Vereniging Parkeergarage Lissenvaart p.a.: Chantal Frauenfelder secretaris Lissenvaart 56 2724 SK Zoetermeer cfrauenfelder@fam-frauenfelder.nl Verslag Algemene Ledenvergadering Vereniging Parkeergarage Lissenvaart 23 juni 2011 1. Opening Voorzitter heet de aanwezigen welkom. Aanwezig ter vergadering zijn 23 leden waarvan 9 via machtiging. 2. Vaststellen van de agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Verslag Algemene Ledenvergadering 29 juni 2010 Tekstueel Pagina 1 en 2 worden goedgekeurd. Pagina 3: Mw. Oosschot (N52), geeft aan dat haar naam foutief in de notulen staat. De voorzitter meldt dat als laatste zin nog had moeten staan: De voorzitter sluit de vergadering. Het verslag wordt hierna tekstueel goedgekeurd. Naar aanleiding van het verslag Pagina 2 Dhr. Geertsen (N5), heeft geen bestuursverslag bij de stukken mogen ontvangen van eventuele storingen en bijzondere voorvallen. De voorzitter antwoordt, dat hij over een korte periode al 4 pagina s vol had en daar verder geen zin in te hebben. Dhr. Geertsen geeft aan geen genoegen met deze uitleg te nemen. Er is vorig jaar toegezegd een verslag in dezen op te maken en aan de leden toe te sturen. De voorzitter vraagt aan de leden wie er behoefte heeft aan een dergelijk verslag. Er zijn 2 leden die hier om vragen. De voorzitter zal het bestuursverslag alsnog maken Dhr. Schoenmaker (L67) geeft aan mee te willen werken aan bijvoorbeeld een website/webblog. Er wordt afgesproken dat de website/webblog een jaar bijgehouden zal worden en daarna zal worden bekeken of dit voldoet. Mw. Oosschot, (N52) informeert of het bestuur iets doet aan auto s die volledig in het stof in de garage staan. Het bestuurslid Van Eeckhoven, stelt dat het heel moeilijk is om een auto te verwijderen uit de parkeergarage. Dit kan alleen in samenwerking met de eigenaar, maar dan moet die eerst bekend zijn. Voorzitter antwoordt, dat als een auto in het stof staat, het niet betekent dat die auto niet in de garage mag staan. Een lid heeft recht op 1 parkeerplaats. Of hij die auto gebruikt moet hij zelf weten. In het geval van de oude auto die nu nog in de garage tegenover de ingang staat, is er sprake van een bewoner die 1 auto stalt. Het bestuur let er in zulke gevallen wel sterk op of er sprake is van meerdere auto s stallen. Het bestuur heeft laatstelijk het RDW naar een zestal kentekens geïnformeerd. De RDW schrijft de eigenaren aan. De eigenaar van de auto beslist daarop uiteindelijk of het RDW uitsluitsel geeft over naam, adres en woonplaats van de eigenaar van de gestalde auto. De voorzitter geeft ten slotte aan: wees een goede buur en spreek elkaar er op aan. Schuine hek boven de ingang van de parkeergarage: De voorzitter heeft vandaag, dd 23 juni 2011, de offerte gekregen voor de verdere afsluiting van het schuine hek binnen, meteen tegenover de ingang. De kosten bedragen 5803,--. De voorzitter vraagt de vergadering wat men ervan denkt. Dhr. Schoenmaker (L67), vindt dit een
hoop geld en vraagt zich af of het niet met kippengaas afgesloten kan worden? Na enige discussie wordt er besloten om verder niets te doen. Kier tussen de toegangsdeuren: De offerte voor een beveiligend hoekprofiel boven de deurkrukken bedraagt 584,-- Dhr. Schoenmaker (L67) vraagt of het niet handiger is om een staalplaat over de gehele lengte van de deur aan te brengen. Na enige discussie wordt er besloten om goedkeuring te geven voor de geoffreerde oplossing. 