn provincie Vpn jeep

2 Geheimhouding noodzakelijke geheimhouding geschonden wordt. Daarover hopen wij u op korte termijn te berichten. De regels en procedures rond geheimhouding en openbaarheid zijn grotendeels wettelijk vastgelegd. Wij hebben eerder in een handreiking het wettelijke kader geschetst en enkele procedurele afspraken vastgelegd. De toenmalige fractievoorzitters hebben in de vergadering van het presidium op 26 mei 2005 daarmee ingestemd. Als bijlage treft u een geactualiseerde versie van de handreiking aan. De actualisering betreft de verwijzingen naar het reglement van Orde. Wij stellen voor dat - na bespreking van deze brief in uw commissie - tussen de griffier en de secretaris waar nodig nadere afspraken worden gemaakt en aan de handreiking worden toegevoegd. Gedeputeerde Staten van Overijssel, Datum Kenmerk 2012/ Pagina 2 voorzitter, secretaris, Uw brief Uw kenmerk PS/2012/194 provincie x/priiccpl

3 HANDREIKING PROCEDURELE ASPECTEN ROND GEHEIMHOUDING 1. Inleiding Deze handreiking geeft aan hoe binnen de provincie Overijssel procedureel met het opleggen, handhaven en opheffen van geheimhouding kan worden omgegaan als onderdeel van de intern bestuurlijke relaties. De Provinciewet geeft in een aantal bepalingen hiertoe een kader. Dit kader wordt aangevuld en uitgewerkt in een reglement: het "Reglement van Orde voor Provinciale Staten van Overijssel 2011". Eerst wordt ingegaan op een aantal scenario's waarin een bepaalde mate van vertrouwelijkheid c.q. geheimhouding wordt betracht. Deze scenario's sluiten aan bij de thans gebruikelijke praktijk binnen de provinciale organisatie. De handreiking heef een relatie met het protocol actieve informatieplicht. Het protocol geeft -kort gezegd - aan in welke gevallen en op welke wijze het College en de Commissaris van de Koningin Provinciale Staten ten minste zullen informeren. Indien onder meer in dat kader wordt besloten Provinciale Staten of een commissie onder het opleggen van geheimhouding te informeren over bepaalde zaken, dan geeft de handreiking aan welk procedurele stappen daartoe kunnen worden gezet. 2. De volgende scenario's kunnen worden onderscheiden 2.1 De algemene geheimhoudingsverplichting van de Algemene wet bestuursrecht (artikel 2:51. Dit scenario is te zien als een basisscenario rond de beheersing van informatiestromen. Het gaat om een brede verplichting die zich richt tot iedereen die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt. Men is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Deze verplichting kan worden gezien als een soort vangnetbepaling en is niet meer van toepassing indien een bijzonder geheimhoudingsregime uit hoofd van een bepaald ambt, beroep of een bijzonder wettelijk voorschrift geldt, zoals het hieronder te bespreken regime op basis van de Provinciewet. Deze bepaling geldt als een soort "buitenring" en werkt aldus uit dat een ieder die in aanraking komt met informatie waarvan men het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, tot geheimhouding verplicht is, tenzij een wettelijke kader, zoals de Wet openbaarheid van bestuur, een doorbreking van de verplichting tot geheimhouding rechtvaardigt. Opgemerkt wordt dat de geheimhoudingsverplichting ontstaat, zodra men het vertrouwelijke karakter kent dan wel redelijkerwijs moet vermoeden. Hiervoor is niet persé een besluit tot opleggen van een geheimhoudingsverplichting noodzakelijk maar kan de verplichting reeds uit de aard van de informatie en de daarbij betrokken belangen voortvloeien Het bii besluit opleggen van geheimhouding. Het volgende (zwaardere) te onderscheiden scenario is het opleggen van geheimhouding op basis van de bepalingen van de Provinciewet. Dit is het "zware" regime op basis waarvan door degene die daartoe wettelijk in staat zijn gesteld, geheimhouding kan worden opgelegd. Dit regime wordt hieronder in 3. en in de bijlage verder besproken. Een eerste verschil met voorgaand scenario is dat er een uitdrukkelijk besluit wordt genomen waarbij concreet wordt aangegeven waarop de geheimhouding ziet. Een tweede verschil is dat is het geheime karakter van de materie door uitdrukkelijke besluitvorming boven elke discussie is verheven. In het hiervoor onder 2.1. besproken scenario wordt de vertrouwelijkheid primair bezien vanuit het uitgangspunt van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB): informatie is openbaar, tenzij een of meer weigeringsgronden van de WOB zich tegen verstrekking verzet(ten). Een uitdrukkelijke Wob-toets vindt in de praktijk echter zelden plaats. Dat betekent praktisch dat bepaalde als"gevoelig" ingeschatte informatie (het vermoedelijk

