Protocol reizen en excursies

Transcriptie

1 Protocol reizen en excursies

2 Inhoudsopgave Voor de reis 3 Tijdens de reis 5 Wat te doen bij grote calamiteiten? 6 2

3 Voor de reis Wat zijn de regels: 1. Het programma van de reis is vooraf bekend bij leerlingen, ouders en de rector. 2. Er is een lijst met deelnemers bij de begeleider(s), bij de administratie en de rector. De lijst bevat: NAW-gegevens, geboortedata, mobiele nummers van leerlingen, vaste en mobiele telefoonnummers van de ouders, medicijngebruik (alleen voor intern gebruiken overige informatie van belang voor een goed verloop van de reis. 3. Het reisprogramma en de deelnemerslijst worden 2 weken voorafgaand aan de excursie aangeleverd bij administratie en de rector. De administratie zorgt ervoor dat deze informatie beschikbaar is voor de schoolleiding (digitaal en op papier). 4. Er wordt bij gebruik van een touringcar uitsluitend gebruik gemaakt van bedrijven die in het bezit zijn van het keurmerk touringcarbedrijf. 5. De prijs van reizen en excursies is vooraf bekend (zie incassoplanning schoolgids). 6. De meerdaagse reis maakt deel uit van het schoolprogramma en afmelding kan alleen onder opgaaf van een geldige reden. Bij annulering na 1 januari wordt 60% van de excursiekosten in rekening gebracht. 7. Alle deelnemers (leerlingen en begeleiders) zijn verzekerd via het standaardpakket van de school. Het verzekeringspakket is in te zien bij de directeur bedrijfsvoering. 8. Aanvullende verzekeringen die verder gaan dan het standaardpakket sluiten ouders en begeleiders zelf af. 9. Door het tekenen van het machtigingsformulier tekenen ouders voor deelname, correcte en tijdige betaling, het in orde zijn van de nodige reisdocumenten en het meenemen van de European Health Insurance Card ( 10. Een betalingsregeling kan na overleg met en na goedkeuring van de directeur bedrijfsvoering worden afgesproken. 11. Voorafgaande aan de reis is er een bijeenkomst van alle deelnemers waarin de gedragsregels, normen en waarden worden besproken. Alle schoolregels zijn van toepassing (zie bij verplichte of vrijwillige reizen. 3

4 12. Gedragsregels en veiligheidsregels van de vervoerder, de eigenaar van de accommodatie of het gastgezin zijn mogelijk aanvullend van toepassing op de eigen schoolregels. 13. De leerlingen en begeleiders houden zich aan de wettelijke regels van het te bezoeken land en houden rekening met de cultuur en gewoonten van het betreffende land. 14. Voorafgaand aan de reis wordt de veiligheidssituatie met betrekking tot reis en verblijf geanalyseerd. 15. Er is bepaald wie van de begeleiders de reisleider is en die is uiteindelijk beslissingsbevoegd. 16. De beslissing over het al dan niet doorgaan van de reis ligt bij de rector. 17. Op school is er voor ouders een contactpersoon (A. Knulst) aangewezen, waarvan de naam en contactgegevens vermeld staan in het programma. 18. De reisleiding beschikt in ieder geval over mobiele telefoons (met toegang tot internet). Voorafgaand aan de reis wordt een Whatsapp-groep aangemaakt: - in de groep zitten de leerlingen, de begeleidende docenten, de directie, Betty; - de groep is bedoeld voor calamiteiten en melding van aankomst terug op de PM; - de communicatie binnen deze groep is zakelijk en uiterst beperkt; - na afloop van de reis wordt de groep opgeheven. 4

5 Tijdens de reis Wat zijn de regels: 1. De deelnemerslijst is altijd aanwezig tijdens de reis. 2. De leerlingen hebben een geldig reisdocument en een geldige European Health Insurance Card ( bij zich. 3. Alle leerlingen volgen het volledige programma. Wanneer door ziekte of andere omstandigheden een leerling niet in staat is het programma te volgen, dan blijft de leerling onder toezicht van een begeleider. 4. Mogelijke calamiteiten tijdens de reis worden schriftelijk vastgelegd. 5. De gedragsregels worden tijdens de reis nogmaals met de leerlingen besproken. 6. De begeleiders zijn bevoegd corrigerende maatregelen uit te voeren en sancties op te leggen, die passen bij de omstandigheid die zich voordoet. 7. Bij afhandeling van calamiteiten (ter beoordeling van de reisleider) vindt, indien nodig, overleg plaats met de contactpersoon. 8. Leerlingen worden enkel na toestemming van de contactpersoon teruggestuurd. Daarbij worden de ouders vooraf geïnformeerd en wordt er overleg gepleegd. 9. Leerlingen reizen na overleg en met toestemming van de ouders zelf terug. Bij het ontbreken van overleg en toestemming reist de leerling onder begeleiding terug. De ouder kan er ook voor kiezen de leerling op te halen. 10. Alle kosten ten gevolge van verwijtbaar gedrag van deelnemers worden in rekening gebracht bij de ouders. 5

6 Wat te doen bij grote calamiteiten? Bij het voordoen en direct na de calamiteit (fase 1): 1. Iedereen brengt zich in veiligheid op een plek waar bescherming is tegen mogelijk rondvliegend materiaal. De begeleidende docenten verzamelen de leerlingen op een plek waar autoriteiten zijn, maar vermijden het samenscholen in grote groepen. Elke docent heeft de verantwoordelijkheid voor een deel van de groep. 2. Indien nodig wordt gebruik gemaakt van het alarmnummer 112 om contact te leggen met autoriteiten. 3. Leerlingen en docenten volgen de instructies van autoriteiten direct op. Informeer hierbij de autoriteiten over het feit dat je deel uit maakt van een groep. 4. De leiders van de deelgroepen en de groepsleider communiceren onderling via een Whatsappgroep en vormen zich een beeld van de situatie van de groep en de leerlingen (wie is veilig/waar/wie is verantwoordelijk daar/noteer de gegevens met contactinformatie). 5. De groepsleider communiceert de situatie met de rector. De rector richt op school het crisisteam in. Mocht er geen groepsleider beschikbaar zijn dan neemt een andere docent deze taak over. 6. Indien gewenst kunnen de school en/of de begeleiders contact zoeken met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Dat kan telefonisch met het contactcenter: Na de calamiteit (fase 2): 7. De rector activeert het calamiteitenplan. Concreet betreft het de volgende acties: a. het informeren van ouders via de geëigende communicatiemiddelen; b. het openstellen van de school voor ouders en mogelijk andere direct betrokkenen; c. het organiseren van professionele zorg voor ouders en direct betrokkenen op school; 8. De rector is aanspreekpunt voor autoriteiten en media in Nederland. De website adviseert met betrekking tot omgang met de media: a. informeer de media altijd op eigen initiatief; b. maak afspraken met personeel, leerlingen en ouders over het te woord staan van de pers; c. maak afspraken met journalisten over met wie er gesproken mag worden en op welke plekken gefilmd mag worden. Stel duidelijke kaders: geen leerlingen interviewen, niet op het schoolplein of in het gebouw filmen enzovoorts. Spreek af dat de schoolartikelen en gemonteerde filmpjes voor publicatie of uitzending te zien krijgt; d. informeer de pers door middel van een persbericht. 6