4. Ingekomen stukken 2 stukken van Vervane: 1) Oordeel van Vervane is dat een buitengewone algemene ledenvergadering van de VVE Lissenvaart, tijdens de Algemene Ledenvergadering Parkeergarage Lissenvaart niet rechtsgeldig is. De voorzitter van de Vereniging parkeergarage vraagt zich af of dit wel juist is. 2) In de tekst van de intentieverklaring: bewoners wijzigen in eigenaars en de functionele aanduiding van dhr. Christon wijzigen in Bestuurder (Vervane Beheer BV). De voorzitter is het hier niet mee eens. (zie verder agendapunt 5) 5. Intentieverklaring De voorzitter vraagt of er vragen zijn over de 1 e bladzijde van de intentieverklaring Dhr. Beerman (L142), vraagt waarom een intentieverklaring? Waarom geen overeenkomst? Hij adviseert van het woord intentieverklaring overeenkomst te maken. Een overeenkomst is juridisch sterker dan een intentieverklaring. De voorzitter reageert: na het openbaar maken van de intentieverklaring heeft 1 persoon een aantal aan/opmerkingen ingediend. Hij betwist dat er vanwege het woord intentieverklaring geen afdwingbare afspraak zou zijn tussen de genoemde partijen. Dhr. Geertsen (N5) had bij de stukken de toenmalige bestuursafspraak en de statuten willen ontvangen. De voorzitter antwoordt dat de statuten al in bezit van iedere eigenaar moeten zijn, deze worden overgedragen bij de overdracht van het pand. De voorzitter neemt vervolgens de intentieverklaring punt voor punt door om boven water te krijgen tegen welke tekstdelen bezwaren bestaan. Over de volgende punten waren vragen, op- en of aanmerkingen: Overweging c.: hier heeft Vervane voorgesteld om bewoners te wijzigen in eigenaars. N.B. Hoewel ter vergadering anders is gezegd kan hier bij nader inzien mee worden ingestemd, met name omdat geen der leden hierover vragen/meningen had. Overweging d : Dhr. Beerman (L142) vraagt over welke kosten het gaat, de voorzitter meent dat dit verderop in de tekst duidelijk zal worden. Overweging f..: Dhr. Geertsen (N5), heeft bezwaar tegen de bewoording constructie dragende onderdelen, hij leest hierin dat de VPL verantwoordelijk is voor alles daarboven. Hierover wordt enige tijd gediscussieerd en besloten hierop terug te komen tijdens het doornemen van de elementenlijst. Overweging g.: Dhr. Geertsen wat betekenen de cijfers welke hier vermeld worden, hier wordt tijdens het doornemen van de elementenlijst op terug gekomen Overweging i..: Dhr. Beerman: wie doet het onderzoek? De voorzitter verwijst naar intentie 5 Er wordt gediscussieerd over mogelijke sancties, die ten onrechte zouden ontbreken. Er komen geen duidelijke voorstellen uit de vergadering. Dhr. Van Dam (N28) vraagt hoe het met de tuinen gaat als het dak van de garage wordt gerenoveerd?
Dhr. Schoenmaker (L67) reageert dat dit voorlopig opgeschoven is in het meerjaren onderhoudsplan. Maar als dit gedaan wordt is het maar de vraag of een terras tuin in zijn huidige vorm terug komt. Dan worden de intenties doorgenomen: Punt 1, Dhr Beerman (L142), maakt zich zorgen over het feit dat het geld in beheer van de VVE komt. En dat dan in de toekomst dit geld voor andere doeleinden kan worden gebruikt. Hij wil het geld in het beheer van de Vereniging Parkeergarage wil houden. Na het doornemen van punten 2 tot en met 5 blijven er zorgen over het feit dat de reservering in beheer komt van de VvE Lissenvaart. Er wordt besloten om korte pauze in te lassen. Na enig overleg in de pauze is er door de voorzitter van de VvE Lissenvaart Dhr. Schoenmaker het voorstel gedaan dat het deel dat de VPL reserveert voor het gezamenlijk onderhoud garageconstructie in beheer zal blijven van de VPL. De VvE Lissenvaart zal achteraf een factuur sturen nadat onderhoud/reparaties gedaan zijn. De besluitvorming voor de toekomst ziet er dan volgens de voorzitter als volgt uit: De ALV van de VPL zal ieder