4 vertrouwelijke karakter van informatie; zie de algemene geheimhoudingsverplichting van de Awb) vooralsnog "binnen wordt gehouden" zonder dat de definitieve status wordt bepaald. De praktijk lijkt hier ook genoegen mee te nemen. 3. Uitwerking van het onder 2.2. genoemde scenario: het opleggen, handhaven en opheffen van geheimhouding op basis van de Provinciewet. Geheimhouding wordt opgelegd door middel van een uitdrukkelijk besluit 1. Geheimhouding kan worden opgelegd door Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koningin, een Commissie alsmede de Voorzitter van een commissie. De Provinciewet bepaalt onder meer op welk moment, op welke grond en waaromtrent geheimhouding kan worden opgelegd. Ook is uitdrukkelijk bepaald in welke situatie opgelegde geheimhouding vervalt c.q. door wie deze kan worden opgeheven. In de bijlage wordt- in de vorm van een vraag- en antwoordschema - aangegeven hoe het (provincie) wettelijke kader met betrekking tot het opleggen, handhaven en opheffen van geheimhouding is uitgewerkt. Vervolgens wordt voor een aantal situaties een stappenplan beschreven waarmee wordt aangegeven hoe in concrete situaties gehandeld kan worden. Opgemerkt wordt dat de materie wordt behandeld aan de hand van de vraag wie bevoegd is geheimhouding op te leggen. 1 Het opleggen van geheimhoudingsplicht is geen besluit als bedoeld in artikel l:3.van de Algemene wet bestuursrecht. Het opleggen van geheimhouding behoort tot de interne politiek-bestuurlijk organisatie van de provincie. Op basis van jurisprudentie kan een dergelijke beslissing om die reden geen onderwerp vormen van een rechterlijke beoordeling via de weg van de Algemene wet Bestuursrecht. Eventueel kan via de politiek-bestuurlijke weg een debat in de Staten worden gevoerd over de vraag of besluit tot geheimhouding gerechtvaardigd was.

5 Vragen en antwoorden: Wie kunnen geheimhouding opleggen? Geheimhouding kan worden opgelegd door: -Provinciale Staten (zie onder a) -Gedeputeerde Staten (zie onder b.) -de Commissaris van de Koningin (zie onder c.) -een Commissie (zie onder d.) -een Voorzitter van een commissie (zie onder e.) a. De door Provinciale Staten op te leggen geheimhouding. 1. Waarop ziet de door Provinciale Staten opgelegde geheimhouding? De geheimhouding ziet op: D het in een besloten vergaderi'hg van provinciale staten verhandelde; D de inhoud van de stukken die daarbij aan provinciale staten worden overlegd. 2. Op basis waarvan kunnen provinciale staten geheimhouding opleggen? Er moet sprake zijn van een belang, genoemd in de artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: WOB) wil geheimhouding opgelegd kunnen worden (zie bijlage 1): 3. Wanneer wordt de geheimhouding inzake het in een besloten vergadering verhandelde opgelegd? De geheimhouding inzake het in een besloten vergadering verhandelde wordt opgelegd tijdens die PS-vergadering. Het is niet mogelijk om op een tijdstip na de besloten PS- vergadering alsnog een geheimhoudingsplicht op te leggen. 4. Wat voegt geheimhouding toe aan het besloten karakter van de vergadering nadat PS tot een besloten vergadering hebben besloten. Het vergaderen met gesloten deuren werkt alleen maar verder dan het feitelijke moment van vergaderen als geheimhouding door provinciale staten worden opgelegd. Wanneer er geen plicht tot geheimhouding wordt opgelegd, zou na afloop van de vergadering "naar buiten toe" zonder juridische belemmering mededeling kunnen worden gedaan van hetgeen in die besloten vergadering is behandeld. In een besloten vergadering zijn naast de leden van provinciale staten, de voorzitter, de griffier en de daartoe uitgenodigde leden van het college van gedeputeerde staten en overige personen, zoals bijvoorbeeld deskundigen, uitsluitend die personen als ambtelijke bijstand en ondersteuning aanwezig zonder welke de besloten vergadering niet kan plaatsvinden. 