1/11 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr. 24/2012 van 20 september 2012 Betreft: Machtigingsaanvraag vanwege het Agentschap Vlaamse Belastingdienst (VLABEL) voor de verwerking van persoonsgegevens die in gegevensbanken van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie zijn opgeslagen (AF-MA-2012-056) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid (hierna: "het Comité"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna: "WVP"), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op beraadslagingen FO nr. 10/2008 van 20/11/2008 en FO nr. 02/2009 van 19/02/2009; Gelet op de aanvraag van het Agentschap Vlaamse Belastingdienst, ontvangen op 26/07/2012; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 04/09/2012; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 18/09/2012; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 20/09/2012, na beraadslaging, als volgt:
Ber FO 24/2012-2/11 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De onroerende voorheffing is een belasting op het inkomen uit onroerend goed. Sinds 1999 int het Vlaams Gewest deze heffing in eigen beheer. Oorspronkelijk was deze taak door het Vlaams Gewest toevertrouwd aan de Administratie Budgettering, Accounting en Financieel Management. In een besluit van de Vlaamse Regering 1 werd later het Intern Verzelfstandigd Agentschap Vlaamse Belastingdienst VLABEL (hierna de aanvrager) opgericht, die alle opdrachten inzake fiscaliteit overnam die eerder waren toegewezen aan de Administratie Budgettering, Accounting en Financieel Management. 2. Om de onroerende voorheffing te kunnen innen, beschikt de aanvrager vandaag reeds over bepaalde persoonsgegevens die zich in databanken van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (hierna AAPD) bevinden (beraadslagingen FO nr. 10/2008 van 20 november 2008 en FO nr. 02/2009 van 19 februari 2009). Het betreft onder andere gegevens omtrent kadastrale percelen en de adresgegevens van eigenaars of andere personen die een bepaald recht hebben op een kadastraal perceel. Deze informatie is noodzakelijk voor de bepaling van de eigendomsrechten, de belastbare grondslag, en de berekening van de heffing op basis van het kadastraal inkomen van de onroerende goederen. 3. Eveneens in het kader van de inning van de onroerende voorheffing, wenst de aanvrager nu nog meer informatie van de AAPD te bekomen. Het betreft met name bepaalde gegevens die door de Registratie worden verzameld. Aldus de aanvrager zou een dergelijke toegang de doorlooptijden van zijn invorderingsdossiers in belangrijke mate optimaliseren. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID VAN DE AANVRAAG 4. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 1 Besluit van de Vlaamse regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het agentschap Vlaamse Belastingdienst (B.S. 27 juli 2004), gewijzigd bij besluit van de Vlaamse regering van 14/07/2006 (B.S. 5 oktober 2006).
Ber FO 24/2012-3/11 5. Het is de taak van dit Comité om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft. (Parl.Doc 50, 2001-2002, nr. 1940/004). 6. De aanvrager wenst een elektronische toegang tot persoonsgegevens die bij een federale overheidsdienst zijn opgeslagen, met name bij de AAPD. Het Comité is derhalve bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 7. Artikel 4, 1, 2, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 8. De aanvrager werd opgericht bij besluit van de Vlaamse regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het agentschap Vlaamse Belastingdienst. Zijn taken worden in artikel 3 van dit besluit als volgt omschreven: 1 de inning en invordering, met inbegrip van de inkohiering en de bezwaarafhandeling, van de Vlaamse belastingen, inbegrepen de belastingen, aangeduid als heffingen met uitzondering van de heffing op de waterverontreiniging, de heffing op de winning van grondwater, de milieuheffing op de verwijdering van afvalstoffen en de mestheffingen; 2 de uitoefening van de fiscale controle met betrekking tot deze belastingen met uitzondering van de in art. 3, 1 opgesomde heffingen; 3 het invorderen van niet-fiscale schuldvorderingen overeenkomstig het decreet van 22 februari 1995 tot regeling van de invordering van niet-fiscale schuldvorderingen voor de Vlaamse Gemeenschap en de instellingen die eronder ressorteren en het decreet van 22 februari 1995 tot regeling van de invordering van niet-fiscale schuldvorderingen voor het Vlaams Gewest en de instellingen die eronder ressorteren;
