Cliëntportaal. G e b r u i k e r s h a n d l e i d i n g. Amersfoort Versie 6.0

Transcriptie

1 Cliëntportaal G e b r u i k e r s h a n d l e i d i n g Amersfoort Versie 6.0

2 Inhoudsopgave 1 INLOGGEN OP HET CLIËNTPORTAAL Wachtwoord wijzigen STARTPAGINA MIJN AFSPRAKEN Werkinstructie MIJN DOSSIER Werkinstructie Zorgleefplan MIJN BERICHTEN Werkinstructie Groepsberichten Zorgteam leden een bericht sturen MIJN GEGEVENS Mijn gegevens Prikbord Huisarts/Apotheek Contactpersonen Verzekeringen Zorgteam INSTELLINGEN Contactpersonen autoriseren Berichten Afspraken Dossier Gegevens Profielinstellingen wijzigen HELPDESK CLIËNTPORTAAL pagina 2 van 31

3 1 Inloggen op het Cliëntportaal Wanneer u het aanmeldformulier heeft ingevuld en ondertekent, heeft u de inloggegevens sepperaat ontvangen via een ontvangen. Met daarin ook de link naar het cliëntportaal. Anders staan hieronder de twee linkjes om naar het cliëntportaal te gaan. Ga direct het cliëntportaal via of via de website van Beweging3.0 en klik op de knop login voor Clienten Vul bij het eerste veld uw gebruikersnaam in en bij het tweede veld uw wachtwoord. Klik daarna op inloggen. Indien u voor de eerste keer inlogt, wordt u gevraag om een nieuw wachtwoord op te geven. Daarna ziet u onderstaand scherm en wordt er ter verificatie een SMS met een code naar uw mobiele telefoon gestuurd. De code dient u binnen het veld in te vullen, waarna u klikt op de knop Code Controleren Let op: deze procedure dient u ook te volgen indien u zich aanmeld met een nieuw apparaat (tablet of computer) of indien uw laatste bezoek aan het cliëntportaal meer dan 90 dagen geleden is. pagina 3 van 31

4 Bij een verkeerd wachtwoord krijgt u onderstaande melding. Indien uw wachtwoord is geblokkeerd moet u tien minuten wachten totdat uw wachtwoord weer automatisch gedeblokkeerd wordt. Indien u uw wachtwoord bent vergeten kunt u de link Wachtwoord vergeten? gebruiken. Na het aanklikken van deze link ontvangt u een mail met daarin een link om een nieuw wachtwoord te maken. pagina 4 van 31

5 Nadat u per uw nieuwe wachtwoord heeft gekregen kunt u hiermee inloggen. 1.1 Wachtwoord wijzigen U kunt bij het inlogscherm de melding krijgen om het wachtwoord te wijzigen. pagina 5 van 31

6 U voert het nieuwe wachtwoord in en bevestigt dit ter controle. Bij de keuze van een wachtwoord dient u rekening te houden met de gestelde eisen die u in het linker scherm ziet. Een wachtwoord bevat: Minimaal 1 kleine letter (a-z) Minimaal 1 Hoofdletter (A-Z) Minimaal 1 cijfer (0-9) Minimaal 1 speciaal teken # % _ ) Mag niet gelijk zijn aan uw gebruikersnaam Mag niet gelijk zijn aan de laatste 12 gebruikte wachtwoorden (dit is door de software-leverancier ingeregeld op basis van de wettelijke richtlijnen) De sterkte van het wachtwoord moet minimaal matig zijn. Achter het invulveld nieuwe wachtwoord ziet u bovenstaand plaatje. De kleur moet minimaal oranje zijn. Wanneer u het wachtwoord vergeten bent, kunt u dit aangeven. U krijgt dan een nieuw wachtwoord via het bij ons bekende adres toegestuurd. Wanneer u het cliëntportaal wilt verlaten, klikt u op uitloggen. U krijgt dan onderstaande vraag te zien, die u moet beantwoorden door ja of nee aan te klikken. pagina 6 van 31

