Concept achter de Learning Hackathon De nu heersende aanpak: ADDIE- Watervalmodel (uitdenken, ontwikkelen en op einde evalueren) Nieuwe aanpak, geschikt voor complexe en snel veranderende contexten: 3 Methodieken vormen de basis: Scrum, Design Thinking én SAM. Successive Approximation Model (SAM), een iteratief model: een zich steeds herhalend proces van design-develop-reviewen en testen. Bron: Micheal Allen
Doorlooptijd & Organisatie September 2017 Opdracht verwerven (met opdrachtgever) Oktober 2017 Expertteam samenstellen (ca. 4-5: experts zijn bijvoorbeeld grafisch ontwerpers, videoproducenten, app-bouwers, experts authoring tools etc.. Bij de KLM Hackathon kozen we ervoor om ook een acteur uit te nodigen. November 2017 Deelnemers uitnodigen (ca. 16-18) December 2017 Mensen van de opdrachtgever of collega s van de organisatie (KLM) als deelnemer betrekken (6-8 personen) Januari 2018 Leeromgeving inrichten: opdracht, deelnemers, theorie over hackathon/scrum. Februari 2018 Voorbereidend webinar (1 uur): verkennen opdracht, beschikbaar materiaal, cultuur waarin gewerkt wordt etc. Maart 2018 Hackathon (2 dagen + tussenliggende avond of vijf aaneengesloten dagdelen ) April 2018 Webinar met wrap up: uitwisselen resultaten en leerervaring. April 2018 Opvolging ideeën door opdrachtgever zelf.
l : Organisatorisch, denk aan: Grote ruimte met tafels voor 5-6 personen (voor ca 35 man in totaal) Studioruimte (met greenscreen) Videocamera, fotocamera, editing-equipment, beamer + scherm, muziek en boxen 25 meter brownpaper (1 meter breed bruin pakpapier) Geeltjes (maar ook roze en blauw), markers, grote tape, plakband, scharen etc. Inspiratiemateriaal: fotokaarten, toepasselijke kleding (toepasselijk voor de voor de opdracht) Videoproducer/fotograaf voor produceren sfeerimpressie om later de hackathon te kunnen delen Twitter om hackathon direct te kunnen delen met buitenwereld Wijs iemand aan voor het direct uploaden van materiaal (in leeromgeving, om te presenteren tijdens Stand Ups).
HACKATON DAG EÉN 09:30 UUR Welkom door opdrachtgever Rondleiding door de Hackathonruimte en studio ScrumMaster heeft de leiding en geeft telkens een opdracht met een tijdslimiet. We werken in groepjes van 5 mensen, een expert en een KLM-er sluit aan, soms verhuist hij/zij naar een ander groepje. OPDRACHT 1: Onderzoek welke pijnpunten KLM ervaart op het gebied van veiligheid. Ontwerpsessie: Brainstorm in een groep van ca 5 mensen waarbij antwoorden (zo klein, specifiek en concreet mogelijk) op geeltjes wordt geschreven. 3x 10 min. Ontwerpsessie: Ieder komt naar de Backlog (= brownpaper). De Backlog bestaat uit een lijst met taken, ook wel items genoemd, die uitgevoerd moeten worden tijdens de ontwikkeling van het product. Of in het Engels beter uitgedrukt: an accumulation of uncompleted work or matters needing to be dealt with. Voor de Backlog gebruiken we 1 meter breed bruin papier (brownpaper).. Ontwerpsessie: Silent Clustering: categoriseren zonder te praten, argumenteren, uit te leggen. Het is wat het is. Dat geeft misschien ook weer mooie, nieuwe inzichten. Bij ons ontstonden 5 clusters. 1
OPDRACHT 2: Bedenk in hetzelfde groepje mogelijke oplossingen voor elk willekeurig probleem op het backlog. Zet de 3 beste ideeën op een roze briefje. 2 uur Sprint 4 Extra toelichting van KLM op hun veiligheidsbeleid en de veiligheidscultuur. Wat doet de KLM aan veiligheidsbeleid en hoe leeft het in de organisatie? Je ziet dat de deelnemers aan de Hackathon in deze fase (na de eerste brainstorms) al meer vertrouwd zijn met het onderwerp en de opdracht. Ieder kan al veel meer vragen stellen. Ontwerpsessie: De 4groepen lichten elk hun 3 oplossingen op de roze briefjes toe. Geeft inspiratie en levert soms ook weer nieuwe ideeën op. Die schrijft ieder voor zichzelf op, want het kan weer bruikbaar zijn als je met je eigen oplossingen aan de slag gaat. 2
WAT OPVALT Als organisator van een Hackathon zou je kunnen denken dat de opdracht van de opdrachtgever helder is als hij het eenmaal heeft vertelt: bij het begin. We merken echter dat het belangrijk is om de opdrachtgever nog een paar keer aan bod te laten komen over die opdracht. Onze opzet: in de uitnodigings-flyer, in het voorbereidend webinar, bij de start van de hackathon en nog eens na de eerste 4 stappen. LUNCH
Een tussenstap Of beter gezegd: een stapje terug. In gesprekken tijdens de lunch concludeerden de ScrumMasters dat de oplossingen iets scherper en gerichter zouden moeten worden. De groepjes krijgen de opdracht (6,5 minuut, oftewel 2-3 muzieknummers ;-) om de oplossingen scherper te krijgen met: - Een titel - Specifieke doelgroep benoemen (ook: ieder minus het management) - Wat we bereiken met de oplossing (bijv: meer meldingen, minder mensen ziek thuis etc.). 6,5 min STAND UP Elke groep hangt 3 roze briefjes met oplossingen op de Backlog.ScrumMater clustert de oplossingen de oplossingen weer tot 5 clusters. Mede op basis van de toelichtingen die mensen geven. Want door het verhaal achter de oplossing te horen, kan ieder beter kiezen welke oplossing hij/zij zou willen uitwerken. De 5 oplossingen krijgen 5 tafels waaraan deelnemers kunnen plaatsnemen. Ze nemen de roze briefjes van hun oplossing mee. OPDRACHT 3 SPRINT Brainstorm samen over mogelijke concrete aanpak/interventie, dat een mogelijke deliverable wordt. Elke bedacht deliverable moet je gaan onderverdelen in kleinere taken. Bijvoorbeeld, je gaat een instructievideo maken (=deliverable). Dat bereik je door een paar kleinere taken: 1. Script maken/schrijven 2. Icoontjes zoeken/maken 3. Casting bepalen 4.. Duur: 2 uur 3
Ontwerpsessie: Hang de delivarable en de bijbehorende taken op het Scrum Board bij de juiste fase: TO DO - IN PROGRESS - REVIEW DONE. Scrum Board= een brownpaper waarop het proces van het maken en ontwikkelen gevolgd wordt. Resterende briefjes waarmee we nu niet aan de slag gaan hangen we weer terug op het backlog. DINER
STAND UP De groepen rapporteren over hun werk en geven antwoord op 3 vragen: 1. Wat heb je gedaan? Hoe ziet het er uit? 2. Welke belemmeringen zijn er op te lossen, waarmee kunnen de anderen je helpen? 3. Wat ga je in de volgende sprint doen/uitwerken? Sprint 8 In de groepen uitwerken/ontwikkelen van de taken uit de oplossingen. 2 uur STAND UP Terugkoppeling uit de groepen en presenteren van de visuals en ontwikkelde taken. EEN TIP: Maak een visual, Iets dat je aan anderen kunt laten zien. Iets dat je kunt testen bij de gebruiker. Plaatjes! Vooral geen tekst!
HACKATON DAG TWEE 09:30 uur EERST EVEN TEMPEN We starten de tweede dag in een cirkel. Coach Gerrit Streekstra stelt ons als groep 3 vragen om de temperatuur op te nemen : hoe staat ieder er bij? Hoe vind je dat deze twee dagen gaan? Waar ben je nieuwsgierig naar vandaag? Wanneer ben je tevreden op het einde van deze tweede dag? Ieder die een antwoord heeft doet een stap naar voren. Als je het antwoord onderschrijft stap je ook naar voren. Mooie manier om te delen wat er leeft in de groep. WAT OPVALT... Gisteravond in de bar besproken: We moeten bijstellen om nog scherper te kunnen werken: 1. Elke sprint heeft een sprint-owner nodig (= regie + presentatie) te bepalen door de groep zelf. 2. Taken nu meteen nog scherper benoemen 3. Verdeel taken in het groepje (niet met allen aan 1 taak) om meer resultaat te boeken. Je merkt meteen het effect: kleine groepjes actief bezig, iedereen resultaatgericht, meer progressie
Ontwerpsessie: Ieder groepje gaat nu in overleg: wat is gedaan, wat gaan we doen, wie doet wat. De spint-owner neemt duidelijk de lead. En meteen weer aan de slag met uitwerken en maken. 3 uur. STAND UP Terugkoppeling van de acties in de groepjes: het verhaal + verhangen van taken op het Scrum Board - de brownpaper waarop het proces van het maken en ontwikkelen wordt gevolgd in 4 stappen: TO DO - IN PROGRESS - REVIEW DONE.
Het iteratieve proces TO DO: een taak ondevrerdelen in kleinere (bijv. video maken: scrip schrijven, filmen, editen) IN PROGRESS: script schrijven en cast regelen REVIEW: resultaat testen op een gebruiker (geen teamlid, zonder toelichting). Doel: ideeën opdoen om aan te scherpen. Terug naar IN PROGRESS en REVIEW of door naar DONE. DONE Taak is nu een deliverable. Door naar de volgende taak bij TO DO.
LUNCH SPRINT: Maken Reviewen Maken Reviewen Maken Reviewen Maken Reviewen 1,5 uur STAND UP Terugkoppeling van de acties in de groepjes: het verhaal + beeldmateriaal. Vooral beeldmateriaal! Beeld vertelt heel veel meer dan tekst. SPRINT Maken Reviewen Maken Reviewen Maken Reviewen Maken Reviewen 1,5 uur
STAND UP RESULTATEN PRESENTEREN AAN OPDRACHTGEVER 30 min Opdrachtgever komt met extra collega's de 'deliverables' bekijken. Onze deliverables:.