Reactienota oplegnotitie AB 6 juli 2017 (HHD, HHSK, HHR) Opsteller Sanne Hooijer Aantal pagina s 21 Behandelend gremium Datum voorgelegd 14 augustus 2017 Agendapunt, Onderwerp Reactienota oplegnotitie AB 6 juli 2017 (HHD, HHSK, HHR) Agendering Ter informatie Kopie aan 20-2-2013 Intern Kenmerk V0378/H006886 In de vergadering van het Algemeen bestuur van Het Waterschapshuis d.d. 6 juli 2017, zijn enkele punten besproken naar aanleiding van het gezamenlijk ambtelijk advies van HHD, HHSK en HHR. In deze notitie wordt nadere toelichting gegeven, dan wel worden de daarin gestelde vragen beantwoord. 1 Toelichting per onderdeel 5.1 Jaarrekening 2016 Er wordt aandacht gevraagd voor het oordeel van de accountant met betrekking tot de financiële rechtmatigheid. In 2016 is externe kennis in huis gehaald om interne inkoop- en aanbestedingsregels op te stellen. Dit proces is in 2016 afgerond. Het afgelopen jaar zijn veel vaste medewerkers vervangen door flexibele (externe) medewerkers. Hierdoor was bewaking van het aanbestedingsproces lastig.. In 2016 heeft inzet van een aantal strategische, externe, medewerkers plaatsgevonden waarbij mogelijk de aanbestedingsgrenzen zijn overschreden. Directie heeft deze beslissing genomen om in deze gevallen het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid niet te volgen om de voortgang van projecten en programma s niet te frustreren. Uit de interne analyse is gebleken dat in 1 geval het programma IHW de aanbestedingsgrens is overschreden. In het intern controleplan 2017 is wederom een verbijzonderde interne controle opgenomen op naleving van het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid, dit zal in 2017 in hogere frequentie worden uitgevoerd dan in 2016. De doelstelling is om in 2017 het inkoop- en aanbestedingsbeleid strikter te volgen. Ter ondersteuning hiervan zal een generiek raamcontract aanbesteed worden voor de inhuur van (ICT)medewerkers. Naar aanleiding van de bevindingen, wordt deze werkwijze verder uitgebreid.
5.1 Jaarrekening 2016 5.1 Jaarrekening 2016 5.1 Jaarrekening 2016 Het rapport van de accountant bevat aanbevelingen over interne beheersingsmaatregelen en interne controles die bestuur en directie ter harte zouden moeten nemen om deze doortastend uit te voeren. Door mutaties in reserves en het doorschuiven van lasten op projecten laat de jaarrekening zich niet makkelijk lezen. Bij de verbetering van de informatievoorziening kunnen de deelnemers mogelijk behulpzaam zijn. De reactienota haalt vraagtekens uit de zienswijzen niet weg. Er is vraag om een transparantere begroting. Het dagelijks bestuur is in april geïnformeerd over de geplande maatregelen. Een groot deel daarvan is inmiddels uitgevoerd. De resterende punten worden naar verwachting voor het einde van 2017 opgepakt. Het aanscherpen van de liquiditeitsprognose en het voldoen aan de vereisten ronden schatkistbankieren vormt hier een onderdeel van. De bestemmingsreserves zijn, met uitzondering van de bestemmingsreserve HWH 2.0, in de jaarrekening 2016 geheel afgebouwd. Dit zal leiden tot een beter leesbare jaarrekening 2017. Wij staan open voor suggesties voor de verbetering van de informatievoorziening. In het dagelijks bestuur zal een voorstel worden gedaan voor de inrichting van een regiegroep HWH, die bemenst zal worden door een afvaardiging van waterschappers. Om een en ander nader toe te lichten en te overleggen hoe een transparante begroting kan worden bereikt, was 7 augustus een afspraak ingepland met HHD, welke helaas door HDD is geannuleerd. We hopen op korte termijn een nieuwe afspraak te kunnen inplannen. Kenmerk: V0367/H006886 Pagina 2 van 6
Onduidelijkheid over de beantwoording van de gestelde vragen in de zienswijzen: - Productieve uren. HWH geeft aan dat de berekening niet juist is. De juiste cijfers worden niet gegeven. - Waarom zijn de kosten van de interne projecten instandhouding zo hoog? - Vergadercentrum: Uitleg wordt niet met cijfers onderbouwd. - Hoe is de invloed van waterschappen op IHW geregeld? - Onderbouwing van de kostenstijging op bepaalde producten. - Kosten OGT en I platform bovenop DVO/voorstel zijn eerder begroot. Waar is dit begroot? Is dit door de OGT goedgekeurd? Productieve uren In de begrotingen wordt uitgegaan van 1400 productieve uren op jaarbasis per FTE. Zoals aangegeven in de kaderbrief, ligt dit aantal in lijn met de Handleiding Overheidstarieven 2017 van het Ministerie van Financiën. Dit is alleen van toepassing op de medewerkers die op onze payroll staan (momenteel ca 15 FTE). HWH werkt met een flexibele schil, waarbij het merendeel van de