Cliëntportaal Syndion Handleiding

Cliëntportaal Syndion Handleiding 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2

Inhoudsopgave Inleiding... 3 Beveiliging... 5 Inloggen... 6 Eerste keer inloggen... 7 Beveiligingscode... 8 Gebruikersvoorwaarden... 9 Jouw pagina...10 Mijn profiel...11 Jouw zorgdossier...12 Tijdlijn...13 Ondersteuningsplan...14 Agenda...15 Rapportages...16 Werkinstructies...17 Vragenlijsten...18 Netwerk...19 Documenten...20 Beleid...21 Aandachtspunten...22 Afspraken...23 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 2

Inleiding In deze handleiding wordt uitgelegd hoe het cliëntportaal van Syndion werkt. Eerst beschrijven we aanvullende informatie. Daarna beschrijven we de praktische werking. Er is ook een instructiefilm. In de film wordt het cliëntportaal met beelden en gesproken tekst uitgelegd. De link naar deze film staat in het beginscherm van het cliëntportaal. Het cliëntportaal kun je benaderen via de knop Cliëntportaal op de website van Syndion: www.syndion.nl. Bij Syndion vinden we het belangrijk dat cliënten en hun vertegenwoordigers rechtstreeks toegang hebben tot hun eigen zorgdossier. Het online cliëntportaal maakt dit mogelijk. Zonder tussenkomst van een medewerker van Syndion en op elke gewenste plek en tijd! Het cliëntportaal vergroot hierdoor de transparantie en zeggenschap van de cliënt. Het cliëntportaal is onderdeel van het project Cyclisch werken met het ECD. Cyclisch werken is heeft als doel te werken aan de ontwikkeling van de cliënt. In het cliëntportaal kun je gemakkelijk het opgebouwde dossier van de cliënt inzien. Denk hierbij aan rapportages en het ondersteuningsplan. In het cliëntportaal zijn alleen de rapportages in te zien die zijn geschreven vanaf het moment dat je toegang hebt. Je kunt de geschiedenis dus niet zien. Op deze plek benadrukken we graag dat het cliëntportaal alleen toegang geeft tot het zorgdossier. Alle informatie die te maken heeft met de direct zorgverlening behoort tot het zorgdossier. Indirecte, administratieve informatie over bijvoorbeeld contacten met gemeenten of zorgkantoren, behoren niet tot het zorgdossier en zijn dus niet inzichtelijk in het cliëntportaal. Rapportages Syndion rapporteert beknopt. De rapportages zijn gericht op doelen, ontwikkeling en specifieke bijzonderheden. We schrijven dus geen dagverslagen. Het is goed om je hier bewust van te zijn. Voor individuele cliënten kan, in overleg met de begeleiding afgesproken worden uitgebreider te rapporteren. Het cliëntportaal kan in veel gevallen het communicatieschriftje dat voor een deel van onze cliënten wordt gebruikt, vervangen. Gebruik van het cliëntportaal In deze handleiding laten we niet elke beschikbare knop of scherm zien. Alle zogenaamde functionaliteiten hebben ongeveer dezelfde werking. Klik ze vooral aan en bekijk de inhoud van de tegels. Het ECD en dus het Cliëntportaal Mijn Dossier zijn nog volop in ontwikkeling. In de loop van de tijd komen soms nieuwe tegels en nieuwe informatie beschikbaar. Uiteindelijk wordt het volledige dossier van de cliënt via het portaal toegankelijk. Je kunt het cliëntportaal op bijna alle typen smartphone, tablet en computer gebruiken. In de bekende browsers (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer) wordt het portaal passend getoond. Het kan zijn dat een verouderde versie van de browser het cliëntportaal niet optimaal weergeeft. De leverancier is nog zelden situaties tegengekomen waarbij het apparaat of de browser het cliëntportaal niet ondersteunde. Als de uitzonderlijke situatie zich toch voordoet, kan Syndion daar helaas niets aan veranderen. Beveiliging Bij Syndion vinden we de beveiliging van de privacy van de cliënten en medewerkers heel belangrijk. Daarom besteden we extra aandacht aan de beveiliging van het cliëntportaal. In het volgende hoofdstuk leggen we dit uit. In het belang van de beveiliging mag je inloggegevens niet delen. Iedereen krijgt een eigen account. We kunnen meerdere accounts per cliënt beschikbaar stellen. Log na het gebruik altijd uit. Zo help je mee de gegevens te beschermen. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 3

