KERNGEGEVENS Document type: Modeldocument - Nederlands Onderwerp: Checklijsten voor ADR bijeenkomsten Versie nummer: 2 Versie datum: Juni 2013 INHOUDSOPGAVE KERNGEGEVENS... 1 INHOUDSOPGAVE... 1 VOORWAARDEN EN CONDITIES... 2 VRAGEN OF OPMERKINGEN... 2 CHECKLIJST ADR INTAKEFASE... 3 CHECKLIJST EERSTE ADR BIJEENKOMST... 4 CHECKLIJST LAATSTE ADR BIJEENKOMST... 7 CHECKLIJST EXPLORATIEFASE MEDIATION... 9 CHECKLIJST ONDERHANDELINGEN ADR BIJEENKOMSTEN...10 CHECKLIJST ADR BIJEENKOMSTEN & LOCATIE...11 CHECKLIJST ADR AFTERSALES & FOLLOW-UP...13
1. VOORWAARDEN EN CONDITIES Uitsluitend modeldocument! Global Network Group en/of haar dochterondernemingen, waaronder mede begrepen ADR International Register en European Maritime Certification Institute (EMCI), zijn NIET aansprakelijk voor de inhoud en/of het gebruik van deze modeldocumenten. Het gebruik van deze modeldocumenten is geheel voor het risico van de gebruiker. Het ter beschikking stellen van modeldocumenten aan de ADR International Register en EMCI certificaathouders is inbegrepen in de jaarlijkse registratiebijdrage. Het gebruik van de documenten is voorbehouden aan ADR International Register en EMCI certificaathouders. De modeldocumenten zijn ingericht op basis van de ADR International Register en/of EMCI EMCI procedure vereisten. 2. VRAGEN OF OPMERKINGEN? Aarzel niet om contact met ons te nemen voor het stellen van vragen of het aanleveren van uw feedback voor de opvolgende versie van dit modeldocument! Uw vragen en opmerkingen ontvangen wij bijvoorkeur per email! ADR International Register P.O. Box 5530 NL 6802 EM Arnhem Nederland Telefoon kantoor: +31 (0)88 0038777 Fax kantoor: +31 (0)88 0038741 Email kantoor: info@adr-international-register.com Internet: www.adr-international-register.com Skype: international.adr.register
CHECKLIJST ADR INTAKEFASE Bedrijf: Naam: Telefoon: Mobiel: Email: Wat voor onderwerp, geschil? Bekend met arbitrage? Ja - Nee Bekend met conflictcoaching? Ja - Nee Bekend met mediation? Ja Nee Wat voor opdracht wordt gegeven? arbitrage coaching - mediation Specifieke opdrachtdoelstelling? Spoed? Ja Nee Meertalig? Ja - Nee Advocaten betrokken? Ja - Nee Juridische procedure loopt? Ja - Nee Accountants betrokken? Ja - Nee Adviseurs betrokken? Ja - Nee Locatie voorkeur: Eigen Andere partij Neutraal - Anders Contra indicaties? Ja - Nee Aantal partijen: Komt binnen via? Kent ons via? Wederpartij: wie en hoe benaderen? Offerte maken? Ja - Nee Afgegeven tarief? Afgegeven inschatting uren? Ja Nee Opmerkingen / bijzonderheden? Ja - Nee Uurtarief in euro: Kantoorkosten in % uurtarief: Reiskosten in euro: Locatiekosten in euro: Overige kosten:
CHECKLIJST EERSTE ADR BIJEENKOMST CONTRACTUEEL Opdrachtbrief / opdrachtbevestiging? Ja Nee Opdrachtovereenkomst? Ja Nee Andere vorm van opdrachtregeling? Ja Nee Algemene voorwaarden uitgereikt? Ja Nee ADR status en documenten benoemd? Ja Nee Bijzondere voorwaarden en condities? Ja Nee ADR VORM Bekend met de gekozen ADR vorm? Ja Nee Vragen en opmerkingen? Ja Nee Bedrijfsflyer uitgereikt? Ja Nee DECLARATIES Afspraken kostenverdeling? Ja Nee Kosten bekend en akkoord? Ja Nee Depotstelling geregeld? Ja Nee Kostenmaximering afgesproken? Ja Nee Budget afgesproken? Ja Nee Factureren per sessie, maand of 1-malig? Factuur per email of post? LOCATIE Vaste locatie of wisselen? Bereikbaarheid locatie? Opmerkingen over locatie? Ja - Nee Gewenste aanpassingen aan locatie?