medewerkers tijdelijk ingeleend of ingehuurd wordt op uurbasis. Hierdoor is HWH in staat op korte termijn de benodigde capaciteit te verhogen of te verlagen. Voor alle duidelijkheid: voor de flexibele schil is er in de basis dus geen sprake van improductieve uren en dus ook geen beperking van het aantal productieve uren van 1400 uur per jaar. Kosten interne projecten instandhouding Deze projecten hebben niet alleen betrekking op de medewerkers die op onze payroll staan, maar ook voor de door ons ingeleende en ingehuurde medewerkers. Op dit moment zijn dat 115 personen in totaal. Vooral voor hen is niet functionerend kantoorautomatisering en project ondersteunende applicaties een grote frustratie. Daarnaast moeten wij voldoen aan wet en regelgeving zoals de archiefwet, privacy wetgeving maar ook aan regelgeving zoals BIWA. Concreet te bereiken resultaten c.q. te verrichten aanpassingen/investeringen zijn oa: - Overgang van Decos naar Join en herinrichting SharePoint (archivering) - Nieuwe versie urenregistratie ook in het kader van projectadministratie - Upgraden van onze verouderde en instabiele infrastructuur en daarna uitbesteding van onze kantoorautomatisering aan een waterschap. Verbetering WiFi netwerk en ombouw naar GOVROAM - Uitbreiding glasvezel capaciteit - BIWA: in mei aantoonbaar in control ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens en daarmee compliant is met de geldende wet-en regelgeving Vergadercentrum HWH maakt in zeer beperkte mate zelf gebruik van het vergadercentrum. De interne overleggen worden in het kantoorgedeelte van HWH gehouden. Het eigen gebruik door HWH is minder dan 2%. Invloed waterschappen IHW Het Informatiehuis Water (IHW) heeft een eigen bestuur en daarnaast staat IHW onder leiding van directeuren vanuit de drie samenwerkende organisaties. In het bestuur zijn de samenwerkende partijen vertegenwoordigd: Rijkswaterstaat (namens het ministerie van Infrastructuur & Milieu), de Unie van waterschappen (namen de waterschappen) en het Interprovinciaal Overleg (namens de provincies). Toine Poppelaars heeft namens de waterschappen zitting in het bestuurlijk overleg. Ook in het directeurenoverleg (DO) zijn de hierboven genoemde samenwerkende partijen vertegenwoordigd. Het DO gaat over de dagelijkse aansturing van het IHW. Naast de reguliere leden nemen Kenmerk: V0367/H006886 ook twee adviserende leden deel aan het DO. Pagina Martin 3 van 6 Kuipers heeft namens de waterschappen zitting in het directeurenoverleg.
Kostenstijging producten De begroting bevat niet alleen uren, maar ook out of pocketkosten. Het algemene beeld is dat de out of pocketkosten juist zijn gestegen. Daarnaast worden er nu doorbelastingen op basis van vaste rekentarieven begroot. Zie hiervoor de kaderbrief. De opbouw van de begrote projectkosten is derhalve gewijzigde ten opzichte van de eerste. Kosten OGT en I platform Bij de start van de OGT is bepaald dat hiervoor 200 uur per jaar ondersteuning beschikbaar gesteld moet worden. Daarna is in de vergadering van 5 november 2015 bepaald dat in 2016 het i-platform 168 uur ondersteuning zou krijgen. Voor zowel de ondersteuning van het OGT en het I platform zijn de beschikbare uren inmiddels uitgebreid en vastgelegd in DVO s. Totaal begrote uren voor ondersteuning bedraagt 107.316, dit is inclusief een doorbelasting van capaciteitsmanagement en kantoorautomatisering van 11.200. Tevenss is er de opdracht van de OGT naar het i-platform gegaan om een meerjarenplan op te stellen voor HWH en heeft het i-platform een verzoek tot ondersteuning neergelegd bij HWH. Hiervoor is een bedrag begroot van 40.000. Er wordt gevraagd om een geconsolideerde begroting, waarin de DVO s van 23 juni j.l. zijn verwerkt. In de reactienota is melding gemaakt van een gezamelijke zienswijze van HDD, HHSK en HHR. Deze waterschappen hebben een eigen zienswijze ingediend en wille die ook als zodanig behandeld zien. De geactualiseerde is op 31 maart 2017 voorgelegd voor de zienswijze. Aangezien projecten pas in de begroting worden verwerkt, wanneer de DVO is getekend, konden deze niet in de begroting worden verwerkt. Wanneer DVO s na het totstandkomen van de begroting worden getekend, worden zij als begrotingswijziging aangeboden in de eerstvolgende bestuursrapportage. In de zienswijze op de begroting van Rijnland, gedateerd 17 mei 2017, is benoemd dat Rijnland samen met Delfland en Schieland en de Krimpenerwaard een zienswijze inbrengen. Overigens zijn alle ingekomen zienswijzen afzonderlijk behandeld in de reactienota. Kenmerk: V0367/H006886 Pagina 4 van 6
