Jaarverslag 2016
Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Bevolkingsonderzoek Noord Bezoekadres Queridolaan 5, 9721 SZ Groningen Correspondentieadres Postbus 425, 9700 AK Groningen Telefoonnummer 050 520 88 88 Identificatienummer NZa n.v.t. Nummer Kamer van Koophandel 41012153 E-mailadres info@bevolkingsonderzoeknoord.nl Internetpagina www.bevolkingsonderzoeknoord.nl
Inhoud 1. Bestuursverslag 4 2. Verslag van de Raad van Toezicht 6 3. Profiel Bevolkingsonderzoek Noord 7 3.1 Missie en visie 7 3.2 Personeelsinformatie 7 4. Bestuur & toezicht 9 4.1 Governancecode 9 4.2 Bestuur en toezicht 9 4.3 Medezeggenschapsorgaan 9 4.4 Betrokkenheid cliënten 9 4.4.1 Cliëntenraad 9 4.4.2 Spiegelgesprekken 9 4.4.3 Cliëntreacties 10 5. Bevolkingsonderzoek borstkanker 11 5.1 Cijfers bevolkingsonderzoek borstkanker 11 5.2 Gegevens natraject borstkankerscreening 12 5.3 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek borstkanker 12 6. Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 14 6.1 Cijfers bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 14 6.2 Gegevens natraject baarmoederhalsscreening 15 6.3 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 15 7. Bevolkingsonderzoek darmkanker 17 7.1 Cijfers bevolkingsonderzoek darmkanker 17 7.2 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek darmkanker 18 8. Bedrijfsvoering 19 8.1 Bedrijfsvoering 19 8.1.1 Het managementteam 19 8.2 Kwaliteit 19 8.2.1 Kwaliteitsbeleid 19 8.2.2 WKKGZ 19 8.3 Communicatie 19 8.4 Cliëntreacties 20 8.5 Informatiemanagement 21 8.6 Financieel resultaat 2016 21 9. Bijlagen 23 9.1 Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en het managementteam. 23 9.2 Organogram Bevolkingsonderzoek Noord 24 9.3 Resultaten per gemeente Bevolkingsonderzoek borstkanker 24 9.4 Overzicht afmeldredenen (eenmalige afmelding) - Bevolkingsonderzoek borstkanker 25 9.5 Opkomst per gemeente per geboortecohort - Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 25 9.6 Specificatie van de beoordeling van de uitstrijkjes (per advies en per geboortejaar) Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 2016 28 9.7 Overzicht afmeldredenen - Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 28 9.8 Naijleffect oproepschema s 2012, 2013, 2014 en 2015 - Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 28 9.9 Aantal uitnodigingen en deelnemers per gemeente Bevolkingsonderzoek darmkanker 2016 29 9.10 Overzicht van gunstige/ongunstige uitslagen Bevolkingsonderzoek darmkanker 2016 30 Jaarverslag 2016 3 van 31
1. Bestuursverslag De bevolkingsonderzoeken naar kanker hebben in de afgelopen jaren diverse ingrijpende veranderingen ondergaan maar vooral ook zelf geëntameerd: Een fusie waarbij 21 grotere en kleinere screeningsorganisaties werden terug gebracht tot vijf robuuste organisaties; de digitalisering van de onderzoeksmethode voor de borstkankerscreening; de invoering van de darmkankerscreening en zeer recent de vernieuwing van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker. Al deze veranderingen zijn in het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Noord in een relatieve rust tot stand gebracht. Deze rust is echter bedrieglijk. Samen met andere partijen is er voor en achter de schermen hard gewerkt om al deze veranderingen in goede banen te leiden en succesvol in te voeren. Ook in de komende jaren staan er de nodige veranderingen en optimalisaties op de rol. Zo zal het proces-ondersteunende ICT systeem ScreenIT geschikt worden gemaakt voor de borstkankerscreening. Daardoor worden dan alle drie de bevolkingsonderzoeken naar kanker vanuit een softwarepakket ondersteund. Ook zal de apparatuur voor de borstkankerscreening worden vervangen en zullen de processen waar nodig worden verbeterd. Al deze veranderingen in de recente geschiedenis en in de nabije toekomst worden gerealiseerd door een nauwe samenwerking tussen de vijf screeningsorganisaties. Het ontwikkelen van een nieuw softwaresysteem, het realiseren van landelijk uniforme werkwijzen, het gezamenlijk aanbesteden van opdrachten ter waarde van vele miljoenen zijn daarvan een duidelijke uiting. Ook in de komende jaren zal deze samenwerking belangrijk zijn en nog belangrijker worden. Cliënten In 2016 is er in de media veel aandacht geweest voor bevolkingsonderzoeken. In het bijzonder is de pijnbeleving bij de borstkankerscreening aan de orde geweest. Uit het cliënttevredenheidsonderzoek dat begin 2017 plaats vond bleek dat het verdragen van de pijn een belangrijke daling liet zien ten opzichte van eerdere onderzoeken. Bij de aanschaf van nieuwe mammografen is cliëntencomfort een belangrijk beoordelingscriterium geweest. Echter, mammografie zal ook in de toekomst bij een aantal cliënten helaas niet pijnloos uitgevoerd kunnen worden. Kwaliteit Bevolkingsonderzoek Noord heeft zijn kwaliteitsmanagementsysteem verder uitgebouwd en is begin 2016 gecertificeerd voor de ISO voor de zorg (NEN-EN 15224). Organisatie Ondanks de grote inzet voor deelname aan de hierboven beschreven activiteiten is de omvang van de formatie nagenoeg gelijk gebleven. Het verzuimpercentage is 1,7 procentpunt gestegen ten opzichte van 2015 en lag met 5,3% op het landelijk gemiddelde voor de zorgsector. Gelet op de relatief hoge gemiddelde leeftijd van de medewerkers is het percentage verklaarbaar. De organisatiewijziging die vanaf 1 januari 2016 is doorgevoerd is aan het einde van het jaar geëvalueerd, met als conclusie dat de wijziging goed heeft uitgepakt maar dat er nog wel een aantal verbeteringen worden doorgevoerd. In 2016 bestond de organisatie 25 jaar, hetgeen op een passende wijze is gevierd met een extra feestelijke personeelsdag en een reünie voor voormalige en huidige medewerkers. Borstkanker De licht dalende trend in opkomst, die zich al een aantal jaren aftekent, heeft zich ook in 2016 doorgezet. Ten opzichte van 2014 (in dat jaar werden globaal dezelfde standplaatsen aangedaan als in 2016) daalde de opkomst met 1,4 procentpunt. Deze dalende tendens is ook landelijk zichtbaar en roept de vraag op of de wijze van uitnodigen niet meer moet worden toegesneden op specifieke doelgroepen. In 2016 zijn voorbereidingen getroffen om de verwijsstrategie voor cliënten met een zogenaamde BI- RADS 0 uitslag (mogelijk een afwijking, maar niet vast te stellen op basis van de mammogrammen) te wijzigen. Daardoor worden vrouwen met deze uitslag eerst gezien door de radioloog in het ziekenhuis Jaarverslag 2016 4 van 31
