Reglement internationale reizen en verblijven studenten en medewerkers Avans Reglement voor internationale reizen en verblijven Avans Hogeschool Colofon ons kenmerk datum 2 maart 2018 auteur(s) status Raymond Sparreboom Concept
pagina 2 van 7 Inhoudsopgave 1 Belangenafweging 3 2 Definities 3 3 Inleiding 4 4 Aanleiding 5 5 Reglement internationale reizen Avans Hogeschool 5 6 Rollen en verantwoordelijkheden 6
pagina 3 van 7 1 Belangenafweging Met dit reglement borgt Avans Hogeschool 2 voor haar primaire belangen: 1. De veiligheid en de gezondheid van studenten en medewerkers van Avans Hogeschool. 2. De (inter)nationale reputatie van Avans Hogeschool. 2 Definities CvB DMCS International Office BZ Internationale studentenmobiliteit College van Bestuur van Avans Hogeschool Diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentenzaken Het centrale servicepunt voor internationale studenten en nationale studenten die in het buitenland verblijven (meer informatie op iavans). Ministerie van Buitenlandse Zaken Hieronder verstaan we 2 vormen van individuele mobiliteit. Dit zijn: Diplomamobiliteit (diploma mobility): de student gaat voor een hele bachelor- of masteropleiding naar het buitenland. Of de student verblijft een deel van de opleiding in het buitenland. Dit verblijf is gericht op diplomering of bi-diplomering. Studiepuntenmobiliteit (credit mobility): het buitenlandverblijf van de student is gericht op de verrijking van de opleiding, door het doen van een stage of het volgen van een deel van de opleiding. Deze vorm van mobiliteit heet ook wel kortetermijnmobiliteit (short term mobility) of uitwisselingsmobiliteit (exchange mobility). Internationale personeelsmobiliteit Hieronder verstaan we 3 vormen van individuele mobiliteit. Dit zijn: Onderwijsactiviteiten. Onderwijzend of nietonderwijzend personeel geeft onderwijs of training bij een (partner)instelling of organisatie in het buitenland. Opleiding of trainingen. Onderwijzend en nietonderwijzend personeel volgt een opleiding of
pagina 4 van 7 training die de beroepsontwikkeling of de deskundigheid bevordert. Dit gebeurt bij een (partner)instelling of bij een andere relevante organisatie in het buitenland. Samenwerking. Deze activiteit is gericht op het versterken van een bestaande samenwerking, dan wel het smeden van een nieuwe samenwerking. Bijvoorbeeld door middel van relatiemanagement of het participeren in gezamenlijke projecten. Internationale groepsreizen/excursie Hieronder verstaan we: Een educatieve activiteit voor studenten, onder begeleiding van onderwijzend of nietonderwijzend personeel. Bijvoorbeeld een studiereis, bedrijfsbezoek of excursie. Dit vormt een aanvulling op het curriculum. Een inhoudelijke werkgerelateerde activiteit voor medewerkers, zoals een studiereis, bedrijfsbezoek of excursie. Incident Calamiteit of crisis Reglement internationale reizen Avans Hogeschool Onvoorziene gebeurtenis met nare gevolgen voor het individu. Denk bijvoorbeeld aan beroving, diefstal of ziekenhuisopname. Een plotselinge, onverwachte gebeurtenis met (potentieel) grote gevolgen voor de veiligheid en gezondheid voor het individu. Denk bijvoorbeeld aan natuurgeweld, politiek geweld of een ernstig trein- of vliegtuigongeval. Dit reglement geldt voor alle studenten en medewerkers van Avans Hogeschool, bij alle internationale reizen en verblijven in het kader van internationale studentenmobiliteit, internationale personeelsmobiliteit en internationale groepsreizen/excursies. 