7 2 Startpagina Wanneer u bent ingelogd, komt u op het startscherm (Dashboard) van mijncaress cliëntportaal. Dit scherm kan bestaan uit 4 onderdelen met verschillende functionaliteiten. Welke schermen u ziet, hangt af van de autorisatie welke de portaalbeheerder voor u heeft ingesteld. Bent u de cliënt of de portaalbeheerder, dan ziet u alle 4 de onderdelen. De beschikbare onderdelen zijn: Mijn afspraken: een agenda waar afspraken en activiteiten in worden vastgelegd. Mijn gegevens: algemene contactgegevens en een mogelijkheid om notities te plaatsen. Mijn dossier: inzicht in de dagelijkse rapportage vanuit het zorgdossier. Mijn berichten: hier kun een bericht plaatsen, bijvoorbeeld een vraag of verzoek aan een familielid of contactpersoon. Op de volgende pagina s treft u per onderdeel een korte werkinstructie aan. pagina 7 van 31

8 3 Mijn afspraken Klik binnen het rode vlak om naar Mijn afspraken te gaan. In het volgende scherm ziet u een agenda waar afspraken en activiteiten in kunnen worden vastgelegd. In de agenda staan de afspraken van de cliënt. De afspraken die in de agenda staan, kunnen met de zorg te maken hebben of het zijn privéafspraken. Alle afspraken die met de zorg te maken hebben worden door een zorgmedewerker in het ECD vastgelegd en kunt u niet wijzigen. Privéafspraken die u in de agenda vastlegt, zijn in het ECD voor de zorgmedewerker als tijdsreservering zichtbaar. De omschrijving is NIET zichtbaar in het ECD voor de zorgmedewerker! 3.1 Werkinstructie Klik in het dashboard op het onderdeel mijn afspraken om naar de agenda te gaan. U kiest de weergave dag, week of lijst. pagina 8 van 31

9 Om een nieuwe afspraak in de agenda te plaatsen klikt u op de knop Nieuwe afspraak. In het scherm dat verschijnt vult u de eigenschappen van de afspraak in, zoals een titel, begin- en eindtijd en beschrijving. Klik daarna op de knop Toevoegen om de afspraak in de agenda te plaatsen. Deze afspraak is zichtbaar voor alle clientportaal gebruikers. Voor de medewerkers is de afspraak niet zichtbaar en zal de tijd aangemerkt worden als Privé. pagina 9 van 31

10 4 Mijn Dossier Klik binnen het oranje vlak om naar Mijn Dossier te gaan. Dit onderdeel geeft u inzicht in de dagelijkse rapportage vanuit het zorgdossier. 4.1 Werkinstructie Om een rapportage te lezen klikt u op het tekstblok, hieronder te herkennen aan de gele achtergrondkleur. In mijn Dossier is het zorgleefplan in te zien, waarbij de behoeften/problemen, doelen en acties omschreven zijn. En de rapportages op het zorgleefplan. Voor beide onderdelen is alleen lezen mogelijk. U kunt dus niet zelf aanvullingen maken in het Zorgleefplan of rapportages maken en/of beantwoorden. pagina 10 van 31

11 U komt vervolgens gelijk bij de gemaakte rapportages in het dossier. Deze worden in een tijdslijnbalk onderaan de pagina getoond. U kunt hier doorheen navigeren. Via een vaste computer doet u dat als volgt; Druk de linkermuisknop in en schuif deze naar rechts. De eerder gemaakte rapportages worden dan zichtbaar. Wanneer u de tijdsbalk naar links schuift komen de recent gemaakte rapportages in beeld. pagina 11 van 31

12 Vervolgens klikt u de rapportage aan die u wilt lezen, en deze wordt getoond boven de tijdlijn. U kunt nu op de pijlen < en > klikken om een volgende of vorige rapportage te lezen. Daarvoor hoeft niet eerst op het blokje in de tijdlijn te klikken. Bij elke rapportage ziet u aan de bovenzijde welke persoon de rapportage heeft gemaakt en welke rol deze persoon vervult (Bijvoorbeeld fysiotherapeut, verzorgende etc.). Aan de rechterzijde ziet u datum en tijdstip waarop de rapportage is gemaakt. pagina 12 van 31

