Draaiboek gebruik rapporteringsdocument outplacementbegeleiding (versie 07/2015) Het rapporteringsdocument outplacementbegeleiding wordt gebruikt om de begeleiding van het outplacementkantoor op te volgen. Dit sjabloon moet gebruikt worden voor alle nieuw opgestarte dossiers in het kader van het Sociaal Interventiefonds vanaf 01 juli 2015. Vanaf SI-nr 3403. Doel Door wie Voor wie Opbouw en verwachtingen Worddocument Het rapporteringsdocument geeft zowel op een kwalitatieve als een kwantitatieve manier een overzicht van de outplacementbegeleiding. Op deze manier kan de stuurgroep van de tewerkstellingscel de ondernomen begeleidingsacties opvolgen. Het rapporteringsdocument dient opgemaakt te worden door het outplacementkantoor dat de begeleiding op zich neemt. Het rapporteringsdocument wordt gebruikt door de stuurgroep van de tewerkstellingscel, maar wordt ook doorgegeven aan de Inspectie Werk en Sociale Economie voor een eventuele controle. In het word-document wordt een globaal overzicht gegeven van de onderneming die een aanvraag heeft ingediend. Gelieve aan te duiden aan of het om een opstartrapport gaat, een tussentijdse of eindrapportering. Kerngegevens dossier op moment van aanvraag In dit luik wordt een overzicht gegeven van de startsituatie voor het outplacementkantoor. - Naam onderneming Hier schrijf je de naam van de onderneming waar je De naam kan je terug vinden op de webpagina van het Sociaal Interventiefonds: - Gemeente De gemeente waar het bedrijf gelegen was. Je kan dit ook terug vinden op de webpagina van het Sociaal Interventiefonds: - Activiteit onderneming en paritair comité Je geeft een korte omschrijving van de activiteiten van de onderneming. Deze kan je terug vinden op de webpagina van het Sociaal Interventiefonds: - Dossiernummer Sociale interventie Het dossiernummer is een identificatiemiddel om snel een dossier terug te vinden. Gebruik dit nummer steeds in al je communicatie naar de VDAB. Je vindt dit nummer terug op de webpagina van het Sociaal Interventiefonds: - Naam outplacementbureau Het outplacementbureau dat de begeleiding uitvoert wordt hier vermeld. - Verantwoordelijke en consultant/telefoonnummer/e-mail De persoon binnen het outplacementkantoor die gecontacteerd kan worden om afspraken te maken en/of eventuele problemen te bespreken. Vermeldt ook de naam van de consultant die bij afwezigheid van de verantwoordelijke kan aangesproken worden. 1
- Aantal werknemers op datum faillissement/ontslagen door de onderneming De aantallen die hier in gevuld worden, zijn gebaseerd op de aantallen in de aanvraag. Dit wordt u toegestuurd door de sociaal interventieadviseur bij toewijzing van het dossier. Indien mogelijk moet er een opsplitsing gemaakt worden tussen de arbeiders en de bediendes. - Datum aanstelling outplacemenbureau Een outplacementbureau wordt via mail op de hoogte gesteld dat zij de begeleiding voor een dossier op zich moeten nemen. De datum van deze mail is de datum aanstelling outplacementbureau.! Let op: Deze mail moet bewaard worden en kan eventueel opgevraagd worden bij een eventuele inspectie door de Vlaamse Inspectie Werk en Sociale Economie. - Datum infosessie Dit is de datum van de infosessie of het eerste intakegesprek 1. Contacteren van de ex-werknemers - Aantal personen gecontacteerd Het aantal personen dat gecontacteerd is. - Aantal personen gereageerd Het aantal personen dat gereageerd heeft op de contactname. 