functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het agentschap Vlaamse Belastingdienst zoekt een dossierbehandelaar aanvragen en bezwaren(m/v) Contractueel Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Vaartstraat 16, 9300 Aalst Referentie:dossierbehandelaar_aanvragen_bezwaren/dossierbehandeling/C/2018/1 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse Belastingdienst maakt deel uit van het Vlaams ministerie van Financiën en Begroting, één van de dertien beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid. De Vlaamse Belastingdienst heeft als voornaamste opdracht het innen van de Vlaamse Gewestbelastingen. Momenteel int de Vlaamse Belastingdienst de onroerende voorheffing, de verkrottingsheffing woningen, de leegstandsheffing bedrijfsruimten, de planbatenheffing, de verkeersbelastingen en de registratie- en erfbelasting. Ook het beheer en de opvolging van vastgoedtransacties alsook de gedwongen invordering van niet-fiscale schuldvorderingen en de is één van de kerntaken van de Vlaamse Belastingdienst. Voor meer informatie over de bevoegdheden en organisatiestructuur van de Vlaamse Belastingdienst, zie www.belastingen.vlaanderen.be 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als dossierbehandelaar aanvragen en bezwaren ben je verantwoordelijk voor de verwerking van een beperkt pakket dossiers binnen jouw afdeling zoals subtypes van onroerende voorheffing en verkeersbelastingen (met uitzondering van BZWP, IBGE) en generieke dossiertypes zoals BETAFAC,
automatische bezwaren, MAND, intrest,... Ook telefonische oproepen behandelen behoort tot jouw takenpakket. Je behandelt één à twee dossiertypes binnen eenzelfde heffing. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Je verzamelt en verwerkt dossiergegevens administratief met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Je leest of neemt communicatie (schriftelijk en mondeling) door Je gaat na of het dossier kan afgehandeld worden binnen de marges van het procedureboek of moet geëscaleerd worden via de teamverantwoordelijke naar het autorisatiecomité. Je ontrafelt meervoudige types in subtypes Je beoordeelt of de communicatie heffingoverschrijdende acties noodzakelijk maakt Je analyseert, toetst en interpreteert dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Je vervolledigt het dossier indien nodig Je voert aan de hand van het procedureboek gespecialiseerde screenings uit om een grondige diagnose te kunnen formuleren (bv. vraag om aflossingsplan, resultaten externe controles, gegrondheid van grieven, ambtshalve ontheffing, ) Je richt je op basis van eigen analyse tot specialisten van de dienst geschillen en advies met ofwel duidelijk geformuleerde vragen ofwel met een voorstel van oplossing ter advisering indien je kennis ontoereikend is. Je bereidt hoorzittingen voor Je verstrekt advies aan klanten in geïndividualiseerde dossiers met als doel een passend antwoord te bieden op zijn / haar situatie. Je licht beslissingen toe op vraag van de klant Je staat klanten telefonisch te woord Je beantwoordt vragen rond de eigen dienstverlening (bv. stappen in de te volgen procedure toelichten) en geeft advies op maat van de klant Je zoekt technische gegevens op en vertaalt deze naar de klant toe pagina 2 van 9
Je gaat na of het advies voldoet aan de behoeften van de klant Je brengt moeilijke boodschappen op een correcte en klantgerichte manier over Je stelt een optimale oplossing voor aan de klant Je verwijst de klant op een correcte manier door Je formuleert een (voorstel van) beslissing met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Je zoekt binnen de reglementaire marges naar een win-win situatie Je synthetiseert alle relevante gegevens (bv. advies specialist, ) en komt tot een oordeel Je verwoordt bevindingen in goed onderbouwde en objectieve adviezen en beslissingen inzake vraag om aflossingsplan, resultaten externe controles, gegrondheid van grieven, ambtshalve ontheffing, Je bespreekt met specialisten de knelpunten m.b.t. de uitvoering van een beslissing Je licht eventueel jouw beslissing intern toe Je verzorgt tijdig de communicatie en contacten met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Je legt contacten met collega dossierbehandelaars, specialisten en externe belanghebbenden en onderhoudt deze contacten Je neemt deel aan vergaderingen en werkgroepen Je deelt relevante informatie met collega s Je wisselt kennis, ervaring en knelpunten uit Je werkt samen aan verbeterprojecten Je onderhoudt de relatie met de klachtendienst Je plaatst via eigen hiërarchie onderwerpen op de agenda van het operationeel overleg Je houdt actief kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied bij en wisselt deze uit met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Je neemt deel aan interne vergaderingen en overleg pagina 3 van 9