13 4.2 Zorgleefplan Wanneer u het zorgleefplan wilt lezen, klikt u op de zwarte balk met de tekst bekijk uw plannen onder de tijdslijn. Het zorgleefplan zal dan getoond worden. Voor de zorgleefplannen gebruikt Beweging 3.0 de methodiek van de 4 domeinen. Deze methodiek geeft de medewerker van Beweging 3.0 een structuur bij het maken van een zorgleefplan. Binnen een domein zijn verschillende behoeften/problemen (=de zorgvraag) met daaraan gekoppeld doelen en acties beschreven. Er zijn 4 domeinen: Domein 1 Woon en Leefomstandigheden, Domein 2 Participatie, Domein 3 Mentaal welbevinden en autonomie, Domein 4 Lichamelijk welbevinden en gezondheid. Omdat de ruimte ( met name op een tablet) beperkt is, is er door Pink Roccade voor gekozen om doelen en acties altijd te tonen. Het bijhorende Probleem/behoefte kunt u lezen door op het doel of de actie te klikken. pagina 13 van 31

14 Het meest recente zorgleefplan zal getoond worden, maar u kunt ook terug kijken in de historie van de zorgleefplannen. Dit doet u door op de pijl naast de datum te klikken. U zult daaronder data gaan zien, waarop het Zorgleefplan aangepast is. Bovenin het zorgleefplan staat een zwart vlak met daarin een i en Akkoord. Dit geeft aan dat het zorgleefplan besproken is met de cliënt of diens vertegenwoordiger. Dat kan zijn geweest tijdens een zorgleefplanoverleg of telefonisch/mondeling tussendoor. pagina 14 van 31

15 Het zorgleefplanscherm afsluiten en terug gaan naar de rapportages doet u door op het grijze vakje sluiten te klikken, of op de zwarte balk onder het zorgleefplan. Wilt u het onderdeel Mijn Dossier verlaten, kunt u de knop Start links bovenin gebruiken pagina 15 van 31

16 5 Mijn berichten U kunt met mijncaress cliëntportaal berichten ontvangen en versturen naar andere cliëntportaal gebruikers. Dit kunnen individuele en groepsberichten zijn. U kunt mijn berichten vergelijken met een die u naar 1 of meerdere personen stuurt. 5.1 Werkinstructie Klik op het onderdeel mijn berichten om naar de berichten te gaan. Als u het scherm voor de eerste keer opent, is dit nog leeg. Een nieuw bericht maakt u door op Vervolgens krijgt u een berichtenscherm te zien. te klikken. Door op Aan te klikken, opent u een adreslijst. Hier kunt u de geadresseerde(n) kiezen. Geadresseerden kunnen zijn de cliënt of één van de aanwezige contactpersonen met toegang tot het cliënt portaal. Of een medewerker uit het zorgteam van de cliënt. Door op de X achter de naam te klikken kunt u de geadresseerde(n) weghalen. U geeft het bericht een onderwerp. Als u dit veld leeg laat, wordt het onderwerp gevuld met de eerste 15 tekens (letters) uit het bericht zelf. In het berichtvlak kunt u het bericht typen. U plaatst het gemaakte bericht met de knop plaatsen pagina 16 van 31

17 U klikt op annuleren wanneer u geen bericht wilt plaatsen 5.2 Groepsberichten In de linkerkolom ziet u de groepsberichten terug. In de linkerkolom worden de onderwerpen per groep getoond. De groep kan bestaan uit één of meerdere leden. Als u de groep selecteert, worden meer onderwerpen van deze groep zichtbaar. Het meest recente bericht staat bovenaan. Bij ongelezen berichten ziet u bij het onderwerp het aantal ongelezen berichten staan. Bij openen ziet u de ongelezen berichten met een omschrijving. Na het lezen wijzigt het bericht van ongelezen naar gelezen. U kunt het bericht met verwijderen uit de lijst weghalen. pagina 17 van 31