2. Informatievergadering - Datum De dag dat de infovergadering is doorgegaan. - Locatie Het adres van de zaal waar de vergadering heeft plaatsgevinden. - Aantal aanwezigen Het aantal personen aanwezig op de infovergadering 3. Verloop outplacementtraject Om een overzicht te krijgen hoe de begeleidingen verlopen, wordt gevraagd om tijdens elk rapportagemoment aan te geven hoeveel personen effectief in begeleiding zijn. Dat wil zeggen, de begeleidingssessies bijwonen.! Let op: Bij de intake en begeleiding dient er voldoende aandacht geschonken te worden aan een eventuele taal- en/of mobiliteitsproblematiek. - Aantal personen nog actief in begeleiding Enkel personen die effectief begeleiding volgen dienen hierin opgenomen te worden. Dat wil zeggen dat personen die ooit deelnemer waren hier niet meer in terug te vinden zijn. Het aantal deelnemers kan dus dalen bij elke reden van uitstroom en stijgen indien nieuwe personen starten met de begeleiding of gebruik maken van de (herinstap)garantie. Indien mogelijk moet er een opsplitsing gemaakt worden tussen de arbeiders en de bedienden.! Let op: Je dient steeds aan de sociaal interventieadviseur die het dossier opvolgt te laten weten dat iemand nieuw is ingestapt. Dit doe je door een mail te sturen en het attest outplacementbegeleiding op te sturen. 2
4. Financiële gegevens Om de financiële administratie op te kunnen volgen, vragen we aan het outplacementkantoor een overzicht te maken van alle (betaalde) facturen. - Opleiding Naam deelnemer: Naam van de persoon voor wie de opleiding aangevraagd wordt. Naam opleiding: De naam van de opleiding die aangevraagd wordt. Organisatie: De organisatie die instaat voor het verstrekken van de opleiding. Datum goedkeuring: De datum dat je goedkeuring van de stuurgroep gekregen hebt om de opleiding te volgen. Dit kan de datum van de goedkeuringsmail zijn of de datum van de stuurgroepvergadering Bedrag goedgekeurd: Het bedrag waarvoor het Sociaal Interventiefonds tussen zal komen (incl. BTW) Reeds gefactureerd: Het bedrag dat reeds aan de VDAB is gefactureerd Factuurdatum: Datum dat de factuur aan VDAB is opgemaakt.! Let op: Elke betalende opleidingsvraag dient goedgekeurd te worden door de sociaal interventieadviseur volgens het geldende bestek. Het outplacementkantoor dient deze begeleiding onmiddellijk te factureren. Facturaties na eindrapportage in de stuurgroep worden niet meer betaald. 5. Verklaring Deze verklaring geeft aan dat het outplacementkantoor een correcte rapportering bezorgd heeft aan VDAB. Deze dient zo correct mogelijk ingevuld te worden. Opbouw en verwachtingen Exceldocument Tabblad 1: Overzichtslijst In deze tabel geef je een overzicht van alle personen die in het aanvraagformulier opgenomen zijn.! Let op: We vragen om het aantal begeleidingsmomenten terug weer te geven. - Rijksregisternummer Dit vul je enkel in als je het weet. Voor elke deelnemer die effectief outplacement volgt, wordt een rijksregisternummer ingevuld. - Naam De achternaam van de betrokkene. - Voornaam De voornaam van de betrokkene. - Deelnemer Dit is een uitklapbare lijst met volgende opties: Ja (J): Je duidt dit aan voor elke persoon die effectief ooit in begeleiding geweest is. Het intakegesprek telt niet als begeleiding. Eens deelnemer kan je dus niet veranderen naar niet-deelnemer. Op deze manier wordt er een overzicht gecreëerd van het totaal aantal personen in begeleiding. Nee (N): Elke persoon die bij informering expliciet te kennen geeft dat hij/zij niet wenst deel te nemen aan de outplacementbegeleiding of niet bereikt is. Beschrijf in de kolom Bijkomende info wat de reden van niet-deelname is. Indien een niet-deelnemer op een later tijdstip toch wenst deel te nemen aan de outplacementbegeleiding dient de sociaal interventieadviseur steeds op de hoogte gebracht te worden. 3
