Mijn Loopbaan voor Partners-handleiding voor trajectbegeleiders bij een niet-getenderd begeleidingstraject Deze handleiding is specifiek bedoeld voor gebruikers van partners die een begeleidingstraject moeten registreren in een project waarbij het begeleidingstraject niet getenderd is. Als je buiten de werkwinkel werkt kan je slechts registreren in het klantendossier mits de betreffende klant je inzagerecht verleend heeft. (zie Toegang tot het klantendossier). Vermeld op het aanvraagformulier voor inzagerecht in het klantendossier dat je de burger in begeleidingstraject wenst te nemen (zet er ook bij in het kader van welk project je deze begeleiding opzet). De VDAB wil voor alle burgers een gepast traject voorzien, rekening houdend met hun specifieke profiel en eventuele problemen die het vinden van een job in de weg kunnen staan. Burgers die geen verdere hulp nodig hebben ontvangen vacatures via de automatische matching, mail op maat,... Deze klanten worden opgevolgd om na te gaan of zij na een bepaalde periode werken. Indien niet overweegt de VDAB-consulent om een bemiddelingstraject op te starten. Burgers die 'arbeidsmarktrijp' zijn, maar hulp kunnen gebruiken bij vacature- of sollicitatiegerichte acties worden via een bemiddelingstraject aan het werk geholpen. Burgers die nog niet arbeidsmarktrijp zijn, zullen een intensief begeleidingstraject aangeboden krijgen. Tijdens dit traject worden eerst en vooral via remediërende acties de aanwezige belemmeringen en problemen verholpen. Ook hier komen vacatures en actief solliciteren aan bod. Waar voorheen in Stappen naar Werk en bijhorende handleidingen, afspraken, onderrichtingen steeds de benamingen Traject en Trajectbegeleiding gebruikt werd, worden die voortaan vervangen door de benaming Begeleidingstraject. 1. Aanmaken begeleidingstraject... 3 1.1. Acties / Nieuwe Actie...3 1.2. Gewenste jobs...4 2. Het detailscherm Begeleidingstraject... 5 2.1. Actuele gegevens van het begeleidingstraject...5 2.2. GTB-parameters...8 2.3. Verloop...8 3. Begeleidingstraject overzetten op een andere uitvoerder... 8 4. Trajectbepaling... 8 4.1. Aanmaken trajectbepaling...9 4.2. Afsluiten trajectbepaling... 11 5. Opstarten begeleidingstraject... 12 5.1. Trajectovereenkomst... 12 5.2. Begeleiding registreren... 13 5.3. Heroriëntatie van het begeleidingstraject registreren... 14 6. Einde van het begeleidingstraject... 14 6.1. Zelf registreren van einde... 14 29 januari 2013 1
6.2. Definitieve afsluiting van het begeleidingstraject... 15 7. Registratie van trajectacties... 15 Bijlage 1: Trajectovereenkomst... 17 Bijlage 2: Mail aan uitvoerder bij overzetten begeleidingstraject... 19 Bijlage 3: mail bij annulereing aanvraag begeleidingstraject... 20 29 januari 2013 2
1. Aanmaken begeleidingstraject Een begeleidingstraject maak je aan via de tab Begeleiding, subtab traject. Dit scherm is ingedeeld in 3 delen: 1. Acties 2. Gewenste jobs 3. Documenten overzicht (hier kan je documenten toevoegen aan een klantendossier) In de rubriek Acties krijg je een overzicht van de diverse grote begeleidingsacties waaraan de burger nu en in het verleden deelneemt/deelgenomen heeft. Dit overzicht moet je toelaten om te oordelen of je een begeleidingstraject kan opstarten. De acties worden weergegeven in afdalende chronologische volgorde. Wanneer er geen begeleidingstraject bezig is, dan kan je bovenaan een begeleidingstraject aanmaken. Door te klikken op de koppeling Begeleidingstraject aanmaken kom je terecht in het detailscherm van een nieuw traject. 1.1. Acties / Nieuwe Actie Bij Acties krijg je een inzicht in de diverse grote begeleidingsacties waaraan de burger nu en in het verleden deelneemt/deelgenomen heeft. Dit overzicht moet je toelaten om te oordelen of je een begeleidingstraject kan opstarten. De acties worden weergegeven in afdalende chronologische volgorde. Wanneer er geen begeleidingstraject bezig is, dan kan je bovenaan een begeleidingstraject aanmaken. 29 januari 2013 3
Door te klikken op de koppeling Begeleidingstraject aanmaken kom je terecht in het detailscherm van een nieuw traject (zie verder bij 2). Wanneer er een begeleidingstraject bezig is, dan is er geen koppeling beschikbaar en staat er bij Acties een begeleidingstrajectlijn (die niet op uitgevoerd staat). (Zie voorbeeld scherm hierboven) Je kunt eventueel het lopende begeleidingstraject overnemen mits akkoord van de uitvoerder van dit begeleidingstraject. Contactgegevens van die uitvoerder vind je bij Extra Gegevens. Bij akkoord zal deze het begeleidingstraject moeten overzetten op jouw naam (zie verder bij 3.). 1.2. Gewenste jobs Door te klikken op een gewenste job kom je terecht in het detailscherm van de job, waar je bij die job horende competenties en de evaluaties kunt bekijken/beheren. De handleiding over het beheer van de scores van deze competenties kan je vinden op deze pagina via de koppeling Werken met competenties. De vroegere koppeling om de intakeleidraad te openen is hier verdwenen. Wel krijg je hier, wanneer er reeds een intakeleidraad afgenomen is, een koppeling aangeboden naar het rapport van de intakeleidraad samen met de datum waarop die intakeleidraad doorlopen is. Deze koppeling is beschikbaar zolang het bijhorende begeleidingstraject niet afgesloten is. Eens dit traject afgesloten is, kan je dit rapport nog terugvinden via de rubriek Intake(s) voor verwijderde jobs 29 januari 2013 4
2. Het detailscherm Begeleidingstraject Door te klikken op de koppeling Begeleidingstraject aanmaken of door te klikken op de koppeling Begeleidingstraject kom je terecht in het detailscherm van het begeleidingstraject. 2.1. Actuele gegevens van het begeleidingstraject Volgende gegevens kunnen beheerd worden: - Toestand van het begeleidingstraject - Datum - Financieringsnummer - Uitvoerder - Samenvatting 29 januari 2013 5
Toestand van het begeleidingstraject Je kunt kiezen uit volgende keuzelijst: - Aangevraagd: in afwachting van de opstart/voortzetting van het begeleidingstraject duid je deze toestand aan wens je dat iemand anders die begeleiding opstart/voortzet dan moet je ook de uitvoerder aanpassen (zorg bij voortzetting voor een warme overdracht!) - Intakefase: tijdens de trajectbepaling zet je het begeleidingstraject in deze toestand slechts in die toestand beschik je over de koppeling Aanmaken/aanpassen trajectbepaling - Traject opgestart: met deze toestand duid je aan dat je met de burger een trajectovereenkomst afgesloten hebt waarin de (eerste) stappen/acties vastgelegd zijn - Trajectopvolgingsgesprek 1 tot en met 9: telkens je in het begeleidingstraject een opvolgingsgesprek met de burger voert, duid je hier de volgende toestand aan eens je trajectopvolgingsgesprek 9 bereikt hebt, herbegin je bij trajectopvolgingsgesprek 1. Let op! Het begeleidingstraject wordt slechts als gestart beschouwd wanneer je minstens één opvolgingsgesprek met de burger registreert. - Zelfredzaam: je stelt bij de intake vast dat de burger geen extra trajectbegeleiding of opleiding nodig heeft, en op eigen kracht binnen een redelijke termijn werk zal vinden, dan zet je het begeleidingstraject in deze toestand. - Weigering klant: de burger is afwezig zonder geldige reden of weigert in te gaan op het begeleidingsaanbod. Als VDAB-partner (en je bent geen GTB-medewerker) dien je de VDAB hierover te informeren. Deze zal (voor schoolverlaters en uitkeringsgerechtigde werklozen) beslissen of er transmissie naar de RVA dient te gebeuren. In overleg met de VDAB wijzig je de toestand van de trajectlijn dan in Weigering klant. - Volledig