Ber FO 24/2012-4/11 4 het innen van retributies en bijzondere (sector)bijdragen voor zover deze taak door de Vlaamse Regering aan het agentschap werd toegewezen; 5 het leveren van de vereiste beleidsgerichte input aan het departement zodat het departement over alle nuttige informatie beschikt om effectief en efficiënt zijn rol te vervullen op het vlak van de beleidsvoorbereiding en -evaluatie en op het vlak van de ondersteuning van de minister bij de opvolging en de aansturing van de uitvoering van het beleid; 6 het uitreiken van attesten voor fiscale vrijstellingen en verminderingen voor zover deze taak niet door de Vlaamse Regering aan een ander beleidsdomein werd toegewezen. 9. Gelet op deze bepalingen en rekening houdend met het feit dat de onroerende voorheffing een gewestelijke belasting betreft 2, stelt het Comité vast dat de aanvrager instaat voor het registreren van de belastingplichtigen, het berekenen, innen en opvolgen van de openstaande vorderingen, alsook voor het uitvoeren van controles op het terrein en dit voor wat de onroerende voorheffing van de in het Vlaams Gewest gelegen onroerende goederen betreft. Om deze taken te kunnen vervullen wenst hij toegang tot gegevens die bij de AAPD worden opgeslagen. 10. In het licht van de in de vorige alinea omschreven taken van de aanvrager, is het Comité van oordeel dat de geplande gegevensverwerkingen met het oog op welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven doeleinden zullen plaatsvinden. Het brengt in herinnering dat de gevraagde gegevens ook enkel voor deze doeleinden mogen gebruikt worden. 11. Gelet op artikel 5, c), WVP en op het hierboven geciteerde artikel 3 van het besluit van de Vlaamse regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het agentschap Vlaamse Belastingdienst zijn de doeleinden van de door de aanvrager beoogde verwerking van gegevens die bij de AAPD worden bewaard, ook toelaatbaar. 12. Tot slot dient in deze context te worden geanalyseerd of de doeleinden van de door de aanvrager geplande verwerkingen verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk door de AAPD (met name door de Registratie) zijn verwerkt. Conform artikel 4, 1, 2 WVP dient bij de beoordeling van deze verenigbaarheid rekening 2 Zie artikel 3, 5, en artikel 5, 1 en 2, van de bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten.
Ber FO 24/2012-5/11 te worden gehouden met alle relevante factoren, waaronder de redelijke verwachtingen van de betrokkene en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 13. Het Comité stelt ter zake vast dat: artikel 236bis van het Wetboek der Registratie-, Hypotheek- en Griffierechten het volgende bepaalt: "Hij die, uit welken hoofde ook, optreedt bij de toepassing van de belastingwetten of die toegang heeft tot de ambtsvertrekken van ( ) registratie en domeinen, is buiten het uitoefenen van zijn ambt, verplicht tot de meest volstrekte geheimhouding aangaande alle zaken waarvan hij wegens de uitvoering van zijn opdracht kennis heeft. De ambtenaren van ( ) registratie en domeinen, oefenen hun ambt uit wanneer zij aan andere administratieve diensten van de Staat, ( ) en aan de openbare instellingen of inrichtingen, inlichtingen verstrekken welke voor die diensten, instellingen of inrichtingen nodig zijn voor de hun opgedragen uitvoering van wettelijke of reglementaire bepalingen. Personen die deel uitmaken van diensten waaraan ( ) registratie en domeinen, in gevolge het vorige lid inlichtingen van fiscale aard heeft verstrekt, zijn tot dezelfde geheimhouding verplicht en mogen de bekomen inlichtingen niet gebruiken buiten het kader van de wettelijke bepalingen voor de uitvoering waarvan zij zijn verstrekt. ( )"; de aanvrager onder meer de volgende bevoegdheid heeft: 1 de inning en invordering, met inbegrip van de inkohiering en de bezwaarafhandeling, van de Vlaamse belastingen, inbegrepen de belastingen, aangeduid als heffingen ( )"; 3 artikel 3, 5 van de bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten vastlegt dat de onroerende voorheffing een gewestelijke belasting betreft; 14. Rekening houdend met het hierboven aangehaalde regelgevend kader, is het Comité onverminderd randnummer 18 van oordeel dat onderhavige verwerking door de aanvrager niet onverenigbaar is met de oorspronkelijke verwerking door de Registratie. 3 Artikel 3 van het besluit van de Vlaamse regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het agentschap Vlaamse Belastingdienst.