18 In de middelste kolom wordt het geselecteerde bericht helemaal weergegeven. In de rechterkolom kunt u op het bericht reageren. Na invoer van uw tekst klikt u op plaatsen. U ziet hier de verzonden berichten terug. Het meest recente verzonden bericht staat bovenaan. U kunt het bericht verwijderen door aan de linkerkant naast op het onderwerp op het kruisje te klikken. U krijgt dan de vraag verwijderen? Nog een keer klikken en het bericht is verwijderd. Wanneer er een nieuw bericht geplaatst is, ziet u deze in de startpagina linksonder een paar tellen verschijnen zodra u inlogt op het Cliëntportaal. Nadat u op het paneel berichten heeft geklikt en vervolgens het nieuwe bericht heeft geopend, wordt het bericht als gelezen gemarkeerd. En krijgt u hier geen melding meer van bij een volgende keer inloggen. 5.3 Zorgteam leden een bericht sturen U kunt zowel vanuit de berichten als vanuit gegevens een bericht sturen naar een of meer leden uit het zorgteam. Desbetreffende zien het bericht in het ECD getoond, en kunnen vanuit het ECD een antwoord sturen. Zij loggen dus niet zelf in, in het cliëntportaal. pagina 18 van 31

19 Wanneer u vanuit het tabblad gegevens- zorgteam een bericht wil versturen, klikt u op stuur een bericht onder de naam van de medewerker. (verdere toelichting over gegevens kunt u lezen bij 6) U komt dan automatisch in het onderdeel berichten uit. U kunt er voor kiezen om nog meer mensen toe te voegen aan het bericht, of om alleen de geselecteerde persoon een bericht te sturen. Een bericht versturen en vervolgens ontvangen, werkt hetzelfde zoals in 5.1 en 5.2 toegelicht. Belangrijk is om te weten dat een medewerker niet direct antwoord kan geven. Ivm vakantie/andere werkzaamheden. Wanneer er een urgentie is, waarbij direct antwoord nodig is, is het beter om telefonisch contact te zoeken. pagina 19 van 31

20 6 Mijn gegevens In mijn gegevens ziet u verschillende onderelen met betrekking tot de administratieve informatie. Zoals deze bij Beweging3.0 bekend zijn, zoals bijvoorbeeld de basisgegevens van de cliënt, zijn of haar huisarts en apotheek, de contactpersonen en de verzekeringgegevens. Naast het raadplegen van deze basisgegevens kunt u hier ook het prikbord gebruiken. Het prikbord is te vergelijken met facebook. U kunt hier een status opgeven waar andere gebruikers van het cliëntportaal op kunnen reageren. 6.1 Mijn gegevens Klik op het onderdeel mijn gegevens om naar de gegevens te gaan. Dit scherm heeft twee tabbladen waar u de betreffende informatie kunt zien. Aan de linkerkant worden de contactgegevens altijd getoond. U kunt hier meer/minder gegevens opvragen. 6.2 Prikbord U opent het tabblad Prikbord. Als u het scherm voor de eerste keer opent is het prikbord nog leeg. Het verschil tussen mijn berichten en berichten op het prikbord is dat mijn berichten alleen leesbaar zijn voor de persoon of personen aan wie ze gericht zijn, terwijl prikbordberichten zichtbaar zijn voor iedereen. Eigenlijk kunt u mijn berichten vergelijken met een die u naar 1 of meerdere personen stuurt, en het prikbord kunt u vergelijken als een soort Facebook. pagina 20 van 31

21 U voert de tekst in en kunt optioneel een smiley aanklikken om in het bericht op te nemen. Deze smiley ziet u dan bij reacties in de rechterkolom weer terug. Wanneer u het prikbord gebruikt, ziet u in de rechter kolom op datum uw berichten staan. Door op een bericht te klikken krijgt u in de middelste kolom de bijbehorende reacties te zien. U kunt meer reacties terugzien met Toon oudere reacties. U kunt een nieuwe reactie plaatsen met Schrijf uw reactie pagina 21 van 31

22 U kunt als gebruiker of als gemachtigde een prikbordbericht met alle reacties bewerken en/of verwijderen. U klikt op het bericht onderwerp (groene kader) en kiest voor verwijderen of bewerken. U kunt als gebruiker of gemachtigde specifiek één reactie op een bericht bewerken en/of verwijderen. U klikt op de specifieke reactie en kiest voor verwijderen of bewerken. 6.3 Huisarts/Apotheek U opent het tabblad Huisarts/Apotheek. Hier ziet u de gegevens die in mijncaress Basis geregistreerd staan. 6.4 Contactpersonen U opent het tabblad contactpersonen. Hier ziet u de gegevens die in mijncaress Basis geregistreerd staan en waarvoor bovendien geldt dat het mobiele telefoonnummer en het adres gevuld zijn. Dit is noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van het clientportaal. pagina 22 van 31