stopgezet: wanneer zowel jij als de begeleide klant vaststelt dat na enkele begeleidingsacties een verdere trajectbegeleiding niet meer zinvol of onmogelijk is, dan zet je het begeleidingstraject in deze toestand Let op! In geval het begeleidingstraject niet gecofinancierd wordt door de VDAB (de vierde positie van het bijhorende Financieringsnummer is N), wordt het traject slechts afgesloten wanneer je deze toestand aanduidt. Volgende toestanden kan je niet zelf kiezen: - Kwalificerende Intake: deze toestand wordt automatisch ingevuld wanneer je in Trajectbepaling aanduidt dat de intakefase beëindigd is (zie verder bij 5.2) - Uitgevoerd: het begeleidingstraject wordt automatisch op deze toestand gezet wanneer het op basis van de bij de VDAB geldende afsluitregels afgesloten mag worden. Uitgezonderd deze twee laatste toestanden kan je als uitvoerder hier van gelijk welke toestand naar gelijk welke andere toestand gaan. Datum Telkens je de toestand wijzigt, wordt dit veld uitgewist. Je duidt hier dan aan vanaf wanneer het begeleidingstraject in intakefase staat, opgestart is, stopgezet is, 29 januari 2013 6
Financieringsnummer Wanneer je als VDAB-partner of in het kader van een ESF-project begeleidingstrajecten registreert, dan dien je in dit veld het Financieringsnummer van het bewuste project in te voeren. Uitvoerder Wanneer je een begeleidingstraject aanmaakt dan worden standaard jouw gegevens in dit veld ingevoerd. Wens je dat iemand anders het traject voortzet, dan klik je op het bijhorende vergrootglaasje Je komt dan terecht in een zoekscherm waar je eerst de OE van de gewenste uitvoerder kan zoeken en vervolgens de uitvoerder zelf. In toestand Aangevraagd volstaat het de OE in te vullen. Samenvatting In dit veld kan je alle relevante informatie over het begeleidingstraject invoeren. Deze gegevens moeten niet alleen jou toelaten om afspraken op te volgen; ook andere gebruikers moeten op basis van de trajectovereenkomst en de gegevens die in dit veld ingevoerd zijn, kunnen vaststellen hoe het begeleidingstraject verloopt, wat nog gepland is, Je kunt hier slechts de actuele gegevens van het begeleidingstraject invoeren/aanpassen wanneer jouw OE aangeduid staat als uitvoerder. Is dit niet het geval dan kan je in dit detailscherm enkel gegevens invoeren in het veld Samenvatting Zolang het begeleidingstraject niet afgesloten is (= toestand Uitgevoerd ) kan iedere gebruiker dus commentaar toevoegen in het veld samenvatting. Uitz.: wanneer je een begeleidingstraject aangevraagd hebt, kan je die aanvraag nog wijzigen zolang het traject in toestand Aangevraagd staat. Wanneer je dit begeleidingstraject bewaart en er loopt een bemiddelingstraject bij de VDAB, dan zal dit bemiddelingstraject automatisch beëindigd worden en wordt er een mail gestuurd naar de uitvoerder van deze actie. 29 januari 2013 7
2.2. GTB-parameters Deze velden zijn enkel beschikbaar voor medewerkers van de Gespecialiseerde TrajectBegeleidingsdiensten, wanneer zij het begeleidingstraject uitvoeren. 2.3. Verloop Het onderste deel van het scherm geeft je een inzicht in het verloop van het begeleidingstraject. Je kan zien wanneer een bepaalde fase van het begeleidingstraject gestart is, wie als uitvoerder aangeduid stond, wie die wijziging geregistreerd heeft en wanneer. 3. Begeleidingstraject overzetten op een andere uitvoerder Wanneer je wenst dat een medewerker van een andere OE het begeleidingstraject start/voortzet, dan wijzig je de toestand van het begeleidingstraject in Aangevraagd en kies je die OE als uitvoerder. Wanneer je ook een medewerker aanduidt, dan wordt er automatisch een mail gestuurd naar die medewerker (zie bijlage 2). Blijkt achteraf dat die vraag niet correct was, dan kan je dit nog wijzigen zolang het traject op Aangevraagd staat. Wanneer je dan de trajectbegeleider wijzigt of de toestand wijzigt in Volledig stopgezet dan wordt er opnieuw een mail gestuurd naar de eerst vermelde trajectbegeleider (zie bijlage 3). 4. Trajectbepaling Bij de opstart van een begeleidingstraject dien je een kwaliteitsvolle intake af te nemen om het begeleidingstraject te bepalen. 29 januari 2013 8