Ber FO 24/2012-6/11 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 15. Artikel 4, 1, 3, WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, terzake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 16. De aanvrager verzoekt om gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot bepaalde informatie die door de AAPD, meer bepaald door de Registratie, wordt bijgehouden. Concreet betreft het de volgende gegevens: naam belastingplichtige, Rijksregisternummer 4 belastingplichtige, rechten 5 ; het type inschrijving 6, het volgordenummer van de inschrijving, de datum van de registratie en de datum van de akte 7, kadastrale gegevens (zoals bv. oppervlakte terrein); de prijs die betaald werd voor het onroerend goed 8 ; het rekeningnummer van de betrokken partijen 9 ; de samenvatting van de akte; de naam van de notaris 10, de standplaats van de notaris, repertoriumnummer 11, de referentie, de datum van de akte, het type register, de datum van de registratie en het registratienummer, type verkoop, type bedrag 12, aard van het onroerend goed volgens de akte. 17. De aanvrager beschikt reeds over een machtiging (beraadslaging FO nr. 10/2008 van 20 november 2008) om sommige van de hoger geciteerde gegevens bij het Kadaster 4 De aanvrager is gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (cf. randnummer 29 van beraadslaging RR nr. 04/2010). 5 Is de betrokkene bv eigenaar of vruchtgebruiker of? 6 Betreft het bv. een verkoop of schenking of ruil of? 7 De aanvrager moet kunnen inschatten vanaf welk moment iemand als belastingplichtige kan worden aangeduid. 8 De aanvrager krijgt zo een aanduiding van de bedragen die maximaal kunnen worden ingehouden op de derdenrekening bij de notaris. 9 Dit laat de aanvrager bijvoorbeeld toe om beslag te leggen op deze rekening wanneer de betrokkene zijn belastingen niet betaalt. 10 De notaris is verplicht om gelden ter beschikking te houden ten einde bepaalde bevoorrechte schuldeisers van de belastingplichtigen te kunnen betalen. Wanneer de aanvrager over de coördinaten van de notaris beschikt kan hij de notaris ook verwittigen wanneer er zich een dergelijke situatie voordoet. 11 Het betreft een volgnummer van de akte dat door de notaris wordt vastgelegd (op die manier kan hij snel de desbetreffende akte terugvinden). 12 Bv: de prijs en het bedrag van de registratierechten.
Ber FO 24/2012-7/11 (dat net als de Registratie onder de AAPD ressorteert) op te vragen. De aanvrager motiveert deze overlapping als volgt: In sommige gevallen kan er een (groot) tijdsinterval zitten tussen het verlijden van de notariële akte en de aanpassing van de kadastrale legger. ( ) Tijdens deze periode is er dus een verschil tussen de kadastrale (onaangepaste) legger en de gegevens die de registratie in LOCO/LOCI heeft ingevoerd. ( ) De toestand en gegevens in LOCO/LOCI zijn dus steeds de meest recente gegevens omdat de registratie sowieso alle aktegegevens invoert. Door de tijdsintervallen die kunnen ontstaan tussen het verlijden van de akte en de effectieve aanpassing van de kadastrale legger kan de informatie waartoe VLABEL momenteel toegang heeft gedateerd zijn. 18. Gelet op de door de aanvrager beoogde doeleinden (cf. supra randnummers 8-10) en gelet op de motivatie in de aanvraag (cf. supra randnummers 16 en 17 en de voetnoten 4 t.e.m. 11), besluit het Comité dat de bij de AAPD opgevraagde gegevens, conform zijn aan artikel 4, 1, 3, WVP, behalve voor wat het gegeven rekeningnummer van de betrokken partijen betreft. Wat laatstgenoemd gegeven betreft, weigert het Comité de gevraagde toegang en dit omdat: dit gegeven slechts in een aantal gevallen relevant is (met name in de gevallen waarin de belastingen niet tijdig worden betaald) en het Comité het dan ook disproportioneel acht om dergelijke informatie steeds toegankelijk te maken; er ernstige vragen kunnen gesteld worden bij de nauwkeurigheid van dit gegeven (cf. artikel 4, 4, WVP) (het bankrekeningnummer van iedere burger kan bijvoorbeeld vaak wijzigen); deze toegang niet tot de redelijke verwachtingen van de burgers behoort en er aldus twijfels rijzen omtrent de verenigbaarheid van deze latere verwerking; de AAPD niet de geschikte bron is om deze informatie ter beschikking te stellen. 