Topicus Jeugdzorg VVE- UP. Functionele beschrijving

Topicus Jeugdzorg VVE- UP Functionele beschrijving Topicus Jeugdzorg, 17 mei 2013

2 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave...2 Versiebeheer...2 2 Inleiding...3 3 Instellingen VVE- UP...4 4 Beheer...5 5 Smartobject VVE- UP...6 6 Dossier...8 7 Gegevens uitwisseling VVE- UP...12 Versiebeheer Versie Auteur Toelichting 0.1 17-05- 2013 Tim Holweg Initiële versie 1.0 24-05- 2013 Rens Verhage Review 2 KD+

3 2 Inleiding Dit document dient als handleiding voor het werken met VVE- UP. VVE- UP is een registratiesysteem dat voor de gemeente Den Haag is gerealiseerd. In VVE- UP worden kinderen geregistreerd die in aanmerking komen voor Voor- en Vroegschoolse educatie. Om gegevens vanuit KD+ te kunnen ontsluiten naar VVE- UP is er een koppeling tussen beide systemen gerealiseerd. Daarnaast zijn er een aantal functionele wijzigingen doorgevoerd in KD+ die noodzakelijk zijn om te kunnen werken met VVE- UP. Dit document beschrijft de functionele wijzigingen inclusief de configuratie- instellingen die nodig zijn om te werken met VVE- UP. Alles wat in dit document beschreven wordt is alleen beschikbaar indien de module VVE- UP wordt afgenomen. 3 KD+

4 3 Instellingen VVE-UP De koppeling tussen KD+ en VVE- UP is gerealiseerd als een module. Deze functionaliteit zal dan ook alleen beschikbaar zijn als de module VVE- UP is afgenomen. Om te kunnen werken met VVE- UP is het nodige om de onderstaande stappen te doorlopen. 1. Module VVE- UP aan laten zetten door Topicus Jeugdzorg 2. Rechten toekennen (Beheer Gebruikers Rollen Kopje VVE- UP) a. Beheer b. Selecties 3. VVE- UP configureren (Beheer Modules VVE- UP) a. Organisatienaam b. BRIN c. Gebruikersnaam d. Wachtwoord e. Leeftijdsgrens (wordt standaard vooringevuld op 45 maanden) 4. Formulier aanmaken met het smartobject VVE- UP 5. Formulier toekennen aan een contactsjabloon a. Aangeven per rol wie het formulier mag bewerken en mag inzien. (indien van toepassing) 4 KD+

5 4 Beheer Zoals in hoofdstuk 2 al kort is aangestipt, zijn er een aantal instellingen vereist om te kunnen werken met VVE- UP en KD+. Deze instellingen kunnen onder beheer modules VVE- UP worden geconfigureerd. Figuur 1 Beheer en Synchronisatie Op dezelfde pagina heeft de beheerder de mogelijkheid om de verbinding met VVE- UP te testen. Hiermee kan gecontroleerd worden of de gegevens configuratie correct is ingevuld en in het geval van probleemoplossing of het systeem VVE- UP bereikbaar is. 5 KD+

6 5 Smartobject VVE-UP Om te kunnen bepalen of een kind een taalachterstand heeft en dus in aanmerking komt voor Voor- of Vroegschoolse Educatie, zal tijdens een contactmoment door een zorgprofessional een aantal vragen worden afgenomen. Deze vragen (acht in totaal) zullen samengevoegd worden tot het smartobject VVE- UP. 5.1 Vragen Het smartobject bestaat uit de volgende vragen en antwoordcategorieën: 1. Niveau opleiding ouder a. > 2 jaar VMBO/gemengde leerweg b. < 2 jaar VMBO/gemengde leerweg 2. Is verzorgende ouder in Nederland geboren a. Ja b. Nee 3. (Indien nee) Heeft verzorgende ouder inburgeringscursuscertificaat behaald? a. Ja b. Nee 4. Conclusie: Kind van inburgeraar/moe lander a. Ja b. Nee 5. Taalomgeving stimulerend a. Voldoende b. Matig c. Onvoldoende 6. Beoordeling spraak- en taalontwikkeling Nederlands a. Leeftijdsadequaat of sneller b. Langzaam 7. Overige sociale doelgroep indicaties 6 KD+