om vast te stellen of er inderdaad sprake is van een afwijking die verder onderzoek noodzakelijk maakt. Baarmoederhalskanker 2016 stond geheel in het teken van de vernieuwing van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker. De nieuwe methodiek baseert zich primair op het vaststellen of in een uitstrijkje bepaalde HPV varianten aanwezig zijn. Is dat het geval, dan volgt nader cytologisch onderzoek. Vooruitlopend op de invoering is eerst de oude werkwijze gestopt, waarvoor het uitnodigingsschema werd aangepast. Dit zodanig, dat het uitnodigingsschema van twaalf maanden werd gecomprimeerd tot acht maanden. Deze werkwijze had grote gevolgen voor de pathologielaboratoria in onze regio omdat het jaarwerk in veel kortere tijd moest worden uitgevoerd. Met aller inzet is dat gelukt, waarvoor we hen veel dank verschuldigd zijn. Darmkanker Gestart in 2014, is de uitrol van dit bevolkingsonderzoek verder ter hand genomen. De cliënten zijn volgens planning uitgenodigd. In 2016 werden voor het eerst ook cliënten uitgenodigd voor een tweede ronde. De capaciteitsproblemen bij de coloscopiecentra die in de eerste jaren negatief uitwerkten op wachttijden en reisafstanden zijn in 2016 grotendeels opgelost, zij het dat er binnen de regio Noord nog wel significante verschillen zijn. Financiën 2016 is afgesloten met een positief exploitatieresultaat van 236.000. Voor 2016 was een negatief resultaat begroot. Gunstige productiecijfers voor de baarmoederhalskankerscreening, behoedzame omgang met uitgaven en het aanpassen van de afschrijvingstermijn voor de onderzoekswagens hebben bijgedragen aan het resultaat. Het batige saldo is toegevoegd aan het eigen vermogen, dat daarmee uitkwam op 9,3%. Door een contractaanpassing voor de opslag van digitale beelden is een vrijval gerealiseerd die ten goede is gebracht aan een landelijk project voor de verbetering van de screening. Juni 2017 J.H. Sangers Bestuurder Jaarverslag 2016 5 van 31
2. Verslag van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) van Bevolkingsonderzoek Noord is in het verslagjaar vier keer bijeen geweest in een reguliere vergadering. De auditcommissie, bestaande uit twee RvT-leden, heeft de jaarrekening 2015 en de begroting 2017 besproken en hierover advies uitgebracht aan de RvT. De remuneratiecommissie heeft in december het jaargesprek met de Raad van Bestuur (RvB) gehouden. Twee leden van de RvT hebben samen met de RvB de jaarlijkse artikel-24-vergadering met de Ondernemingsraad gehouden. De RvT heeft zich gebogen over de jaarrekening 2015 inclusief de bijbehorende accountantsverklaring en heeft de jaarrekening goedgekeurd. Datzelfde geldt voor het jaarverslag 2015 en voor de begroting 2017. Ook zijn de financiële en inhoudelijke kwartaalrapportages besproken met RvB en controller. De RvT besprak de Jaarbrief 2016-2017 en het financieel meerjarenperspectief 2016-2018. De RvT heeft in meerdere vergaderingen de financiering, controle en risico s van de grote landelijke projecten besproken. Zaken als de voortgang van ScreenIT, de voortgang darmkankerscreening, de voortgang van het BK2020 project en de vernieuwing baarmoederhalskankerscreening hadden ook de aandacht van de RvT. De regionaal coördinerend patholoog darmkankerscreening, heeft in de RvT-vergadering een presentatie gegeven over de rol van de regionaal coördinerend patholoog (RCP) bij de screeningsorganisaties. In het verslagjaar besloot de RvT de aspecten kwaliteit en veiligheid voortaan prominente aandacht te geven in elke RvT-vergadering. De RvT stelde een commissie Kwaliteit en Veiligheid in. Leden van de RvT woonden de feestelijke personeelsdag op 3 juni ter gelegenheid van het jubileum van Bevolkingsonderzoek Noord bij en de eindejaarsbijeenkomst voor medewerkers in december 2016. De RvT hield zich in 2016 bezig met de werving van twee nieuwe RvT-leden in verband met het vertrek conform het rooster van aftreden van mevrouw Berendsen en de heer Krul uit de RvT. De werving resulteerde in de benoeming van mevrouw Kuin en de heer Knobbe. De RvT volgde in 2016 een training interviewtechnieken. In zijn algemeenheid heeft de RvT toegezien op de vorming en implementatie van het beleid van Bevolkingsonderzoek Noord, alsmede op de ontwikkelingen op de diverse beleidsterreinen. Juni 2017 P. Huijbregts Voorzitter Raad van Toezicht Jaarverslag 2016 6 van 31
3. Profiel Bevolkingsonderzoek Noord Bevolkingsonderzoek Noord is één van de vijf screeningsorganisaties die in Nederland verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de bevolkingsonderzoeken borstkanker, baarmoederhalskanker en darmkanker. Het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Noord omvat de provincies Drenthe, Friesland en Groningen. Alle cliënten staan ingeschreven in de Basisregistratie personen (BRP) in een gemeente in het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Noord. 3.1 Missie en visie De organisatie Bevolkingsonderzoek Noord stelt zich ten doel door de uitvoering van de bevolkingsonderzoeken borstkanker, baarmoederhalskanker en darmkanker een wezenlijke bijdrage te leveren aan sterftereductie. In 2012 hebben de organisaties voor bevolkingsonderzoek als gezamenlijke missie geformuleerd: Screeningsorganisaties dragen door middel van kwalitatief hoogwaardig bevolkingsonderzoek substantieel bij aan een vroegtijdige behandeling van ziekten waaronder kanker met als doel gezondheidswinst te realiseren en sterfte terug te dringen. De kernwaarden van Bevolkingsonderzoek Noord zijn: deskundig, zorgvuldig, bewezen effectief en betrokken. 3.2 Personeelsinformatie Personeelsinformatie Op 31 december 2016 had Bevolkingsonderzoek Noord 121 medewerkers in dienst. Het totaal aantal fte is gestegen van 76,85 in 2015 naar 77,26 in 2016. Bijna alle medewerkers hebben een parttime dienstverband, variërend van 22% tot 89%. Vijf medewerkers werken fulltime. Overzicht personeelsformatie Jaarverslag 2016 7 van 31 Per 31-12-2016 Per 31-12-2015 In dienst 121 123 Aantal vrouwen 107 110 Aantal mannen 14 13 Totaal aantal fte 77,26 76,85 Verzuim percentage 5,31%* 3,60% Meldingsfrequentie verzuim 0,08 0,08 * landelijk gemiddelde in de zorgsector was in 2016 5,3% (bron: Vernet) Arbo In 2016 heeft de Arbocommissie zes keer vergaderd. Er is gekozen om frequenter en per keer korter te gaan overleggen. Het herziene arbobeleid is in dit verslagjaar goedgekeurd door het managementteam (MT) en wordt in het eerste kwartaal van 2017 ter instemming aan de OR voorgelegd. Ook is er in 2016 gestart met een tweejaarlijkse ontruimingsoefening op de onderzoekswagens. Alle leden van de Arbocommissie hebben in november het jaarlijkse Arbo Congres bijgewoond. Het jaarthema van de arbocommissie was in het verslagjaar pesten op de werkvloer. In samenwerking met afdeling communicatie en de vertrouwenspersoon is er een informatiefilmpje gemaakt die in het eerste halfjaar van 2017 aan alle medewerkers getoond wordt. Het doel hiervan is om de bekendheid van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie te vergroten. BHV De BHV ers hebben in november 2016 een herhalingscursus BHV bijgewoond. In het eerste kwartaal van 2017 wordt er nog een extra BHV er opgeleid. Alle Medisch Beeldvormings- en