Garantie (G): Elke persoon die bij informering expliciet te kennen geeft dat hij/zij momenteel niet kan instappen in de outplacementbegeleiding omwille van een specifieke reden (bv. omwille van werk, opleiding, ), maar die wel wil kunnen aanspraak maken op het recht op outplacementbegeleiding wanneer nodig (bv. bij afloop opleiding of tewerkstelling, ). Beschrijf in de kolom Bijkomende info wat de reden van niet-opstarten is. - Leeftijd: Leeftijd op moment van ontslag. - Datum intake: Datum dat het outplacementkantoor een individueel gesprek met de deelnemer gehad heeft. - Nog in begeleiding: Hier geef je aan of iemand nog in begeleiding is, dat wil zeggen effectief naar de sessies komt. Deelnemers kunnen ondertussen uitgestroomd zijn naar werk en wensen de begeleiding niet verder te zetten. Indien dit het geval is, zet je nog in begeleiding op n(ee). Als iemand bijvoorbeeld een opleiding volgt, maar wel nog outplacementbegeleiding volgt, zet je nog in begeleiding op j(a). - # begeleidingsmomenten collectief: Het aantal collectieve begeleidingssessies die deze persoon gevolgd heeft. - # begeleidingsmomenten individueel: Het aantal individuele begeleidingssessies die deze persoon gevolgd heeft. Bij Bijkomende informatie duidt je waarom deze persoon indivueel begeleid wordt. Een intakegesprek wordt niet geteld als een individueel begeleidingsmoment. - # begeleidingsmomenten telefonisch / e-mail: Het aantal bemiddelings- en begeleidingsacties die telefonisch of via e-mail uitgevoerd zijn tussen de consulent en de deelnemer. De consulent kan bvb. taken, opdrachten en dergelijke doormailen.! Let op: Telefonische contactnames of e-mails om administratieve zaken te regelen worden niet geteld als telefonisch of e-mail begeleidingsmoment. Activiteiten die je tijdens een collectief/individueel begeleidingsmoment zou ondernemen, kunnen wel gezien worden als een telefonisch of e-mail begeleidingsmoment. - Bezig met: Onbepaalde duur: De persoon is aan het werk met een contract van onbepaalde duur. Indien je weet waar de persoon aan het werk is, vul je dit aan bij bijkomende info. Bepaalde duur: De persoon is aan het werk met een contract van bepaalde duur. Indien je weet waar de persoon aan het werk is, vul je dit aan bij bijkomende info. Interim optie vast: De persoon is aan het werk met een interimcontract met een optie voor een contract onbepaalde duur. Indien je weet waar de persoon aan het werk is, vul je dit aan bij bijkomende info. Interim: De persoon is aan het werk met een interimcontract. Indien je weet waar de persoon aan het werk is, vul je dit aan bij bijkomende info. Dienstencheques: De persoon is aan het werk via het systeem van dienstencheques. Indien je weet waar de persoon aan het werk is, vul je dit aan bij bijkomende info. 4
Zelfstandig: De persoon heeft zich gevestigd als zelfstandige. Opleiding: De persoon volgt een opleiding. Specifieer in het veld bijkomende info de duur van de opleiding en over welke opleiding het gaat. IBO / werkplekleren: De persoon doet een IBO of een andere vorm van werkplekleren. Werkzoekend: De persoon is nog op zoek naar werk. Hij volgt nog outplacementbegeleiding. Ziekte: De persoon volgt geen outplacementbegeleiding omwille van ziekte. Specifieer de duur van de ziekteperiode in het veld bijkomende info. Andere: Indien geen van de bovenstaande opties van toepassing is. Specifieer bij bijkomende info wat dit is. - Bijkomende info: Iedere info die aantoont waarom het aantal begeleidingen afwijkt, moet opgenomen worden Extra gegevens ivm de hertewerkstelling van de persoon (waar, periode, ). Deze kolom wordt bij elk rapport verder aangevuld. 5