7 a. Sociale indicatie ja b. Sociale indicatie nee c. Reden (maximaal 4000 tekens) 1 8. Geeft de ouder/verzorger toestemming om persoonsgegevens te delen met VVE- UP? a. Ja b. Nee c. Reden van weigeren geregistreerd moeten worden (indien Nee, maximaal 4000 tekens) 5.2 Indicatie Een kind komt in aanmerkingen voor Voor- en Vroegschoolse Educatie, indien één of meerdere van de volgende antwoorden zijn gescoord. 1. 1B 2. 4A 3. 5B 4. 5C 5. 6B 6. 7A 5.3 Cliëntgebonden Het VVE- UP smartobject is een cliëntgebonden smartobject. Dit betekent dat antwoorden die in een eerder contactmoment zijn geregistreerd, inzichtelijk zullen zijn binnen elk contactmoment waar het VVE- UP smartobject wordt gebruikt. 5.4 Verplichte vragen Afhankelijk van de leeftijd zijn vragen in het smartobject wel of niet verplicht. Wanneer een verplichte vraag niet is beantwoord zal hiervan bij het opslaan van het formulier met het smartobject melding worden gemaakt. Indien een kind jonger dan 18 maanden is, zijn vragen 1 t/m 4 verplicht. Is een kind ouder dan 18 maanden, dan zijn vragen 5 t/m 7 verplicht. Vraag 8 is alleen verplicht indien een kind in aanmerking komt voor VVE. Wanneer er geen toestemming wordt gegeven door de ouders voor uitwisseling van persoonsgegevens met VVE- UP, dan moet verplicht de reden worden ingevuld. 1 Indien vraag 7 met Ja wordt beantwoord, zal de zorgprofessional in een vrij tekstveld de mogelijkheid hebben om een toelichting te geven. 7 KD+

8 5.5 Waarschuwing Het systeem VVE- UP stelt de voornaam van het kind verplicht bij het aanmelden. Daarom wordt, indien een kind in aanmerking komt om bij VVE- UP te worden aangemeld (er is een indicatie, zie 5.2 en de ouders geven toestemming voor gegevensuitwisseling), een waarschuwing getoond bij het opslaan van het formulier met het smartobject. De waarschuwing luidt: Vul a.u.b. de voor- en/of roepnaam in onder persoonsgegevens. De cliënt kan anders niet worden aangemeld bij VVE- UP. 6 Dossier 6.1 Info werkwijze JGZ De pagina Info werkwijze JGZ, wordt gebruikt om toestemmingen m.b.t. het verstrekken of inzien van informatie te registreren. Omdat KD+ informatie verstrekt aan VVE- UP, zal hier expliciet door de ouder toestemming voor moeten worden gegeven. Wanneer er geen toestemming wordt gegeven, zal er geen informatie worden gedeeld met VVE- UP. Onder Info werkwijze JGZ is een extra registratie item VVE- UP toegevoegd. De toestemmingsvraag die hier wordt getoond is dezelfde vraag als vraag 8 uit het smartobject. Dat betekent dus dat een antwoord dat hier is gegeven in het smartobject zichtbaar is en vice versa. Figuur 2 Info werkwijze JGZ 6.2 Kindbeeld Het kindbeeld is de startpagina van het dossier. Op deze pagina wordt een extra kader VVE zichtbaar. Binnen dit kader wordt de zorgprofessional op de hoogte gehouden van de VVE- status van het kind. Denk hierbij aan berichten als Er is geen toestemming gegeven om gegevens te delen met VVE- UP. of <roepnaam> is aangemeld bij <VVE- instelling>.. 8 KD+