Bestralingsdeskundigen (MBB ers) van Bevolkingsonderzoek Noord hebben de jaarlijks verplichte reanimatiecursus gevolgd. Er deden ook 13 andere werknemers aan mee. De jaarlijkse ontruimingsoefening van het kantoorgebouw heeft in december 2016 plaats gevonden en in het najaar van 2016 is er op alle onderzoekswagens een ontruimingsoefening gedaan. De BHV ers van Bevolkingsonderzoek Noord hebben één keer vergaderd en de BHV ers van het kantoorpand twee keer. Dit verslagjaar heeft Bevolkingsonderzoek Noord in samenwerking met de andere organisaties in het kantoorpand een gezamenlijke AED aangeschaft. Evaluatie organisatiewijziging Per 1 januari 2016 heeft een organisatiewijziging plaatsgevonden. Met ingang van die datum is de sector Ondersteuning opgesplitst in de sector Staf & Support en de sector Informatiemanagement & Kwaliteit. De manager van deze laatstgenoemde sector is vanaf oktober 2015 ook lid van het MT (zie bijlage 9.2 voor het organogram). Bij het aangaan van de organisatiewijziging is door het MT besloten deze wijziging na een jaar te evalueren. Deze evaluatie heeft in het 4e kwartaal van het verslagjaar plaatsgevonden. Onderzocht is of de beoogde effecten van de wijziging in de organisatiestructuur zijn behaald. Alle direct en enkele indirect betrokkenen bij de wijziging in de organisatiestructuur zijn in het kader van de evaluatie geïnterviewd. De bevindingen uit de interviews zijn neergelegd in een evaluatierapport. Dit rapport is besproken onder andere besproken met het MT, de Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht. Gelet op de conclusies uit het rapport kan in het algemeen gesteld worden dat de wijziging in de organisatiestructuur een goede stap is geweest. Uit het rapport komen echter ook aandachtspunten naar voren. Met deze aandachtspunten zal in 2017 aan de slag worden gegaan. Jaarverslag 2016 8 van 31
4. Bestuur & toezicht 4.1 Governancecode Uitgangspunt bij het handelen van de Raad van Bestuur van Bevolkingsonderzoek Noord in 2016 is de Zorgbrede Governancecode 2010. Aandachtspunten en aanbevelingen zijn vertaald naar regelingen binnen de organisatie. Zo zijn in de reglementen van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht expliciete bepalingen opgenomen betreffende de informatievoorziening van de Raad van Toezicht aan de Raad van Bestuur. Daarnaast is vastgelegd dat voorkomen moet worden dat sprake kan zijn van belangenverstrengeling bij een bestuurder of toezichthouder. Bij de benoeming van nieuwe leden wordt hierop toegezien, dat geldt ook bij de melding van nieuwe nevenfuncties en de goedkeuring daarvoor. De Zorgbrede Governance Code 2010 is inmiddels volledig herzien. Per 1 januari 2017 is de nieuwe Governance Code Zorg 2017 gaan gelden. Bevolkingsonderzoek Noord committeert zich hieraan. 4.2 Bestuur en toezicht De inkomsten van Bevolkingsonderzoek Noord zijn afkomstig uit publieke middelen, meer specifiek de Subsidieregeling Publieke Gezondheid. In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid, de geleverde prestaties en de gemaakte kosten. Een externe accountant controleert de jaarrekening en bespreekt deze met de Raad van Bestuur, auditcommissie en Raad van Toezicht. Bevolkingsonderzoek Noord heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur, de bestuurder. De Raad van Bestuur van Bevolkingsonderzoek Noord is verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en evaluatie en voor de dagelijks aansturing van de organisatie. De Raad van Toezicht fungeert als toezichthouder en heeft daarnaast een adviserende taak. Ook fungeert de Raad van Toezicht als klankbord voor de Raad van Bestuur en vervult tevens de werkgeversrol. In bijlage 9.1 vindt u een overzicht. 4.3 Medezeggenschapsorgaan Om de week komt de ondernemingsraad (OR) bij elkaar om te vergaderen. De OR heeft in haar vergaderingen meerdere malen per jaar contact met de bedrijfsarts, de controller en de Arbocoördinator. Eens per jaar heeft een delegatie vanuit de Raad van Toezicht samen met de bestuurder overleg met de OR. Om de zes weken vindt er een overlegvergadering met de bestuurder en een aantal MT-leden plaats. Deze vergaderingen worden voorbereid door bestuurder en managementadviseur met de voorzitter en secretaris van de OR. De bestuurder schuift bij de OR vergaderingen aan voor informeel overleg. In deze vergaderingen worden lopende zaken, instemmings- en/of adviesaanvragen besproken. Elk jaar wordt er een vergadering belegd voor de achterban en wordt er een jaarverslag uitgebracht, waarin verantwoording wordt afgelegd over de activiteiten in het afgelopen jaar. 4.4 Betrokkenheid cliënten 4.4.1 Cliëntenraad Bevolkingsonderzoek Noord heeft geen cliënten in de zin van ontvangers van zorg die een korte of lange zorgrelatie met de organisatie hebben. Vandaar dat er geen cliëntenraad is maar dat er cliënttevredenheidsonderzoeken plaatsvinden. In 2016 zijn voorbereidingen getroffen voor verschillende onderzoeken in 2017. 4.4.2 Spiegelgesprekken Bevolkingsonderzoek Noord organiseert spiegelgesprekken, waarbij cliënten van de borstkankerscreening naar hun ervaringen wordt gevraagd. Deze worden vervolgens besproken met medewerkers zodat ze eventueel hun werkwijze kunnen aanpassen. In 2016 vond er één spiegelgesprek plaats op het kantoor van Bevolkingsonderzoek Noord in Groningen. Jaarverslag 2016 9 van 31
4.4.3 Cliëntreacties Bevolkingsonderzoek Noord nodigt cliënten nadrukkelijk uit te reageren. Dit kan via de reactieformulieren die in de onderzoekscentra worden aangeboden, via de website, persoonlijk of telefonisch. Een overzicht van deze reacties vindt u op pagina 19 onder 8.4. Cliëntreacties. Jaarverslag 2016 10 van 31
