Handleiding Afspiegelingsbeginsel gemeente Amsterdam

(ingangsdatum 22 november 2016 ZD2016-008173) Handleiding Afspiegelingsbeginsel gemeente Amsterdam Inleiding In het Sociaal Plan Amsterdam (artikel 16.15 NRGA) staat beschreven dat er binnen de gemeente Amsterdam wordt afgespiegeld overeenkomstig de systematiek zoals beschreven in de handleiding afspiegeling algemeen van het UWV WERKbedrijf. Omdat de UWV-handleiding soms andere termen of een andere context gebruikt dan voor de gemeente Amsterdam gelden, is in deze handleiding Afspiegelingsbeginsel de UWV-handleiding vertaald naar de Amsterdamse situatie. Het afspiegelingsbeginsel is het verplichte criterium om te bepalen welke medewerkers boventallig gaan worden. Er is sprake van boventalligheid als ambtenaren na een reorganisatie niet geplaatst kunnen worden in de formatie binnen het reorganisatiegebied. Toepassing van het afspiegelingsbeginsel vindt plaats met gebruikmaking van objectieve gegevens zoals functie, leeftijd en datum indiensttreding. Deze handleiding geeft concrete regels voor de toepassing van het afspiegelingsbeginsel. Vervolgens is een stappenplan opgenomen en zijn enkele rekenvoorbeelden uitgewerkt. Achtereenvolgens komen in deze handleiding de volgende onderwerpen aan de orde: 1. Toetsingskader en aanname voorafgaand aan afspiegeling 2. Afspiegelingsbeginsel 3. Peildatum 4. Stappenplan 5. Rekenvoorbeelden 6. Berekeningsblad afspiegeling 1. Toetsingskader en aanname voorafgaand aan afspiegeling De was-wordt-lijst is de basis voor de afspiegeling. In deze handleiding Afspiegeling wordt als uitgangspunt genomen dat de was-wordt-lijst is vastgesteld per functie (generiek per niveau + vakgebied + indien dit voor het dienstbelang noodzakelijk is nog een nader gespecificeerd onderscheid) en dat uit de was-wordt-lijst kan worden opgemaakt welke groep medewerkers tot één functiegroep behoort. 2. Afspiegelingsbeginsel Als de functie van de ambtenaar conform het Sociaal Plan Amsterdam is ingedeeld in categorie 1 en er binnen de functiegroep meer ambtenaren zijn dan formatieplaatsen (zodat sprake is van boventalligheid), dan wordt op grond van het afspiegelingsbeginsel bepaald hoe de boventalligheid over de verschillende leeftijdscategorieën wordt verdeeld. Vervolgens wordt op basis van anciënniteit bepaald wie daadwerkelijk boventallig wordt. De indeling in leeftijdscategorieën vindt plaats per functiegroep (artikel 16.27 NRGA). Het afspiegelingsbeginsel luidt als volgt: het aantal ambtenaren dat per leeftijdscategorie boventallig wordt komt zoveel mogelijk overeen met de onderlinge verhouding van het aantal ambtenaren in elk van de leeftijdsgroepen binnen de betreffende categorie per functiegroep (artikel 16.15 NRGA). De verschillende leeftijdscategorieën zijn: 1

15 jaar - jonger dan 25 jaar 25 jaar - jonger dan 35 jaar 35 jaar - jonger dan 45 jaar 45 jaar - jonger dan 55 jaar 55 jaar - AOW-gerechtigde leeftijd. De toepassing van het afspiegelingsbeginsel zorgt er voor dat de boventalligheid evenredig wordt verdeeld over alle leeftijdscategorieën. De verdeling van de boventalligen over de leeftijdsgroepen dient op een zodanige wijze plaats te vinden dat de leeftijdsopbouw binnen de functiegroep vóór en ná de inkrimping verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk blijft. Vervolgens wordt binnen elke leeftijdsgroep de medewerker met het kortste dienstverband als eerste boventallig verklaard. 