5. Waarover kan geen geheimhouding worden opgelegd? De provinciewet verbiedt om met gesloten deuren te vergaderen over de toelating van nieuw benoemde leden, de vaststelling en wijziging van de begroting alsmede vaststelling van de jaarrekening, de invoering, wijziging en afschaffing van provinciale belastingen en de benoeming en het ontslag van gedeputeerden. Derhalve kan omtrent deze onderwerpen ook geen geheimhouding worden opgelegd. 6. Door wie wordt de geheimhoudingsplicht in acht genomen? Deze wordt in acht genomen door: D die personen die bij de behandeling aanwezig waren en die personen die van het verhandelde of de stukken kennis dragen. 7. Hoelang wordt de geheimhouding in acht genomen en door wie wordt de geheimhouding opgeheven? De geheimhouding wordt in acht genomen totdat deze door provinciale staten wordt opgeheven. b. Gedeputeerde Staten Gedeputeerde staten kunnen in een aantal situaties geheimhouding opleggen. 1. Waarop ziet de door gedeputeerde staten opgelegde geheimhouding? In het algemeen kan een onderscheid worden gemaakt tussen de situatie waarin gedeputeerde staten geheimhouding opleggen ten aanzien van een kwestie die vervolgens niet met provinciale staten of een commissie onder geheimhouding wordt gedeeld (zie 1.1) en de situatie dat

6 gedeputeerde staten geheimhouding opleggen en de kwestie vervolgens wel met provinciale staten of een commissie onder geheimhouding wordt gedeeld (zie 1.2) Situatie: gedeputeerde staten leggen uitsluitend "voor zichzelf" een geheimhoudingsplicht op Hoe gaat het opleggen van geheimhouding in deze situatie zijn werk? D Gedeputeerde staten kunnen op grond van een belang genoemd in artikel 10 WOB omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de stukken die aan hen worden overlegd geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt in die besloten vergadering opgelegd Dienen gedeputeerde staten te besluiten om met gesloten deuren te vergaderen? Nee. De provinciewet gaat er van uit dat gedeputeerde staten besloten vergaderen, tenzij gedeputeerde staten in hun reglement van orde een afwijkende regeling hebben getroffen. Van een afwijkende regeling is thans geen sprake. In een besloten vergadering zijn naast de leden van gedeputeerde staten, de voorzitter, de secretaris en de daartoe uitgenodigde personen, zoals bijvoorbeeld deskundigen, uitsluitend die personen als ambtelijke bijstand en ondersteuning aanwezig zonder welke de besloten vergadering niet kan plaatsvinden Door wie wordt de geheimhoudingsplicht in acht genomen? Deze wordt in acht genomen door: D die personen die bij de behandeling aanwezig waren en D die personen die van het behandelde of de stukken kennis dragen Hoelang wordt de geheimhouding in acht genomen en door wie wordt de geheimhouding opgeheven? De geheimhoudingsplicht wordt in acht genomen totdat gedeputeerde staten haar opheffen. Indien gedeputeerde staten zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot provinciale staten heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat provinciale staten haar opheffen Wie kunnen met betrekking tot gedeputeerde staten nog meer geheimhouding opleggen en waarop ziet deze geheimhouding? De commissaris van de koningin en een commissie kunnen geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan gedeputeerde staten overleggen Hoelang wordt de in bedoelde geheimhouding in acht genomen? De geheimhouding wordt in dat geval acht genomen totdat de commissaris van de koningin dan wel de commissie haar opheffen. Indien gedeputeerde staten zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt alsnog tot provinciale staten hebben, gericht, wordt de geheimhouding echter in acht genomen totdat provinciale staten haar opheffen Situatie: gedeputeerde staten leggen "voor zichzelf" een geheimhoudingsplicht