2.2. Bewaringstermijn van de gegevens 19. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld (artikel 4, 1, 5, WVP). 20. De aanvrager signaleert dat hij de gegevens voor onbeperkte duur wenst te bewaren. Het Comité is er zich van bewust dat de aanvrager de bewaartermijn van de gegevens moeilijk kan bepalen en dit omwille van de volgende redenen:
Ber FO 24/2012-8/11 in geval van betwisting van een belasting of een heffing, is het moeilijk in te schatten hoelang het zal duren voordat de procedure is afgerond; er kan moeilijk voorspeld worden wanneer het verschuldigde bedrag volledig zal geïnd zijn. 21. Het Comité is van oordeel dat in de praktijk een onderscheid kan gemaakt worden tussen verschillende bewaringswijzen. De behandeling van een hangend dossier vereist een bewaring van gegevens opdat deze op normale wijze beschikbaar en toegankelijk zouden zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het beheer van het dossier. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd, met name eens de verjaringstermijn is verlopen, moet de gekozen bewaringswijze aan de gegevens slechts een beperkte beschikbaarheid en toegankelijkheid verlenen. Eens de bewaring niet langer nuttig is en ten laatste op het ogenblik dat de rechten van de begunstigden zijn uitgedoofd dienen de gegevens niet langer te worden bewaard. 2.3. Frequentie van de toegang en de duur van machtiging 22. De aanvrager verzoekt om de gevraagde gegevens permanent en rechtstreeks te kunnen consulteren in de databanken van de AAPD. 23. Het Comité is van oordeel dat deze permanente toegang gepast is in het licht van artikel 4, 1, 3, WVP. Het onderstreept evenwel dat via deze permanente toegang enkel concrete gegevens kunnen worden opgevraagd wanneer dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de met de verwerking vooropgestelde finaliteiten (cf. supra randnummers 8-10). 24. De toegang wordt ook voor onbepaalde duur gevraagd. De bevoegdheid om de onroerende voorheffing te innen is niet in de tijd afgebakend en de toegang tot de gevraagde gegevens is aldus essentieel om in dit kader de dossieropvolging te kunnen verzekeren. 25. Het Comité constateert dat, met het oog op de realisatie van de opgegeven doeleinden, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP). 2.4. Bestemmelingen en/of derden waaraan gegevens worden meegedeeld
Ber FO 24/2012-9/11 26. Volgens de informatie verstrekt in de aanvraag zullen de gegevens in de eerste plaats intern gebruikt worden. De aanvrager geeft daarnaast ook aan dat de volgende mededelingen aan derden zullen gebeuren: andere Vlaamse en federale overheidsdiensten die betrokken zijn bij de operationele afhandeling van de dossiers waarvoor de aanvrager bevoegd is. Het betreft met name het Vlaams Departement Financiën en Begroting 13, de Vlaamse Ombudsdienst 14, de Vlaamse Infolijn 15, bepaalde diensten binnen de AAPD en de gemeenten 16 ; notarissen; gerechtsdeurwaarders die optreden op basis van een mandaat vanwege de aanvrager; advocaten en wettelijk gemandateerden die als gemandateerde optreden voor de aanvrager of voor de belastingplichtige. 27. Het Comité neemt hier akte van en het wijst nogmaals op de geheimhoudingsplicht die in artikel 236bis van het Wetboek der Registratie-, Hypotheek- en Griffierechten wordt opgelegd (cf. randnummer 13, eerste pijltje). 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 28. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. Eén van de hoekstenen van een transparante verwerking, betreft de informatieplicht in de zin van artikel 9, 2, WVP. 29. In voorliggend geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel verricht worden met het oog op de toepassing van bepalingen voorgeschreven door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie. Op grond van artikel 9, 2, 2 de lid, b), WVP is in een dergelijke situatie een vrijstelling van de informatieplicht van kracht. 13 Het betreft twee diensten binnen dit departement: - de klachtendienst: deze heeft informatie nodig om klachten te kunnen behandelen omtrent de wijze waarop de aanvrager zijn dossiers afhandelt; - de boekhouding: voor de uitvoering van terugbetalingen worden gegevens met betrekking tot de vordering overgemaakt. 14 In het antwoord dat de aanvrager opstelt naar aanleiding van vragen van de ombudsdienst over de wijze waarop een bepaald dossier is afgehandeld door de aanvrager wordt informatie verstrekt uit het dossier. 15 Voor de eerstelijnsopvang van vragen omtrent Vlaamse fiscale dossiers krijgt de Vlaamse infolijn toegang tot het portaal waarop ook burgers toegang krijgen. In principe zien zij dan het volledige dossier van de belastingplichtige, zoals de burger, indien hij zelf zou aanloggen, zijn eigen dossier kan inkijken. 16 Informatie met betrekking tot mogelijke erfgenamen wordt opgevraagd bij de dienst bevolking van de gemeente waar de belastingplichtige zijn laatste woonplaats had. De aanvrager dient hierbij telkens eerst bepaalde info aan deze dienst over te maken, vooraleer deze een opzoeking kan verrichten en kan antwoorden.
Ber FO 24/2012-10/11 30. Deze vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité er zich kan van vergewissen of er passende waarborgen bestaan voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkenen. Bovendien wordt de transparantie ook niet uitsluitend gewaarborgd door de informatieplicht (cf. artikelen 4, 1, 1 en 9 tot 15bis WVP). Het Comité onderzoekt dan ook of de betrokkene bij het nemen van een beslissing en bij de kennisgeving van iedere wijziging van deze beslissing onder andere wordt geïnformeerd over de gebruikte gegevens, hun herkomst en de logica die aan de basis ligt van de beslissing.het Comité stelt vast dat er jaarlijks aan de belastingplichtigen een aanslagbiljet gestuurd wordt, waarin de verwerkte gegevens worden weergegeven alsook de wijze waarop de uiteindelijke heffing is berekend en de eventuele verminderingen. In dit formulier wordt ook vermeld dat de gegevens met betrekking tot de onroerende goederen afkomstig zijn van de AAPD. 32. Het Comité is van oordeel dat voornoemde vermelding op het aanslagbiljet bijdraagt tot een transparante verwerking. Het beveelt tegelijk aan om de informatieverstrekking nog te verbeteren, door bijvoorbeeld een meer uitgebreide toelichting (bv: adres waartoe de burger zich kan wenden wanneer hij zijn recht van toegang wenst uit te oefenen of wanneer hij vragen heeft bij de nauwkeurigheid van de gegevens) op te nemen op de websites van de aanvrager en van de AAPD. 4. BEVEILIGING 33. Uit de door de aanvrager en door de AAPD meegedeelde stukken blijkt dat zij over een veiligheidsconsulent en een veiligheidsbeleid beschikken. Het Comité heeft er akte van genomen. OM DEZE REDENEN, het Comité machtigt de aanvrager om toegang te krijgen tot de gegevens die bij de AAPD worden bewaard (randnummer 16) behalve het gegeven bankrekeningnummer van de betrokkenen en dit om de doelstellingen zoals omschreven in randnummers 8-10 te verwezenlijken, mits voldaan wordt aan de hierboven aangehaalde vereisten (randnummers 10, 21 en 27);
Ber FO 24/2012-11/11 weigert de toegang tot het gegeven bankrekeningnummer van de betrokkenen (randnummer 18). De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere