Privacyreglement Artikel 1. Begripsbepaling In dit reglement wrdt verstaan nder: De Wet: de Wet Bescherming Persnsgegevens; WLZ: de Wet Langdurige Zrg; WMO: de Wet Maatschappelijke Ondersteuning; ZVW: de Zrgverzekeringswet; Zrgindicatiebesluit: een besluit zals bedeld in artikel 9a lid 2 van de WLZ Beschikking: een besluit van zrgkantr f gemeente waarin wrdt aangegeven p welke zrg men recht heeft, vr welke peride, en de vrm waarin de zrg geleverd wrdt; CIZ: Centraal Indicatiergaan Zrg; instantie die het Zrgindicatiebesluit WLZ pstelt, en smmige gemeentes adviseert ver WMO indicaties; Persnsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde f identificeerbare natuurlijke persn; Verwerking persnsgegevens: elke handeling f elk geheel van handelingen met betrekking tt persnsgegevens, waarnder het verzamelen, vastleggen, rdenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, pvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken dr middel van drzending, verspreiding f enige andere vrm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen f vernietigen van gegevens; PGB: het Persnsgebnden Budget, waarvr dr een persn kan wrden gekzen met als del zelf de regie te veren ver de zrgvraag; Beheerder: een nder rechtsreeks gezag van de bestuurder van [zrginstelling]) vallende functinaris die dr deze bestuurder is belast met de dagelijkse zrg vr de registratie en verwerking van gegevens; Cliënt: degene p wie een persnsgegeven betrekking heeft; Derde: ieder, niet zijnde de cliënt, de bestuurder f functinarissen van [zrginstelling]) die gemachtigd zijn m persnsgegevens te verwerken; Ontvanger: degene aan wie de persnsgegevens wrden verstrekt; 1 van 8
CPB/het Cllege: het Cllege als bedeld in artikel 51 van de wet Bescherming Persnsgegevens; ZZP: Zelfstandige Znder Persneel welke handelt middels een geldige VAR/dga f VAR/wu; VAR: Verklaring Arbeidsrelatie, afgegeven dr de Belastingdienst. Artikel 2. Del registratie en verwerking persnsgegevens De registratie van persnsgegevens heeft uitsluitend tt del relevante gegevens p te slaan en te leveren vr zver deze gegevens ndzakelijk zijn vr: 1. Het kunnen vrbereiden van zrgaanvragen ten beheve van de persn die hierte aan Zrggrep Vizie een pdracht heeft verstrekt, hetzij direct hetzij indirect. In geval van een indirecte pdracht, met duidelijk gemaakt kunnen wrden dr deze derde dat hij/zij bevegd is namens pdrachtgever te handelen. 2. Het uitveren van administratieve prcedures p basis van een zrgindicatiebesluit dr het CIZ, zals mschreven in de Wet Langdurige Zrg, vr zver het zrgindicatiebesluit geheel f gedeeltelijk in de vrm van een PGB-vrm wrdt gegeven, en vr zver hiervr een vlmacht van de cliënt aan ten grndslag ligt. 3. Het uitveren van administratieve prcedures p basis van een beschikking van een gemeente in Nederland, vr zver deze beschikking geheel f gedeeltelijk in de vrm van een PGB wrdt gegeven, en vr zver hiervr een vlmacht van de cliënt aan ten grndslag ligt. 4. Het verstrekken van gegevens aan zrgverzekeraars, zrgkantren, zrgverlenende instellingen, en uitverende verheidsinstanties vr zver dit p grnd van wettelijke regels verplicht, c.q. gerlfd is en vr zver dit ndzakelijk is vr een delmatige uitvering van de dienstverlening van Zrggrep Vizie. 