FELLOO "EEN BLOKKENDOOS OM FANTASTISCHE TOEPASSINGEN MEE TE BOUWEN
OVER FELLOO Felloo is een onafhankelijke totaalaanbieder op het gebied van cloud communicatie. De bedrijfsnaam staat symbool voor de manier waarop Felloo met klanten wil werken. Volgens die filosofie neem het bedrijf zorgen en kosten uit handen en levert het geen producten maar biedt het oplossingen op maat. Voor klanten moet dat niet alleen leiden tot kostenbesparing, maar ook voor een grotere efficiency in bedrijfsprocessen. Sinds 2011 houdt Felloo zich bezig met het inrichten van stabiele internetverbindingen, telefonie en online werkplekken. Felloo begon met een kleine vestiging in Almelo en is inmiddels uitgegroeid tot een landelijk actieve organisatie met veertig medewerkers die opereren vanuit vier vestigingen in Nederland. Volgend jaar staat uitbreiding met een vestiging in het zuiden des lands op het programma. 2 FELLOO
INHOUDSOPGAVE IMPLEMENTATIE DE UITDAGINGEN 4 6 PROJECTEN- FACTURATIE 8 13 OVER AFAS 3 FELLOO
DE UITDAGINGEN Nadat Felloo overstapte op de ERP-software van AFAS veranderde er veel. Slimmer werken bespaart het bedrijf kosten en vermindert de administratieve lastendruk. We benutten nu ongeveer tachtig procent van de mogelijkheden van het systeem en daarmee ligt ons efficiëntieniveau al op negentig procent. Saskia van Dijk is sinds de oprichting van Felloo aan het bedrijf verbonden. Eerst als freelancer en sinds oktober 2016 als controller in vaste dienst. Haar collega Jorian Broekhuizen werkt sinds 2014 bij Felloo als IT-coördinator. Hij is tevens functioneel beheerder van de ERP-software en daarmee het eerste aanspreekpunt voor collega s bij Felloo en tevens de verbindingsman met leverancier AFAS. DE ZOEKTOCHT Felloo startte de zoektocht naar nieuwe software eind 2016. Van Dijk was daar destijds nog niet bij betrokken, Broekhuizen wel. Hij herinnert zich de aanleiding voor de oriëntatie op nieuwe bedrijfssoftware nog goed. We hadden een financieel pakket waarmee we niet veel meer konden dan alleen cijfers inboeken. Niets in het bedrijf was gedigitaliseerd, terwijl dat wel een wens was. We wilden af van de situatie waarin er tussen de afdelingen voortdurend stapels papier heen en weer werden geschoven. 4 FELLOO
"DE CONSULTANT VAN AFAS WIST PRECIES WAAR HIJ HET OVER HAD. In die periode spraken medewerkers van Felloo met verschillende kandidaatleveranciers en bekeken ze opgevraagde demo s. Bij geen enkel systeem ontstond echt het gevoel: hier gaan we mee werken. Broekhuizen: We wilden een totaaloplossing, maar die vonden we niet. Sommige systemen beloofden veel, maar uiteindelijk had je daar toch ook weer andere pakketten bij nodig. OVERDONDERD Intussen nam de druk vanuit de organisatie om een keuze te maken toe. De aanhoudende snelle groei van het bedrijf vroeg om een schaalbare vorm van bedrijfsautomatisering. Dat was rond het moment dat de eerste contacten met AFAS werden gelegd. Wat jullie willen hebben kunnen wij wel leveren, kreeg Felloo van de leverancier uit Leusden te horen. Dat daagde Broekhuizen uit om een bijzonder complexe financiële opstelling te maken, die aan de consultant van AFAS werd meegegeven om in geautomatiseerde vorm te verwerken. Broekhuizen herinnert zich dat de persoon in kwestie niet verblikte of verbloosde. Wij zullen laten zien wat we kunnen, meldde hij resoluut. Toen hij ons een tijdje later een demo toonde, bleek hij daar geen woord van gelogen te hebben. We waren echt overdonderd. Van Dijk: De consultant van AFAS had een sterk inhoudelijk verhaal. Hij wist precies waar hij het over had. 5 FELLOO
