administratief medewerker bibliotheek

Transcriptie

1 Administratief medewerker bibliotheek 1 IDENTIFICATIEGEGEVENS functie administratief medewerker bibliotheek niveau C1-C3 statuut contractueel functiebeslag 18/38 datum goedkeuring document 2 PLAATS IN DE ORGANISATIE sector dienst eerste beoordelaar tweede beoordelaar beoordelaar met adviserende bevoegdheid geeft leiding aan (en is eerste beoordelaar van) vrije tijd bibliotheek coördinator bibliotheek bibliothecaris / / 3 VOORWAARDEN 3.1 Bij aanwerving - Een diploma hebben dat toegang geeft tot het niveau C. - Slagen voor een selectieprocedure. 3.2 Bij bevordering - Minstens drie jaar graadanciënniteit kunnen aantonen in een functie van het niveau D. - Slagen voor een selectieprocedure 3.3 Bij interne personeelsmobiliteit Interne mobiliteit door functiewijziging - Minstens twee jaar graadanciënniteit kunnen aantonen in een functie van niveau C. - Slagen voor een selectieprocedure volgens artikel 137 van de rechtspositieregeling. Interne mobiliteit door graadverandering - Minstens twee jaar graadanciënniteit kunnen aantonen in een functie van niveau C. - Slagen voor een selectieprocedure volgens artikel 138 van de rechtspositieregeling. 4 SELECTIEPROCEDURE 4.1 Schriftelijke test Toetsing van de competenties zoals voorzien in het profiel van de functiebeschrijving. De kandidaat ontvangt een lijst van de (eventuele) examenstof. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 50 % van de punten behalen op de schriftelijke test. tel fax info@herentals.be p. 1 van 5

2 4.2 Interview In het interview peilt de selectiecommissie op basis van het cv naar de maturiteit, de motivatie, de leerbereidheid en de flexibiliteit van de kandidaat en naar de concrete competenties uit het verleden van de kandidaat. Verder peilt de selectiecommissie of de te verwachten loopbaanontwikkeling van de kandidaat in overeenstemming is met de loopbaanontwikkeling die het stadsbestuur kan aanbieden. Enkel de kandidaten die geslaagd zijn voor de schriftelijke test komen in aanmerking voor deelname aan het interview. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 50% van de punten halen op het interview. 5 FUNCTIEBESCHRIJVING 5.1 Flexibiliteit Flexibele arbeidstijd, vast dienstrooster Avond- en weekendwerk Vervangt collega's volgens organogram 5.2 Taken Je zorgt voor de correcte uitvoering van administratieve taken en draagt bij tot een efficiënte werking van de bibliotheek. - Je verzorgt inkomende en uitgaande post, facturatie, aanmeldingen, reservaties,... - Je stelt en volgt dossiers op, zowel inhoudelijk als op operationeel vlak. - Je staat in voor het operationeel afhandelen van financiën binnen de eigen dienst. - Je verzorgt de uitleenadministratie Je zorgt voor een aangepast onthaal voor de bibliotheek. - Je rapporteert door middel van verslaggeving en overleg. - Je verzorgt zowel telefonisch onthaal als het onthaal aan de balie. - Je anticipeert en reageert op vragen en behoeften van gebruikers. - Je analyseert en formuleert achterliggende informatiebehoeften. - Je verwijst door indien op een vraag geen antwoord kan gegeven worden. - Je controleert informatie op herkomst, betrouwbaarheid en volledigheid. Je maakt de collectie en het informatieaanbod toegankelijk - Je voert de selectie van de collectie en het informatieaanbod uit volgens het beleid. - Je vult de nodige gegevens in het bibliografisch bestand in op basis van de vooropgestelde richtlijnen. - Je zorgt op basis van de eigen kennis en het zoekgedrag van de klanten voor de inhoudelijke ontsluiting. - Je onderhoudt de collectie: kastklaar maken, herstelling verrichten aan materialen, - Je voert af op basis van vooropgestelde procedures en richtlijnen. Je begeleidt en instrueert individuele klanten en groepen - Je begeleidt klanten op een goede manier zodat ze een juist beeld hebben van het informatieaanbod en de collectie van de bibliotheek. - Je geeft instructies aan klanten over de zoekwijze en het gebruik van databanken zodat de klant zelfstandig kan zoeken. - Je past je manier van communiceren aan de klant of de doelgroep aan. - Je verleent hulp bij het bedienen van noodzakelijke apparatuur (pc, kopieerapparaat, ). tel fax info@herentals.be p. 2 van 5