Voorwaarden en spelregels Voor het gebruik van het cliëntportaal gelden een paar spelregels. Het is niet het leukste onderwerp, maar wel belangrijk om te vermelden. Bij de eerste keer inloggen, wordt gevraagd de gebruikersvoorwaarden te lezen en te accepteren. In de gebruikersvoorwaarden staan ook de spelregels. Syndion heeft twee gedragscodes opgesteld. Eén voor medewerkers en één voor derden (cliënten, ouders, vertegenwoordigers). Hierin staan logische dingen. Voor het gebruik van het cliëntportaal zijn de gedragscodes ook geldig. Het cliëntdossier geeft inzage in het dossier van de cliënt. Als je het niet eens bent met de inhoud van het dossier, kun je dit bespreken met je Persoonlijk begeleider. De Persoonlijk begeleider kan het dossier vervolgens aanvullen met jouw mening. Alleen bij feitelijke onjuistheden kan dossierinformatie gewijzigd worden. Bij Syndion vinden we het belangrijk dat de zorg en ondersteuning aan onze cliënten voorop staat. Het gebruik van het cliëntportaal mag de zorg en ondersteuning niet hinderen. In het uiterste geval kan Syndion er voor kiezen het account van een gebruiker te blokkeren. Het ECD Sinds begin 2016 werken de eerste locaties cyclisch met het ECD. Dat is nog niet zo lang. We ontwikkelen als organisatie en als individuele begeleider nog volop op het gebied van Cyclisch met het ECD. Het ECD wordt goed gebruikt, maar is nog niet volledig gevuld. Zo zijn bijvoorbeeld de documenten in het ECD vaak een beetje rommelig. In de komende jaren besteden we tijd en aandacht aan het verder neerzetten van Cyclisch werken met het ECD. We hopen op je begrip! Reacties We verwachten dat het instructiefilmpje en deze handleiding duidelijk maken hoe het cliëntportaal werkt. De begeleiders zijn het eerste aanspreekpunt bij onduidelijkheden, vragen of andere reacties. Als je problemen hebt met inloggen, neem dan contact op met de helpdesk van het cliëntportaal: servicedesk@tapcare.nl. Heel veel plezier met het gebruik van het cliëntportaal van Syndion! 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 4

Beveiliging Bij Syndion vinden we het belangrijk om zorgvuldig met de persoonlijke gegevens van cliënten en medewerkers om te gaan. We nemen maatregelen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen onbevoegden. We willen alle cliëntinformatie digitaal en goed beveiligd opslaan. Door de informatie digitaal op te slaan, kunnen we op ieder moment voor de juiste persoon de juiste informatie beschikbaar stellen. Dit helpt mee om goede zorg te bieden. In deze tijd wordt informatie meer digitaal gemaakt. Er staat steeds minder informatie op papier. De kans dat papieren informatie in verkeerde handen valt, wordt dus kleiner. Met het groeien van de digitale informatie, groeit wel het risico dat via de digitale weg informatie op verkeerde plekken terecht komt. Daarom besteden we veel aandacht aan het beveiligen van die digitale informatie. Denk bijvoorbeeld aan persoonlijke informatie die (onbedoeld) op een onbeveiligde computer terecht komt. Als dat gebeurt kunnen kwaadwillende internetgebruikers over deze informatie beschikken. We willen dit vanzelfsprekend voorkomen! Welke maatregelen hebben we bij Syndion tot nu genomen om de privacy van de cliënten, hun vertegenwoordigers en haar medewerkers te kunnen waarborgen? Vanuit ethisch oogpunt en vanuit wet- en regelgeving? - We vragen cliënten of hun (wettelijk) vertegenwoordigers vóóraf om toestemming voor gebruik van cliëntgegevens. We vragen alleen om gegevens die nodig zijn om zorg te kunnen leveren; - Er wordt goed nagedacht over wie toegang krijgt tot welke gegevens van welke cliënt. Hiertoe hebben we een Elektronisch Cliënt Dossier in gebruik; - Alle cliëntgegevens staan op het netwerk van Syndion. Om op het netwerk te komen, vult de medewerker een gebruikersnaam en wachtwoord in. Ook de toegang tot het ECD is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. De toegangsrechten worden regelmatig gecontroleerd. Op basis van deze toegangsrechten verkrijgen onze medewerkers toegang tot bepaalde cliëntgegevens en functies in het ECD; - Soms is toegang tot cliëntgegevens buiten het netwerk van Syndion noodzakelijk. Zoals bij het cliëntportaal. Dan vindt toegang plaats door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord, aangevuld met een unieke code. Die code wordt elke keer als er ingelogd wordt naar de e-mail van de gebruiker gestuurd. Met gebruik van deze code krijg je dan verdere toegang tot de cliëntinformatie (tweeweg-authenticatie) - Bij Syndion hebben we met de ITleveranciers van de programma s afspraken gemaakt over de beveiliging van de persoonsgegevens. De ITleverancier zorgt voor een veilige opslag, transport of een veilige ontsluiting van de gegevens. Dit gebeurt in een technisch up-to-date omgeving, inclusief firewalls om kwaadwillenden op afstand te houden. Nieuwe releases van software worden steeds opnieuw getest op reeds actieve beveiliging en toegangsrechten. - Buiten het Syndionnetwerk worden gegevens alleen versleuteld verstuurd. Dit betekent dat de gegevens alleen zichtbaar zijn voor de beoogde ontvanger. Zoals je hierboven leest heeft informatiebeveiliging onze doorlopende aandacht. We nemen eisen vanuit informatiebeveiliging mee in alle nieuwe ontwikkelingen, waarbij gebruik gemaakt wordt van digitale cliëntinformatie. Zo houden we de beveiliging van gegevens van onze cliënten actueel en optimaal. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 5