23 Dit kunnen andere contactpersonen zijn dan de contactpersonen in het cliëntportaal. 6.5 Verzekeringen U opent het tabblad verzekeringen. Hier ziet u de gegevens die in mijncaress Basis geregistreerd staan. Indien u onjuistheden constateert in de getoonde gegevens dan verzoeken wij u contact op te nemen met de EVV er of zorgconsulent. Zij kunnen u verder helpen. 6.6 Zorgteam Bij het tabblad zorgteam kunt u de medewerkers en behandelaren zien, die betrokken zijn bij de zorg van de cliënt. Bovenin ziet u de naam van de eerst verantwoordelijke verzorgende en hoofd van de afdeling/locatie. Daaronder op alfabetische volgorde (op functie) de overige medewerkers/behandelaren. U kunt een medewerker een bericht sturen vanuit het cliëntportaal. Dit is uitgelegd bij hoofdstuk 5 onderdeel 5.3 pagina 23 van 31

24 7 Instellingen In de titelbalk van mijncaress cliëntportaal ziet u uw naam staan. Indien u hier op klikt komt u in een scherm waar u, als u de portaalbeheerder bent onder andere nieuwe contactpersonen toegang kunt geven tot het portaal. Tevens kunt u hier uw eigen profiel aanpassen. 7.1 Contactpersonen autoriseren In dit scherm kunt u contactpersonen autoriseren voor gebruik van het clientportaal. Standaard staan hier de contactpersonen die reeds bekend zijn bij Beweging 3.0 en waarvan het mobiele telefoonnummer en adres bekend is. Met de knop contactpersoon toevoegen kunt u een nieuwe contactpersoon toevoegen. U voegt een nieuwe contactpersoon toe met +contactpersoon toevoegen. U vult de gegevens in en bevestigt dit met toevoegen. Alle velden moeten verplicht ingevuld worden. Bij foutieve invoer krijgt u een melding. Als de contactpersoon juist ingevoerd is, krijgt u hiervan een melding. De contactpersoon is nu ook in mijn Caress Basis toegevoegd. Vul in het veld tel nummer het mobiele telefoonnummer in zonder koppelteken dus bijv pagina 24 van 31

25 U geeft de contactpersoon vervolgens rechten op functionaliteiten. U kunt een contactpersoon zoeken via de zoeken optie. Hier geeft u de voor en/of achternaam aan. Door het plaatsen van een vinkje toon alleen mensen met toegang ziet u alleen die contactpersonen in de lijst die rechten hebben voor minimaal één functionaliteit. Wanneer u de eerste keer een functionaliteit (willekeurig welke) bij een contactpersoon beschikbaar stelt komt mijncaress Cliëntportaal met onderstaande melding. Door middel van de knop Gegevens versturen krijgt de contactpersoon een e- mail met inloggegevens. Het adres heeft u vastgelegd bij de contactgegevens. In de staan gegevens vermeld waarmee de contactpersoon kan inloggen. Heeft u een foutief adres ingevoerd dan kunt u dit adres echter niet wijzigen. U neemt dan contact op met Beweging 3.0 via clientportaal@beweging3.nl. U krijgt dan binnen vijf werkdagen een reactie. pagina 25 van 31

26 U kent rechten toe aan elke contactpersoon door een vinkje te plaatsen bij de betreffende functionaliteit. Afhankelijk van het vakje dat aangeklikt wordt dient u wellicht extra vragen te beantwoorden. Als portaalbeheerder bent u akkoord gegaan met de privacy afspraken zoals deze omschreven staan in de disclaimer. En dient u hier naar te handelen bij het autoriseren van andere contactpersonen in het cliëntportaal Berichten Optie Resultaat bij Ja Resultaat bij Nee Toegang tot mijn berichten Afspraken Het paneel met berichten is beschikbaar Het paneel met berichten is niet beschikbaar. pagina 26 van 31