Je blijft op de hoogte van diverse ontwikkelingen, ook wat betreft heffingsoverschrijdende aspecten of raakpunten met de andere objecten via het lezen van nieuwe en gewijzigde wetteksten en het bijwonen van studiedagen Je wisselt interessante informatie en ervaringen uit met collega s Je neemt kennis van adviezen van specialisten Je neemt deel aan vorming 3 PROFIEL 3.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs 3.2 COMPETENTIES 3.2.1 (Vak)technische competenties 3.2.2 Persoonsgebonden competenties pagina 4 van 9
behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: http://www.bestuurszaken.be/competentieboek-vlaamse-overheid Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 5 van 9
4 AANBOD - een contract van onbepaalde duur, met een inwerkperiode van 6 maanden - ruime opleidingsmogelijkheden en ondersteuning met moderne IT-middelen - 35 dagen betaalde vakantie per jaar en verlof tussen Kerst en Nieuwjaar - een systeem van glijdende werktijden en de mogelijkheid om van thuis uit te werken - professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar tijdens de schoolvakanties - gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer - gratis hospitalisatieverzekering - een maaltijdcheque per gewerkte dag ter waarde van 7 euro (eigen bijdrage van 1,09 ) - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (C1) met de bijhorende salarisschaal C111. Je kunt je loon berekenen op https://www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werken-bij-de-vlaamseoverheid/salarissimulator. Relevante ervaring uit de privésector kan verloond worden. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van je cv gaan we na of je al dan niet aan de algemene deelnemingsvoorwaarden (zie 3.1.) voldoet. Verder wordt specifiek aandacht besteed aan jouw motivatie, nauwkeurigheid en ervaring. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Indicatieve timing: week van 5 februari 2018 5.2 (REDENEER)TESTEN Je legt een abstracte redeneertest af. pagina 6 van 9
De betrokken redeneertest wordt hetzij van thuis uit, hetzij in Brussel afgenomen. Deze selectiefase is adviserend. Indicatieve timing: week van 19 februari 2018 5.3 JURYGESPREK (VOORAFGEGAAN DOOR PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST) Het selectiegesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende afdeling/dienst en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Jouw visie op en inzicht in de functie - Je motivatie en verwachtingen voor deze functie - Je vaktechnische competenties - Je persoonsgebonden competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel. Indicatieve timing: week van 19 februari 2018 Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor de vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer dan uiterlijk op vrijdag 2 februari 2018. Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op, bij deze vacature. Je mailt je CV naar personeelvlabel@fb.vlaanderen.be pagina 7 van 9
Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het standaardcv gebruikt en - je je kandidatuur uiterlijk op 2 februari 2018 naar ons stuurt (de datum van verzending van de mail geldt hiervoor als bewijs). 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Martine Vanhove, directeur afdeling dossierbehandeling Tel. 053 72 24 00 Mail martine.vanhove@fb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Saskia De Jaegher, HR-stafmedewerker Tel. 02 430 85 74 Mail saskia.dejaegher@fb.vlaanderen.be 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind februari 2018. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar personeelvlabel@fb.vlaanderen.be met vermelding van het refertenummer van de vacature. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (met rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbehandelaar aanvragen en bezwaren bij de Vlaamse Belastingdienst, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De Vlaamse Belastingdienst kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbehandelaar aanvragen en bezwaren. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 8 van 9
De Vlaamse Belastingdienst kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9