9 Figuur 3 Kindbeeld - VVE Kader 9 KD+

10 6.3 Overzichten VVE In het dossier is een nieuw overzicht VVE beschikbaar. Dit overzicht beschikt over twee tabbladen. Het eerste tabblad Status VVE toont o.a. informatie of het kind in aanmerking komt voor VVE en op basis van welke vragen. Daarnaast heeft de zorgprofessional de mogelijkheid om de toestemming in te trekken en worden er acties m.b.t. VVE gelogd. De bovenste logregel is de regel die in het kader VVE op het kindbeeld getoond wordt. Figuur 4 Overzichten VVE Het tweede tabblad Beschikbaarheid toont bij openen een filter. In dit filter kan een postcode worden opgegeven en een afstand tot de postcode. Standaard is wordt de postcode van het aanschrijfadres van het kind ingevuld en de afstand wordt gezet op 3 km. Figuur 5 Overzichten - Beschikbaarheid 10 KD+

11 Door te klikken op zoeken wordt er gezocht naar VVE- instellingen die voldoen aan de zoekcriteria. De resultaten worden daarbij verdeeld in VVE- instellingen die beschikbaar zijn (kopje 'Groepen') en de VVE- instellingen waarvoor een wachtlijst (kopje 'Wachtlijsten') geldt. Figuur 6 Resultaten VVE- instellingen Door te klikken op een locatie opent er een pop- up waar additionele informatie van de betreffende VVE- instelling wordt getoond. Adresinformatie wordt realtime opgehaald bij een externe service, daarom kan het zijn dat het even duurt voor het adres wordt getoond. Figuur 7 Additionele informatie VVE- instelling 11 KD+

12 7 Gegevens uitwisseling VVE-UP In rollenbeheer kan het recht 'Selecties' uit de categorie 'VVE- UP' worden toegekend. Dit recht geeft een gebruiker toegang tot de overzichten van aanleveringen en mededelingen onder Selecties VVE- up. 7.1 VVE-UP Aanleveringen Iedere avond wordt er een proces uitgevoerd waarbij alle kinderen die in VVE- UP moeten worden geregistreerd worden verstuurd. Het versturen van deze informatie wordt een aanlevering genoemd. Via Selecties VVE- UP Aanleveringen kan een overzicht van alle aanleveringen worden ingezien. Aanleveringen worden per maand weergegeven, waarbij de datum, het unieke aanleveringnummer en het eventuele aantal fouten worden getoond. Indien er fouten zijn opgetreden kan er op het aantal geklikt worden. Er opent zich dan een pop- up waarin de dossiernummers worden getoond van de dossiers die niet konden worden aangemeld, met daarbij de reden. Door een andere maand of jaar te selecteren kan er gezocht worden op aanleveringen. Figuur 8 Selecties Aanleveringen 7.2 VVE-UP Mededelingen Iedere ochtend, wanneer VVE- UP alle aanleveringen heeft verwerkt, haalt KD+ de mededelingen op bij VVE- UP. Mededelingen zijn updates op de registratie van een kind in VVE- UP die zijn uitgevoerd door een andere organisatie in de keten (bijv. een kinderdagverblijf). Een melding kan bijvoorbeeld zijn '<roepnaam> is aangmeld bij De Paddenstoel'. Het inzien van mededelingen kan via Selecties VVE- UP Mededelingen. De functionaliteit werkt hetzelfde als in het overzicht Aanleveringen. Enige verschil is een kolom genaamd 'Ontbrekende beëindigingen' in plaats van 'Fouten'. VVE- UP verstaat onder 'ontbrekende beëindiging' een dossier dat wij niet meer meesturen in de aanlevering, maar waarvoor wij nooit te kennen hebben gegeven middels een afmelding dat wij dat niet meer zullen doen. De werking is gelijk aan die van een fout bij aanlevering, door op het aantal ontbrekende beëindigingen te klikken, opent pop- up waarin de betreffende dossiernummers worden getoond. 12 KD+

13 Figuur 9 Selecties - Mededelingen 13 KD+