op en zullen vervolgens - onder oplegging van geheimhouding- provinciale staten of een commissie in de aangelegenheid betrekken Hoe gaat het opleggen van geheimhouding zijn werk in deze situatie. Gedeputeerde staten kunnen in deze situatie een voorlopige geheimhouding opleggen. Het gaat dan om geheimhouding van (uitsluitend) stukken die gedeputeerde staten aan: D "provinciale staten" of D aan "leden van provinciale staten" overleggen. N.B. Het betreft een voorlopige geheimhoudingsplicht Aan wie zullen de stukken worden overlegd? D In principe zullen aan alle statenleden onder oplegging van geheimhouding de desbetreffende stukken ter inzage worden gegeven. Dat vloeit voort uit de wettelijke formulering:" aan "provinciale staten" of aan "leden van provinciale staten" overleggen". Het artikel verschaft een "automatisch" inzagerecht. D Indien uitsluitend een bepaald statenlid vertrouwelijke informatie wenst kan ook specifiek voor dit statenlid een geheimhoudingsplicht worden opgelegd. Gedeputeerde staten kunnen stukken onder geheimhouding derhalve ook aan individuele statenleden overleggen Zijn de commissie, het presidium, het fractievoorzittersoverleg een fractie op lijn te stellen met

7 ("een aantal") individuele statenleden? Nee. Uit de wetsgeschiedenis blijkt dat het slechts om "een enkel" statenlid kan gaan. Een commissie, het presidium, het fractievoorzittersoverleg is daarmee niet op een lijn te stellen. Hetzelfde geldt voor een fractie indien deze uit meer dan "een enkel statenlid" bestaat. Dit is van belang voor de vraag wie de opgelegde geheimhouding kan opheffen Op basis waarvan kunnen gedeputeerde staten voorlopig geheimhouding opleggen? Er moet sprake zijn van een belang, genoemd in de artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur wil geheimhouding opgelegd kunnen worden (zie bijlage 1): Wanneer wordt de geheimhouding door GS opgelegd? De geheimhouding jegens provinciale staten wordt opgelegd daartoe strekkende beslissing van gedeputeerde staten ten aanzien van de daartoe in aanmerking komende stukken. N.B. Gedeputeerde staten zullen daaraan voorafgaand voor zichzelf ook geheimhouding opleggen (zie 1.1) Door wie wordt de geheimhoudingsplicht in acht genomen? Deze wordt in acht genomen door: D die personen die bij de behandeling aanwezig waren en D die personen die van het behandelde of de stukken kennis dragen Hoelang wordt de geheimhouding in acht genomen en door wie wordt de geheimhouding opgeheven? Hier moet een onderscheid worden gemaakt. Bepalend is aan wie de geheimhouding is opgelegd. > De door gedeputeerde staten met betrekking tot de aan provinciale staten overlegde stukken opgelegde geheimhouding vervalt indien de oplegging tot geheimhouding door gedeputeerde staten niet door provinciale staten in hun eerstvolgende vergadering wordt bekrachtigd. Belangrijk is de eis dat deze vergadering door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende statenleden moet worden bezocht. Is de informatie in een andere vorm aan provinciale staten verschaft dan geldt dat de geheimhouding blijft bestaan totdat provinciale staten haar opheffen. > De door gedeputeerde staten met betrekking tot de leden van provinciale staten (derhalve: een enkel lid) overlegde stukken opgelegde geheimhouding blijft bestaan totdat gedeputeerde staten deze opheffen. Dat wordt anders indien het desbetreffende lid van provinciale staten er (vervolgens) voor kiest de informatie aan provinciale staten voor te leggen. In dat geval kunnen ook provinciale staten de geheimhouding ongedaan maken Hoe zijn deze stukken waaromtrent geheimhouding wordt opgelegd te herkennen? Gedeputeerde staten dienen zorg te dragen voor uitdrukkelijk vermelding van de door hen opgelegde geheimhouding op desbetreffende stukken. Het karakter van die stukken moet volstrekt duidelijk zijn. c. Commissaris van de Koningin Kan de Commissaris van de Koningin ook geheimhouding opleggen? De Commissaris van de Koningin kan (voorlopige) geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die hij aan provinciale staten of leden van provinciale staten