Werkvoorbereider gebouwenbeheer 1 IDENTIFICATIEGEGEVENS functie niveau statuut functiebeslag datum goedkeuring document werkvoorbereider gebouwenbeheer C1-C3 contractueel voltijds 2 PLAATS IN DE ORGANISATIE sector dienst team eerste beoordelaar tweede beoordelaar beoordelaar met adviserende bevoegdheid geeft leiding aan (en is eerste beoordelaar van) stadsontwikkeling stedelijke werkplaats facility & gebouwenbeheer teamleider facility & gebouwenbeheer diensthoofd stedelijke werkplaats / niet van toepassing 3 FLEXIBILITEIT Flexibele arbeidstijd, vast dienstrooster Avond- en weekendwerk Vervangt collega's volgens organogram 4 VOORWAARDEN 4.1 Bij aanwerving - Een diploma hebben dat toegang geeft tot het niveau C. - Slagen voor een selectieprocedure. 4.2 Bij bevordering - Minstens drie jaar graadanciënniteit kunnen aantonen in een functie van het niveau D. - Een gunstige evaluatie hebben. - Slagen voor een selectieprocedure 4.3 Bij interne personeelsmobiliteit 4.3.1 Interne mobiliteit door functiewijziging - Minstens twee jaar graadanciënniteit kunnen aantonen in een functie van niveau C. - Een gunstige evaluatie hebben. - Slagen voor een selectieprocedure volgens artikel 137 van de rechtspositieregeling. 4.3.2 Interne mobiliteit door graadverandering - Minstens twee jaar graadanciënniteit kunnen aantonen in een functie van niveau C. - Een gunstige evaluatie hebben. - Slagen voor een selectieprocedure volgens artikel 138 van de rechtspositieregeling. tel. 014-28 50 50 fax 014-21 78 28 info@herentals.be www.herentals.be p. 1 van 6
5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 Schriftelijke test Toetsing van de competenties zoals voorzien in het profiel van de functiebeschrijving. De kandidaat ontvangt een lijst van de (eventuele) examenstof. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 50% van de punten behalen op de schriftelijke test. 5.2 Interview In het interview peilt de selectiecommissie op basis van het cv naar de maturiteit, de motivatie, de leerbereidheid en de flexibiliteit van de kandidaat en naar de concrete competenties uit het verleden van de kandidaat. Verder peilt de selectiecommissie of de te verwachten loopbaanontwikkeling van de kandidaat in overeenstemming is met de loopbaanontwikkeling die het stadsbestuur kan aanbieden. Enkel de kandidaten die geslaagd zijn voor de schriftelijke test komen in aanmerking voor deelname aan het interview. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 50% van de punten halen op het interview. 6 SELECTIECOMMISSIE 6.1 Samenstelling van de selectiecommissie De selectiecommissie bestaat uit minstens drie ambtenaren van minimum het niveau C uit de openbare sector. 6.2 Secretaris van de selectiecommissie De secretaris of zijn afgevaardigde treedt op als secretaris van de selectiecommissie. 7 TAKEN De werkvoorbereider gebouwenbeheer staat in voor de opvolging van de veiligheid van de gebouwen en installaties van stad & OCMW Herentals, de opvolging van de onderhoudsplanning en de opmaak van technische rapporten en inventarissen. Hij biedt technische ondersteuning aan de stedelijke werkplaats en de gebouwenbeheerders op de verschillende sites. Hij is het eerste aanspreekpunt van de diverse keurings-, onderhoudsfirma s en installateurs. Hij is in staat om zelfstandig, projectmatig en planmatig te werken. Hij kan elektrische schema s en plannen lezen en beoordelen. Hij is hands on en probleemoplossend. 7.1 Je waakt technisch over de veiligheid van de gebouwen en installaties - Toezicht houden op het onderhoud en de veiligheid van de gebouwen en installaties van stad & OCMW - Preventie en controle van gebouwen en inboedel op het vlak van veiligheid en goed beheer: inbraak, diefstal, beschadigingen - Signaleren van technische tekorten - Samenwerken met derden die instaan voor de keuringen en het beheer van sommige gebouwen (vb. Veolia) - Nakijken en beoordelen van installaties 7.2 Je werkt technische voorstellen uit en adviseert zodat de veiligheid en de werking van de gebouwen en installaties gerealiseerd wordt - Analyseren van relevante signalen uit het werkveld; - Technische nota's opmaken voor de verantwoordelijken; - Spontaan technische adviezen formuleren; tel. 014-28 50 50 fax 014-21 78 28 info@herentals.be www.herentals.be p. 2 van 6