5. Vr een juiste interne bedrijfsvering van Zrggrep Vizie. Artikel 3. Categrieën persnen van wie gegevens wrden verwerkt Zrggrep Vizie verwerkt uitsluitend gegevens ver de vlgende categrieën persnen: 1. Persnen die Zrggrep Vizie pdracht hebben gegeven een zrgaanvraag f administratie namens hen af te handelen; 2. Zrgverleners die individuele arbeidscntracten aangaan met cliënten; 3. Zrginstellingen f als ZZP fungerende zrgverleners; 4. Curatren, bewindverders, wettelijke vertegenwrdigers en mentren van de nder lid 1 van dit artikel genemde categrie persnen; 5. Cntactpersnen van de nder lid 1 van dit artikel genemde categrieën persnen, mits de cntactpersn dr de betreffende persn daarte is aangewezen, en de cntactpersn hiervr testemming geeft; 6. Overige persnen, vr zver ndzakelijk vr het uitveren van de diensten, en vr zver zij daarvr testemming hebben gegeven. Artikel 4. Srten geregistreerde gegevens 1. Over de in artikel 3 lid 1 bedelde persnen wrden ten hgste de vlgende persnsgegevens verwerkt: naam, vrna(a)m(en), adres, wnplaats, gebrtedatum, gebrteplaats, geslacht, burgerlijke staat, burgerservicenummer, bereikbaarheidsgegevens; wensen van de zrgvrager met betrekking tt de zrgvraag, k zijnde vrzieningen die niet via een wettelijk kader geregeld kunnen wrden; cntactgegevens van zrgverleners (huisarts, specialist, maatschappelijk werk e.d.) vr zver relevant vr het verrichten van de diensten van Zrggrep Vizie). 2. Over de in artikel 3 lid 2 bedelde persnen wrden ten hgste de vlgende 2 van 8
gegevens verwerkt: naam, vrna(a)m(en), adres, wnplaats, gebrtedatum, geslacht, burgerservicenummer, bereikbaarheidsgegevens, gegevens identiteitsbewijs en zrgdisciplines waarvr men kan wrden ingezet; wensen en eisen met betrekking tt de inzet bij (ptentiële) cliënten van Zrggrep Vizie. 3. Over de in artikel 3 lid 3 bedelde instellingen wrden ten hgste de vlgende gegevens verwerkt: naam, adres(sen), vestigingsplaats(en), namen cntactpersnen, nummer Kamer van Kphandel, BTW-nummer, bereikbaarheidsgegevens en zrgdisciplines welke kunnen wrden geleverd; ingeval van een ZZP-er wrdt k een kpie van de VAR plus kpie identiteitsbewijs bewaard als nderdeel van een cntract met cliënt; 4. Over de in artikel 3, nder lid 4, 5, 6 en 7 bedelde persnen wrden ten hgste de vlgende gegevens verwerkt: naam, adres, wnplaats en cntactgegevens. Artikel 5. Verzamelen van persnsgegevens p verzek van derden 1. Ingeval derden verzeken den tt het verzamelen en verwerken van enig gegeven betreffende persnen zals mschreven in artikel 4, zal hierte pas wrden vergegaan na schriftelijke testemming van de betreffende persn. 2. Van het gestelde in lid 1 van dit artikel kan uitsluitend wrden afgeweken, indien de inzage vragende partij het verzek det p basis van een wettelijke grndslag en het verzek in vereenstemming is met de Wet f een uit de Wet vrtvleiende verplichting. In zulke gevallen wrdt de cliënt altijd ingelicht. Artikel 6. Verantwrdelijkheid en beheer verwerking De bestuurder van Zrggrep Vizie is verantwrdelijk vr de verwerking van persnsgegevens en draagt als zdanig de verantwrdelijkheid vr deze verwerking vereenkmstig dit reglement. De bestuurder kan binnen de rganisatie een functineel beheerder aanwijzen die belast is met de dagelijkse zrg vr de verwerking van gegevens. Artikel 7. Verantwrdelijke en uitverende van verwerking Indien de bestuurder van Zrggrep Vizie de verwerking van persnsgegevens f een gedeelte daarvan heeft ndergebracht bij een uitverende, ziet de bestuurder te p naleving van de in dit reglement en het dr de Wet bepaalde. De afspraken hierver met de persn f andere rechtspersn, die de uitvering verricht, wrden pgenmen in een (arbeids-) cntract met die uitverende. Artikel 8. Verkrijgen van persnsgegevens Persnsgegevens kunnen wrden verkregen: van de cliënt zelf; van wettelijke vertegenwrdigers van de cliënt; van curatren, bewindverders f mentren van de cliënt; van familieleden f anderen in de mgeving van de cliënt, zals mschreven in artikel 3 van dit reglement, mits zij met gedkeuring van de cliënt handelen. gemeente 3 van 8