dan wel aan gedeputeerde staten of een commissie overlegt. Wat betreft stukken die de Commissaris onder het opleggen van geheimhouding aan provinciale staten overlegt geldt dezelfde procedure en randvoorwaarden voor gedeputeerde staten. Verwezen wordt naar die procedure onder 1.2. Voor de situatie dat de Commissaris aan gedeputeerde staten onder het opleggen van geheimhouding stukken overleggen wordt verwezen naar Wordt door de Commissaris aan een commissie geheimhouding dan in wezen dezelfde procedure. Verwezen wordt naar d.5. d. Commissie 1. Kan een commissie geheimhouding opleggen? Een commissie kan geheimhouding opleggen omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die de commissie worden overlegd. 2. Op basis waarvan kan de commissie voorlopig geheimhouding opleggen? Er moet sprake zijn van een belang, genoemd in de artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur

8 wil geheimhouding opgelegd kunnen worden (zie bijlage 1): 3. Wanneer wordt geheimhouding opgelegd? De geheimhouding wordt omtrent het in een besloten vergadering behandelde tijdens die vergadering opgelegd. In een besloten vergadering zijn naast de leden van de commissfe, de voorzitter, de griffier en de daartoe uitgenodigde leden van het college van gedeputeerde staten en overige personen, zoals bijvoorbeeld deskundigen, uitsluitend die personen die vanwege ambtelijke bijstand en ondersteuning aanwezig zonder welke de besloten vergadering niet kan plaatsvinden. 4. Hoelang wordt de geheimhouding in acht geno'tnen en door wie wordt de geheimhouding opgeheven? De geheimhouding wordt in acht genomen door allen die bij de behandeling aanwezig waren en kennis van het behandelde de stukken dragen totdat de commissie haar opheft. 5. Wie kunnen nog met betrekking tot de commissie nog meer geheimhouding opleggen? De voorzitter van de commissie, gedeputeerde staten en de commissaris van de koningin kunnen ook geheimhouding opleggen 6. Waar ziet deze geheimhouding op? Deze geheimhouding ziet op stukken die de voorzitter van de commissie, gedeputeerde staten en de commissaris van de koningin aan de commissie overleggen. 7. Hoelang wordt de geheimhouding in acht genomen? De geheimhouding wordt in acht genomen tot dat voorzitter van de commissie, gedeputeerde staten en de commissaris van de koningin dan wel provinciale staten haar opheffen. Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot provinciale staten heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat provinciale staten haar opheffen. e. Voorzitter van een commissie. 1. Kan een voorzitter van een commissie geheimhouding opleggen? De voorzitter van een commissie kan op gelijke voet als gedeputeerde staten c.q. de commissaris van de koningin geheimhouding opleggen m.b.t. stukken die de voorzitter aan de commissie overlegt. Verwezen wordt naar d5. voor de toepasselijke procedure. Welke stappen moeten doorlopen worden zodat provinciale staten in een besloten vergadering van gedachten kunnen wisselen over aan provinciale staten onder oplegging van geheimhouding overlegde stukken? Zodra de noodzaak wordt onderkend dat provinciale staten in een besloten vergadering zal dienen te vergaderen onder op te leggen geheimhouding over het dan te behandelen onderwerp en de stukken die in dat kader aan provinciale staten worden overlegd kunnen de volgende stappen worden ondernomen. 1. Allereerst moet agendatechnisch worden geregeld dat de provinciale staten met gesloten deuren zullen vergaderen en dat dit in het draaiboek wordt opgenomen naast het punt dat geheimhouding moet worden opgelegd. De aanbrengende eenheid/ BC /griffie zal er voor moeten zorgen dat dit punt aangekondigd wordt bij en wordt voorgesproken met de Commissaris van de Koningin als voorzitter van het presidium. Onder meer de Commissaris van de Koningin als voorzitter kan ex art 23 Provinciewet bepalen dat de deuren worden gesloten. De voorzitter zal dit moeten initiëren aangezien anderen van de noodzaak geen kennis zullen dragen. Vervolgens dient de Commissaris van de Koningin als voorzitter voor te bereiden dat in stemming wordt gebracht of vervolgens met gesloten deuren zal worden vergaderd. Dit alles dient door de aanbrengende eenheid/bc/griffie te worden voorzien en doorgesproken zodat dat in het draaiboek wordt meegenomen. Ook moet het presidium op het spoor worden gezet en daarover vervolgens uitdrukkelijk besluiten dat een of meer gedeputeerden worden uitgenodigd om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen. De aanbrengende eenheid /BC dient na te gaan of het noodzakelijk is dat een of meer gedeputeerden daartoe een verzoek moet doen