Die intake doe je op basis van ondersteuningsinstrumenten die buiten de applicaties ter beschikking gesteld worden. 4.1. Aanmaken trajectbepaling In Mijn Loopbaan voor Partners registreer je bij de start van de intake de toestand Intakefase op de lijn van het begeleidingstraject. Wanneer je die toestand bewaard hebt en je heropent het detailscherm van het begeleidingstraject, dan zie je dat er een koppeling Aanmaken trajectbepaling beschikbaar is. Alleen jij als uitvoerder beschikt over deze koppeling. Door te klikken op deze koppeling kom je terecht op het scherm Trajectbepaling. 29 januari 2013 9
29 januari 2013 10
In het scherm Trajectbepaling vul je tijdens de intakefase stelselmatig de afgesproken acties aan. Wanneer je een bepaalde actie aanvinkt, dan dien je in het tekstveld ook bijkomende informatie in te voeren (welke actie je precies bedoelt, bij wie je de actie plant, wanneer de actie doorgaat, ). Wanneer je tekst invoert in een dergelijk veld, dan wordt dit stelselmatig groter zodat je een beter zicht behoudt op het geheel van de ingevoerde tekst. Zolang de trajectbepaling nog niet afgerond is, klik je hier op de knop Voorlopig afsluiten. Je komt terug in het detailscherm van het begeleidingstraject. Daar zie je dat nu twee andere koppelingen beschikbaar zijn Rapport trajectbepaling en Aanpassen trajectbepaling. Terwijl het traject in toestand Intakefase staat, kan je dus steeds terug naar het scherm Trajectbepaling om dit aan te vullen. Elke gebruiker kan hier het rapport van de trajectbepaling opvragen. Door te klikken op die koppeling opent dit rapport zich als pdf-document. De koppeling Aanpassen trajectbepaling is enkel beschikbaar voor jou als uitvoerder. Via die koppeling kom je terug terecht in het scherm Trajectbepaling, waar je de gewenste aanvullingen kan invoeren. 4.2. Afsluiten trajectbepaling Eens de intakefase afgerond is, klik je daar op de knop Einde intake. 29 januari 2013 11
Door te klikken op de knop Einde intake wordt de toestand van het begeleidingstraject gewijzigd in Kwalificerende Intake en wordt de benaming van de beschikbare koppelingen gewijzigd in Rapport trajectovereenkomst en Aanpassen trajectovereenkomst. 5. Opstarten begeleidingstraject 5.1. Trajectovereenkomst Je beschikt slechts over de koppeling Rapport trajectovereenkomst vanaf de toestand Kwalificerende Intake en op voorwaarde dat je in de toestand Intakefase een trajectbepaling gemaakt hebt. Wens je die bepaling nog aan te vullen als trajectbegeleider dan kan je via de koppeling Aanpassen trajectovereenkomst steeds wijzigingen aanbrengen. Je komt dan in een scherm terecht waarin de gegevens uit de trajectbepaling weergegeven worden. Je kan die aanpassen en vervolgens bewaren. 29 januari 2013 12
Je drukt nadien de trajectovereenkomst af via de koppeling Rapport trajectovereenkomst en laat die door de werkzoekende ondertekenen. Eens dit gebeurd is, wijzig je de toestand van het begeleidingstraject in Traject opgestart en vul je de datum in waarop de overeenkomst ondertekend is. Trajectbegeleiders van werkwinkelpartners hoeven voor de start van het begeleidingstraject de goedkeuring van de VDAB-trajecttoewijzer niet meer af te wachten. 5.2. Begeleiding registreren Bij het eerstvolgende trajectopvolgingsgesprek na afsluiten van de trajectovereenkomst wijzig je de toestand in Trajectopvolgingsgesprek 1. Je vult de datum van dit gesprek in en je vermeldt alle relevante informatie in het vak Samenvatting van de trajectlijn. Enkel wanneer het eerste trajectopvolgingssgesprek geregistreerd is, wordt het begeleidingstraject als opgestart beschouwd. 29 januari 2013 13