CIZ schl Artikel 9. Medische gegevens betreffende de gezndheid 1. Zrggrep Vizie zal nimmer medische gegevens van wie dan k vastleggen. 2. Als lgisch gevlg van hetgeen in lid 1 van dit artikel staat vermeld, zal Zrggrep Vizie nimmer inzage verlangen van medische gegevens van de cliënt. 3. In tegenstelling tt wat is bepaald in lid 1 en 2 van dit artikel, kan Zrggrep Vizie de beschikking krijgen ver medische gegevens, indien vldaan is aan de vlgende vrwaarden: de medische gegevens zijn afkmstig van de betreffende cliënt f een wettelijk vertegenwrdiger (uder, curatr); een bewindverder wrdt in dit kader niet gezien als een bevegde wettelijk vertegenwrdiger; de medische gegevens dienen ter ndersteuning van een zrgaanvraag f bezwaarprcedure; de medische gegevens zijn p een aparte infrmatiedrager vastgelegd. Ingeval de infrmatiedrager papier is, wrden de medische gegevens in een afgeslten dssierkast gedaan/bewaard. Wanneer de medische gegevens zijn vervat p een elektrnische infrmatiedrager, met deze infrmatie versleuteld zijn. 4. De medische gegevens, welke p grnd van lid 3 van dit artikel in het bezit zijn van Zrggrep Vizie dienen na aflp van het del waarvr ze gebruikt zijn, nmiddellijk te wrden teruggeven aan de cliënt f zijn wettelijk vertegenwrdiger, f wrden vernietigd. Artikel 10. Infrmatieverstrekking aan cliënt Aan de cliënt die aan Zrggrep Vizie pdracht tt zrgbemiddeling heeft gegeven, wrdt bij aanvang van de pdracht cnfrm artikel 33 en 34 van de Wet schriftelijk meegedeeld met welk del de gegevens wrden vastgelegd, he inzage in de gegevens kan wrden pgevraagd en p welke wijze dit reglement kan wrden verkregen. Artikel 11. Tegang tt de persnsgegevens 1. Onverminderd eventuele wettelijke vrschriften hebben slechts tegang tt de persnsgegevens: De bestuurder van Zrggrep Vizie vr zver ndzakelijk vr de uitefening van tezicht; Medewerkers van Zrggrep Vizie vr zver ndzakelijk vr de uitefening van hun taak. 2. Indien de verwerking van persnsgegevens via beeldschermen plaatsvindt, staan deze beeldschermen zdanig pgesteld ten kantre van Zrggrep Vizie dat derden geen zicht (kunnen) hebben p die gegevens. Artikel 12. Geheimhuding De bestuurder en alle medewerkers van Zrggrep Vizie zijn verplicht tt geheimhuding van de persnsgegevens waarvan zij kennisnemen, behudens vr zver enig wettelijk vrschrift hen tt mededeling verplicht f uit hun taak de ndzaak tt mededeling vrtvleit. Artikel 13. Ontvangers van persnsgegevens buiten Zrggrep Vizie 1. Vanuit Zrggrep Vizie kunnen persnsgegevens wrden verstrekt aan de vlgende 4 van 8
persnen f instanties vr zver zij die gegevens beheven vr de uitvering van hun taak en de persnlijke levenssfeer van de cliënt daardr niet wrdt geschaad: CIZ; Zrgaanbieder(s) en/f hulpverleners die het zrgindicatiebesluit van het CIZ kunnen uitveren; Zrgkantren vr het administratief afhandelen van de zrgtewijzing, inclusief verantwrding van bestedingen van het PGB; Gemeentes in het kader van aanvragen van vrzieningen p het terrein van WMO, wnen en welzijn; SVB vr het afhandelen van ziektemeldingen en de salarisadministratie, indien deze aan de SVB is uitbesteed; Belastingdienst vr het den van aangiftes, indien de pdrachtgever daarmee heeft ingestemd; CAK vr het afhandelen van eigen bijdragen WLZ en WMO; derden ingevlge wettelijke vrschriften. 2. In alle andere gevallen dan genemd in lid 1 van dit artikel is vr verstrekking van persnsgegevens vraf de schriftelijke testemming van de cliënt vereist. 3. De verstrekking van gegevens beperkt zich tt die gegevens die ndig zijn vr een juiste uitefening van de taak van de derde. Artikel 14. Verstrekking gegevens ten beheve van wetenschappelijk nderzek 1. Verdere verwerking van de gegevens vr histrische, statistische f wetenschappelijke deleinden, wrdt niet als nverenigbaar beschuwd, indien de verwerking plaatsvindt dr instellingen f diensten vr wetenschappelijk nderzek f statistiek en de ndige vrzieningen zijn getrffen teneinde te verzekeren dat de verdere verwerking uitsluitend geschiedt ten beheve van deze specifieke deleinden. 