Inloggen Bezoek het portaal via www.syndion.nl. Klik op de grijze knop Cliëntportaal links bovenin. Wil je voor de eerste keer inloggen? Volg dan de stappen op de volgende pagina. Heb je al eerder ingelogd, volg dan de stappen op deze pagina. Ga daarna verder met de paragraaf Beveiligingscode. Inloggen Om in te loggen voer je je e-mailadres en je wachtwoord in. Klik vervolgens op Inloggen. Wachtwoord vergeten? Vraag een nieuw wachtwoord aan via Wachtwoord opvragen. Je ontvangt binnen enkele ogenblikken een e-mail met een link om je wachtwoord in te stellen. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 6

7 Eerste keer inloggen Als je de eerste keer inlogt, volg dan de volgende stappen: 1: Wachtwoord opvragen Klik op de knop Wachtwoord opvragen. Voer je e-mailadres in. Klik op Wachtwoord opvragen. Binnen enkele ogenblikken ontvang je een e-mail met een link om je wachtwoord in te stellen. 2: Wachtwoord instellen Klik op de link in de e-mail. Je kunt nu je wachtwoord instellen. Volg de instructies op het scherm om je wachtwoord in te stellen. Inloggen Na het instellen van je wachtwoord kun je inloggen. Zie de vorige paragraaf. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 7

8 Beveiligingscode Klik op de knop Klik hier om de beveiligingscode te versturen. De beveiligingscode wordt naar je e-mail gestuurd. Vul de beveiligingscode in en klik op Log in. Let op! Het kan zijn dat de e-mail met beveiligingscode bij de spam of ongewenste e-mail terecht komt. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 8

9 Gebruikersvoorwaarden Als je voor het eerst inlogt en de beveiligingscode invult, worden de gebruikersvoorwaarden getoond. Het akkoord gaan met de voorwaarden is nodig om toegang tot het cliëntportaal te krijgen. Als je akkoord bent met de gebruikersvoorwaarden, zet dan het vinkje aan en klik op Ik ga akkoord met de voorwaarden. De voorwaarden worden vervolgens naar je e-mailadres gestuurd. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 9

10 Jouw pagina Je bent nu ingelogd in het cliëntportaal van Syndion. Dossier openen 1. Klik op Mijn zorgdossier om naar jouw zorgdossier te gaan. Als je toegang hebt tot meerdere dossiers, dan zie je hier de namen van de cliënten waar je toegang tot hebt. Klik op het dossier dat je wilt inzien. Uitloggen 2. Je kunt uitloggen door rechtsboven op het icoon te klikken en vervolgens op Uitloggen te drukken. Ook kun je via het icoon rechtsboven de gebruikersvoorwaarden nogmaals inzien. TIP: Je kunt het linkermenu ook in- en uitklappen door op onderstaande knop te klikken. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 10

11 Mijn profiel In je eigen profiel kun je onder andere je wachtwoord wijzigen. Volg hiervoor de volgende stappen. 1. Klik op het icoon rechtsboven in het scherm. 2. Klik op Mijn profiel 3. Klik op Veiligheid. Volg de instructies op het scherm. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 11