5. Bevolkingsonderzoek borstkanker Vrouwen in de leeftijd van 50 tot en met 75 jaar ontvangen om de twee jaar een uitnodiging voor het bevolkingsonderzoek borstkanker. Het onderzoek bestaat uit het maken van röntgenfoto s van de borsten. Het bevolkingsonderzoek borstkanker vindt plaats in één van de zeven mobiele onderzoekscentra of in ons vaste onderzoekscentrum. De gemaakte mammografieën worden in de bekijkeenheid in Groningen beoordeeld door steeds twee radiologen (onafhankelijk van elkaar), waarna de cliënt de uitslag per post ontvangt. Bij verdenking van borstkanker wordt de huisarts van de cliënt van te voren geïnformeerd, zodat de huisarts contact kan opnemen met de cliënt voordat zij de uitslag thuis ontvangt. De huisarts draagt zorg voor verwijzing naar een mammapoli in het ziekenhuis. 5.1 Cijfers bevolkingsonderzoek borstkanker In 2016 nodigde Bevolkingsonderzoek Noord 142.552 vrouwen uit om deel te nemen aan het bevolkingsonderzoek borstkanker. Van deze vrouwen hebben 113.040 gehoor gegeven aan de uitnodiging en zijn onderzocht. Het opkomstpercentage komt hiermee op 79.3% (in 2015: 81,8%). De productie in 2016 was iets lager dan de taakstelling (113.500 onderzoeken). In bijlage 9.3 vindt u de resultaten per gemeente. Aantal onderzoeken per onderzoekcentrum per dag In de onderzoekscentra van Bevolkingsonderzoek Noord zijn afgerond 62 onderzoeken per dag uitgevoerd (ter vergelijking: afgerond 64 in 2015). Het aantal onderzoeken per dag is niet zozeer afhankelijk van de productiviteit van de Medisch Beeldvormings- en Bestralingsdeskundigen (MBB ers) maar van de opkomst per dag en het feit dat meer rolstoelcliënten op de unit gescreend worden, welk onderzoeken meer tijd kosten dan reguliere screeninsgonderzoeken. Non-participatie en non-respons In 2016 meldden 14.307 cliënten (10%) zich af (non-participatie). In 2015 was dit 9,5%. Het aantal cliënten dat niet reageerde op de eerste uitnodiging noch op de herinneringsuitnodiging (non-respons) bedroeg 15.205 (10,7%). In 2015 waren dit er 12.062 (8,7%). Van de 14.307 non-participanten meldden 2.700 vrouwen (18,9%) zich definitief af voor het onderzoek. Bij de overige cliënten is de afmelding van tijdelijke aard. In bijlage 9.4 vindt u een overzicht van de afmeldredenen. Doorverwijzingen In het verslagjaar zijn in totaal 2.090 cliënten doorverwezen voor nader onderzoek. Het verwijspercentage was daarmee 1,85% (in 2015: 1,80%). Kerngegevens 2010-2015 (per 1000 cliënten) 2016 2015 2014 2013 2012 2011 Aantal uitnodigingen 142.552 138.656 139.050 134.444 144.928 144.691 Aantal onderzoeken 113.040 113.406 112.234 112.476 119.377 121.830 Gemiddelde opkomst 79,3% 81,8% 80,7% 83,7% 82,4% 84,2% % non-participatie 10% 9,5% 9,5% 8,1% 8,3% 8,0% % non-respons 10,7% 8,7% 9,8% 8,2% 9,3% 7,8% Aantal verwijzingen 2.090 2.062 2.033 2.569 1.852 1.812 % verwijzingen 1,85% 1,80% 1,81% 2,28% 1,55% 1,49% Peildatum: 02-02-2017 Jaarverslag 2016 11 van 31
5.2 Gegevens natraject borstkankerscreening In 2016 zijn 113.228 vrouwen gescreend. daarvan zijn 2110 vrouwen verwezen. Verwijzingen Van deze 2110 verwezen vrouwen bleken er 771 terecht positief, 1259 fout positief en is van 60 vrouwen de definitieve diagnose nog niet bekend. Het detectie percentage over 2016 is 0,7 % en het verwijspercentage is 1,9 %. Deze vallen ruim binnen de landelijke streefwaarden. 5.3 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek borstkanker BK 2020 In 2015 is gestart met de voorbereidingen voor de vervanging van de mammografen, de ICTsystemen voor beeldopslag (inclusief beeldmanagement) en de bekijkstations. Dit is het project BK2020. Het project is ook in 2016 verder ontwikkeld, het projectplan is afgerond en de projectbegroting is opgesteld en goedgekeurd. De totale planningen zijn in beeld gebracht. Besloten is om de aanbestedingen mammografen en IMS 2.0 (Image Management System) tegelijk op te pakken. De voorbereidingen voor de aanbestedingen voor mammografen en IMS 2.0 zijn verder afgerond en de aanbestedingen zijn in november 2016 en januari 2017 uitgezet. Bij de aanbesteding rondom de mammografen bestaat een onderdeel uit ergonomie en comfort testen waaraan respectievelijk MBB ers en cliënten uit alle regio s zullen deelnemen. De testen vinden voorjaar 2017 plaats. Voor ScreenIT is analyse fase B afgerond, dit hield de voorbereiding in van functionele ontwerpen op de onderdelen planning, screeningseenheden en bekijkeenheden. De bouw van ScreenIT Borstkanker zal starten vanaf januari 2017. BI-RADS 0 De BI-RADS classificatie die wordt gebruikt bij de beoordeling binnen de borstkankerscreening is als volgt ingedeeld: BI-RADS 0: Er is een mogelijke afwijking gezien, maar het mammogram geeft onvoldoende informatie voor een definitieve BI-RADS codering. BI-RADS 4: Er is een afwijking gezien die verdacht is voor maligniteit, maar niet typisch. BI-RADS 5: Er is een afwijking gezien, die zeer verdacht is voor maligniteit. Van de 2110 verwezen vrouwen zijn 965 vrouwen zijn verwezen op een BI-RADS 0 (45,7%), 946 vrouwen op de BI-RADS 4 (44,8 %) en 199 vrouwen op BI-RADS 5 (9,4%). Cliënten die worden doorverwezen vanuit het bevolkingsonderzoek borstkanker ontvangen allemaal dezelfde uitslagbrief. Van de vrouwen die de uitslag BI-RADS 4 of 5 hebben, blijken vijf van de tien borstkanker te hebben. Bij vrouwen die worden doorverwezen met BI-RADS 0 wordt bij één op de tien borstkanker gevonden. Dit verschil is aanleiding geweest om in dit verslagjaar een aparte uitslagbrief te ontwikkelen voor de vrouwen met een BI-RADS 0, die in 2017 ingevoerd wordt. In deze nieuwe brieven worden cliënten geïnformeerd over de lage kans op borstkanker bij een BI-RADS 0 verwijzing. Ook de voorbereidingen voor de BI-RADS 0 route in ziekenhuizen zijn verder uitgewerkt en moet in 2017 door de ziekenhuizen intern worden ingericht. In 2017 zullen er informatiebijeenkomsten georganiseerd worden in ziekenhuizen. Prisma Sinds eind 2014 verleent Bevolkingsonderzoek Noord medewerking aan het PRISMA onderzoek. Dit onderzoek van het Radboud UMC in samenwerking met Zon MW kijkt hoe gepersonaliseerde screening op basis van risicofactoren voor borstkanker vorm zou kunnen krijgen. Het onderzoek vond plaats op de vaste locatie in Groningen en is in dit verslagjaar afgerond. Het onderzoek heeft 2 jaar gelopen, wat betekent dat de hele doelgroep is benaderd. Dit deel was een pilot voor landelijke uitrol van het PRISMA onderzoek. Een vervolg van het onderzoek op de mobiele onderzoekseenheden wordt in 2017 gestart. Jaarverslag 2016 12 van 31
Doelgroepen Voor vrouwen met een borstprothese is een aparte aanpak, met aangepaste brieven, ingesteld. Dit omdat sommige foto s door de protheses niet of slechts gedeeltelijk te beoordelen zijn. Voor vrouwen met een S-ICD (Subcutane Implanteerbare Cardioverter Defibrillator) implantaat is bepaald dat het onderzoek in het ziekenhuis moet plaatsvinden, in verband met risico s die er zijn. Het is daarom belangrijk dat er een cardioloog/s-icd specialist aanwezig is. Jaarverslag 2016 13 van 31
6. Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Vrouwen in de leeftijd van 30 tot en met 60 jaar ontvangen om de vijf jaar een uitnodiging voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Vrouwen in deze leeftijdsgroep worden uitgenodigd om een uitstrijkje te laten maken bij de huisarts, waarna een van de pathologielaboratoria het uitgestreken materiaal beoordeelt. De cliënten ontvangen per brief de uitslag van het onderzoek van Bevolkingsonderzoek Noord. Bij een (matig tot ernstige) afwijkende uitslag neemt de huisarts van de cliënt contact op met de cliënt voordat zij de uitslag thuis ontvangt. Vanaf 1 januari 2017 is dit bevolkingsonderzoek vernieuwd. 6.1 Cijfers bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker In 2016 werden 73.807 vrouwen uitgenodigd deel te nemen aan het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. 45.281 vrouwen ofwel 61,4% (ter vergelijking: 62,2% in 2015) gaven gehoor aan deze oproep en lieten een uitstrijkje maken. 6.431 cliënten (8,7%) gaven aan (op dit moment) geen gebruik te willen maken van de uitnodiging (non-participatie). De resterende 22.113 cliënten (30,0%) hadden op de peildatum (nog) niet gereageerd op de uitnodiging (non-respons). In bijlage 9.5 vindt u de opkomst per gemeente. Non-participatie en non-respons Geboortejaar Uitgenodigd Participatie % Nonparticipatie % Nonrespons 1956 10.545 6.766 64,2% 951 9,0% 2.828 26,8% 1961 11.646 7.948 68,2% 903 7,8% 2.795 24,0% 1966 11.979 7.833 65,4% 765 6,4% 3.381 28,2% 1971 11.979 7.599 63,4% 675 5,6% 3.705 30,9% 1976 9.244 5.692 61,6% 583 6,3% 2.969 32,1% 1981 9.069 5.032 55,5% 995 11,0% 3.042 33,5% 1986 9.345 4.411 47,2% 1.541 16,5% 3.393 36,3% Totaal 73.807 45.281 61,4% 6.413 8,7% 22.113 30,0% Peildatum: 24-02-2017 Na-ijleffect In bovenstaande opkomstcijfers is geen rekening gehouden met het zogenaamde na-ijleffect. Anders dan bij het borstkankeronderzoek, maken cliënten zelf een afspraak voor dit bevolkingsonderzoek. Hieraan is een zeer ruime termijn gebonden: iedere uitnodiging blijft vijf jaar geldig. Het kan dus zijn dat cliënten een jaar (of langer) na de uitnodigingsdatum alsnog een afspraak maken voor het onderzoek. Tijdelijk uitstel van het onderzoek wegens zwangerschap komt vooral veel bij de jongste leeftijdsgroepen voor. Ervaring leert dat de totale opkomst (van vrouwen die in 2016 een uitnodiging hebben gekregen) uiteindelijk 3,5% hoger is dan het huidige opkomstcijfer (61,4%). In bijlage 9.8 wordt een overzicht gegeven van het na-ijleffect voor de oproepjaren 2013, 2014 en 2015. Specificatie non-participatie Van de 6.413 cliënten die aangaven geen gehoor te willen geven aan de uitnodiging meldden 1.496 (23,3%) zich definitief af voor het bevolkingsonderzoek. Bij 3.675 cliënten (57,3%) is de afmelding van tijdelijke aard. Dit ligt hoger dan andere jaren (in 2015 was het 52,4%) en heeft te maken met de overgang naar het nieuwe bevolkingsonderzoek in 2017. 1.230 cliënten (19,2%) gaven aan deze keer niet mee te doen omdat zij recent een uitstrijkje hadden laten maken. In bijlage 9.7 wordt een overzicht gegeven van de redenen om niet deel te nemen aan het onderzoek. Beoordeling uitstrijkjes 4,3% van de cliënten werd geadviseerd het uitstrijkje na een periode van zes maanden te herhalen en 2,0% van de cliënten werd gevraagd na zes weken de uitstrijk te herhalen (omdat de uitstrijk niet te beoordelen was). 0,9% van de onderzochte cliënten (ook 0,9% in 2015) werd doorverwezen naar de gynaecoloog. Van deze groep cliënten is het merendeel (63,9%) in de leeftijdsgroep van 30 tot en met 40 jaar. In bijlage 9.6 vindt u een specificatie van de beoordeling. % Jaarverslag 2016 14 van 31
6.2 Gegevens natraject baarmoederhalsscreening Jaarlijks publiceert de regionaal coördinerend patholoog (referentiefuncties genoemd in het Organogram) een rapportage Regiogetallen Noord-Nederland, waarbij vanaf 2002 ieder jaar een overzicht wordt gegeven van het aanbod van uitstrijkjes aan de laboratoria in het kader van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker, de doorlooptijden en de kwaliteit van de uitstrijkjes. Tevens wordt een overzicht gegeven van de afgegeven diagnoses, de histologische follow-up van cytologische diagnostiek (na een afwijkende uitslag) en het totaal aantal opgespoorde afwijkingen. Deze rapportage is intern beschikbaar via intranet en wordt door de regionaal coördinerend patholoog uitgegeven als boek. 6.3 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Vernieuwing bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Het bevolkingsonderzoek wordt vanaf 1 januari 2017 vernieuwd en hier zijn in 2016 voorbereidingen voor getroffen. Belangrijkste veranderingen in het onderzoek zijn: Het uitstrijkje wordt eerst onderzocht op aanwezigheid van het hrhpv virus (hoog risico humaan papillomavirus); Wanneer dit virus aanwezig is wordt op afwijkingen van celmateriaal onderzocht; Het uitnodigingsschema verandert, en is afhankelijk van de uitslag. Bij enkel negatieve uitslagen worden cliënten niet meer uitgenodigd op 45- en 55-jarige leeftijd; Vrouwen krijgen de mogelijkheid om een zelfafnameset aan te vragen waarmee ze zelf lichaamsvocht kunnen afnemen en initieel niet naar de huisarts hoeven voor een uitstrijkje; Bij afwijkingen op celmateriaal wordt de vrouw altijd doorverwezen naar de gynaecoloog; Het vervolguitstrijkje zit in het bevolkingsonderzoek en is gratis; We gaan van 40 naar vijf laboratoria, met vaste werkgebieden. Voor de vernieuwing van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker nam vanuit Bevolkingsonderzoek Noord een projectleider deel aan de Landelijke Projectgroep. Daarnaast namen diverse medewerkers deel aan landelijke werkgroepen. Aangepast uitnodigingsschema In 2016 werd, in verband met de aanstaande overgang naar het vernieuwde bevolkingsonderzoek, een aangepast uitnodigingsschema gehanteerd. Alle vrouwen die in 2016 moesten worden uitgenodigd, ontvingen hun uitnodiging voor 1 september 2016. De laatste herinneringsuitnodigingen gingen 1 november de deur uit. Deelname aan het oude bevolkingsonderzoek was mogelijk tot 1 december 2016. Doorlooptijden uitslag Door de aanpassing van het uitnodigingsschema kregen de laboratoria meer uitstrijkjes tegelijk te verwerken dan gebruikelijk. Hierdoor liepen de