Functiebeschrijving: Dossierbeheerder grondverwervingen Voor akkoord Naam leidinggevenden: Datum + Handtekeningen 1 e evaluator: 2 e evaluator: Beleidsdomein: Mobiliteit en openbare werken Entiteit: Waterwegen en Zeekanaal NV Naam functiehouder: Datum + Handtekening
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst De cel Technische ondersteuning bij de afdeling Zeeschelde ondersteunt de verschillende cellen van de eigen afdeling en indien nodig ook van de andereafdelingen inzake opmeet- en peilwerk, GIS en onteigeningen. In de cel Technische ondersteuning azs kunnen 3 kernopdrachten worden onderscheiden: Tekenteam Team Grondverwerving & Grondbeheer Meetteam Landmeten en topografie Deze teams staan samen in voor volgende activiteiten: Projectondersteunend werk voor de cel Investeringen; cel Beheer & Exploitatie en de districten Opmeten van percelen, bruggen, afpalingen, controlemetingen, plaatsbeschrijvingen etc. Behandelen dossiers recht van voorkoop (ism Cel COM/Vastgoed) Behandelen van onteigeningsdossiers Ontwerpen en tekenen van diverse types plannen GIS Databeheer 1.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden Plotse tijdsdruk (telefoons, behandelen van hoogdringende dossiers); laattijdige aanlevering van informatie, documenten van interne of externe klanten 1.3. Organogrammen Het organogram kan men terugvinden op intranet. 2. Doel Beheren en behandelen van dossiers binnen het proces van grondverwerving en grondbeheer teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. 3. Resultaatgebieden 3.1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde grondverwervingsdossiers met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens opvragen indien nodig, zowel intern binnen de organisatie als extern 2
Reacties van burgers verzamelen en verwerken Gegevens importeren in een registratiesysteem (bvb. invoeren aktegegevens in database, ), Databeheer Samenstellen van een dossier Volmachten aanvragen voor de betekenis van recht van voorkoop Conversie van lijst van percelen naar lijst van namen Info opvragen bij Aankoopcomité (zoals bvb. ramingen) Aanvragen van vastleggingsnummers 3.2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Controlepunten inbouwen en optimaliseren Adrescontroles (interne en externe controle) Strikte timing respecteren Toezicht houden op de betekening Toezicht houden op de correcte toepassing van de administratieve conventies Nazien van documenten/ dossiers van collega s 3.3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden in nauwe samenwerking met de cel Juridische ondersteuning Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen en op punt stellen om gebruiksvriendelijk en snel informatie te kunnen terugvinden en actualiseren GIS-databank uitbouwen: samenvoegen van databasegegevens in grafische plannen in nauwe samenwerking met het tekenteam en de landmeters Opmaken van besluiten (bvb. onteigeningsbesluiten) Aanvragen verwerken Ontwerpbesluit opstellen met begeleidende nota met motivatie voor minister en Raad van Bestuur Onderzoek van kadasterplan Opmaak vereffeningsvoorstel Betekening aan de betrokken eigenaars 3.4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren (bvb. opvangen van klachten of verzoeken van 3
onteigenden of nog te onteigenen particulieren, bedrijven of diensten) Informatie verstrekken aan betrokkenen met betrekking tot de op te volgen dossiers Rapporteren over de stand van zaken aan de betrokken collega s en het celhoofd Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s en het celhoofd Afspreken met notaris en volmachthouder 3.5. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Contacten met betrokken instanties onderhouden, bvb. Kadaster, Aankoopcomité, VLM Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met betrokken collega s Op regelmatige tijdstippen terugkoppelen met het celhoofd 3.6. OPTIMALISATIE VAN DE WERKING Aanpassingen van procedures en werkwijzen voorstellen n.a.v. nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen. Uitwerken van duidelijke en coherente procedures met betrekking tot grondverwerving, onteigeningen, decreet op de waterkeringen en recht van voorkoop Proactief voorstellen tot verbetering van de werking formuleren Actualiseren en inplannen van revisies op IKZ procedures Aanpassen van standaarddocumenten na ontvangst van de besluiten Samenwerken aan verbeterprojecten 3.7. COÖRDINEREN Collega s vakinhoudelijk helpen en kennis verder uitbouwen en ter beschikking stellen teneinde de taken van het team te realiseren en het kennisniveau van het team op peil te houden. Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Collega s vakinhoudelijk feedback en advies geven bij de uitvoering van hun taken De adviesverlening bij de opmaak van ruimtelijke uitvoeringsplannen coördineren Op regelmatige tijdstippen over de lopende dossiers terugkoppelen met het celhoofd 4
DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties 1 4.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. 5
product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 4.5. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken. - Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen - Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen - Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen - Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt 4.6. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau 3 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren 6
- Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk 4.7. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Niveau 1 Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, todolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk 4.8. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 4.9. Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie Niveau 1 Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten - Moedigt collega s aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega s over hun functioneren - Legt aan collega s uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer - Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om collega s daarbij te betrekken - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s 7
5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis - Goede kennis van MS Office (Word, Excel en Access) - Administratief-organisatorische vaardigheden Te verwerven op korte termijn (bij nieuwe aanwerving): - Kennis van de organisatie en inzicht in de formele structuren - Algemene kennis van het werkdomein van de dienst - Basiskennis GIS programma s 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. 8