3 Inleiding Avans Hogeschool leidt haar studenten op tot startbekwame beroepsbeoefenaars voor het regionale beroepenveld. Dit regionale beroepenveld kent in meer of mindere mate een internationale en/of interculturele context. Om op dit vlak goed aan te sluiten op de wensen van toekomstige werkgevers is het van belang dat studenten tijdens hun opleiding aandacht besteden aan de ontwikkeling van relevante internationale en interculturele competenties. Dit gebeurt veelal via internationale studentenmobiliteit waarbij zij internationale en
pagina 5 van 7 interculturele ervaring opdoen door middel van een studie, stage, (afstudeer)project of training in het buitenland. Via internationale personeelsmobiliteit kunnen ook Avansmedewerkers internationale ervaring opdoen. Dit houdt in de praktijk in dat er in toenemende mate studiegerelateerde activiteiten of werkzaamheden plaatsvinden bij (partner)instellingen en organisaties in het buitenland. Hierbij is te vaak niet of niet volledig inzichtelijk waar studenten en medewerkers van Avans Hogeschool exact verblijven. 4 Aanleiding Het bestuur van Avans Hogeschool voelt zich verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van haar studenten en medewerkers. De hogeschool moet adequaat zorg kunnen bieden wanneer zich een incident, crisis of calamiteit voordoet in een land of gebied waar haar studenten en/of medewerkers verblijven in het kader van studie, stage of werkzaamheden. Het bestuur heeft de centrale ondersteuning hiervoor ondergebracht bij het International Office (IO). Bij ernstige calamiteiten of het verkeerd reageren op een calamiteit loopt Avans Hogeschool bovendien risico op reputatieschade. Mogelijke crises moeten derhalve worden voorkomen en in geval van (dreigende) crises moet er adequaat worden gehandeld. In dit kader is het essentieel dat het IO een continu goed en volledig inzicht heeft in de verblijfplaatsen van onze studenten en medewerkers. 5 Reglement internationale reizen Avans Hogeschool Strikte naleving van het reisadvies Avans Hogeschool houdt zich bij buitenlandse reizen en verblijven strikt aan het reisadvies van BZ (www.nederlandwereldwijd.nl). Het IO monitort dagelijks de actuele situatie in landen waar een specifiek reisadvies van kracht is. Ook signaleert het IO waar ter wereld zich incidenten of calamiteiten voordoen en geeft waar nodig aanvullende informatie, adviezen of instructies aan academies en diensteenheden. Voor het reisadvies hanteert BZ het stoplichtprincipe : Rood Oranje Geel Niet reizen. Door zeer ernstige veiligheidsrisico's kan voor reizigers een levensbedreigende situatie ontstaan. Avans Hogeschool staat reizen in het kader van studie, stage of werk naar dit land of gebied niet toe. Dit advies is binnen Avans Hogeschool bindend. Alleen noodzakelijke reizen. Door ernstige veiligheidsrisico's in dit land of gebied kunnen voor reizigers gevaarlijke situaties ontstaan. BZ adviseert alleen naar dit gebied te reizen als dat echt noodzakelijk is. Avans Hogeschool acht reizen voor studie, stage of werk niet noodzakelijk. Daarom staat Avans Hogeschool reizen in het kader van studie, stage of werk naar dit land of gebied niet toe. Dit advies is binnen Avans Hogeschool bindend. Let op: veiligheidsrisico's. Er zijn in dit land of gebied veiligheidsrisico's die afwijken van wat je in Nederland gewend bent. Bereid je daarop voor en let extra op. Het IO kan academies hierover adviseren.