9 alvorens de voorlopige agenda wordt vastgesteld. In dat kader kan ook worden bepaald of er ambtelijke ondersteuning aanwezig mag zijn. 2. Nadat de deuren zijn gesloten besluit de staten vervolgens of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd. De gedeputeerde (n) zal (zullen) al wel in de vergadering aanwezig zijn. Zie onder Besloten vergaderen zonder opleggen van geheimhouding leidt tot de situatie dat men na afloop van de besloten vergadering juridisch gezien onbeperkt kan en mag vertellen hetgeen zich in die besloten vergadering heeft afgespeeld, aldus de wetsgeschiedenis. Dat kan alleen voorkomen worden door geheimhouding op te leggen. 5. Gronden voor de geheimhouding zijn in artikel 10 WOB genoemde belangen. Geheimhouding wordt opgelegd omtrent het in de besloten vergadering behandelde. De geheimhouding wordt door hen die bij de vergadering aanwezig waren en allen die van het verhandelde kennis dragen in acht genomen totdat de staten de geheimhouding opheffen. 6. Van het besloten gedeelte wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt dat uitsluitend voor de staten - en burgerieden ter inzage ligt bij de griffier (ex art. 19, tweede lid, van het Reglement van orde voor Provinciale Staten van Overijssel hierna: het Reglement-). De griffie dient te bewaken een verslag wordt gemaakt dat een zo getrouw mogelijk weergave geeft van het verhandelde in het besloten deel van de vergadering. Welke stappen moeten doorlopen worden om namens GS met een PS commissie op vertrouwelijke voet van gedachten te wisselen over vertrouwelijke informatie. Zodra de noodzaak wordt onderkend dat de statencommissie vertrouwelijk (mondeling) geïnformeerd moet worden kunnen de volgende stappen worden ondernomen. 1. Allereerst moet worden geregeld dat de commissie met gesloten deuren zal vergaderen. Hiertoe contact opnemen met de voorzitter van die commissie. Onder meer de voorzitter kan bepalen ex art. 17, tweede lid, van het Reglement of de deuren worden gesloten. De voorzitter zal dit moeten initiëren aangezien anderen van de noodzaak geen kennis zullen dragen. 2. Nadat de deuren zijn gesloten besluit de statencommissie vervolgens of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd. De gedeputeerde(n) (zullen) zal al wel in de vergadering aanwezig zijn. 3. Besloten vergaderen zonder opleggen van geheimhouding leidt tot de situatie dat men na afloop van de besloten vergadering onbeperkt kan en mag vertellen hetgeen zich in die besloten vergadering heeft afgespeeld, aldus de wetsgeschiedenis. Dat kan alleen voorkomen worden door geheimhouding op te leggen. 4. De geheimhouding wordt in de besloten vergadering opgelegd. Indien de commissie de geheimhouding oplegt geldt deze totdat de commissie deze opheft. Hierbij wordt uitdrukkelijk niet het scenario bedoeld dat de voorzitter van de commissie zelfstandig (dus niet als technisch gespreksleider een voorstel aan de commissie doet) c.q. gedeputeerde staten op basis van hun eigen wettelijke positie ex 91 Provinciewet geheimhouding omtrent stukken geheimhouding opleggen. Zie verder onder punt 7. Art. 18, eerste lid, van het Reglement schrijft voor dat de geheimhouding wordt opgelegd voor het einde van de besloten vergadering. 5. Gronden voor de geheimhouding zijn in artikel 10 WOB genoemde belangen. Geheimhouding wordt opgelegd omtrent het in de besloten vergadering behandelde. De geheimhouding wordt door hen die bij de vergadering aanwezig waren en allen die van het verhandelde kennis dragen in acht genomen totdat de commissie de geheimhouding opheft.