2. Ingeval van verwerking van gegevens zals bedeld in lid 1 van dit artikel heft Zrggrep Vizie de cliënt daarver niet in te lichten zals bedeld in artikel 34 van de Wet en kan verantwrdelijke weigeren tegemet te kmen aan een verzek van cliënt m hem mede te delen f hem betreffende persnsgegevens wrden verwerkt. Artikel 15. Beveiliging van de persnsgegevens Zrggrep Vizie draagt zrg vr passende vrzieningen van technische en rganisatrische aard ter beveiliging van de persnsregistratie tegen verlies f aantasting van de gegevens f tegen enige vrm van nrechtmatige verwerking. Artikel 16. Melding en registratie incidentele afwijkingen 1. Van een verwerking die afwijkt van hetgeen in artikel 2, 3, 4, 13 lid 1 en 15 is gesteld, zal een registratie wrden bijgehuden. De in deze registratie vermelde gegevens wrden ten hgste 3 jaar bewaard tenzij deze registratie in het kader van prcedure f wet langer f krter bewaard met blijven. 2. In de registratie zullen in ieder geval alle gevallen wrden pgenmen waarin sprake is van: verige persnen zals bedeld in artikel 3 lid 7 van dit reglement; verzeken van derden tt het den verzamelen en verwerken van niet in artikel 4 van dit reglement genemde persnsgegevens (artikel 5); verstrekking aan persnen f instanties anders dan beschreven in artikel 13 lid 1 van dit reglement. 3. Indien de in lid 1 van dit artikel bedelde verwerking van meer dan incidentele aard blijk te zijn, zal Zrggrep Vizie hiervan terstnd melding maken aan cliënt. 5 van 8
Artikel 17. Inzage 1. Degene, van wie gegevens zijn geregistreerd dan wel degene die vermedt dat zijn f haar gegevens zijn geregistreerd heeft recht p inzage van de hem f haar betreffende gegevens. 2. Zrggrep Vizie deelt eenieder p diens verzek schriftelijk z spedig mgelijk dch uiterlijk binnen vier weken mede f hem f haar betreffende persnsgegevens wrden verwerkt. 3. Indien zdanige persnsgegevens wrden verwerkt, stelt Zrggrep Vizie de verzeker desverlangd z spedig mgelijk dch uiterlijk binnen vier weken na ntvangst van het verzek schriftelijk een vlledig verzicht daarvan met inlichtingen ver de herkmst van de persnsgegevens, ver het del van de verwerking en ver de ntvangers van de persnsgegevens ter beschikking. 4. Vrdat een persneelslid van Zrggrep Vizie een mededeling det als bedeld in het 2e en 3e lid van dit artikel, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, stelt hij die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar vren te brengen indien de mededeling gegevens bevat die hem betreffen, tenzij dit nmgelijk blijkt f een nevenredige inspanning kst. 5. Indien een gewichtig belang van de verzeker dit eist vldet Zrggrep Vizie aan het verzek in een andere dan schriftelijke vrm, die aan dat belang is aangepast. 6. Indien inzage niet kan wrden verleend znder dat daarbij inzage wrdt gegeven in de gegevens van andere persnen, dienen die andere persnen eerst testemming te verlenen. 7. Inzage wrdt slechts geweigerd vr zver dit ndzakelijk is vr de bescherming van de cliënt f van de rechten en vrijheden van anderen. Verzeker wrdt geïnfrmeerd ver de mgelijkheid hiertegen bezwaar te maken. Artikel 18. Recht p dataprtabiliteit 1. De betrkkene heeft het recht zijn persnsgegevens die hij aan een verantwrdelijke heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vrm te verkrijgen en betrkkene heeft het recht die gegevens aan een andere verantwrdelijke ver te dragen, znder daarbij te wrden gehinderd dr de verantwrdelijke aan wie de persnsgegevens waren verstrekt. Artikel 19. Recht p verbetering, verwijdering, aanvulling f afscherming van persnsgegevens 1. De cliënt die inzage heeft gekregen in de hem/haar betreffende persnsgegevens kan verzeken de p hem/haar betrekking hebbende persnsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen f af te schermen indien de gegevens feitelijk njuist zijn f niet ter zake den, dan wel indien de gegevens in strijd met dit reglement zijn pgenmen. 