12 Jouw zorgdossier Dit is de overzichtspagina van jouw zorgdossier. We noemen dit de vandaag-pagina. De rode kleur van de tegel geeft aan op welke pagina je je bevindt. In dit voorbeeld bevind je je in de tegel Vandaag. Op deze pagina zie je de actuele agenda-afspraken, rapportages, doelen, afspraken, aandachtspunten en werkinstructies. Door op een van de onderdelen te klikken, ga je direct naar de betreffende pagina. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 12

13 Tijdlijn Dit is de tijdlijn: een pagina met rapportages en afspraken.. Syndion rapporteert beknopt. De rapportages zijn gericht op doelen, ontwikkeling en specifieke bijzonderheden. We schrijven dus geen dagverslagen. Het is goed om je hier bewust van te zijn. Voor individuele cliënten kan, in overleg met de begeleiding afgesproken worden uitgebreider te rapporteren. 1. Je kunt de getoonde periode aanpassen door hierop te klikken. Het is ook mogelijk om bijvoorbeeld alleen de rapportages te bekijken door het vinkje hiervoor aan te zetten. 2. Voor cliënten van een aantal locaties kan de portaalgebruiker een bericht plaatsen. Dit bericht zien de begeleiders terug in het rapportageoverzicht van het ECD. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 13

14 Ondersteuningsplan Dit is het ondersteuningsplan. Hier zie je onder andere de doelen, werkplannen en vragenlijsten staan. 1: Door op deze knopjes te klikken kun je het ondersteuningsplan in één keer uitklappen of inklappen. Met de + en iconen kun je de betreffende onderdelen in- en uitklappen om zo de informatie in te zien of te verbergen. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 14

15 Agenda Achter de tegel Agenda kun je de agenda van de cliënt raadplegen. In deze agenda staan onderwerpen die van belang zijn voor de zorg en ondersteuning. 1. Je kunt kiezen voor een dag- of weekweergave. Standaard wordt de weekweergave getoond. 2. Klik op dit symbool als je de agenda op een volledig scherm wilt inzien. 3. Wil je de agenda voor een andere datum zien? Wissel dan met de pijltjes van dag of week. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 15

16 Rapportages Op deze pagina kun je rapportages inzien. Syndion rapporteert beknopt. De rapportages zijn gericht op doelen, ontwikkeling en specifieke bijzonderheden. We schrijven dus geen dagverslagen. Het is goed om je hier bewust van te zijn. Voor individuele cliënten kan, in overleg met de begeleiding afgesproken worden uitgebreider te rapporteren. Om een rapportage te openen volg je de volgende stappen: 1. Kies een datumweergave. 2. Filter eventueel op onderwerp. 3. Klik op het boekje om de rapportage te openen. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 16

17 Werkinstructies Op deze pagina kun je werkinstructies inzien. Een werkinstructie is een voor de cliënt uitgewerkt stappenplan voor een bepaalde handeling of gebeurtenis. Klik op het boekje om de werkinstructie te openen en te lezen. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 17

18 Vragenlijsten Op deze pagina zie je de verschillende vragenlijsten die gebruikt worden om het beeld van de cliënt en de geboden ondersteuning in het ondersteuningsplan vast te leggen. Klik op het boekje om de vragenlijst te openen. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 18

19 Netwerk Achter de tegel Netwerk kun je de contactpersonen van de cliënt inzien. Klik op het boekje om meer informatie over de relatie in te zien. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 19

20 Documenten De Documenten tegel geeft inzicht in de (zorg)inhoudelijke documenten van de cliënt. Hier staan alle documenten die Syndion in het zorgdossier van de cliënt tot de beschikking heeft. Klik op het boekje om het document in te zien. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 20

21 Beleid De Beleid tegel toont het reanimatiebeleid. Als de keuze om wel of niet te reanimeren in het ECD is vastgelegd, zie je dat hier. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 21

22 Aandachtspunten Onder de tegel Aandachtspunten worden eventuele aandachtspunten weergegeven. Veel locaties gebruiken deze functionaliteit in het ECD niet. In die gevallen worden er in het cliëntportaal geen aandachtspunten getoond. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 22

23 Afspraken Je kunt de gemaakte afspraken terugvinden bij de tegel Afspraken. Klik op het boekje om de eventuele toelichting op de afspraak te lezen. 20180122 Handleiding Cliëntportaal Versie 2 23