doorlooptijden van de uitslag op. Dit bracht vragen, onrust en ontevredenheid bij cliënten met zich mee. Bevolkingsonderzoek Noord hield de doorlooptijden scherp in de gaten en trad hierover in overleg met de laboratoria, om gezamenlijk tot een aanpak voor het wegwerken van de achterstanden te komen. Bevolkingsonderzoek Noord dankt de laboratoria voor hun inzet. Basis- en vervolgscholing Cervixscreening doktersassistenten In 2016 is het volledige scholingsmateriaal van de basisscholing en de vervolgscholing aangepast met oog op het vernieuwde bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. In totaal zijn er 34 doktersassistenten opgeleid voor de basisscholing en bij de drie georganiseerde vervolgscholingen hebben wij 57 doktersassistenten opgeleid. Ook hebben 14 cursisten van het Capabel College een basisscholing op maat gevolgd. Er waren 52 aanmeldingen voor de reguliere e-learning en 57 voor de vernieuwde e-learning. In 2016 heeft het Alfa College in Hoogeveen besloten om de e-learning van de scholingen voortaan als vast onderdeel van het lesmateriaal te gebruiken. Jaarverslag 2016 15 van 31
Deskundigheidsbevordering voor huisartsen en doktersassistenten In het najaar van 2016 organiseerde Bevolkingsonderzoek Noord op diverse plaatsen in Friesland en Groningen bijeenkomsten om doktersassistenten en huisartsen te scholen (ook kregen zij hiervoor accreditatiepunten). Deze bijeenkomsten met de Nederlandse vereniging voor dokterassistenten (NVDA) en ELANN (eerste lijns advies voor huisartsen) zijn goed bezocht. De vernieuwing werd belicht door betrokkenen van Bevolkingsonderzoek Noord, de laboratoria en gynaecologen van plaatselijke ziekenhuizen. In totaal zijn er zeven avonden georganiseerd en er zullen nog drie volgen in 2017. Overleg met ketenpartners In 2016 zijn verschillende overleggen geweest met de laboratoria. Hierin is onder anderen kritisch gesproken over de doorlooptijden. Jaarverslag 2016 16 van 31
7. Bevolkingsonderzoek darmkanker In januari 2014 is de gefaseerde invoering van het bevolkingsonderzoek darmkanker gestart. Ieder jaar ontvangen mannen en vrouwen uit de doelgroep een uitnodiging om deel te nemen. In 2019 is de screening volledig uitgerold. Eenmaal uitgenodigd, volgt iedere twee jaar een nieuwe uitnodiging voor mannen en vrouwen van 55 tot en met 75 jaar. Zij ontvangen een uitnodiging voor het bevolkingsonderzoek via de post. Bij de uitnodiging zit een buisje, de zelfafnametest, waarmee de cliënt een kleine hoeveelheid ontlasting verzamelt. Dit buisje wordt per post verstuurd naar één van de drie aangesloten laboratoria, waar wordt onderzocht of er bloed in de ontlasting zit. De uitslag wordt door Bevolkingsonderzoek Noord per post aan de cliënt verstuurd. Indien er afwijkingen gevonden worden wordt de cliënt doorverwezen naar een coloscopiecentrum, meestal in de buurt van de cliënt. Vrijwel alle ziekenhuizen in de noordelijke regio fungeren als coloscopiecentrum. 7.1 Cijfers bevolkingsonderzoek darmkanker In dit verslagjaar zijn volgens de planning mannen en vrouwen uitgenodigd van de geboortejaren 1941, 1945, 1947, 1949, 1951, 1953, 1955 en 1957. Ook werd nog een groep mensen uitgenodigd die volgens de planning in 2015 de eerste uitnodiging had moeten ontvangen. Vanwege een tekort aan capaciteit in de coloscopiecentra is dit niet gelukt en zijn ze dit verslagjaar uitgenodigd. In totaal werden in 2016 door Bevolkingsonderzoek Noord 161.617 personen uitgenodigd voor het bevolkingsonderzoek darmkanker (in 2015: 129.461). In bijlage 9.9 vindt u het aantal uitgenodigden en deelnemers per gemeente. Doelgroep en deelname Er zijn in dit verslagjaar 119.009 (73,64%) beoordeelbare testen teruggestuurd. De tabel hieronder geeft dit weer. Deze cliënten ontvingen vervolgens een uitslagbrief van Bevolkingsonderzoek Noord. Geboortejaar Uitgenodigd Opkomst met beoordeelbare zelftest Percentage beoordeelbare zelftest 1940 2362 1.580 66,89% 1941 13.908 9.725 69,92% 1945 17.891 13.319 74,45% 1946 2.993 2.186 73,04% 1947 18.214 14.018 76,96% 1948 2.990 2.210 73,91% 1949 12.953 9.929 76,65% 1950 3.035 2.191 72,19% 1951 8.719 6.770 77,65% 1952 3.006 2.157 71,76% 1953 22.831 17.010 74,50% 1954 5.538 3.988 72,01% 1955 23.324 16.876 72,35% 1957 23.853 17.050 71,48% Totaal 161.617 119.009 73,64% Verwijzingen Van de 119.009 beoordeelbare testen ontvingen 112.530 personen (94,56%) een gunstige uitslag, in deze gevallen is er geen aanleiding voor verder onderzoek. 6.479 personen (5,44%) hadden een ongunstige uitslag, bij hen is er bloed gevonden in de ontlasting. Zij zijn uitgenodigd voor een intakegesprek voor vervolgonderzoek in een van de aangesloten coloscopiecentra. In bijlage 9.10 vindt u een overzicht met het aantal gunstige en ongunstige uitslagen. Jaarverslag 2016 17 van 31
Van de 6.479 verwezen personen zijn er 5.859 naar de intake geweest. Van de 5.859 personen die naar de intake zijn geweest, hebben 5.396 personen daadwerkelijk een coloscopie gehad. Dit verschil in aantal is te verklaren doordat er tijdens de intake besproken wordt of een coloscopie zinvol en mogelijk is voor de cliënt. Bij een aantal is dit niet het geval, door gezondheidsredenen en medicijngebruik. Bij de 5.396 uitgevoerde coloscopieën in dit verslagjaar werd er bij 7,36% darmkanker gevonden, bij 44,57% vergevorderde poliepen en bij 18,31% beginnende poliepen. Bij 17,31% werd geen afwijking gevonden. De overige gevallen betroffen goedaardige poliepen, overige maligniteiten en andere bevindingen. 7.2 Ontwikkelingen bevolkingsonderzoek darmkanker Informatiebijeenkomsten Op 22 februari 2016 organiseerde Bevolkingsonderzoek Noord een netwerkbijeenkomst voor MDLartsen, internisten, pathologen, intake-verpleegkundigen en de managers van coloscopiecentra en pathologielaboratoria. Zij werden hier bijgepraat over het bevolkingsonderzoek darmkanker. Op 18 april 2016 was de manager darmkanker van Bevolkingsonderzoek Noord bij de Publieksacademie over darmkanker aanwezig, georganiseerd door Nij Smellinghe. Ze sprak hier over het bevolkingsonderzoek darmkanker 1. Bevolkingsonderzoek Noord wil vaker aanwezig zijn bij avonden zoals deze, of zelf avonden organiseren, om ketenpartners te informeren over de bevolkingsonderzoeken. Zo verzorgde de Regionaal Coördinerend MDL-arts in het najaar een presentatie voor huisartsen. Capaciteit Na de start van het bevolkingsonderzoek was er sprake van een tekort aan capaciteit voor vervolgonderzoek. In 2016 zagen we dat in onze regio alle ziekenhuizen deelnemen aan het bevolkingsonderzoek en dat we cliënten bij wie nader onderzoek nodig is, dit binnen een acceptabele wachttijd en reisafstand kunnen aanbieden. Verzetbewegingen In dit verslagjaar werd duidelijk dat ruim 40% van de afspraken voor een intakegesprek voor vervolgonderzoek wordt verzet. De inzet van Bevolkingsonderzoek Noord is om op zo kort mogelijke termijn en zo dicht mogelijk bij huis een afspraak te plannen. Ondanks deze inzet zien we dat cliënten nog regelmatig de afspraak verzetten en de voorkeur geven aan vervolgonderzoek in het eigen ziekenhuis of een ziekenhuis nog dichter bij huis. Dat dit gepaard gaat met een langere wachttijd (gemiddeld 17,5 kalenderdagen langere wachttijd), neemt de cliënt hierbij voor lief. Aanbestedingen In 2018 lopen de (landelijke) contracten voor de levering van de ontlastingstest, analysediensten en verpakking & couvertage af. In 2016 is gestart met de voorbereiding van de aanbesteding voor deze diensten. 