- Evalueren van de bestaande werking en voorstellen formuleren voor verbetering. 7.3 Je staat in voor een optimale informatiedoorstroming en communicatie. - Organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek technisch probleem met installaties of gebouwen; - Rapporteren aan de verantwoordelijke in verband met de werkzaamheden van de keuringen, de voortgang van projecten,...; - Opmaken van technische verslagen na een overleg; - Vriendelijk en op een gepaste manier communiceren met de interne/externe klant; - Extern overleg met betrokken diensten, ontwerpers, leveranciers, enz; - Intern overleg met diensten, collega's en leidinggevende. 7.4 Je beheert dossiers - Documentatie verzamelen, kostprijsbewust onderzoek doen - Opstellen en beheren van allerhande inventarissen - Opstellen van kleine lastenboeken, kostenramingen,... - Besprekingen voeren met leveranciers - Analyseren van plannen en elektrische schema s; - Opvolgen en controleren van de werken door derden aan de gebouwen van stad & OCMW Herentals om de vooropgestelde normen, kwaliteit en tijdigheid te garanderen: - Opvolgen van de planning der werken - Nazicht vorderingsstaten - Toezicht houden op de door derden uitgevoerde werken - Nazien van werkzaamheden uitgevoerd door derden - Waken over de aard en de kwaliteit van de materialen 7.5 Je staat in voor het zelfstandig plannen en organiseren van het eigen werk in het kader van een kwalitatieve uitvoering. - Opstellen van een eigen planning; - Nemen van initiatief om opdrachten en taken kwalitatief uit te voeren; - Beantwoorden van vragen betreffende de uit te voeren taken; - Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, technisch vlak en in de praktijk. 8 PROFIEL 8.1 Kennisgebonden competenties - Bij aanwerving: - Zeer grondige kennis inzake technische werken (algemene bouwkundige kennis, HVACtechnieken, ); - Algemene kennis van het ARAB; - Algemene kennis van informaticagebruik (Office,...) - Algemene kennis normen en voorschriften van installaties - Grondige kennis van veiligheidsvoorschriften - Na aanwerving: - Grondige kennis van gemeentelijke structuur en de gemeentelijke diensten - Algemene kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten; 8.2 Gedragscompetenties 8.2.1 Persoonsgebonden waarden Betrouwbaarheid: je respecteert regels. tel. 014-28 50 50 fax 014-21 78 28 info@herentals.be www.herentals.be p. 3 van 6
- Je respecteert de regels (reglementen, wetgeving) en procedures. - Je komt afspraken na en neemt je verantwoordelijkheid op. - Je bent eerlijk tegenover je collega s en het bestuur. - Je bent alert voor fraude en corruptie en meldt aantoonbare vermoedens of constateringen. - Je gaat discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. - Je bent onpartijdig en objectief. - Je handelt consequent: je neemt in gelijkaardige omstandigheden, gelijkaardige standpunten in en/of houding aan. - Je respecteert de eigendommen van de organisatie en van de collega s. - Je gaat zorgvuldig om met de bevoegdheden en de middelen waarover je beschikt. - Je bent onomkoopbaar. - Je gebruikt gemeente-eigendommen enkel voor je werk. - Je houdt vast aan normen ook wanneer dit voor jezelf niet de meest gunstige keuze is. - Je hebt aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Neutraliteit: je gaat actief om met verschillen. - Je verzet je tegen onverdraagzaamheid en vooringenomenheid. - Je staat open voor andere invalshoeken. - Je let erop dat je niemand buitensluit, je blijft professioneel en voelt jezelf verantwoordelijk. Organisatiebetrokkenheid: je bent trots op je dienst - Je toont je verbonden met je dienst. - Je engageert je voor activiteiten die je eigen individuele taken overstijgen. - Je houdt bij je eigen acties en voorstellen rekening met de voor- en nadelen voor je dienst. - Je ondersteunt en verdedigt de belangen van je dienst zowel binnen als buiten je dienst. - Je respecteert in jouw adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur, ). - Je hebt oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen. 8.2.2 Aanpassen en flexibiliteit Flexibel gedrag: Je past je werkgedrag en handelingswijzen aan aan niet geplande variatie in arbeidstijd, werklocatie en werkinhoud. - Je evalueert kritisch en regelmatig het (te verwachten) resultaat en je stuurt de aanpak tijdig bij als dat nodig is. - Je reageert alert op nieuwe informatie die het bijsturen van de gekozen aanpak noodzakelijk maakt. - Je zoekt zelf naar groeimogelijkheden om je werkmethodes aan te passen. - Je kan omgaan met wijzigende deadlines, tegenslagen, plots bijkomende taken, - Je bent bereid om je agenda en planning aan te passen als er tijdsdruk is of als er nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften zijn. 8.2.3 Communicatie Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: je brengt een boodschap efficiënt over naar een groep of persoon. - Je legt (technische) gegevens op een begrijpelijke en gestructureerde wijze uit. - Je beperkt het gebruik van vaktermen. - Je let op je lichaamstaal en houding. Je richt je duidelijk naar je gesprekspartner en je hebt/zoekt oogcontact. - Je gaat na of de boodschap voor de andere duidelijk begrepen is. - Je houdt in je communicatie rekening met je gesprekspartner(s) en de situatie. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: je schrijft efficiënt - Je stelt ondubbelzinnige, leesbare documenten op. - Je kan een synthese maken van een complexe situatie of document, met behoud van de essentie. - Je schrijft teksten met een duidelijke structuur en logische opbouw, zowel inhoudelijk als vormelijk. - Je gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie. tel. 014-28 50 50 fax 014-21 78 28 info@herentals.be www.herentals.be p. 4 van 6