3 Je helpt mee bij het organiseren van PR-activiteiten - Je helpt actief mee en gaat actief op zoek naar onderwerpen waarmee en de manier waarop de bibliotheek (potentiële) klanten kan bereiken. - Je werkt mee aan activiteiten voor speciale doelgroepen. - Je werkt mee aan de praktische uitwerking en organisatie van activiteiten. Je functioneert binnen de organisatie - Je evalueert of de klant tevreden is met de geboden dienstverlening en je doet voorstellen voor verbetering van de dienstverlening of de werking van de bibliotheek. - Je werkt actief samen met collega s en leidinggevenden. - Je maakt afspraken met collega s en leidinggevenden over de werkorganisatie. 5.3 Profiel Kennisgebonden competenties - Je hebt inzicht in de organisatie en de werking van de administratie en de bibliotheek én in de eigen taak daarin - Je kan werken met het gangbare kantoormateriaal: kopieerapparaat, pc, - Je kan de toepassingsprogramma s gebruiken die nodig zijn voor het opstellen en afhandelen van dossiers - Je hebt kennis van de wetgeving, procedures en reglementen wat de dienst betreft, en je bent bereid deze aan te leren en toe te passen - Je hebt kennis van zoekmethoden en technieken Gedragscompetenties - Persoonsgebonden waarden Je bewaakt regels - Je wijst anderen op hun verantwoordelijkheid inzake normen en regels. - Je waakt over de naleving van afspraken, regels en ethiek en stuurt bij waar nodig. - Je treedt op tegen collega s/medewerkers wanneer ze zich niet integer, zorgvuldig of verantwoordelijk gedragen. - Je gaat zorgvuldig om met het vertrouwen van medewerkers. - Organisatiebetrokkenheid Je bent trots op je werk - Je toont belangstelling voor je werk en je bent er trots op. - Je zorgt dat het imago van de organisatie niet wordt geschaad. - Je toont respect voor de veiligheidsvoorschriften, het materiaal en de werkvoorschriften. - Je respecteert de afspraken en procedures van de organisatie. - Inlevingsvermogen Je begrijpt anderen - Je staat open voor de denk- en gevoelswereld van de anderen. - Je houdt rekening met de omstandigheden waarin de anderen zich bevinden. - Je toont aandacht en interesse voor gevoelens en behoeften van de anderen. - Je toont begrip voor andere meningen en omgangsvormen. - Je toont erkenning en respect voor anderen. tel fax info@herentals.be p. 3 van 5