LOPENDE PROCEDURES Lopen er procedures? Ja Nee Conclusie t.a.v. samenloop? Aanhouding regelen? Ja Nee Schorsing regelen? Ja Nee Termijnen bewaken? Ja Nee AANWEZIGHEID DERDEN Adocaten betrokken / aanwezig? Ja Nee Accountants betrokken / aanwezig? Ja Nee Adviseurs betrokken / aanwezig? Ja Nee Familie betrokken / aanwezig? Ja Nee Collega s betrokken / aanwezig? Ja Nee Anderen betrokken / aanwezig? Ja Nee Geheimhouding voor derden geregeld? Ja Nee Mandaat / volmacht beschikbaar? Ja Nee PARTIJEN Vrijwilligheid? Ja Nee Commitment? Ja Nee Handelingsbekwaam? Ja Nee Fysiek in staat tot participatie? Ja Nee Contra indicaties participatie? Ja Nee Bevoegdheid vastgesteld? Ja Nee Identiteit vastgesteld? Ja Nee Volmachten / mandaten beschikbaar? Ja Nee TIJDPAD Doorlooptijd besproken? Ja Nee Doorlooptijd gemaximeerd? Ja Nee Afspraken over tijdsduur sessies? Ja - Nee
VERSLAGLEGGING Afspraken over verslaglegging gemaakt? Ja - Nee Vorm en status verslag / notulen Vorm en status afspraken / besluitenlijst COMMUNICATIE Communicatie tijdens de sessies Afzonderlijke gesprekken tijdens sessies Contact met ADR professional tussen sessies Contact tussen partijen tussen sessies Contact met derden tussen sessies Opdrachten voor partijen tussen sessies POSITIE ADR PROFESSIONAL Neutraliteit / onafhankelijkheid? Ja Nee Verschoningsrecht? Ja Nee Samenloop andere functies / taken? Ja Nee Specifieke rolkeuze? Ja Nee Aansprakelijksverzekering Klachtrecht & gedragsregels
CHECKLIJST LAATSTE ADR BIJEENKOMST CONTRACTUEEL Vaststellingsovereenkomst? Ja Nee Arbitrair vonnis? Ja - Nee Bevestigingsbrief afspraken / besluiten? Ja Nee Andere vorm bevestiging afspraken / besluiten? Ja Nee Afrondend coachverslag? Ja Nee ADR status en documenten benoemd? Ja Nee Bijzondere voorwaarden en condities? Ja Nee DECLARATIES (Slot) declaratie uitgereikt? Ja Nee Declaratie akkoord? Ja Nee Depotstelling afgewikkeld? Ja Nee Betalingsregelingen? Ja Nee AFSPRAKEN / BESLUITEN / VONNIS Bedenkperiode toegepast? Ja - Nee Juridisch correct? Ja Nee S.M.A.R.T. toets? Ja - Nee Billikheid? Ja Nee Proportionaliteit? Ja Nee Houdbaarheid? Ja Nee Uitvoerbaarheid? Ja Nee Commitment? Ja Nee Tijdpad? Ja - Nee
TEVREDENHEID Opdrachtgever(s) tevreden? Ja Nee Klanttevredenheidsonderzoek? Ja Nee CPD opdracht registratie formulier? Ja Nee LOPENDE PROCEDURES Actie n.a.v. aanhoudingen? Ja Nee Actie n.a.v. schorsingen? Ja Nee Termijnen bewaken? Ja Nee VERSLAGLEGGING Dossier compleet & beschikbaar? Ja - Nee POSITIE ADR PROFESSIONAL Geen partij in afspraken Ja Nee Aansprakelijkheidsbeperking Ja Nee Klachtrecht & gedragsregels Ja Nee
CHECKLIJST EXPLORATIEFASE MEDIATION Standpunten boven tafel? Ja Nee Belangen boven tafel? Ja Nee Persoon, zaak & probleem gescheiden? Ja Nee Inhoud en emotie gescheiden? Ja Nee Afzonderlijke gesprekken toepassen? Ja Nee Time out inlassen? Ja Nee Voldoende inhoudelijke kennis partijen? Ja Nee Idem voor ADR professional? Ja Nee Deskundigen onderzoek /advies nodig? Ja Nee Contra indicaties voor mediation? Ja Nee Bij afronding exploratiefase: Zijn partijen bereid en in staat tot onderhandelen? Ja Nee
CHECKLIJST ONDERHANDELINGEN ADR BIJEENKOMSTEN Persoon, zaak & probleem gescheiden? Ja Nee Inhoud en emotie gescheiden? Ja Nee Afzonderlijke gesprekken toepassen? Ja Nee Time out inlassen? Ja Nee Voldoende inhoudelijke kennis partijen? Ja Nee Idem voor ADR professional? Ja Nee Deskundigen onderzoek /advies nodig? Ja Nee Contra indicaties? Ja Nee Toetsing besluiten en afspraken op billijkheid, redelijkheid, houdbaarheid, uitvoerbaarheid, tijdpad, commitment Toetsing op gewenste of verplichte bedenktijd (time out) Ja - Nee Ja - Nee
CHECKLIJST ADR BIJEENKOMSTEN & LOCATIE LOGISTIEK & PRAKTISCH Locatie geregeld? Ja Nee Uitnodigingen verstuurd? Ja Nee Afzegprocedure benoemd? Ja - Nee Routeplanner verstuurd? Ja Nee Voldoende parkeergelegenheid? Ja Nee Parkeergelegenheid reserveren? Ja Nee Bereikbaarheid openbaar vervoer? Ja Nee Toegankelijkheid mindervaliden? Ja - Nee Koffie, thee, fris, water geregeld? Ja Nee Versnaperingen geregeld? Ja Nee Zakdoekjes aanwezig? Ja - Nee Pennen, potloden, papier aanwezig? Ja - Nee Flipover & stiften beschikbaar? Ja Nee Beamer & laptop beschikbaar? Ja - Nee WIFI beschikbaar? Wachtwoord? Ja - Nee Agenda opgsteld? Ja Nee Inhoudelijk voorbereid Ja - Nee Zaalankers geregeld? Ja - Nee
PROCEDURE Stand declaraties & betalingen Verslagen, notulen & besluitlijsten Mededelingen bij aanvang over lopende procedures, aanhoudingen, schorsingen en termijnen Mededelingen bij aanvang over belangrijke gebeurtenissen na laatste en voor deze bijeenkomst, zowel bij individuele partijen als tussen partijen Chceck: staat iets deze bijeenkomst in de weg staat Herbevestiging lopende afspraken en besluiten Bespreking agenda Afspraken vervolg bijeenkomst(en) Afspraken thuiswerkopdrachten
CHECKLIJST ADR AFTERSALES & FOLLOW-UP Check: lukt de uitvoering van de afspraken en besluiten? Wat kan ik hierin nog betekenen? Ja Nee Vervolgcontact en opdracht(en)? Ja Nee Ambassadeursfunctie voor bestaande opdrachtgevers? Referentiemogelijkheid voor nieuwe opdrachtgevers? Klachten? Wat kan ik hierin betekenen? Kunnen we onderling oplossen in plaats van formele klachtenprocdure? Welke feedback en adviezen hebben opdrachtgevers? Plaatsing gegevens in mailbestand ten behoeve van ontwikkelingen, informative, diensten en organisatie / bedrijf? Ja - Nee Ja Nee Ja Nee Ja Nee Opdrachtbedankbrief verstuurd? Ja - Nee