5.3 Bestuursrapportage 2017-1 5.3 Bestuursrapportage 2017-1 Naar aanleiding van de ingediende zienswijzen is aan de begroting 280.000 toegevoegd voor de kwaliteitsimpuls HWH 2.0. Deze kosten zijn niet goedgekeurd door de OGT. De toevoeging is voorbarig. De aanbieding van de begroting dient geadresseerd te zijn aan de Algemene besturen van de waterschappen. Het rapporteren via stoplichtmodel zonder toelichting of duidelijke verwijzing naar hoofdstuk 4 risico s en beheersmaatregelen wordt als onvoldoende intuïtief ervaren. Een rapportage op de algehele performance van HWH is gewenst. In de Berap lijkt te zijn afgestapt van het rapporteren van alle afwijkingen in hoofdstuk 4 en lijkt alleen een thema te worden gerapporteerd. Als voorbeeld rapporteert IHW 7/9 afwijkingen, maar wordt er 1 risico gerapporteerd. De toevoeging aan de begroting is gedaan naar aanleiding van de algemene lijn uit de ingediende zienswijzen en is toegelicht in de reactienota op de ingediende zienswijzen. Uitgaven binnen in instandhouding, zoals de kwaliteitsimpuls HWH 2.0, vallen binnen de verantwoordelijkheid van het bestuur. De OGT verstrekt opdrachten binnen het kader van projecten en niet binnen het kader van instandhouding. Derhalve is goedkeuring door de OGT hier niet aan de orde. De voorgestelde wijziging in de begroting is door het Algemeen bestuur vastgesteld d.d. 6 juli 2017. Het bedrag van 280.000 is slechts een inschatting. HWH legt voor interne projecten eerst een business case aan het Dagelijks bestuur voor, voordat tot uitvoering wordt overgegaan. Indien uit de business cases blijkt dat het budget niet juist is, wordt alsnog een begrotingswijziging (via zienswijzeprocedure) aan het Algemeen bestuur voorgelegd. Wij passen de adressering aan. In zowel hoofdstuk 4, als bij hoofdstuk 7 staat de verwijzing van de projecten met statuskleur oranje en rood benoemd. Het beperken van de detailinformatie in de bestuursrapportage is met ingang van de 3 e bestuursrapportage 2016 gedaan naar aanleiding van de wens van het Algemeen en Dagelijks bestuur. Dit heeft tot gevolg dat we nu werken met een interne versie van de bestuursrapportage, die wel alle detailinformatie bevat. Daarnaast wordt de beknoptere versie van de bestuursrapportage door het bestuur behandeld. Wij zijn continue bezig de bestuursrapportage beter af te stemmen op de informatiebehoeften en we zullen de opmerkingen meenemen in onze overwegingen voor inrichting van de 2 e bestuursrapportage 2017. In de bestuursrapportage worden nog steeds alle afwijkingen (statuskleur oranje en rood) gerapporteerd in hoofdstuk 4. Deze werkwijze is niet gewijzigd. Binnen IHW zijn alle afwijkingen terug te brengen tot 1 risico. Kenmerk: V0367/H006886 Pagina 5 van 6
5.3 Bestuursrapportage 2017-1 5.4 Begrotingswijzigingen 2 t/m 5 5.4 Begrotingswijzigingen 2 t/m 5 Het valt op dat P3 bedrijfsfuncties en P6 IHW na 4 maanden respectievelijk op 67% en 74% realisatie zitten, terwijl P6 IHW achterloopt op de voortgang en rapporteert een tekort aan personeel. De 4 e begrotingswijziging wordt niet akkoord bevonden door onduidelijkheid omtrent de verhoging van de projectkosten. De verwachting was dat de project kosten zouden dalen. De 5 e begrotingswijziging wordt niet akkoord bevonden wegens de mutatie die plaatsvindt door de deelname van een nieuw waterschap. Het resterende projectbudget van 2016 wordt doorgeschoven naar 2017, zonder daarbij een splitsing te maken naar out of pocketkosten enerzijds en uren anderzijds. Het gehele resterende bedrag van 2016 is om praktische redenen toegekend als zijnde nog te realiseren out of pocketkosten. Hierdoor kan het voorkomen dat de gerapporteerde uren in relatie tot de begroting voor een groter deel zijn gebruikt, dan dat werkelijk het geval is. Wij zijn momenteel bezig het projectsaldo van 2016 verder uit te splitsen, zodat de rapportage van het aantal gerealiseerde uren ten opzichte van de begrote uren een beter beeld geeft. Wij verwachten dit in de 2 e bestuursrapportage te kunnen weergeven. In 2016 zijn extra kosten gemaakt, zodat de kosten van Oracle de komende jaren fors lager zouden zijn. Voor de extra kosten in 2016 is geen extra bijdrage gevraagd, maar daarvoor heeft het UO besloten de kosten in 2017 en te verrekenen. Daarna zal de daling van de kosten zichtbaar worden. Om praktische redenen wordt bij toetreding van een nieuwe deelnemer aan een project de bijdrage van de andere deelnemers niet aangepast. De projectkosten zullen veelal niet navenant stijgen, waardoor bij de afrekening van 2017 de deelnemers geld zullen terugontvangen. Kenmerk: V0367/H006886 Pagina 6 van 6