27 Optie Resultaat bij Ja Resultaat bij Nee Toegang tot mijn afspraken? Details zien van zorginhoudelijke afspraken? Afspraken toevoegen in uw agenda? Dossier Het onderdeel afspraken is beschikbaar De agenda laat zowel de privé als de zorgafspraken zien. De contactpersoon kan afspraken in de agenda vastleggen Het onderdeel afspraken is niet beschikbaar De agenda laat alleen de privé afspraken zien De contactpersoon kan geen afspraken in de agenda vastleggen. Optie Resultaat bij Ja Resultaat bij Nee Toegang tot mijn Dossier Het paneel met dossier is beschikbaar Het paneel met dossier is niet beschikbaar. pagina 27 van 31

28 7.1.4 Gegevens Optie Resultaat bij Ja Resultaat bij Nee Toegang krijgen tot mijn gegevens? Prikbordberichten van anderen verwijderen? De huisarts en apotheek informatie inzien? De verzekeringsinformatie inzien? De lijst met contactpersonen bekijken? Het onderdeel gegevens is beschikbaar De prikbordberichten kunnen verwijderd worden Tabblad Huisarts en apotheek is beschikbaar Tabblad Verzekeringen is beschikbaar De lijst met contactpersonen is beschikbaar Het onderdeel gegevens is niet beschikbaar De prikbordberichten kunnen niet verwijderd worden Tabblad Huisarts en apotheek is niet beschikbaar Tabblad Verzekeringen is niet beschikbaar De lijst met contactpersonen is niet beschikbaar 7.2 Profielinstellingen wijzigen Vanaf het tabblad Profiel instellingen heeft u de mogelijkheid om uw eigen profielgegevens te onderhouden en een foto toe te voegen. pagina 28 van 31

29 De meeste gegevens spreken voor zich. Indien gewenst heeft u de mogelijkheid om ook hier uw wachtwoord te wijzigen. Gegevens die hier worden gewijzigd worden ook automatisch verwerkt in de administratie van Beweging 3.0 pagina 29 van 31

30 Door met de muis of vinger de foto aan te klikken krijgt u de mogelijkheid om uw profielfoto toe te voegen. Na het aanklikken van foto bewerken kunt u een foto toevoegen die reeds aanwezig is op computer of tablet. pagina 30 van 31

31 8 Helpdesk cliëntportaal Alle handelingen die u verricht in het mijncaress Cliëntportaal staan in deze gebruikers- handleiding beschreven. Voor vragen rondom het cliëntportaal kunt u tijdens kantooruren contact opnemen met de contactpersoon op uw locatie. Contactpersoon locatie Telefoonnummer adres Voor technische vragen en foutmeldingen is de ICT-helpdesk te bereiken. Via adres; clientportaal@beweging3.nl Wanneer u uw foutmelding naar dit adres mailt, krijgt u binnen 5 werkdagen antwoord. Voor de meest voorkomende foutmeldingen vindt u hieronder een stappenplan. Ik heb bij een nieuwe contactpersoon een verkeerd e- mailadres ingevuld Ik heb bij een nieuwe contactpersoon een verkeerd mobiel telefoonnummer ingevuld Ik ben mijn wachtwoord vergeten Mijn wachtwoord is geblokkeerd Ik wil een contactpersoon toevoegen, maar weet niet hoe ik dit moet doen. Ik wil een foto toevoegen in mijn profiel. Waarom moet ik zo vaak een code invullen voordat ik inlog? Mail naar clientportaal@beweging3.nl de volgende gegevens; -uw naam, -naam van de bewoner/uw familielid -contactpersoon waar u het verkeerde adres heeft ingevuld. -het juiste adres Mail naar clientportaal@beweging3.nl de volgende gegevens; -uw naam, -naam van de bewoner/uw familielid -het juiste mobiele telefoonnummer Ga naar hoofdstuk 2 van dit document en u kunt lezen hoe u uw vergeten wachtwoord opnieuw kunt instellen. Ga naar hoofdstuk 2 van dit document en u kunt lezen hoe u uw vergeten wachtwoord opnieuw kunt instellen. In hoofdstuk 7 kunt u lezen hoe u contactpersonen kunt toevoegen. In hoofdstuk 8 kunt u lezen hoe u een foto toevoegt aan uw profiel. In verband met de veiligheid en privacy moet elk apparaat waarmee u voor de eerste keer gaat inloggen op het cliëntportaal bekend zijn in het systeem. pagina 31 van 31