3. Peildatum Een reorganisatie is een dynamisch proces, waarbij het personeelsbestand voortdurend wijzigt. Om het afspiegelingsbeginsel te kunnen toepassen, is het hanteren van een objectiveerbare peildatum noodzakelijk. Op de peildatum wordt als het ware een foto gemaakt van het personeelsbestand van de gemeente Amsterdam. Het personeelsbestand op de peildatum vormt de basis voor de berekening van de noodzakelijke krimp, de vaststelling van de leeftijdscategorie en de vaststelling van de volgorde bij boventalligheid. De peildatum wordt vastgelegd in het reorganisatiebesluit. 4. Stappenplan Afspiegeling is niet eenvoudig en er komt veel bij kijken. Om een afvloeiing naar de verhouding van de leeftijdsgroepen van de functiegroep te bereiken, is het volgende stappenplan ontwikkeld. Dit wordt gevolgd door enkele rekenvoorbeelden. Bij het stappenplan worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: A. Tot en met stap 7 wordt uitgegaan van het gegeven dat één medewerker gelijk staat aan één fulltime equivalent (fte). B. Er wordt alleen afgespiegeld als in de gehele functiegroep waar moet worden ingekrompen de krimp minimaal 0,5 fte is. C. Indien er na het doorlopen van onderstaande stappen nog geen definitieve uitkomst is gevonden (er kan nog niet worden vastgesteld welke medewerker boventallig wordt), dan geldt het principe dat een jongere medewerker eerder voor boventalligheid in aanmerking komt dan een oudere medewerker, tenzij er gegronde redenen zijn om hiervan af te wijken. Deze situatie kan zich binnen een leeftijdsgroep voordoen wanneer twee of meer medewerkers op dezelfde datum in dienst zijn getreden. De situatie kan zich ook voordoen bij gelijkvertegenwoordigde leeftijdsgroepen (dus niet binnen een leeftijdsgroep), wanneer twee of meer medewerkers op dezelfde datum in dienst zijn getreden. Stap 1 Stel vast binnen welke functiegroep boventalligheid ontstaat en waar moet worden gekrompen. Stap 2 Stel aan de hand van de was-wordt-lijst vast welke medewerkers vallen binnen de functiegroep waarin boventalligheid ontstaat. Stap 3 Stel voor alle medewerkers die binnen deze functiegroep vallen het volgende vast: Geboortedatum. Datum indiensttreding. Indien de medewerker meerdere dienstverbanden bij de gemeente Amsterdam heeft (gehad), dan wordt gekeken naar de datum waarop de medewerker het laatst weer in dienst is gekomen. 2

Deeltijdfactor. Stap 4 Stel, met gebruikmaking van de peildatum,vast in welke leeftijdcategorie deze medewerkers zitten. Stap 5 Stel vast met hoeveel medewerkers of fte s deze functiegroep moet inkrimpen. Stap 6 Bepaal per leeftijdsgroep hoeveel medewerkers voor boventalligheid in aanmerking komen. Zie 5 Rekenvoorbeelden: deze berekening levert soms een uitkomst op met een cijfer voor de komma en één of meerdere cijfers achter de komma (bijvoorbeeld 2,6). Het cijfer vóór de komma geeft het aantal medewerkers uit die leeftijdsgroep aan dat in elk geval voor boventalligheid in aanmerking komt. Bij 2,6 komen in elk geval 2 medewerkers uit die leeftijdsgroep voor boventalligheid in aanmerking. Als de som van de hele cijfers voor de komma lager is dan de noodzakelijke krimp, dan levert de leeftijdsgroep met het hoogste cijfer achter de komma de eerstvolgende voor boventalligheid voor te dragen medewerker. Dit wordt herhaald met het eerst daarna komende hoogste cijfer achter de komma totdat het totaal aantal voor boventalligheid voor te dragen medewerkers is bereikt. Per leeftijdsgroep komt zo het aantal medewerkers dat boventallig wordt vast te staan. Stap 7 Stel per leeftijdsgroep vast welke medewerkers boventallig worden. De medewerker met het kortste dienstverband (anciënniteit) binnen de leeftijdsgroep komt als eerste voor boventalligheid in aanmerking. Voor de anciënniteit wordt gekeken naar de datum indiensttreding bij de gemeente Amsterdam. Het kan voorkomen dat een functiegroep in meerdere of wellicht alle leeftijdsgroepen evenveel medewerkers telt. Zie hiervoor de rekenvoorbeelden. Stap 8 Stel vast hoeveel fulltime equivalenten (fte s) boventallig worden (indien de beoogde krimp geformuleerd is in fte s, niet in aantal medewerkers). Het aantal fte s wijkt af van het aantal medewerkers indien boventallige medewerkers in deeltijd werkzaam zijn. Bekijk na het doorlopen van voorgaande stappen hoeveel fte er daadwerkelijk is gekrompen. Spiegel zonodig nogmaals af op grond van bovenstaand stappenplan. Stap 9 Stel, een niet boventallige medewerker neemt zelf ontslag of na de peildatum vindt uitstroom plaats. Het is mogelijk dat na de peildatum (en dus na de vaststelling van de totale noodzakelijke krimp en de verdeling daarvan over de binnen de functie werkzame personen) het personeelsbestand om andere redenen kleiner wordt. Er is bijvoorbeeld sprake van vrijwillige uitstroom in verband met het flankerend personeelsbeleid. Of een niet boventallige medewerker neemt zelf ontslag. In dat geval hoeven in de betreffende functiegroep minder medewerkers boventallig te zijn. Welke boventallig verklaarde medewerker heeft daar baat bij? Met ander woorden: van welke medewerker kan de boventalligheid ingetrokken worden? Eerst wordt gekeken naar de leeftijdsgroep waarbinnen de niet boventallige, vertrekkende medewerker zit. Van de boventallige medewerker met het langste dienstverband in deze leeftijdsgroep wordt dan de boventalligheid opgeheven. Zit in deze leeftijdsgroep geen boventallig verklaarde medewerker (meer) dan brengt een redelijke uitleg van het afspiegelingsbeginsel mee dat de leeftijdsgroep die als laatste werd aangewezen voor het leveren van een boventallige medewerker nu een medewerker minder hoeft te leveren. De boventalligheidsverklaring voor de medewerker met het langste dienstverband uit deze leeftijdsgroep dient te worden ingetrokken. 3

5. Rekenvoorbeelden De volgende rekenvoorbeelden zijn opgenomen: 1. Standaard. Hierbij is een onderscheid gemaakt indien alle medewerkers fulltime werken (1A) en indien er in de functiegroep ook medewerkers zitten die parttime werken (1B). 2. Alle voorkomende leeftijdsgroepen tellen evenveel medewerkers. 3. Enkele van de voorkomende leeftijdsgroepen tellen evenveel medewerkers. Rekenvoorbeeld 1. Standaard In functiegroep X zijn 12 medewerkers werkzaam. Deze 12 medewerkers moeten worden ingedeeld in de vijf leeftijdsgroepen: 3 mw 4 mw 0 mw 2 mw 3 mw 12 mw De volgende situaties kunnen zich voordoen: 1A. Alle medewerkers werken fulltime (het aantal in te krimpen fte s is gelijk aan het aantal medewerkers) Functiegroep X moet met 4 medewerkers worden ingekrompen. De boventallige medewerkers worden als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld: 3/12 x 4 = 4/12 x 4 = 0/12 x 4 = 2/12 x 4 = 3/12 x 4 = 1 1,3333 -- 0,6666 1 4 mw Op basis van de hele getallen voor de komma wordt de verdeling over de leeftijdsgroepen: 1 mw 1 mw -- -- 1 mw 3 mw In dit voorbeeld is er één boventallige medewerker te weinig berekend. De leeftijdsgroep met de hoogste waarde na de komma levert de boventallige medewerker op. Leeftijdsgroep 45-54 jaar heeft het hoogste cijfer achter de komma (,6666 ) en deze leeftijdsgroep levert de boventallige medewerker. Uiteindelijk is de verdeling over de leeftijdsgroepen: 1 mw 1 mw -- 1 mw 1 mw 4 mw De medewerker met het kortste dienstverband in de betreffende leeftijdsgroep wordt boventallig verklaard. 1B. Een deel van de medewerkers werkt parttime (het aantal in te krimpen fte s is kleiner dan het aantal medewerkers) 4