IMPLEMENTATIE Inmiddels gebruikt Felloo meerdere onderdelen van het ERP-pakket. De onderdelen Financieel, CRM, Abonnementen en Projecten draaien al op volle kracht. Dat geldt nog niet voor Ordermanagement. Van Dijk: "Dat staat eigenlijk nog een beetje in de kinderschoenen omdat we het aanvankelijk helemaal niet van plan waren te gebruiken. Met ingang van 2018 nemen we trouwens ook HRM in gebruik, inclusief verloning. Broekhuizen: HRM is echt een gouden troef die we nog in handen hebben. Van Dijk: Waarom we er niet meteen mee zijn gaan werken? Omdat HRM in onze organisatie helemaal niet zo ingewikkeld is. Maar als je ziet wat je met workflows aan efficiencywinst kunt boeken, zou het dom zijn om de module niet in gebruik te nemen. HRM zit standaard in het pakket, dus extra kosten zijn er niet." "DEZE SOFTWARE STELT ONS IN STAAT OM DE EFFICIËNTIE VERDER TE VERGROTEN. DAT WE ENORM GROEIEN IS GEEN PROBLEEM, WANT HET PAKKET IS SCHAALBAAR." 6 FELLOO
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG CURSUSSEN Voorafgaand aan de implementatie hebben Broekhuizen en Van Dijk meerdere curssussen bij de leverancier in Leusden gevolgd. Broekhuizen: "Ook uit kostenoverwegingen wilden we tijdens de implementatie zoveel mogelijk zelf doen. Achteraf gezien waren die cursussen bijzonder nuttig. En ook nog eens perfect verzorgd qua verse muntthee en boterkoek bij de koffie. Van Dijk: Daar zijn ze zo professioneel in! De eerste keer was ik gewoon flabbergasted. En toen we de tweede keer op cursus kwamen, herkende de gastvrouw ons van de keer daarvoor. Dan heb je dus de juiste mensen rondlopen. Broekhuizen: Tijdens de implementatie hebben we ook heel veel geleerd van de consultant van de leverancier. We hebben de kunst van hem afgekeken. Van Dijk: Met die implementatie zijn we in de loop van januari gestart. De bedoeling was dat het systeem op 1 juli goed zou draaien en dat is vervolgens ruimschoots gelukt. We verwachten per 1 januari 2018 volledig op stoom te zijn met de functionaliteit die we nu gebruiken. 7 FELLOO
WERKEN VOLGENS DE STANDAARD Van Dijk: De collega s van het verkoopteam kunnen nu bijvoorbeeld onderweg alle gegevens over klanten, orders, facturen en noem maar op raadplegen. Voorheen was dat altijd een hoop getelefoneer met de administratie. Daar zijn we nu mooi van af. Broekhuizen: Hetzelfde verhaal met offertes. Vroeger draaiden we die in elkaar met Word en Excel, nu werken we met een standaardtype offerte. Van Dijk: Naast de gewenste standaardisering zijn onze offertes nu ook inhoudelijk beter omdat alle benodigde informatie via de intranetportal InSite op te halen is. Het is te vroeg om vast te stellen of dit al tot meer winnende offertes heeft geleid. Wat we wel zien is dat we nooit méér kosten maken dan we aan de klant hebben gecalculeerd. Dat was in het verleden weleens anders. EFFICIËNTERE PROJECTENFACTURATIE Een ander winstpunt voor Felloo is dat de werkdruk van collega s dankzij het systeem veel beter in beeld is. Broekhuizen: "Dat maakt het eenvoudiger om het werk goed te verdelen. Van Dijk: Ook de projectenfacturatie vindt efficiënter plaats omdat gegevens in een keer goed ingevoerd worden. De administratieve lastendruk is daardoor afgenomen. Broekhuizen: Dat we de facturen hebben gedigitaliseerd, scheelt een hoop heen en weer geloop tussen afdelingen. Je werd soms gek van het gediscussieer over één simpele factuur. Nu hoeft men alleen nog maar in het systeem te kijken. 8 FELLOO
CONCLUSIE Broekhuizen: Voor mij is het ERP-pakket vooral een soort blokkendoos waar je fantastische toepassingen mee kunt bouwen. Ik heb nog wel tienduizend ideeën voor interne verbeteringen. Van Dijk: Deze software stelt ons in staat om de efficiëntie verder te vergroten. Dat we enorm groeien is geen probleem, want het pakket is schaalbaar. We benutten nu ongeveer tachtig procent van de mogelijkheden van het systeem en daarmee ligt ons efficiëntieniveau al op negentig procent. "HRM IS ECHT EEN GOUDEN TROEF DIE WE NOG IN HANDEN HEBBEN" 9 FELLOO
OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 10 FELLOO
ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat 9 3833 LC Leusden TELEFOONNUMMER 033-434 3883