4 - Aanpassen en flexibiliteit Klantgerichtheid: Je reageert professioneel, vriendelijk en correct op vragen van klanten. - Je stelt je dienstverlenend op voor iedereen. - Je geeft binnen je eigen taken en bevoegdheden zelf een antwoord op een suggestie, vraag of klacht. - Je brengt de klant snel en correct in contact met de juiste dienst of persoon. - Je blijft objectief en hoffelijk ongeacht ras, herkomst, seksuele voorkeur, geslacht en religie van de klant. - Je blijft vriendelijk en behulpzaam bij het aanhoren van klachten, ook bij moeilijke klanten. - Je onderkent en reageert gepast op behoeften van gebruikers met oog voor de geldende reglementering. - Je beperkt de klantgerichtheid niet tot de burgers, maar beschouwt ook het bestuur en je collega s als klanten. Flexibel gedrag: Je gaat om met inhoudelijke georganiseerde en geplande variatie in arbeidstijd, werklocatie en werkinhoud. - Je bent bereid taken te doen die niet tot je normale pakket behoren. - Je bent bereid om een nieuwe taak te aanvaarden. - Je bent bereid je werk aan te passen aan nieuwe regels. - Je bent bereid om te leren en mee te groeien met veranderingen. - Je bent bereid om met een wisselend tijdsrooster te werken zowel op week- als op jaarbasis. - Je bent bereid om onregelmatige prestaties te leveren. - Je bent bereid om op verschillende locaties te werken. Nauwgezetheid: Je werkt met oog voor detail: - Je toetst je eigen werk aan regels, afspraken en procedures. - Je overlegt met je diensthoofd in geval er wordt afgeweken van afspraken en regels. - Je stelt je soepel op en bent bereid om binnen bepaalde grenzen en afhankelijk van omstandigheden, afwijkingen van de regels toe te staan. - Je merkt fouten, onnauwkeurigheden en onvolledigheden op. - Je werkt zorgvuldig en geordend en je let op details. - Je signaleert verspilling van grondstoffen en materialen. - Communicatie Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: Je brengt een boodschap duidelijk naar één persoon. - Je kan op de juiste tijd en plaats tegen de juiste persoon zeggen wat je te zeggen hebt. - Je spreekt goed verstaanbaar en je articuleert duidelijk - Je antwoordt duidelijk en beknopt op vragen - Je vraagt om verheldering als je de gesprekspartner niet goed begrijpt - Je bent aanspreekbaar (letterlijk en figuurlijk). - Je opent en sluit elk gesprek met een klant met een beleefde groet. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: je schrijft correct en begrijpelijk - Je kan je boodschap duidelijk overbrengen - Je gebruikt de correcte spelling, zinsbouw en woordenschat - Je gebruikt de beschikbare middelen: taaladvies, handleidingen, spellingcontrole, woordenboek, - Je handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover - Je schrijft beknopt en ter zake. tel fax info@herentals.be p. 4 van 5

5 - Samenwerken Samenwerken: Je werkt spontaan en gemotiveerd samen om een gezamenlijk doel te bereiken - Je neemt steeds je verantwoordelijkheid, ook op mindere dagen. - Je kan je eigen mening opzij zetten in het belang van het doel. - Je stelt je competenties ten dienste van de groep. - Je komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. - Je bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid in mensen. - Je geeft opbouwende kritiek en feedback. - Je hebt waardering voor ieders werk, inzicht en ervaring. - Je werkt open en constructief ten opzichte van elkaar. - Je denkt en handelt vanuit gemeenschappelijke belangen en voorkomt afzonderlijk of in concurrentie met elkaar te werken. - Je combineert je eigen talenten, cultuur en inzicht met deze van collega s om zo tot betere resultaten te komen. - Beoordeling en besluitvorming Kwaliteits- en resultaatgerichtheid: Je voert je werk kwaliteitsvol, juist en tijdig uit. - Je bent niet tevreden met half werk en stelt hoge eisen aan jezelf. - Je werkt nauwgezet en maakt geen slordigheidsfouten (zelfs in moeilijke omstandigheden). - Je controleert je eigen werk op fouten en volledigheid. - Je houdt je aan de vooropgestelde verwachtingen, volgorde en afspraken bij het uitoefenen van taken. - Je respecteert de regels. - Je neemt contact op met je leidinggevende indien de opdracht of taak niet duidelijk omschreven is. - Je laat je werk controleren door anderen. - Je bent kritisch en je stelt het eigen functioneren in vraag en zoekt naar voortdurende verbetering. - Je bent bereid om je nieuwe werkmethodes eigen te maken en zo nodig extra inspanningen te leveren. - Je bent betrokken bij je taak en je bent je bewust van het belang van je eigen bijdrage om de vooropgestelde resultaten te behalen. 6 HANDTEKENING eerste beoordelaar naam leidinggevende administratief bibliotheekmedewerker naam werknemer datum tel fax info@herentals.be p. 5 van 5