Hiervoor kan hetzelfde voorbeeld worden genomen als bij 1A, met daarbij de volgende toevoeging: Indien deze vier medewerkers gezamenlijk 3,2 fte bevatten dan dient er nog 0,8 fte te worden ingekrompen. Een redelijk toepassing van het afspiegelingsbeginsel brengt in dit geval mee dat de resterende krimp van 0,8 fte wordt bereikt uit de leeftijdsgroep met de resterende hoogste waarde achter de komma. Leeftijdsgroep 25-34 jaar heeft het hoogste cijfer achter de komma (,3333 ) en deze leeftijdsgroep levert de boventallige medewerker. Uiteindelijk is de verdeling over de leeftijdsgroepen: 1 mw 2 mw - 1 mw 1 mw 4 fte De medewerker met het kortste dienstverband in de betreffende leeftijdsgroep wordt boventallig verklaard. Rekenvoorbeeld 2. Alle voorkomende leeftijdsgroepen tellen evenveel medewerkers In functiegroep Y zijn 20 medewerkers werkzaam. Deze 20 medewerkers moeten worden ingedeeld in de vijf leeftijdsgroepen: 4 mw 4 mw 4 mw 4 mw 4 mw 20 mw Vast komt te staan dat elke voorkomende leeftijdsgroep een gelijk aantal medewerkers telt. De volgende situaties kunnen zich dan voordoen: 1. Er kan volledig worden afgespiegeld Functiegroep Y moet met 5 medewerkers worden ingekrompen. De boventalligen worden als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld: 4/20 x 5 = 4/20 x 5 = 4/20 x 5 = 4/20 x 5 = 4/20 x 5 = 1 mw 1 mw 1 mw 1 mw 1 mw 5 mw In dit geval kan de noodzakelijke inkrimping volledig met afspiegeling worden bereikt. 2. Slechts een deel van de noodzakelijke inkrimping kan gelijk over de leeftijdsgroepen worden verdeeld Functiegroep Y moet met 7 medewerkers worden ingekrompen. De boventalligen worden als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld: 4/20 x 7 = 4/20 x 7 = 4/20 x 7 = 4/20 x 7 = 4/20 x 7 = 1,40 1,40 1,40 1,40 1,40 7 mw 5

Op basis van de hele getallen voor de komma wordt de verdeling over de leeftijdsgroepen: 15-24 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar 55 jr tot AOW leeftijd Totaal 1 mw 1 mw 1 mw 1 mw 1 mw 5 mw In dit voorbeeld zijn er twee boventallige medewerkers te weinig berekend. De leeftijdsgroepen met de hoogste waarden na de komma leveren de boventallige medewerkers op. Deze zijn echter allemaal gelijk. Een redelijke toepassing van het afspiegelingsbeginsel brengt in dit geval mee dat de resterende krimp met 2 medewerkers wordt bereikt door de eerstvolgend in aanmerking komende medewerker van elk van de vijf leeftijdsgroepen bij elkaar te nemen en van deze 5 medewerkers de 2 medewerkers, die het kortst in dienst zijn, als boventallige medewerker aan te merken. 3. Met vaststelling van de cijfers voor de komma wordt de noodzakelijke inkrimping niet bereikt Functiegroep Y moet met 4 medewerkers worden ingekrompen. De boventalligen worden als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld: 4/20 x 4 = 4/20 x 4 = 4/20 x 4 = 4/20 x 4 = 4/20 x 4 = 0,80 0,80 0,80 0,80 0,80 4 mw Op basis van de hele getallen voor de komma wordt de verdeling over de leeftijdsgroepen: -- -- -- -- -- 0 mw In dit geval kan noodzakelijke inkrimping (4 medewerkers) niet worden vastgesteld. Ook het vaststellen van het hoogste cijfer achter de komma biedt hier geen uitkomst. Een redelijke toepassing van het afspiegelingsbeginsel brengt in dit geval mee dat de kortst in dienst zijnde medewerkers van elk van de vijf leeftijdsgroepen bij elkaar worden genomen en van deze 5 medewerkers de 4 medewerkers, die het kortst in dienst zijn als boventallige medewerker worden aangemerkt. Aldus wordt de noodzakelijke inkrimping met 4 medewerkers bereikt. Rekenvoorbeeld 3. Enkele van de voorkomende leeftijdsgroepen tellen evenveel medewerkers In functiegroep Z zijn 20 medewerkers werkzaam. Deze 20 medewerkers moeten worden ingedeeld in de vijf leeftijdsgroepen: 3 mw 5 mw 3 mw 6 mw 3 mw 20 mw Vast komt te staan dat 3 van de 5 voorkomende leeftijdsgroepen een gelijk aantal medewerkers tellen. De volgende situaties kunnen zich dan voordoen: 6

1. Slechts een deel van de noodzakelijke inkrimping kan gelijk over de leeftijdsgroepen worden verdeeld Functiegroep Z moet met 9 medewerkers worden ingekrompen. De boventallige medewerkers worden als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld: 3/20 x 9 = 5/20 x 9 = 3/20 x 9 = 6/20 x 9 = 3/20 x 9 = 1,35 2,25 1,35 2,7 1,35 9 mw Op basis van de hele getallen voor de komma wordt de verdeling over de leeftijdsgroepen: 1 mw 2 mw 1 mw 2 mw 1 mw 7 mw In dit voorbeeld zijn er twee boventallige medewerkers te weinig berekend. De leeftijdsgroep met de hoogste waarde achter de komma levert als eerste de boventallige medewerker op. Leeftijdsgroep 45-54 jaar heeft het hoogste cijfer achter de komma (,7) en deze leeftijdsgroep levert de boventallige medewerker. Het volgende hoogste cijfer achter de komma (,35) komt echter in drie leeftijdsgroepen voor (15-24 jaar, 35-44 jaar en 55 jaar tot AOW). Een redelijke toepassing van het afspiegelingsbeginsel brengt in dit geval mee dat de resterende krimp met 1 medewerker wordt bereikt door de eerstvolgende boventallige medewerker van de drie gelijk vertegenwoordigde leeftijdsgroepen (de leeftijdsgroepen 15-24, 35-44 en 55 jaar tot AOW) bij elkaar te nemen en van deze 3 medewerkers de medewerker met het kortste dienstverband aan te merken als boventallige medewerker. 2. Met vaststelling van de cijfers voor de komma wordt de noodzakelijke inkrimping niet bereikt Functiegroep Z moet met 1 medewerker worden ingekrompen. De boventallige medewerkers worden als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld: 3/20 x 1 = 5/20 x 1 = 3/20 x 1 = 6/20 x 1 = 3/20 x 1 = 0,15 0,25 0,15 0,3 0,15 1 mw In dit geval kan de noodzakelijke inkrimping (1 medewerker) niet worden vastgesteld. Het vaststellen van het hoogste cijfer achter de komma biedt hier uitkomst. Leeftijdsgroep 45-54 jaar kent het hoogste cijfer achter de komma (,3) en levert de boventallige medewerker op. Derhalve: -- -- -- 1 mw -- 1 mw 7

6. Berekeningsblad afspiegeling Dit berekeningsblad stelt u in staat om eenvoudig zelf een afspiegelingsberekening te maken en te controleren. De uitkomst laat zien hoeveel medewerkers per leeftijdsgroep voor boventalligheid in aanmerking komen. Berekeningsblad afspiegeling Vul het aantal medewerkers per leeftijdsgroep in Bereken de verdeling per leeftijdsgroep (aantal medewerkers per leeftijdsgroep delen door totaal aantal medewerkers per functiegroep) Bereken de noodzakelijke krimp per leeftijdsgroep (uitkomst vorige stap x noodzakelijke krimp per functiegroep) medewerkers... x =... x =... x =... x =... x = krimp Vaststelling krimp op basis van cijfers voor de komma Aanvullende vaststelling op basis van hoogste cijfer achter de komma Vaststelling verdeling volledige krimp (optelsom beide vorige stappen) Deeltijd boventallige medewerkers Resterende krimp (indien gelijk aan of groter dan 0,5 fte, aanvullend afspiegelen) 1 medewerkers medewerkers medewerkers fte 8