10 6. Van het besloten gedeelte wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt dat uitsluitend voor de leden van de commissie ter inzage ligt bij de griffie; dat is mutatis mutandis af te leiden uit art. 19, tweede lid, van het Reglement. Aanbevolen wordt een verslag te maken dat een zo getrouw mogelijk weergave geeft van het verhandelde in de besloten vergadering. 7. Naast het bovenstaande is mogelijk dat de voorzitter van de commissie zelfstandig (dus niet als technisch gespreksleider een voorstel aan de commissie doet), gedeputeerde staten of de commissaris van de koningin op basis van hun eigen wettelijke positie ex 91 Provinciewet omtrent stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door de commissie in acht genomen tot voorzitter van de commissie, gedeputeerde staten of de commissaris van de koningin dan wel provinciale staten haar opheffen. N.B. Indien de voorzitter van de commissie, gedeputeerde staten of de commissaris van de koningin de commissie onder oplegging van geheimhouding stukken doen toekomen blijft deze geheimhouding uitsluitend in stand totdat zij deze opheffen indien de stukken uitdrukkelijk aan de commissie zijn gericht. Dit in afwijking van de gedragslijn binnen de provincie op basis waarvan alle stukken aan provinciale staten zijn gericht!

11 Bijlage 1. Tekst van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wet openbaarheid van bestuur Hoofdstuk V. Uitzonderingsgronden en beperkingen Artikel 10 l.het verstrekken van informatie ingevolge deze «vet blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. 2.Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel la, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. 3.Het tweede lid, aanhef en onder e, is niet van toepassing voorzover de betrokken persoon heeft ingestemd met openbaarmaking. 4.Het eerste lid, aanhef en onder c en d, het tweede lid, aanhef en onder e, en het zevende lid, aanhef en onder a, zijn niet van toepassing voorzover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu. Voorts blijft in afwijking van het eerste lid, aanhef en onder c, het verstrekken van milieu-informatie uitsluitend achterwege voorzover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het daar genoemde belang. 5.Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter. 6.Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie. 7.Het verstrekken van milieu-informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voorzover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft; b. de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage. 8.Voorzover het vierde lid, eerste volzin, niet van toepassing is, wordt bij het toepassen van het eerste, tweede en zevende lid op milieu-informatie in aanmerking genomen of deze informatie betrekking heeft op emissies in het milieu.

12 Bijlage 2. Tekst van artikelen 25, 55 en 91 van de Provinciewet Hoofdstuk II Provinciale Staten Artikel 25 Provinciewet 1. Provinciale staten kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan provinciale staten worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat provinciale staten haar opheffen. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan provinciale staten of aan leden van provinciale staten overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. 3. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan provinciale staten overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door provinciale staten in hun eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd. 4. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van provinciale staten overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan provinciale staten is voorgelegd, totdat provinciale staten haar opheffen. Provinciale staten kunnen deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende ledenis bezocht. Hoofdstuk III Gedeputeerde Staten Artikel 55 Provinciewet 1. Gedeputeerde staten kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan hen worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat gedeputeerde staten haar opheffen. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de commissaris van de Koning of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan gedeputeerde staten overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel provinciale staten, haar opheffen. 3. Indien gedeputeerde staten zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot provinciale staten hebben gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat provinciale staten haar opheffen. Hoofdstuk V De commissies Artikel 91 Provinciewet 1. Een commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt 10

13 tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de commissie, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de commissie overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel provinciale staten haar opheffen. 3. Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot provinciale staten heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat provinciale staten haar opheffen. 11