jaar eerder worden gehouden dan die van de VvE Lissenvaart, zodat de VPL volgens het gestelde in intentie 5 kan reageren op een onderhoudsplan dat ten laste van het reserveringsfonds gezamenlijk onderhoud garageconstructie zou komen. De vergadering besluit de reservering onder beheer van de Vereniging Parkeergarage te houden. De voorzitter informeert bij deze de ledenvergadering dat door Rendon aan de VvE Lissenvaart een offerte is uitgebracht voor het aanpakken van betonschade aan de garage ten bedrage van 60.000,--. Ex btw. Dit betreft onderhoud dat bij voorkeur nog voor de winter moet worden gedaan. Er zullen nog meer offertes worden gevraagd. Voor alle zekerheid heeft het bestuur hiervoor reeds gereserveerd; zie begroting 2011 (agendapunt 6d) Na alle discussies wordt besloten dat het bestuur, gelet op het commentaar, de intentieverklaring zal aanpassen en op papier verspreiden onder de leden. Als er meer dan 5 leden bezwaar indienen op deze tekst, zal er een nieuwe vergadering worden belegd. Zijn er minder dan 5 leden met een bezwaar, dan wordt de aangepaste tekst als goedgekeurd beschouwd. Een gegrond bezwaar kan aanleiding geven tot tekstuele aanpassing. Alle aanwezigen stemmen hiermee in. Dan wordt de bijlage (elementenlijst) doorgenomen: Dhr Beerman (L142) heeft de volgende opmerkingen over de bijlage: Bladzijde 1 van 8 Punt 1, loodslabben, houten hekken en de bestrating van het achterpad zouden niet onder de kosten van de VPL moeten vallen. Dhr. Schoenmaker (L67) meldt dat de houten hekken verplicht zijn als afbakening van het garagedak en zodoende onder de gezamenlijke kosten vallen. De loodslabben zorgen voor de afdichting van de dakbedekking en daarom vallen deze onder de gezamenlijke kosten. De voorzitter meldt dat het achterpad kadastraal is vastgelegd dat dit behoort tot het eigendomsrecht van het 55 e lid. Bladzijde 3 van 8 Punt 2, afbeelding 3, 4 en 5 Dhr. Beerman: gevels, wanden en kolommen zou niet juist zijn. De voorzitter meldt dat dit nu juist wel voor de gezamenlijke eigenaars is, omdat hier constructie dragende onderdelen zijn afgebeeld.
Bladzijde 6 van 8 Punt 5, Buitentrappen: waarom horen die er bij? Antwoord: omdat die volgens de deskundige Martin Broeke deel uitmaken van de constructie dragende onderdelen van de het gebouw. Bladzijde 7 van 8 Punt 10, Groepenkast: door de toevoeging (ieder eigen kast) moet duidelijk zijn welke kast van wie is. Elektra schakelmateriaal algemene bouwdelen: hiermee wordt alle verlichting zowel in de parkeergarage als in het pand geschakeld, zodoende vallen deze onder de gezamenlijke kosten. De overwegingen f. en g. van de intentieverklaring worden met het doornemen van de bijlage duidelijk. De voorzitter stelt vast dat de bijlage, zoals op de website van de VvE gepubliceerd en waarvan exemplaren ter vergadering aanwezig zijn, is goedgekeurd, nu er kennelijk geen onduidelijkheden meer zijn. Deze bijlage wordt door beide voorzitters geparafeerd en later toegevoegd aan de intentieverklaring. 6. Financiële zaken a. Jaarrekening 2010 De vraag wordt gesteld waarom er een 2 e exemplaar is verstuurd. De penningmeester geeft aan dat er het e.e.a. door elkaar is geraakt. Het aan de agenda gehechte exemplaar is vervallen. Het later afzonderlijk gezonden exemplaar is het vigerende, ter vergadering besproken exemplaar. Dhr. Geertsen (N5) heeft een vraag over de exploitatierekening m.b.t. reserve groot onderhoud dak en bijdrage groot onderhoud dak. Waarom zijn er 2 posten groot onderhoud? Die zijn voor de bedragen waarvan in 2004 besloten is dat daarvoor gespaard zou worden. De post Bijdrage groot onderhoud dak