- Je gebruikt een toegankelijke taal die aan het publiek aangepast is. - Je gebruikt woorden in de juiste context en in de juiste betekenis. 8.2.4 Samenwerken Samenwerken: je werkt spontaan en gemotiveerd samen om een gezamenlijk doel te bereiken. - Je neemt steeds je verantwoordelijkheid., ook op mindere dagen. - Je kan je eigen mening opzij zetten in het belang van het organisatiedoel. - Je stelt je competenties ten dienste van de groep. - Je komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. - Je bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid in mensen. - Je geeft opbouwende kritiek en feedback. - Je hebt waardering voor ieders werk, inzicht en ervaring. - Je werkt open en constructief ten opzichte van elkaar. - Je denkt en handelt vanuit gemeenschappelijke belangen en voorkomt afzonderlijk of in concurrentie met elkaar te werken. - Je combineert je eigen talenten, cultuur en inzicht met deze van collega s om zo tot betere resultaten te komen. 8.2.5 Beoordeling en besluitvorming Kwaliteits- en resultaatsgericht werken: Je voert je werk kwaliteitsvol, juist en tijdig uit. - Je bent niet tevreden met half werk en stelt hoge eisen aan jezelf. - Je werkt nauwgezet en maakt geen slordigheidsfouten (zelfs in moeilijke omstandigheden). - Je controleert je eigen werk op fouten en volledigheid. - Je houdt je aan de vooropgestelde verwachtingen, volgorde en afspraken bij het uitoefenen van taken. - Je respecteert de regels. - Je neemt contact op met je leidinggevende indien de opdracht of taak niet duidelijk omschreven is. - Je laat je werk controleren door anderen. - Je bent kritisch en je stelt het eigen functioneren in vraag en zoekt naar voortdurende verbetering. - Je bent bereid om je nieuwe werkmethodes eigen te maken en zo nodig extra inspanningen te leveren. - Je bent betrokken bij je taak en je bent je bewust van het belang van je eigen bijdrage om de vooropgestelde resultaten te behalen. Organiseren: Je deelt je werk op basis van de planning op in stappen en je voert die in de juiste volgorde uit - Je bereidt gereedschap en materiaal voor dat nodig is voor de uitvoering van je werk en je zorgt dat je het bij je hebt. - Je werkt efficiënt: stap voor stap, ordelijk en doelgericht. - Je levert het werk af binnen de afgesproken tijd. - Je geeft tijdig aan wanneer de planning niet gehaald kan worden en de reden daarvoor. - Je hebt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht. - Je kan inspelen op wijzigende omstandigheden. Voortgangscontrole: Je volgt de voortgang van je eigen werkzaamheden op. - Je controleert je eigen werk. - Je gaat regelmatig na welke zaken tegen wanneer moeten beschikbaar zijn en je geeft er het juiste gevolg aan. - Je volgt afspraken op het overeengekomen moment op. - Je rapporteert over de vordering van je werk. - Je legt vervolgafspraken en activiteiten vast. - Je spreekt anderen aan wanneer informatie achterwege blijft. - Je volgt je taken op totdat ze afgehandeld zijn. 8.2.6 Informatieverwerking Netwerken: je legt nieuwe contacten die voor je eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn. tel. 014-28 50 50 fax 014-21 78 28 info@herentals.be www.herentals.be p. 5 van 6
- Je neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden. - Je zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang.. - Je verwerft, verwerkt en verspreidt kennis. - Je toont appreciatie. - Je legt op geregelde basis nieuwe contacten en je maakt er gebruik van. - Je gaat actief op zoek naar collega s uit andere besturen en diensten omwille van informatie, kennis en expertise. initiatief: Je neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties en maatregelen te ondernemen. - Je ziet werk liggen en gaat over tot actie. - Je gaat spontaan in op de vraag om een opdracht of taak uit te voeren. - Je gaat spontaan achter informatie aan. - Je probeert inzicht te krijgen in de uitvoeringswijze van de taak of de opdracht door doelgerichte en gepaste vragen te stellen. - Je stelt de opgedragen of gangbare werkwijze niet in vraag. - Je doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem dat zich stelt op te lossen, alvorens de hulp van anderen in te roepen. - Je laat duidelijk merken dat je opdracht of taak beëindigd is. 9 HANDTEKENING eerste beoordelaar werkvoorbereider gebouwenbeheer datum naam leidinggevende naam werknemer 5 januari 2018 tel. 014-28 50 50 fax 014-21 78 28 info@herentals.be www.herentals.be p. 6 van 6