2. Een verzek als bedeld in lid 1 van dit artikel wrdt schriftelijk bij Zrggrep Vizie ingediend. Het verzek bevat de aan te brengen wijzigingen. 3. Indien Zrggrep Vizie van mening is dat het verzek gegrnd is, draagt deze er zrg vr dat de ndzakelijke verbetering, aanvulling, verwijdering f afscherming z spedig mgelijk nadat het verzek is ntvangen, plaatsvindt, waarna hij cliënt dit schriftelijk meedeelt. 4. Aan degenen van wie kan wrden nagegaan dat njuiste gegevens zijn verstrekt, wrdt mededeling gedaan van de verbetering, aanvulling, verwijdering f afscherming van gegevens tenzij dit nmgelijk blijkt f een nevenredige inspanning kst. 5. Indien Zrggrep Vizie van mening is dat het verzek niet f niet geheel gegrnd is, wrdt dit binnen vier weken en met redenen mkleed schriftelijk meegedeeld aan verzeker, waarbij deze tevens geïnfrmeerd wrdt ver de mgelijkheid hiertegen 6 van 8
bezwaar te maken. Artikel 20. Prcedure datelek 1. Zrggrep Vizie hanteert een separate prcedure meldplicht mgelijke datalekken. Deze prcedure is een interne prcedure en is mede gebaseerd p de beleidsregels van de Autriteit Persnsgegevens (AP) betreffende de meldplicht datalekken in de Wet bescherming persnsgegevens en beschrijft he te handelen binnen Zrggrep Vizie, indien er sprake is van een datalek f wanneer een datelek vermed wrdt. De meldplicht is eveneens van tepassing p Zrggrep Vizie, als het datalek bij een derde is ntstaan, bijvrbeeld een verwerker van de persnsgegevens van Zrggrep Vizie. Artikel 21. Kwaliteitsmanagememtsysteem 1. Zrggrep Vizie hanteert een kwaliteitsmanagementsysteem. Dit systeem richt zich p het beheersen en ptimaliseren van de bedrijfsprcessen met als del prducten en diensten cntinu te verbeteren. Artikel 22. Verzet Artikel 1. De cliënt kan p grnd van bijzndere persnlijke mstandigheden bij Zrggrep Vizie verzet aantekenen tegen verwerking, f bepaalde verwerkingen, van zijn persnsgegevens. Verzet is niet mgelijk tegen verwerkingen die plaatsvinden p grnd van een wettelijke verplichting f p grnd van testemming van de cliënt. 2. Zrggrep Vizie berdeelt binnen vier weken na ntvangst van het verzet f het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is, wrdt de verwerking waartegen dit is gericht, beëindigd. 3. Indien Zrggrep Vizie het verzet niet gerechtvaardigd acht, wrdt dit schriftelijk aan de cliënt bericht, waarbij deze tevens geïnfrmeerd wrdt ver de mgelijkheid hiertegen bezwaar te maken. Artikel 23. Lptijd, verdracht en vergang van de verwerking 1. Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele lptijd van de verwerking. 2. In geval van verdracht f vergang van de verwerking naar een andere verantwrdelijke rganisatie dienen de cliënten van dit feit in kennis te wrden gesteld, pdat tegen de verdracht f vergang van p hun persn betrekking hebbende gegevens bezwaar kan wrden gemaakt. Artikel 24. Bewaartermijn 1. De geregistreerde gegevens wrden verwerkt vr zver en zlang zij ndig zijn vr een gede vervulling van pdracht en taakstelling van Zrggrep Vizie. De persnsgegevens wrden in ieder geval bewaard gedurende de lptijd van de vereenkmst met de cliënt en gedurende maximaal zeven jaren na beëindiging van de vereenkmst. 2. De persnsgegevens van de cliënt zullen verwijderd wrden dan wel zdanig geannimiseerd dat identificatie van de cliënt niet meer mgelijk is: na verstrijken van de in lid 1 van dit artikel genemde bewaartermijn; zdra vaststaat dat de persnsgegevens niet meer ndzakelijk zijn vr het del van de registratie. 7 van 8
Artikel 25. Ter inzage legging 1. Dit reglement ligt vr iedere belangstellende ter inzage p het kantr van Zrggrep Vizie. 2. Opdrachtgevers kunnen een exemplaar van dit reglement gratis verkrijgen, indien zij hierm verzeken. Artikel 26. Overige bepalingen Dit reglement draagt de titel Privacy reglement. 8 van 8