betreft ons aandeel van de 280.000 waarvoor ook door de VvE wordt gespaard. De post Reserv. groot onderhoud dak betreft onze reservering voor het resterende bedrag van 370.000. Deze bedragen samen ( 650.000) vormen het in 2004 begrote bedrag voor het bestrijden van de lekkages via het garagedak. Deze posten zijn al sinds 2004 zo genoemd. De voorzitter wijst er nog op dat op deze bedragen door onze penningmeester ook een inflatiecorrectie is berekend. Het gereserveerde geld wordt in eigen beheer gehouden. Balans 2010 Dhr. Geertsen (N5) wil graag weten wat de ontwikkeling is in de nog te ontvangen contributies. Dit bedrag is toegenomen. Vanwege persoonlijke omstandigheden heeft de penningmeester hier niet zijn volledige aandacht aan kunnen geven. Het bestuur zegt toe, dat e.e.a. in 2011 weer strak wordt opgepakt. De aanmaningen zijn inmiddels door de penningmeester verstuurd. b. Verslag kascommissie De vergadering neemt kennis van het schriftelijke verslag van de kascommissie (J.Brilman en D. Houben) d.d. 16 juni 2011 waarin deze stellen dat het financiële verslag van de exploitatierekening 2010 en de balans per 31 december 2010 van de Vereniging Parkeergarage Lissenvaart een getrouw beeld geeft van de ontvangsten, uitgaven, bezittingen, schulden en het vermogen van het verslagjaar 2010. De vereniging besluit de visie van de kascommissie in acht nemende en gelet op het besprokene over de jaarstukken de exploitatierekening 2010 en de balans per 31 december 2010 goed te keuren. De voorzitter dankt de kascommissie voor het verrichte werk. Het bestuur wordt gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid.
c. Verkiezing kascommissie Als kascommissielid met betrekking tot de financiële stukken 2011 worden gekozen de heren: D.P.I. Houben Lissenvaart 62 H. Beerman Lissenvaart 142 d. Begroting 2011 De voorzitter geeft aan dat vanwege de gewijzigde plannen mbt het grootonderhoud parkeergarage de reservering en bijdrage renovatie parkeerdak gewijzigd is. De vergadering stemt in om de contributie voor 2011 te handhaven op 260,--. De vergadering stelt vervolgens de voorliggende raming exploitatierekening 2011 evenals de raming balans per 31 december 2011 vast. 7. Verkiezing bestuursleden De voorzitter heeft aangegeven te willen af treden. Er hebben zich geen kandidaten bij het bestuur gemeld. De kandidaat welke hiervoor benaderd is heeft zich nog niet verkiesbaar gesteld. De voorzitter zal voorlopig nog aanblijven. Zodra er een nieuwe voorzitter bekend is zal dit tijdens een volgende algemene ledenvergadering bekend worden gemaakt. Sophia Stams, die zich niet verkiesbaar stelde, treedt af als bestuurslid. Phia wordt door de voorzitter bedankt voor haar diensten in de afgelopen jaren. Dhr. Patrick Vasse heeft zich verkiesbaar gesteld als mede-technisch bestuurslid. De vergadering stemt hier mee in. 8. Rondvraag Dhr. Schoenmaker (L67) wil aan de vergadering vragen of zij het goedkeuren dat het bestuur een diner voor de bestuursleden mag regelen. Dit wordt door de vergadering goedgekeurd. De voorzitter dankt een ieder voor zijn aanwezigheid en sluit de vergadering. ============================================================== Samenstelling van het bestuur vanaf 24 juni 2011: Voorzitter Piet de Rijk Nimfkruidvaart 11 pderijk@planet.nl 079-3317929 Secretaris Chantal Frauenfelder Lissenvaart 56 cfrauenfelder@fam-frauenfelder.nl 079-3429719 Penningm Hans Zadelaar Nimfkruidvaart 21 fam@jjhzadelaar.speedxs.nl 079-3412928 Techn. Lid Edwin v Eeckhoven Nimfkruidvaart 15 eavaneeckhoven@wanadoo.nl 079-3317363 Techn. Lid Patrick Vasse Lissenvaart 47 p.vasse@ziggo.nl 079-3514751