1 https://www.youtube.com/watch?v=yizkchldkzi Jaarverslag 2016 18 van 31
8. Bedrijfsvoering 8.1 Bedrijfsvoering Bevolkingsonderzoek Noord werkt volgens een planning- en control cyclus die voorziet in het jaarlijks opstellen van een kaderbrief en daaruit volgende afdelingsjaarplannen inclusief bijbehorende begroting en het opstellen van een jaarverslag en jaarrekening. Parallel hieraan worden ten behoeve van de subsidieverstrekker een subsidieaanvraag en een aanvraag vaststelling subsidie opgesteld. Per kwartaal wordt een financiële rapportage opgesteld om de uitgaven ten opzichte van de begroting te bewaken. Daarnaast worden per kwartaal de volgende documenten opgesteld en in het MT besproken: een inhoudelijke rapportage, een financiële rapportage, een systeembeoordeling, een beoordeling van de voortgang van de jaarplannen van de verschillende sectoren en een risicobeoordeling. Alle actiepunten worden gecoördineerd vanuit het MT. 8.1.1 Het managementteam Met ingang van 1 januari 2016 is de sector Ondersteuning opgesplitst in de sector Staf & Support en de sector Informatiemanagement & Kwaliteit. De manager van deze laatstgenoemde sector is vanaf oktober 2015 lid van het MT. Het MT bestaat ultimo 2016 in formele zin uit de managers van de sector Screening en de sectoren Staf & Support en Informatiemanagement & Kwaliteit, de controller en de bestuurder. Voor de samenstelling van het MT, zie bijlage 9.1. Ten behoeve van elke MT-vergadering wordt een overzicht gemaakt van de geplande en gerealiseerde productiedoelstellingen. Hierdoor bestaat de mogelijkheid om, indien nodig, de productie bij te stellen. Daarnaast wordt in het MT-overleg aandacht besteed aan personele zaken zoals de verzuimcijfers en aan landelijke en regionale ontwikkelingen op het gebied van het bevolkingsonderzoek. 8.2 Kwaliteit Van 15 februari tot 18 februari 2016 vond de externe audit in het kader van de NEN-EN 15224 (ISO voor de zorg) plaats. Initiële audit voor de NEN-EN 15224, welke de HKZ en ISO9001 heeft vervangen. De gehele organisatie is dan ook geaudit. Het audit-team heeft vier categorie 2 bevindingen en twee observaties geconstateerd. Op basis daarvan is een plan van aanpak geschreven met daarin preventieve en corrigerende maatregelen. Hierop is positief gereageerd door certificatie-instelling DNV, waarna we zijn voorgedragen voor certificering. Op 19 april 2016 ontving Bevolkingsonderzoek Noord het officiële certificaat. Het uitgangspunt van deze norm is dat een organisatie zichzelf continu moet verbeteren. Hiertoe dient een organisatie relevante bedrijfsprocessen te beschrijven en vast te stellen hoe deze processen beheerst worden. Belangrijke aandachtspunten van deze normering zijn o.a. risicomanagement en de kwaliteitskenmerken voor de Zorg. 8.2.1 Kwaliteitsbeleid Bevolkingsonderzoek Noord heeft een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) om de processen te ontwikkelen, implementeren, beheersen en verbeteren. 8.2.2 WKKGZ Per 1 januari 2016 is de nieuwe Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) in werking getreden. Deze wet vervangt de Kwaliteitswet Zorginstellingen en Wet klachtrecht cliënten zorgsector. De gevolgen van de nieuwe wet zijn geïnventariseerd en inmiddels geïmplementeerd. Een belangrijke wijziging is dat de verplichting tot het hebben van een klachtencommissie is vervallen en dat zorginstellingen aansluiting moeten vinden bij een geschilleninstantie. Dit is samen met de andere screeningsorganisaties opgepakt. In 1 januari 2017 moet de nieuwe klachtenprocedure zijn ingericht. 8.3 Communicatie In 2016 heeft Bevolkingsonderzoek Noord de inzet van social media voortgezet. Twitter en Facebook worden gebruikt om verschillende informatie te verspreiden en om te reageren op onverwachte Jaarverslag 2016 19 van 31
situaties. Het gebruik van social media biedt cliënten de mogelijkheid om op een makkelijke manier in contact te komen met de organisatie. Klik hier om het Twitteraccount van Bevolkingsonderzoek Noord te bekijken en hier voor de Facebookpagina. Ook heeft Bevolkingsonderzoek Noord een LinkedIn profiel, hierop worden links naar beschikbare vacatures geplaatst. Klik hier om het LinkedIn account van Bevolkingsonderzoek Noord te bekijken. De vacatures van alle screeningsorganisaties staan op de website www.werkenbijbevolkingsonderzoek.nl, op social media worden links geplaatst die hiernaar verwijzen. 8.4 Cliëntreacties De organisatie kent een interne en een externe klachtenprocedure. Klachten worden in eerste instantie door de interne klachtenfunctionaris behandeld. Als de cliënt niet tevreden is met de afhandeling van de klacht, kan deze worden ingediend bij een onafhankelijke landelijke klachtencommissie. Een cliënt kan zich ook rechtstreeks tot deze onafhankelijke klachtencommissie wenden. De commissie bestaat uit personen die op geen enkele wijze betrokken zijn bij de screeningsorganisaties. De landelijke klachtencommissie heeft in het verslagjaar géén klachten behandeld. Vanaf 1 januari 2017 is de nieuwe klachtenprocedure ingericht, zie 8.2.2 WKKGZ. Naar aanleiding van cliëntreacties zijn er dit verslagjaar verschillende aanpassingen gedaan in de werkwijze van Bevolkingsonderzoek Noord. Overzicht cliëntenreacties In 2016 werden 500 cliëntreacties ontvangen, dit is een stijging ten opzichte van 2015 toen er 444 cliëntreacties ontvangen werden. Sommige cliënten geven meerdere reacties (bijvoorbeeld een compliment over de bejegening, en een klacht over de locatie), deze worden apart geteld. Hieronder de cijfers van 2016 en daaronder van 2015 per bevolkingsonderzoek: 2016: 2015: Zoals te zien in de afbeeldingen hierboven gaat het merendeel van de reacties over de borstkankerscreening (BK: 71,8%). De reacties over de darmkankerscreening (DK) vormen 18,6% en de reacties op de baarmoederhalskankerscreening (BMHK) 9,6% van het geheel. Dit laat ten opzichte van 2015 een stijging zien in het percentage reacties over BMHK en een lichte daling van het percentage BK- en DK-reacties. Jaarverslag 2016 20 van 31