Registratie van trajectopvolgingsgesprekken 2 t.e.m. 9 zijn facultatief. Bij registratie van het tiende trajectopvolgingsgesprek herbegin je door trajectopvolgingsgesprek 1 aan te duiden. Andere gebruikers kunnen steeds de trajectovereenkomst bekijken en het tekstveld samenvatting aanvullen. Als trajectbegeleider kan je in de loop van het begeleidingstraject steeds de trajectovereenkomst aanpassen via de betreffende koppeling. 5.3. Heroriëntatie van het begeleidingstraject registreren Wens je het begeleidingstraject te heroriënteren en een nieuwe intake af te nemen, dan wijzig je de toestand van het begeleidingstraject in Intakefase. Je kunt dan een nieuwe trajectbepaling aanmaken (steeds op basis van de laatste versie van de trajectovereenkomst). 6. Einde van het begeleidingstraject Het einde van het begeleidingstraject kan op verschillende manieren geregistreerd worden. 6.1. Zelf registreren van einde Om het begeleidingstraject van niet-werkende werkzoekenden definitief te laten afsluiten dien je een signaal te geven dat dit beëindigd is. Dit signaal geef je door registratie van de toestand Volledig stopgezet. Daarmee sein je dat zowel jij als de begeleide klant vaststelt dat na enkele begeleidingsacties een verdere trajectbegeleiding niet meer zinvol of onmogelijk is. Ook met de toestand Weigering klant geef je een signaal dat het begeleidingstraject niet (meer) loopt. De werkzoekende burger is afwezig zonder geldige reden of weigert in te gaan op begeleiding. Je dient de VDAB hierover te informeren. Deze zal (voor schoolverlaters en uitkeringsgerechtigde werklozen) beslissen of er transmissie naar de RVA dient te gebeuren. In overleg met de VDAB wijzig je de toestand van de trajectlijn in Weigering klant (of Volledig stopgezet ). Het registreren van de toestanden Volledig stopgezet en Weigering klant is geen definitieve afsluiting van het begeleidingstraject. De definitieve afsluiting gebeurt door het systeem (zie verder 6.2.). Wanneer de werkzoekende burger na een tewerkstelling of een periode van onbeschikbaarheid zich terug als werkzoekende inschrijft vóór het definitief afsluiten van het traject en te kennen geeft dat hij/zij het begeleidingstraject bij jou opnieuw wil starten, dan neem je betrokkene terug in begeleiding. Wijzig de toestand in het zoveelste trajectopvolgingsgesprek of neem een nieuwe intake af. Hou er ook rekening mee dat de trajectlijn nooit definitief afgesloten wordt zolang er in Stappen naar werk een lijn met trajectactie (begeleiding, opleiding) niet afgesloten is. Wanneer je het einde van het begeleidingstraject wil signaleren, moet je dus nakijken of er voor die klant nog trajectacties niet afgesloten zijn. Is dat het geval voor trajectacties waarvan je weet dat ze beëindigd zijn, dan neem je best contact op met de betrokken actor met de vraag om die actie af te sluiten. 29 januari 2013 14
Uitzondering: een open lijn begeleiding jobcoach en Nazorg tijdens tewerkstelling verhinderen het afsluiten van de trajectlijn niet. 6.2. Definitieve afsluiting van het begeleidingstraject Maandelijks wordt volgens de bij de VDAB geldende afsluitregels bepaald welke trajecten afgesloten worden. Deze begeleidingstrajecten worden automatisch op Uitgevoerd gezet. In de handleiding afsluiten begeleidingstrajecten wordt beschreven hoe vanaf 01/02/2011 bepaald wordt welke begeleidingstrajecten defintief afgesloten worden. 