pagina 6 van 7 Groen Geen bijzondere veiligheidsrisico's. In het land of gebied zijn de veiligheidsrisico's vergelijkbaar met wat je in Nederland gewend bent. Avans Hogeschool houdt zich strikt aan het reisadvies van BZ. Studenten en medewerkers van Avans moeten dit reisadvies te allen tijde opvolgen, al dan niet aangevuld met een advies of instructie van International Office. Registratie verplicht Voor alle internationale reizen en verblijven van studenten en medewerkers geldt een verplichte centrale registratie: Internationale studentenmobiliteit Elke student die voor studie, stage of afstuderen een periode in het buitenland verblijft, moet zijn of haar reisgegevens invullen onder het kopje Stay Abroad Contact Information in Osiris. Internationale personeelsmobiliteit Elke medewerker die in het kader van internationale personeelsmobiliteit een periode in het buitenland verblijft, moet zijn of haar reisgegevens invullen in de Avans mobility database op mobility.avans.nl. Internationale groepsreizen/excursies Bij een internationale groepsreis/excursie met studenten geldt: 1. De begeleiders doen hiervan een collectieve melding. Zij dienen alle reisgegevens correct en compleet in te vullen in het hiervoor bestemde Excelformat. Dit format is op te vragen bij het IO. Het compleet ingevulde overzicht moet minimaal 3 werkdagen voor vertrek worden aangeleverd aan International Office via internationaloffice@avans.nl. Op deze Excel-lijst staan ten minste de volgende gegevens: Namen van alle deelnemers (studenten en medewerkers) Studentnummers Namen en telefoonnummers van te contacteren personen in geval van nood Vetrekdatum Datum van thuiskomst Adres van het verblijf Telefoonnummer van het verblijf Vervoersgegevens 2. De begeleiders van de groepsreis/excursie moeten zich verplicht individueel aanmelden in de Avans mobility database. Bij een internationale groepsreis/excursie met medewerkers geldt dat elke medewerker zich individueel registreert in de Avans mobility database. 6 Rollen en verantwoordelijkheden Academie/diensteenheid Om de veiligheid en gezondheid van elke student en medewerker die in verband met studie, stage, afstuderen of voor werkzaamheden naar een (partner)instelling of organisatie in het
pagina 7 van 7 buitenland reist te waarborgen, is de academie/diensteenheid verantwoordelijk voor: Toestaan of afwijzen van verzoeken van studenten en medewerkers voor een reis naar een (partner)instelling of organisatie in het buitenland, in het kader van studie of werk. Met betrekking tot het behandelen van verzoeken voor buitenlandse reizen moet de academie of diensteenheid strikt het reisadvies van BZ volgen. Toezicht op de juiste registratie in Osiris (studenten) of in de mobility database (medewerkers). Deze registratie dient voor vertrek en direct na mondeling of schriftelijk akkoord van de academie of diensteenheid te gebeuren. Dit geldt voor studenten en medewerkers die in het kader van studie of werk naar een (partner)instelling of organisatie in het buitenland vertrekken. Zonder correcte en volledige registratie van de reis is het voor een student of medewerker niet toegestaan om voor de opleiding of voor werkzaamheden te reizen naar een (partner)instelling of organisatie in buitenland. International Office/DMCS Het IO is het centrale adviespunt voor inkomende internationale studenten en voor Avansstudenten en -medewerkers die voor hun studie of werk in het buitenland verblijven. Het IO beheert een 24/7-noodnummer en is steunpunt. o 24/7-noodnummer: +31 (0)76 532 09 76 o Algemeen nummer IO: +31 (0)88 525 80 01. Dit nummer is te bereiken tijdens kantooruren. o Mailadres IO: internationaloffice@avans.nl. IO-medewerkers zijn tijdens kantooruren te bereiken via dit mailadres. Incident/calamiteit In het geval van een (persoonlijk) incident of calamiteit in het buitenland treedt het calamiteitenplan in werking. Tot slot Het IO ondersteunt studenten en medewerkers alleen in geval van incidenten, dreigende situaties of acute calamiteiten in het buitenland. Dit laat onverlet dat de academie of diensteenheid altijd de verantwoordelijkheid blijft dragen over al haar studenten en medewerkers die verblijven op een niet-avanslocatie in buiten- én binnenland. Dit betekent dat de academie of diensteenheid erop toe moet zien dat studenten en medewerkers ook binnenlandse reizen en verblijven registeren in het geval van studie of werk op een niet- Avanslocatie. Gerelateerde documenten: - Reisbeleid Avans: 20170528 Reisbeleidavansdef (001).pdf - Uitvoeringsregeling Erasmus+ beurs: - Calamiteitenplan