Soort reacties Binnen de reacties worden complimenten, klachten, vragen en suggesties onderscheiden. Hieronder de cijfers van 2016 en daaronder van 2015: 2016: 2015: Het percentage klachten t.o.v. het totaal aantal reacties is gestegen naar 54% (44,1% in 2015) terwijl het percentage complimenten met 25% iets gedaald is. Dit was in 2015: 27,7%. Wat betreft het aantal reacties per soort bevolkingsonderzoek, zien we dat bijna alle complimenten die we ontvangen over BK gaan. Van het totaal aantal BK-reacties gaat het in 51,8% om een klacht. Voor BMHK vormen de klachten 60,4% van het totaal, terwijl de DK-klachten 60,2% van het totaal aantal DK-reacties betreffen. 8.5 Informatiemanagement Op ICT gebied zijn een aantal professionaliseringsslagen doorgevoerd zoals het digitaliseren van interne bedrijfsondersteunende processen en de automatisering van de controle op de uitgaande post. Verder zijn in dit verslagjaar processen van roosteren, jaaruren systematiek en declareren optimaal geïntegreerd in de organisatie met als doel meer kwaliteit en efficiëntie te realiseren. Middels een roosterapp is online informatie beschikbaar gemaakt voor medewerkers. In dit verslagjaar is gestart met de invoering van een systeem ten behoeve van registratie en afhandeling van afwijkingen, incidenten, etc. Dit systeem wordt verder uitgebouwd in 2017. Het doel is om een centraal registratiepunt te ontwikkelen, wat de workflow ten goede komt én de informatie beschikbaar stelt. Verder kunnen hierin ook patronen herkend worden zodat de kwaliteit bevorderd kan worden. Voor stuur- en management informatie is een dashboard ontwikkeld en beschikbaar gesteld voor management en andere leidinggevenden. 8.6 Financieel resultaat 2016 Het boekjaar 2016 is afgesloten met een positief resultaat van afgerond 216.600. De begroting 2016 kwam uit op afgerond 165.400 negatief. Het resultaat is beïnvloed door een aantal incidentele posten. Bevolkingsonderzoek Noord heeft zich verbonden, evenals de overige screeningsorganisaties, aan het project ScreenIT: de bouw van de applicatie ten behoeve van de screening. Dit miljoenenproject wordt onder andere gefinancierd vanuit de bestemmingsreserves van een aantal regio s. Bevolkingsonderzoek Noord draagt financieel voor een substantieel deel bij. In 2016 bedroeg de bijdrage 448.020. De financiële bijdrage komt aanvankelijk ten laste van de exploitatie en bij de resultaatbestemming wordt deze bijdrage ten laste gebracht van het bestemmingsfonds. De digitale foto s, welke worden gemaakt ten behoeve van de borstkankerscreening, worden opgeslagen door Philips. De overeenkomst met Philips is middels een aantal addenda verlengd tot medio 2017. De FSB heeft begin 2017 een aanbesteding gepubliceerd betreffende de digitale dataopslag. Gelet op de duur van de aanbestedingsprocedure en de implementatiefase van de nieuwe voorziening, is in het najaar van 2016 een overbruggingscontract met Philips afgesloten, ingaande juli 2017. De bewaartermijn van de digitale beelden wordt gewijzigd van 78 naar 72 Jaarverslag 2016 21 van 31
maanden. Het retentiepercentage wordt met terugwerkende kracht gebaseerd op basis van de Landelijke Borstkankermonitor van het LETB. De dataretentie wordt gebaseerd op basis van het daadwerkelijke verwijscijfer (gegevens volgens het LETB). De wijzigingen van de bewaartermijn en dataretentie leiden tot een eenmalige verlaging van de langlopende verplichting van 269.400. Dit leidt tot een verbetering van het exploitatieresultaat. Dit voordeel wordt toegevoegd aan het bestemmingsfonds BK2020. Tevens is eenmalig een bedrag van 46.300 toegevoegd aan het fonds ter grootte van de verlaging van de bijdrage aan de FSB voor de borstkankerscreening. Naar aanleiding van een over 2015 uitgevoerde financiële benchmark met de andere screeningsorganisaties is de afschrijvingstermijn van de verrijdbare units aangepast van 10 naar 15 jaar. Het exploitatieresultaat is door de aanpassing van de afschrijvingen verbeterd met afgerond 139.000; Genormaliseerd exploitatieresultaat 2016 Als bovenstaande posten achterwege worden gelaten, dan bedraagt het resultaat afgerond 255.600 positief. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: In 1.000 Exploitatieresultaat 2016 216,6 Onderstaande bijzonderheden zijn buiten beschouwing gelaten: Financiële bijdrage aan de bouw van ScreenIT +448,0 Verlaging langlopende verplichting vanuit digitale dataopslag -269,4 Aanpassing afschrijvingstermijn units -139,6 +39,0 Genormaliseerd exploitatieresultaat 2016 255,6 Het genormaliseerde exploitatieresultaat ( 255.600 positief) ligt fors boven het begrotingsniveau ( 165.400 negatief), dit komt hoofdzakelijk door: Een hoger aantal baarmoederhalskankeronderzoeken (ruim 4.500 onderzoeken meer dan begroot) + 86.700; Lagere personele kosten, als gevolg van minder inzet van formatie (er is in de begroting rekening gehouden met de opvang van de uitstroom van MBB ers) en lagere overige personeelskosten, zoals opleidingen + 166.000; Niet uitvoeren van alle jaarplannen/investeringen en vrijval reservering kosten uit voorgaande jaren, onderschrijding op algemene kosten + 86.000; Lagere uitvoeringskosten screening, geen evenredige stijging met productie, en overige posten + 55.500. Investeringen In 2016 is voor een bedrag van afgerond 107.500 geïnvesteerd tegen begroot 272.000, hoofdzakelijke in ICT-hard- en software (onder andere devices, opslagcapaciteit). Liquiditeitspositie en eigen vermogen De liquiditeitspositie ultimo 2016 bedraagt afgerond 5,04 miljoen. Ultimo 2015 bedroeg het saldo 4,60 miljoen. De stijging wordt veroorzaakt door: Positief exploitatieresultaat, per saldo + 216.600; Stijging per saldo van het werkkapitaal (stijging kortlopende schulden o.a. crediteuren), stijging financieringsresultaat RIVM, daling kortlopende vorderingen (FSB) + 615.400; Investeringen en vrijval langlopende verplichting dataopslag per saldo - 389.000. Het eigen vermogen is door het positieve resultaat gestegen naar 1,15 miljoen en komt uit op een percentage van 9,2% van de subsidieverlening. Jaarverslag 2016 22 van 31