7. Registratie van trajectacties Elke partner registreert zijn acties voor de werkzoekende in Stappen naar werk. De acties die jij, naast het begeleidingstraject, uitvoert (begeleiding IBO, begeleiding werkervaring, ) moet je dus ook registreren. Enkel wanneer de betrokken partner niet in Mijn Loopbaan voor Partners registreert of wanneer de actie niet erkend is door VDAB en dus niet in Mijn Loopbaan geregistreerd wordt, kan je als trajectbegeleider zelf de actie invoeren in stappen naar werk met de stap "Opleid/begeleid bij niet CVS-derde. Je mag deze stap enkel gebruiken wanneer het een arbeidsmarktgerichte actie betreft die deel uitmaakt van de trajectovereenkomst, en je moet de hieronder vermelde gegevens in de samenvatting van die lijn noteren. Bij de registratie van deze stap wordt het financieringsnummer van het begeleidingstraject gebruikt. De trajectbegeleider vermeldt ALTIJD in de samenvatting van de stap: een gedetailleerde beschrijving van de actie; de uitvoerder (naam + plaats); de vermoedelijke einddatum en tijdsregeling (indien niet voltijds). Opgelet: Het is belangrijk dat de trajectbegeleider het verloop van de actie correct opvolgt en de stap " Opleid/begeleid bij niet CVS-derde " bij het einde van de actie afsluit (op uitgevoerd zet). Een open stap "Opleid/begeleid bij niet CVS-derde" (toestand bezig) verhindert de automatische afsluiting van het begeleidingstraject. Voor de actie "Opleid/begeleid bij niet CVS-derde"-stap naar werk kan geen cursistencontract afgeprint worden en geniet de deelnemer niet van het "cursistenstatuut VDAB"; dit betekent o.a. dat: een uitkeringsgerechtigde werkzoekende voor opleidingen tijdens de kantooruren verplicht een individuele vrijstelling aan de RVA dient aan te vragen de deelnemers niet verzekerd zijn via de A.O.-verzekering VDAB de deelnemers geen recht hebben op tegemoetkomingen van de VDAB 29 januari 2013 15
29 januari 2013 16
Bijlage Bijlage 1: Trajectovereenkomst 29 januari 2013 17
Bijlage 29 januari 2013 18
Bijlage Bijlage 2: Mail aan uitvoerder bij overzetten begeleidingstraject Van: {emailadres gebruiker aanvrager} Aan: {emailadres gebruiker medewerker uitvoerder} BC: {emailadres gebruiker aanvrager} {systeemmails@vdab.be} Onderwerp: aanvraag voor trajectbegeleiding van {voornaam naam wz} (VDABnr {Klantnr. Wz} ) Beste, deze mail verwittigt je ervan dat ik een aanvraag aan jou geregistreerd heb voor trajectbegeleiding van VDABnr.: {Klantnr wz} {Voornaam wz} {Naam wz} {adres wz} {Telefoonnr werkzoekende} Geslacht: {geslacht wz} Gelieve de nodige acties te ondernemen. met vriendelijke groeten {voornaam naam gebruiker aanvrager} {telefoon gebruiker aanvrager} {email gebruiker aanvrager} Opmerking: Deze informatie wordt u bezorgd in het kader van een trajectbegeleiding en mag enkel in dat kader gebruikt worden. U mag deze gegevens in geen geval doorzenden aan niet bevoegde derden. De mail werd automatisch verstuurd vanuit Mijn Loopbaan voor Partners 29 januari 2013 19
Bijlage Bijlage 3: mail bij annulering aanvraag begeleidingstraject Van: {emailadres gebruiker aanvrager} Aan: {emailadres gebruiker medewerker (eerste) uitvoerder} BC: {emailadres gebruiker aanvrager} {systeemmails@vdab.be} Onderwerp: annulering aanvraag voor trajectbegeleiding van {voornaam naam wz} (VDABnr {Klantnr. Wz} ) Beste, deze mail verwittigt je ervan dat ik de aanvraag voor trajectbegeleiding van volgende werkzoekende geannuleerd heb VDABnr.: {Klantnr wz} {Voornaam wz} {Naam wz} {adres wz} {Telefoonnr werkzoekende} Geslacht: {geslacht wz} met vriendelijke groeten {voornaam naam gebruiker aanvrager} {telefoon gebruiker aanvrager} {email gebruiker aanvrager} Opmerking: Deze informatie wordt u bezorgd in het kader van een trajectbegeleiding en mag enkel in dat kader gebruikt worden. U mag deze gegevens in geen geval doorzenden aan niet bevoegde derden. De mail werd automatisch verstuurd vanuit Mijn Loopbaan voor Partners 29 januari 2013 20